Cómo el OCR inteligente y la integración contable están eliminando la gestión manual de gastos, garantizando cumplimiento fiscal con el SAT y ofreciendo control financiero en tiempo real para empresas mexicanas.
¿Qué irregularidades se repiten constantemente al reportar y gestionar informes de gastos? ¿Qué puedes hacer para solucionar este problema? Sigue leyendo para descubrirlo.
En las empresas donde los viajes de negocios son frecuentes, los errores al contabilizar viáticos también lo son. La falta de control provoca reportes irregulares, y estos se traducen en pérdidas económicas.
Esto no quiere decir que los responsables financieros no hagan bien su trabajo. El problema está en los métodos anticuados que obligan a una gestión manual de los informes de gastos.
Y en la dejadez de algunos trabajadores, que no informan como es debido de los gastos en comida, alojamiento y transporte.
La prueba la tenemos en un estudio del que se hacía eco El Economista hace solo unos días. Según se puede leer en la publicación, tres de cada diez trabajadores mexicanos no reporta los gastos corporativos. Principalmente los viáticos y gastos de viaje.
Pero el problema va mucho más allá. De los gastos que sí se documentan, el 30% presenta irregularidades. La Global Business Travel Association, calcula que se tarda 18 minutos en corregir cada informe de gastos que contiene errores.
Estos son los errores más frecuentes:
A esto hay que añadir un hecho constatado: Es habitual que los trabajadores no presenten sus informes de gastos y soportes de pago de viáticos a tiempo.
La consecuencia de todos estos errores son cuentas que no cuadran y viáticos que no pueden deducirse El importe del dinero no recuperado es el equivalente al 5% de los gastos globales de las empresas).
La buena noticia es que es posible evitar irregularidades en la gestión de viáticos. A continuación, listamos algunas medidas que puedes tomar para mantener bajo control los gastos de viaje profesionales.
En México, es fácil encontrarse con falta de políticas y procedimientos claros en cuanto al manejo de viáticos. Y sin un documento en el que se especifiquen claramente las reglas y los límites a aplicar durante los viajes de empresa, difícilmente conseguirás que los trabajadores hagan un uso adecuado de los recursos financieros.
Una vez hayas implementado la política, es fundamental que te asegures de su correcta difusión entre los colaboradores.
Una vez hayas establecido la política de gastos, ya tienes una guía para negociar las tarifas de los viajes con los proveedores.
Lo ideal es establecer un presupuesto realista y tratar de no sobrepasarlo. Es cierto que conocer con antelación todos los desplazamientos es complicado, pero puedes hacer un cálculo basándote en los informes de gastos de los últimos meses.
A la hora de elaborar el presupuesto, debes hablar con los diferentes departamentos para que te informen de los desplazamientos que tienen previstos. Ten en cuenta el número de personas que van a tener que desplazarse en algún momento, la duración del viaje, el destino, las necesidades (alojamiento, transporte, comidas…) e, incluso, si va a ser necesario cambiar pesos a otras monedas.
Durante los diferentes viajes va a ser necesario que compruebes si el presupuesto se está cumpliendo. Para ello es fundamental que mantengas un control detallado de todos los gastos antes, durante y después de cada desplazamiento.
De esta forma, evitarás que los empleados presenten informes de gastos con cifras erróneas o fraudulentas.
También es recomendable ofrecer a los colaboradores tarjetas de empresa con límites de uso alineados con la política de gastos corporativa.
Otro error en el que caen muchas organizaciones es el de no realizar auditorías. Este mecanismo sirve para certificar que las cuentas están en orden. Y si hubiera alguna irregularidad, la detectaría.
Todas las medidas de las que hemos estado hablando son más sencillas de llevar a la práctica si cuentas con las herramientas digitales adecuadas. Aquí es donde entran en juego los softwares de gestión de viáticos.
¿Qué ventajas ofrecen las apps como Okticket?
Todo ello permite reducir la probabilidad de que se cometan errores, además de contar con una información financiera al día y transparente. Algo fundamental para poder tomar decisiones estratégicas.
Ni te imaginas la cantidad de tiempo y dinero que puedes ahorrarte al digitalizar y automatizar la gestión de los gastos de viaje. ¿Te gustaría descubrirlo? Pregúntanos sin compromiso.
