Si lideras un equipo financiero en México, sabes cuánto tiempo y esfuerzo requiere mantener la contabilidad de viáticos en orden.

Hoy, la gestión financiera cuenta con un nuevo compañero de equipo: El AaaS (Agent as a Service). Estos agentes basados en Inteligencia Artificial son la evolución del modelo SaaS (Software as a Service) que venía imperando hasta ahora.

Durante años, el software como servicio fue la herramienta idónea para la digitalización y automatización de gastos empresariales. Pero hoy, las empresas mexicanas buscan reducir el tiempo que dedican a procesos administrativos tales como el control de viáticos, reembolsos y validación de facturas CFDI.

Para dar respuesta a esta necesidad surge un nuevo paradigma: El AaaS o Agente como Servicio.  

¿Te imaginas un software con la inteligencia suficiente como para actuar por sí solo? Así funciona el modelo AaaS.

Del software como servicio… al agente que trabaja por ti

Hasta ahora, los responsables financieros que buscaban optimizar la gestión de gastos corporativos trabajaban con plataformas SaaS tradicionales.

Siguen siendo una opción muy válida, pero requieren de una interacción constante (subir facturas, clasificar, validar, aprobar…) Esta tecnología no “piensa”, ni “actúa” por sí misma, así que para algunas organizaciones ya no es suficiente.

Si tu empresa quiere ir un paso más allá, debería probar un nuevo modelo de software, una tecnología inteligente que no requiere de intervención humana.

Esta autonomía es la principal característica diferenciadora del Agent as a Service (Aaas). Pero los agentes digitales ofrecen muchos más beneficios.

A continuación, te explicamos cómo impacta directamente en tu día a día

Ventajas del AaaS en la gestión de viáticos

1. Automatización fiscal alineada con el SAT

Un agente inteligente puede descargar, leer, validar y clasificar un CFDI automáticamente. Siempre respetando las políticas de gastos internas y cumpliendo con los criterios contables y fiscales que exige el SAT. De esta forma, se minimiza el riesgo de incurrir en auditorías o sanciones.

2. Reducción de errores contables y tiempos operativos

Con un sistema AaaS, los errores desaparecen y se libera mucho tiempo dedicado a tareas administrativas que aportan poco valor.

Por ejemplo, con la IA generativa de Okticket, puedes reducir los errores contables en un 90% y el tiempo de gestión administrativa hasta en un 80%.

3. Trazabilidad y control de gastos en tiempo real

Cada gasto, cada reembolso, cada comprobante se revisa y procesa en segundos. El responsable financiero gana visibilidad y control total. Incluso en empresas con muchos empleados viajando o reportando gastos continuamente.

AaaS en acción: Casos prácticos

Gastos de representación

El agente como servicio detecta automáticamente si un gasto es deducible. Si no lo es, lo marca y alerta a los responsables.

Gasolina y transporte

Un software inteligente es capaz de descargar el CFDI desde el SAT, identificar montos deducibles y validar que no haya duplicidades.

Viáticos de equipos comerciales

Los colaboradores digitalizan los tickets desde el celular, y el agente hace todo lo demás.

Comparativa entre SaaS vs AaaS: ¿Qué cambia con los agentes inteligentes?

Mientras que el modelo tradicional SaaS (Software as a Service) se limita a ejecutar tareas bajo demanda, el enfoque AaaS (Agent as a Service) marca un paso adelante al incorporar agentes inteligentes.

Estos no solo ejecutan acciones, sino que son capaces de tomar decisiones autónomas, interpretar reglas complejas, adaptarse a contextos específicos y evolucionar a partir del comportamiento de los usuarios.

La siguiente tabla muestra en detalle las principales diferencias entre ambos modelos.

Resumiendo. Un software SaaS clásico permite, entre otros:

• Subir gastos manualmente.
• Exportar reportes.
• Configurar ciertos flujos de aprobación.

