Las claves para aprovechar al máximo la deducción de gastos de empresa
El pasado 6 de diciembre se llevó a cabo nuestro desayuno y masterltalk “Control Operativo y Fiscal a través de medios digitales” donde tuvimos la presencia de destacados Directores Financieros de empresas mexicanas y miembros de IMEF, (Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas).
Durante el evento, Luis López, Country Manager de Okticket México, estuvo acompañado por Salvador Garrido, Socio Fundador de Garrido & Licona para compartir opiniones y experiencias en torno al tema, así como las nuevas actualizaciones tecnológicas que permiten a los CFOs del siglo XXI mantener en control los gastos de empresa y las deducciones fiscales.
Errores a evitar al deducir gastos de empresa
Uno de los temas centrales del mastertalk fue la deducibilidad de los gastos de empresa y cómo ésta se puede ver afectada por ciertos factores externos como:
Temporalidad
El plazo para solicitar la factura a los comercios suele finalizar el último día de mes o incluso antes (hay empresas para las que solo se cuenta con 7 días hábiles), por lo que si el empleado o la persona encargada de elaborar la factura se olvida de hacerlo en tiempo y forma, puede perder la oportunidad de tramitar la factura y por ende la empresa ya no puede deducir esos gastos.
Retenciones
Puede darse el caso que el empleado al hacer la factura y seleccionar el rubro de “uso de CFDI” ponga una variable que no corresponda. En este caso, se estarían aplicando otras retenciones que no son las correspondientes y posteriormente habría que corregirlo.
Tiempo invertido
El empleado que pasa viáticos de forma manual, tiene que invertir mucho tiempo en hacer su reporte de gastos y lo que suele suceder es que lo envía al área financiera muy cerca del plazo de vencimiento.
Cuando el área financiera recibe los gastos y los tiene que revisar manualmente, tiene poco margen de tiempo para hacer las revisiones correspondientes ya que debe presentar la declaración mes a mes. Esto puede desencadenar en errores o gastos que podrían haber sido deducibles.
Análisis de deducibilidad
De la mano del punto anterior, cuando el análisis de gastos se hace manual y no de forma automatizada, es probable que haya errores humanos.
Además, un punto a resaltar es que hay ciertos gastos en los que el CFO debe fijarse muy bien para confirmar si son deducibles y si son viables para contabilizar como viáticos, como podrían ser comidas a menos de 50 km de la dirección fiscal de la empresa.
Cancelación de CFDI
En principio cualquier cancelación de CFDI por parte de un comercio tendría que enviar una notificación al receptor, pero no siempre es así. Por lo que el Director Financiero, tiene que estar pendiente en el sistema del SAT de que todas las facturas emitidas a nombre de la empresa están correctas y vigentes.
“En muchas ocasiones pensamos que la inteligencia artificial nos va a llevar a la extinción de la mano de obra y yo diría que sí. Pero esto nos lleva al nacimiento de la mano intelectual y es ahí donde dejamos de invertir tiempo en tareas menos relevantes como el llenado de gastos a mano para invertirlo en toma de decisiones que generen más rentabilidad para la empresa” (Salvador Garrido)
Tomando en cuenta lo anterior, durante el evento se pudo concluir que si bien el sistema del SAT está bastante informatizado y automatizado, internamente dentro de las empresas vemos que no siempre es así. Los gastos se siguen pasando manualmente y tanto empleados como Directores de Finanzas temen la llegada del fin de mes.
“Es vital para el CFO del siglo XXI hacer uso de la transformación digital empresarial para implementar un sistema de automatización de gastos” (Luis López)
Como comentó Luis López, Country Manager de Okticket, es indispensable hacer uso de la tecnología dentro de las empresas para lograr eficientar procesos y evitar el error humano en la comprobación de gastos y viáticos corporativos.
La importancia de la automatización para el CFO
Actualmente existen diversas soluciones tecnológicas que se vuelven la mano derecha del CFO. Una de ellas es Okticket, SaaS que automatiza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos y que cuenta con diversas funciones entre las que podemos encontrar:
Motor de revisión automática
Por este medio se pueden establecer alertas para asegurar que todos los gastos que se efectúen o pasen a aprobación sean deducibles y cumplan con las políticas de la empresa.
Esta función es completamente adaptable a los requerimientos de cada compañía.
Recuperación de facturas:
Okticket se ocupa de las facturas. Reclama las no recibidas, verifica que todas sean válidas y las contabiliza en el sistema de administración.
Conciliación bancaria:
Tener control de los gastos nunca había sido tan sencillo. A través de la tecnología, Okticket sincroniza los movimientos de las tarjetas bancarias con los gastos enviados a aprobación por el empleado, en caso de haber alguna irregularidad el CFO es notificado al momento.
¡No más revisión de gastos uno a uno!
Integración nativa con ERP
La plataforma de Okticket se integra de forma simple, bidireccional y evolutiva con el sistema de gestión empresarial que utilice el área financiera.
Finalmente, durante el mastertalk se pudo concluir que el Jefe de Finanzas del Siglo XXI ha dejado de ser un mero administrador para ocupar un puesto de relevancia dentro de la empresa, volviéndose un tomador de decisiones y el líder que vela por la rentabilidad de la compañía. Por lo tanto necesita hacer uso de la tecnología con plataformas como Okticket para ahorrar tiempo en tareas más administrativas como la gestión de viáticos y poder utilizarlo en funciones de más valor.