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El foro que reúne a líderes de la industria se llevará a cabo el 19 y 20 de junio en la Ciudad de México.
¿Quieres dejar atrás los métodos obsoletos de gestión de gastos que consumen tiempo y recursos en tu empresa? Se acerca el evento perfecto para descubrir las claves para maximizar la rentabilidad a través de la digitalización de los procesos financieros.
Los próximos días 19 y 20 de junio se celebra la 9ª edición del Congreso América Digital México, evento en e que somos Sponsor y al que acudimos con la idea de compartir nuestra experiencia como una de las principales soluciones del mercado para gestionar viáticos.
¿Te gustaría conocer de primera mano cómo funciona la herramienta? No dudes y pasa a visitarnos por el stand de Okticket en el WTC Ciudad de México (E-13).
No puedes perderte tampoco la ponencia: “Claves para rentabilizar: la digitalización de procesos financieros” impartida por Luis López, Country Manager de Okticket México. Durante la charla, López explorará cómo la transformación digital puede revolucionar los procesos financieros, lo que conduce a una mayor eficiencia, costos reducidos y mayor rentabilidad. Además profundizará esta temática con estrategias prácticas y ejemplos reales que demuestran el poder de adoptar soluciones digitales para beneficiar a tu organización.
Se espera que más de 5.000 personas acudan a una cita que congregará a los tomadores de decisiones de las principales empresas de los sectores tecnológicos, marketing y negocios digitales.
Con los incipientes movimientos y avances tecnológicos, la necesidad de actualización es constante. Por lo tanto, las organizaciones tienen el deber de mantenerse actualizadas para implementar las mejores herramientas de acuerdo a sus necesidades de negocio.
Tomando esto en cuenta, el Congreso América Digital México, es un excelente espacio para conocer de primera mano las tendencias más disruptivas y que estarán marcando el futuro de México en los próximos años.
A lo largo de las dos jornadas que dura el evento, los asistentes podrán:
1. Asistir a destacadas ponencias: el evento cuenta con una agenda cargada de contenido. Esto lo convierte en un espacio ideal para el aprendizaje.
2. Intercambiar opiniones con los agentes del cambio y líderes. Entre los profesionales destacados que han confirmado asistencia encontramos a:
3. Realizar reuniones 1:1 y networking: se incentiva la comunicación y colaboración entre asistentes.
4. Conocer las nuevas tecnologías disponibles: los expositores podrán asesorar a los asistentes sobre las mejores herramientas a implementar dentro de su empresa. Entre ellos se encuentran: Okticket, Adobe, Canon, Aspel, entre otros.
Con una agenda llena de actividades, este evento es el foro ideal para establecer relaciones de negocios a todos los niveles:
Uno de los temas centrales del evento es la transformación digital y su relevancia dentro de las empresas. A través de las distintas conferencias, masterclass y expositores, los participantes podrán conocer:
A lo largo de las jornadas, los participantes profundizarán sobre estos temas por medio de las conferencias y visitando los stands de los patrocinadores, quienes de primera mano podrán dar a conocer los beneficios de sus soluciones o herramientas.
Te recordamos una vez más que entre los patrocinadores podrás encontrar a Okticket, Saas que automatiza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos.
Pásate por nuestro stand para conocer el funcionamiento de nuestra app y las ventajas que ofrece para la contabilización de viáticos:
Te esperamos el 19 y 20 de junio para conocer juntos las tendencias tecnológicas que marcarán el futuro del país.
La gestión manual de viáticos conlleva una serie de perjuicios y costes ocultos. Digitaliza los gastos y olvídate de métodos arcaicos.
Con un gasto superior a los 15.000 millones de dólares, los viajes de negocios se llevan un buen porcentaje de los presupuestos de las empresas mexicanas. Una inversión tan grande necesita una gestión eficaz, y de ahí la importancia de contar con un software de control de viáticos.
Si todavía utilizas métodos manuales para gestionar los informes de gastos, probablemente pierdas bastante dinero por culpa de los errores y los comportamientos de gasto inadecuados. ¿Has echado cuentas?