Por su parte, un software AaaS te ofrece:

• Un agente que actúa por ti: detecta y descarga automáticamente tus facturas desde el SAT o tu correo.
• Clasificación y validación inteligente de gastos deducibles.
• Alertas proactivas sobre irregularidades o incumplimientos fiscales.
• Adaptación dinámica a tus políticas internas y a cambios fiscales (como los del CFDI 4.0, la nueva versión obligatoria de facturación electrónica en México).

Conclusión: Menos carga operativa, más valor estratégico

En definitiva, con un AaaS, los equipos financieros dejan de ser operadores y se convierten en estrategas. Las ventajas de este nuevo modelo van mucho más allá del ahorro económico.

Los agentes inteligentes hacen posible que los departamentos financieros se centren en tareas estratégicas: analizar datos, optimizar presupuestos, garantizar el cumplimiento fiscal, etc.

Y en México, con un SAT altamente digitalizado y normativas que cambian constantemente, el modelo AaaS es el aliado que las empresas empiezan a demandar.

¿Tu equipo dedica más tiempo a revisar facturas que a analizar oportunidades? Con Okticket puedes automatizar todo el ciclo del gasto, desde la captura hasta la conciliación contable, con cumplimiento 100% fiscal y resultados tangibles desde el primer momento.

Agenda una reunión con nuestro equipo y comprueba cómo podemos reducir tu carga administrativa de forma ágil y sencilla. ¿Hablamos?

‍

‍

¿Tu empresa solo tiene en cuenta los estados financieros para tomar decisiones estratégicas? Si te enfocas en la contabilidad financiera y dejas de lado la contabilidad de gestión, probablemente estás perdiendo una gran oportunidad para mejorar la rentabilidad y tener un mayor control interno

Ten en cuenta que tan importantes son los reportes basados en datos financieros como la información ofrecida por la operativa diaria (tiempos de producción o coste de cada unidad de negocio, por ejemplo).

Además de arrojar luz sobre lo que pasa dentro de tu empresa, la contabilidad de gestión te permite anticiparte, optimizar recursos y tomar decisiones valiosas.

En este artículo te contamos qué es esta herramienta, por qué es tan importante para los responsables financieros y cómo puedes aplicarla en tu organización.

¿Qué es la contabilidad de gestión?

A diferencia de la contabilidad financiera, que se centra en informar a entidades externas, la contabilidad de gestión se enfoca en ofrecer información útil para la administración interna. Para ello, recopila, analiza e interpreta datos financieros y operativos.

Gracias a esta disciplina, los gerentes pueden evaluar el desempeño de cada unidad, identificar oportunidades de mejora y diseñar estrategias alineadas con los objetivos empresariales.

Diferencias entre contabilidad financiera y contabilidad de gestión

Aunque ambas ramas de la contabilidad manejan información financiera, sus propósitos y audiencias difieren significativamente: En la siguiente tabla comparativa puedes ver las principales diferencias.

Como ves, son herramientas distintas, pero no excluyentes. Lo ideal es que ambas convivan para pasar de una gestión reactiva a una gestión verdaderamente estratégica.

Ejemplos prácticos

• Contabilidad financiera: Al cierre del mes, el área contable debe entregar reportes para presentar declaraciones al SAT o justificar créditos bancarios.
• Contabilidad de gestión: Un CFO analiza un dashboards que muestra cuánto está costando cada sucursal, compara gastos de viáticos entre los equipos comerciales o prevé el flujo de efectivo para los próximos tres meses.

Importancia de la contabilidad de gestión en las empresas mexicanas

Si en cualquier entorno la contabilidad de gestión es crucial para los departamentos financieros, en nuestro país adquiere una relevancia particular por una serie de factores de sobra conocidos.

• Nuestro sistema tributario es robusto y en constante evolución. Para cumplir con el SAT sin errores ni multas, se necesita una gestión precisa y en tiempo real.
• Las empresas mexicanas operan en un entorno altamente competitivo, donde la eficiencia operativa y la capacidad de adaptación son clave para el éxito.
• Muchas empresas buscan expandirse tanto a nivel nacional como internacional, lo que implica una planificación financiera y estratégica robusta.

