Claves de contabilización de viáticos en los viajes de negocios

Realizar una adecuada contabilización de viáticos requiere gran cuidado para evitar cometer errores. Gracias a la tecnología este proceso se ha simplificado, ayudando a los involucrados a mantener un mejor control de los gastos de empresa. 

Tomando en cuenta que los viajes de negocios son necesarios ya que permiten a las empresas acercarse a sus clientes, generar relaciones y hacer networking para crear oportunidades y construir alianzas duraderas. Es vital que sus empleados puedan realizarlos de la manera más cómoda y evitando retrasos en sus otras actividades. 

Sin embargo, una de las grandes desventajas de este tipo de viajes es la gestión de los gastos. Encontrando dos principales afectados: 

• Director Financiero: invierte alrededor de 2 horas semanales en revisar los gastos uno a uno para posteriormente aprobarlos.

• Viajero de negocios: destina 5% de su jornada laboral en comprobaciones de viáticos: recuperación de facturas, elaboración de reportes, etc. 

Consejos para mantener un mejor control de presupuesto de viáticos

Se considera relevante que el CFO del siglo XXI tenga una correcta estimación de los costos de los viajes de negocios. 

Cuidar las previsiones, desembolsos y recuperar la mayoría de facturas, le permitirán aumentar la deducibilidad y contar con mayor presupuesto para otras actividades. 

Por lo tanto se contempla que tome en cuenta los siguientes puntos: 

1. Realizar una política interna de gestión de viáticos: incluye tiempos de reembolso, aprobación, formas de entrega, tipo de gastos que se pueden realizar, montos aprobados, etc. 
2. Hacer una previsión del presupuesto anual: tener claridad de lo que se va a gastar, ayuda a evitar desfases.
3. Definir un promedio para cada rubro: tener presentes las regulaciones del SAT sobre viáticos permite tener control de los montos permitidos por esta entidad. De esta forma se garantiza que los gastos realizados sean deducibles.
4. Calcular el costo de viáticos por día y establecer un presupuesto por viaje: mantener una estimación del desembolso para cada traslado dará claridad de cuántos viajes se podrán realizar al año.
5. Analizar y detectar formas de economizar: al mantener actualizada la información de los gastos se pueden trazar estrategias para mejorar el rendimiento del presupuesto. 

¿Qué tipo de regulaciones mantiene el SAT para la comprobación de viáticos?

El servicio de Administración Tributaria en México establece los gastos que pueden ser considerados viáticos (transporte, hospedaje, alimentos) así como los montos máximos a deducir de acuerdo a cada rubro. 

Al tener conocimiento de estas reglas, el Director Financiero podrá crear estrategias para deducir de impuestos la mayoría de viáticos. 

Límites de gastos

• Comidas fuera de México: $1,500.00 pesos diarios por empleado 
• Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos al día en México y en el extranjero.
• Hoteles u hospedaje en el extranjero: $3,850.00 pesos al día por persona.
• Hospedaje en México: no existe un límite de gasto.

Limitaciones generales de viáticos de acuerdo a normativa SAT

El SAT cuenta con una serie de regulaciones generales para la comprobación de gastos profesionales, conócelos aquí: 

• Todos los gastos de comidas y restaurantes se tienen que realizar a más de 50 kilómetros de distancia de la zona de trabajo del empleado o colaborador.
• Para que la comprobación sea válida tiene que venir acompañada de factura en el caso de México o nota en el caso del extranjero. 
• Reembolso de viáticos: para realizarlo a nombre de una persona, esta tiene que tener relación laboral con la organización.
• Solo un 20% de los gastos realizados en México puede no presentar factura.

¿Cómo la transformación digital está cambiando la gestión de gastos? 

Los últimos avances tecnológicos han permitido tanto a las empresas, como a las personas simplificar su día a día. Cuando las organizaciones implementan procesos de la mano de la transformación digital, su eficiencia se ve multiplicada.

Ventajas de la automatización de gastos

Una de las claves para una mejor contabilización de viáticos es recurrir a una herramienta de reporte de gastos. A través de ella, las empresas pueden ser más eficientes en tareas repetitivas relacionadas con los viajes de negocios. 

Actualmente existen muchas soluciones tecnológicas que permiten a las empresas hacer más eficiente su gestión de presupuestos de viaje. Entre ellas se encuentra Okticket, app escanear tickets. 

Okticket: herramienta de contabilización de viáticos

Utilizar una aplicación de gastos de viaje permite agilizar la captura, aprobación y seguimiento de los gastos, reduciendo errores y tiempos de procesamiento. 

Entre las ventajas de utilizar un software de gestión de gastos se encuentran: 

• Disponibilidad inmediata de los gastos: el CFO puede revisar el estado de los gastos a cualquier hora y desde una misma plataforma. 
• Lógica personalizada: permite establecer alertas por tipo de gasto y monto. De esta forma se prevé el fraude y malos manejos de presupuesto.
• Conciliación bancaria: a través de esta característica se sincronizan en un click los gastos enviados a aprobación con los realizados. Con esta función se evita el error humano y el tiempo dedicado a la comprobación se reduce. 
• Recuperación de cfdi sat: Okticket recupera las facturas a nombre de la empresa. El tiempo dedicado a la facturación puede ser invertido en tareas de mayor valor. 

¿Qué tan lista está tu empresa para automatizar los gastos? 

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