A eso hay que sumar el tiempo dedicado por todas las personas implicadas en el proceso de reporte, validación y gestión. Según nuestros cálculos, más del 5% de la jornada laboral se va en esta tarea repetitiva y tediosa.
¿Quieres dejar atrás los métodos arcaicos que redundan en la gestión ineficaz de los gastos de viaje? En este artículo hablamos de las ventajas de utilizar un software de control de viáticos, recordamos los requisitos de deducción, repasamos los tips para elegir la mejor herramienta y damos las claves para mantener los gastos a raya.
Antes de meternos de lleno con las ventajas de las herramientas de digitalización y automatización de gastos de empresa, es necesario recordar que el control de viáticos es mucho más efectivo cuando se cuenta con una estrategia bien planificada.
Dicho plan debería seguir un orden. A modo de ejemplo, proponemos un listado de pasos que son importantes:
Hasta aquí la guía básica para optimizar el control de viáticos y gastos de viaje. Ahora vamos a entrar un poco más en detalle en los puntos más importantes.
Empezaremos por retomar el primer punto del apartado anterior: la puesta en marcha de una política de gastos de viaje. No en vano, es la base para gestionar de forma eficiente los gastos derivados de los desplazamientos profesionales.
A modo de resumen, diremos que este es el documento en el que se definen las reglas y límites de gasto, siempre de acuerdo a unos objetivos definidos de antemano (ahorrar tiempo, reducir gastos, frenar las irregularidades…)
Para aprovechar todo su potencial, lo ideal es que tenga una serie de características:
Además de lo dicho, el plan de gastos debería definirse en función del tamaño de las organizaciones. Y siempre debe ser accesible para cualquier empleado.
A la hora de implantar una herramienta de digitalización, debes asegurarte de que va a estar alineada con la política de gastos. De esta forma, te aseguras de que va a cumplirse.
Esta ayuda para hacer que se cumplan las políticas internas de gastos es precisamente uno de los principales beneficios de las aplicaciones de control de viáticos como Okticket. El resto de las ventajas, las vamos a clasificar por roles.
Como consecuencia de todo lo anterior, la productividad aumenta, el retorno de la inversión mejora, la recopilación de datos es más efectiva y la toma de decisiones estratégicas se hace conforme a información fiable.
El principal beneficio es la mejora del clima laboral, puesto que disminuyen los conflictos derivados de los reembolsos de gastos.
Una de las cuestiones que más dudas generan es el procedimiento para el cobro de viáticos. Por regla general, el proceso es el siguiente:
Con una aplicación, el proceso de reembolso se agiliza, puesto que el registro del gasto, su aprobación y contabilización se realizan de forma automática.
Otra de las ventajas de un software de gestión de gastos de empresa es que te permite estar al día con la normativa fiscal. Como sabrás, en México sólo son deducibles los viáticos que cumplen los requisitos establecidos en la Ley de Impuesto sobre la Renta. Vamos a repasarlos.
Asimismo, es importante recordar que los gastos deben cumplir algunos requisitos adicionales para ser deducibles:
En caso de que un colaborador exceda los límites anteriormente indicados, dichos gastos ya no podrán ser deducibles por medio de factura CFDI.
También es posible presentar los CFDI de nómina con el desglose de viáticos. El registro dependerá de si los gastos son o no deducibles.
Antes de terminar, es importante recordar que los viáticos son un gasto que corre a cargo de la empresa, no del trabajador.
Gracias a la transformación digital, las empresas pueden implementar nuevas soluciones que les permiten eficientar procesos.
Entre las complicaciones a las que se enfrentan los Directores Financieros, se encuentra la revisión de viáticos. Gracias a las nuevas tecnologías, existen herramientas como un software de gestión de gastos, que hacen el proceso más sencillo y eficiente.
Entre los mayores retos al realizar una correcta comprobación y deducibilidad de los viáticos encontramos el tiempo y concentración requeridos.
Sin embargo no todo son desventajas. Gracias a la tecnología, el Director Financiero puede realizar este proceso en mucho menos tiempo y con menor desgaste mental.
En la actualidad, los gastos de empresa son una parte importante de la gestión organizacional y la administración. Sin embargo, a menudo los corporativos desconocen la importancia de contar con una herramienta de control de viáticos.