Ventajas de la contabilidad directiva

Vamos con las ventajas tangibles:

• Optimización de costos sin que la calidad ni la productividad se vean afectadas.
• Refuerzo de las áreas que generan mayor rentabilidad.
• Respaldo de decisiones estratégicas, como son inversiones, expansiones o reestructuraciones.
• Detección de cuellos de botella y mejora de los procesos operativos.

Cómo implementar la contabilidad de gestión

Para adoptar con éxito la contabilidad de gestión, es recomendable seguir una serie de pasos:

1. Identifica qué datos necesitas para la toma de decisiones y qué áreas requieren un análisis más profundo.
2. Elige una solución financiera adecuada, que realmente facilite la recopilación y análisis de datos relevantes. Soluciones como Okticket te ayudan a automatizar la gestión de gastos y obtener información detallada.
3. Integra la contabilidad de gestión con otros sistemas de gestión empresarial.
4. Evalúa periódicamente la efectividad de la contabilidad de gestión y realizar ajustes según sea necesario para mejorar su utilidad y precisión.

Optimiza la gestión de gastos corporativos con Okticket

Los responsables financieros necesitan datos claros, en tiempo real y fáciles de analizar. En este sentido, soluciones como Okticket ayudan a mejorar procesos tan importantes como la gestión de gastos profesionales.

Con Oticket puedes:

• Visualizar el gasto por equipo, centro de costos o usuario.
• Integrar los datos en tu ERP o software contable.
• Reducir errores y tiempos de carga manual.
• Planificar presupuestos y ajustar políticas de gasto según el comportamiento real.

Conclusión

La contabilidad de gestión es una herramienta muy útil para las organizaciones que buscan mejorar su eficiencia operativa y tomar decisiones estratégicas basadas en información real, detallada y relevante.

Al complementar la contabilidad financiera con prácticas de gestión internas, las organizaciones pueden obtener una visión más completa de su desempeño y desarrollar estrategias más efectivas para alcanzar sus objetivos.

¿Listo para empezar a automatizar tu contabilidad de gestión desde el control de viáticos? En Okticket te ayudamos a lograrlo de forma simple y alineada con las necesidades fiscales en México.

‍

¿Qué requisitos deben cumplir las empresas para aprovechar este incentivo fiscal y así reducir su carga tributaria? ¿Establece el Servicio de Administración Tributaria (SAT) un importe máximo a deducir? Vamos a verlo.

Novedades fiscales en 2025 para deducir gasolina

Las disposiciones en materia de deducibilidad de combustibles continúan vigentes este año, pero el SAT ha realizado una serie de aclaraciones al respecto:

• El cien por cien del gasto en gasolina puede llegar a ser deducible en dos casos:
  1. Autos convencionales con un costo inferior a $175,000 MXN.‍
  2. Vehículos híbridos o eléctricos cuyo precio esté por debajo de los $250,000 MXN.
• Mañana se cumple un mes de la entrada en vigor del acuerdo nacional para limitar el precio del combustible. El costo se ha rebajado sensiblemente, pero aún así el gasto que afrontan las empresas sigue siendo muy elevado. Por ese motivo es importante tomar las medidas necesarias para rebajar la factura de combustible. Y la deducción de gasolina ante el SAT puede significar un alivio considerable.
• El uso de vales de gasolina también permite deducir la totalidad del gasto en combustible siempre y cuando la carga se realice en estaciones de servicio situadas a menos de 50 kilómetros del domicilio fiscal de la empresa. De esta forma, estos gastos se diferencian de los viáticos por viajes corporativos, que tienen su propio tratamiento fiscal.
• Si tienes tus vehículos en esquema de arrendamiento, solamente serán deducibles hasta por $200 pesos diarios (con la condición de que el valor del coche no supere los $175,000 MXN. Cuando el auto arrendado es híbrido, el monto que se puede deducir es hasta $285 pesos diarios ($8,550 pesos al mes) mientras el costo del vehículo no supere $250,000 pesos.
• En 2025 se va a reforzar la vigilancia para que nadie trate de deducir gasolina pagada en efectivo o que no cuente con una factura electrónica válida.