Con la llegada de la transformación digital empresarial, las organizaciones han hecho uso de la tecnología para eficientar procesos rutinarios y ahorrar tiempo. Tal es el caso de la automatización de viáticos.
Hoy en día existen muchas herramientas de automatización y digitalización de gastos de empresa. Estas permiten ahorrar tiempo para usarlo en tareas de mayor valor y mantener un estricto control del presupuesto de viajes.
¿Cómo elegir el mejor software de viáticos?
Cuando una organización finalmente decide poner en marcha un software de contabilización de viáticos, se dará cuenta de todos los beneficios asociados conforme lo usa. Como son:
La automatización de viáticos permite mejorar la eficiencia, precisión y evitar el error en las comprobaciones de gastos de empresa. También ayuda a liberar tanto al Director Financiero como a los colaboradores que pasan gastos de procesos relacionados con esta gestión.
Hacer uso de las nuevas tecnologías e implementar una herramienta de gestión de gastos como Okticket resulta útil y sencillo para cualquier tipo de empresa. Aunque sin duda resultará más beneficioso para aquellas que tienen muchas personas comprobando gastos.
Su utilización e integración es muy sencilla y en todo momento las empresas estarán respaldadas por un ejecutivo de Okticket quien resolverá sus dudas y ayudará en todo el proceso.
Conoce el paso a paso:
Como vimos anteriormente, implementar Okticket dentro de la empresa es un proceso muy sencillo y rápido.
Una vez se ha puesto en marcha esta herramienta, el Director Financiero y sus colaboradores podrán aprovechar sus beneficios:
¿Quieres conocer más sobre Okticket? Da click aquí.
El congreso de negocios organizado por Business Events fue todo un éxito. En el se dieron cita los líderes más relevantes de México.
El pasado 24 y 25 de abril se llevó a cabo el México Business Forum en la Ciudad de México. Evento donde se dieron cita los líderes más relevantes del país para intercambiar opiniones, hacer networking y asistir a destacadas ponencias.
Uno de los temas más relevantes fue la innovación a través de la tecnología. Incluyendo los nuevos avances en inteligencia artificial y su aplicación dentro de las empresas.
El evento se dividió en 5 temas a partir de los cuales se generaron las conferencias y diálogos.
Como podemos ver, la tecnología une cada uno de estos temas. Con esto en cuenta, a partir de la transformación digital, se crean nuevas herramientas que cubren las necesidades incipientes de las empresas.
Estos pilares, estrechamente relacionados, se alimentan mutuamente y dan lugar a soluciones innovadoras que impulsan el crecimiento y la eficiencia organizacional.
Iván Canales, Director General de Nu Bank México, comentó lo siguiente durante su paso por México Business Forum:
“Se confirma que reguladores y nuevos jugadores del sistema financiero estamos en sintonía: los clientes han evolucionado y la innovación es clave para ofrecer servicios acorde a sus expectativas. Avanzamos hacia un futuro financiero más completo y centrado en el cliente”.
Dentro de este marco, uno de los temas destacados del evento fue cómo la tecnología está cambiando la forma de hacer negocios y los procesos internos de las empresas.
Entre los momentos de gran reflexión, se encuentra el que se vivió durante la mesa redonda: “Manejo de la monetización de datos para crecimiento del negocio”.
En ella, los participantes de destacadas empresas como Citibanamex, Jumex y Tec de Monterrey pudieron concluir la relevancia de los datos como clave del crecimiento empresarial durante la era digital.
Con esto en mente, podemos asumir que las empresas actuales requieren de implementación de nuevas herramientas digitales que les permitan:
Otro de los temas relevantes del congreso fue el rediseño de la contabilidad empresarial para hacer frente a la nueva era digital. Dando una nueva relevancia al Director Financiero, cuyo rol ha cambiado.
Considerando lo anterior, las funciones del CFO deben adaptarse a las novedades tecnológicas para buscar día a día una mayor eficiencia de procesos.
Entre los temas destacados sobre las nuevas finanzas corporativas, se encuentran sin duda los llamados neobancos. Bancos que desarrollan al 100% un canal digital para llevar a cabo sus operaciones.
Esto puede resultar muy útil para las empresas, ya que les permite tener un mayor control de sus finanzas en todo momento:
Gracias a los anteriores beneficios, los Directores Financieros pueden tener un mejor control de la contabilidad corporativa y la gestión de la misma se vuelve más sencilla.
Con esto en mente, durante la ponencia: “Claves para rentabilizar: digitalización de procesos financieros. Luis López Albajara, Country Manager de Okticket México, comentó:
“La transformación digital empresarial ya no es un lujo, es una necesidad. Los directivos deben capacitarse para buscar las mejores herramientas digitales que les permitan ser más eficientes en el día a día y mejorar procesos".
En Okticket trabajamos de la mano de los bancos tradicionales y neobancos para ofrecer a nuestros clientes la posibilidad de sincronizar los viáticos con un solo click. Esto permite al Director Financiero tener mayor control del presupuesto, evitar errores humanos y aumentar su rentabilidad”.
Cabe resaltar que la convergencia entre tecnología e innovación está en el centro de la transformación empresarial de México.
Finalmente, vale la pena señalar que el México Business Forum fue un gran evento para intercambiar ideas y conocer las últimas tendencias que estarán marcando el futuro económico del país.
Los avances tecnológicos han ayudado al desarrollo de nuevas capacidades entre los directivos de empresas.
Con la llegada de la transformación digital empresarial, los roles dentro de las empresas han cambiado significativamente, una de las áreas que se ha visto más cambiada es la financiera. Se requiere que los nuevos skills del Director Financiero lleven el timón de la empresa hacia una mayor rentabilidad y eficiencia de recursos.
Uno de los mayores desafíos para los directivos consiste en liderar a sus equipos de trabajo en utilizar a su favor las nuevas tecnologías para poder ser más eficientes y estratégicos en su día a día.
La mayor área de oportunidad, consiste en obtener un amplio conocimiento de todas las funciones de estas herramientas para de esta forma aprovechar su utilización.
La implementación de tecnologías vanguardistas ha permitido a las empresas ser más eficientes, competitivas y estar interconectadas. A partir de estos cambios se han generado nuevas formas de trabajo, adaptándolas a las incipientes necesidades a cubrir.
Entre estas nuevas herramientas de trabajo podemos encontrar:
En un mundo empresarial en constante evolución, la capacitación continua se ha convertido en un recurso invaluable para los directivos. Tienen la responsabilidad de conocer a fondo las ventajas de las nuevas herramientas tecnológicas para posteriormente transmitir a su equipo como implementarlas.
Es importante considerar que los nuevos skills del Director Financiero como los de los demás directivos deben mantenerse siempre a la vanguardia. De esta forma pueden ser proactivos al implementar nuevas prácticas que mejoren el desempeño empresarial.
Como mencionamos al inicio de este artículo, gracias a las nuevas implementaciones tecnológicas a nivel empresarial, los puestos de trabajo se han ido modificando, entre ellos el del CFO.
El Director Financiero actual trabaja lado a lado con el CEO para definir el rumbo de la empresa, planear estrategias de ahorro, crecimiento y competitividad.
Este directivo se ayuda de la nuevas herramientas tecnológicas para automatizar tareas repetitivas y por ende contar con más tiempo para las tareas de mayor valor.
Cada empresa es diferente y no cuenta con las mismas necesidades tecnológicas. Por lo que es necesario que los directivos conozcan a fondo las últimas novedades para decidir cuales implementar.
En el caso de la contabilización de viáticos, son muchas las empresas que tienen un departamento comercial o personas que están constantemente saliendo y tienen que reportar gastos.
Por lo que implementar un rastreador de gastos de viaje permite ahorrar tanto tiempo como dinero. Se estima que cada persona que pasa gastos o los aprueba invierte un 5% de su jornada laboral en hacerlo.
Esto se traduce de la siguiente manera:
5%= 2 horas semanales= más de 100 horas invertidas por año en contabilización de gastos corporativos.
Actualmente el mercado cuenta con diversos softwares de aplicación de gastos de viaje, uno de los más reconocidos es Okticket. Aplicación que implementa un servicio completo ya que incluye automatización de viáticos y recuperación de facturas.
Entre sus funciones se pueden encontrar:
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