Este último punto nos lleva a recordar las características que debe cumplir un gasto en combustible para que pueda ser reconocido como deducible.

Requisitos para deducir gastos de gasolina ante el SAT

Según el SAT, para que un gasto en gasolina sea deducible, debe cumplir con los siguientes puntos:

• Ser indispensable para la actividad económica de la empresa (operaciones, logística, visitas a clientes, etc.)
• Contar con un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) a nombre de la empresa y con toda la información correcta: RFC de la persona moral, uso adecuado del CFDI (por ejemplo, “Gastos en general”), método de pago, fecha y monto, detalles específicos del proveedor de combustible, etc.
• Haber sido pagado únicamente con medios de pago rastreables.
  • ‍‍Cheque nominativo de la empresa
  • Transferencia electrónica desde cuenta empresarial
  • Tarjeta bancaria (crédito, débito o servicios) emitida por instituciones financieras a nombre de la empresa
  • Monederos electrónicos autorizados por el SAT para compra de combustible
• Estar debidamente registrado en contabilidad y haberse restado una sola vez.
• El comprobante fiscal debe reflejar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) de manera expresa y por separado.

Por tanto, el pago en efectivo no está permitido a efectos de deducción de combustible (salvo en casos autorizados específicamente). Ni siquiera, aunque el monto sea inferior a $2,000 MXN, como ocurre con otros gastos.

Límites de deducción por kilometraje

Cuestión aparte es la deducción de los gastos de kilometraje en los que incurre un colaborador que haya utilizado su auto para un desplazamiento laboral. À la hora de hacer el reembolso correspondiente, existen ciertos límites a tener en cuenta:

1. La deducción no puede exceder $0.93 MXN por kilómetro recorrido.
2. El tope a deducir son 25.000 kilómetros por ejercicio fiscal (el equivalente a $23.250 MXN al año por vehículo), según el Reglamento de la LISR.
3. Los gastos deben estar respaldados por comprobantes, como pueden ser recibos de las casetas de peaje o las facturas del hospedaje del conductor. Además de justificar el gasto, estos recibos sirven para confirmar que el viaje ha sido a una distancia de más de 50 kilómetros del lugar de residencia del empleado (requisito necesario para que los viáticos sean deducibles).
4. Todos los comprobantes de gasolina deben integrarse correctamente en la contabilidad de la empresa y reflejarse en la declaración anual correspondiente al ejercicio en que se realizó el gasto. Para evitar errores, lo mejor es conciliar las facturas de combustible con los registros contables al menos una vez al mes.

Tips para el control de los gastos de gasolina

Cualquier gasto de gasolina que no se ajuste a los requerimientos del SAT no será deducible. Pero si tratas de deducirlo y el SAT lo detecta, puede multarte e incluso, iniciar un procedimiento de auditoría.

Así que lo mejor es implementar un kit de herramientas de buenas prácticas.  ¿Qué es lo que no debería faltar?

• Un apartado destinado al pago de combustible dentro de la política de gastos interna. Sería bueno definir lineamientos claros sobre cómo y cuándo repostar. Puedes, por ejemplo, determinar las estaciones de servicio autorizadas y los montos máximos por evento.
• Contar con soluciones especializadas en la gestión de gastos profesionales que faciliten el registro y control, como Okticket. Cada vez que un colaborador echa gasolina, su supervisor lo sabrá. Además, mediante la digitalización de los recibos se reducen los errores humanos. Y en caso de necesidad, tendrás a mano una bitácora de viajes con montos, fechas, estaciones de servicio, etc.
• Capacitar a los empleados para que no se salten ningún requerimiento normativo: que soliciten siempre la factura CFDI a nombre de la empresa, que verifiquen que esta incluye todos los datos necesarios, que utilicen un medio de pago aceptado, etc.
• Revisar y conciliar los comprobantes de forma periódica.

Conclusión: Más allá del ahorro

La correcta deducción de gasolina ante el SAT en 2025 requiere un balance entre el conocimiento técnico fiscal y una gestión disciplinada de los gastos de combustible.

De esta forma, los responsables financieros podrán aprovechar al máximo el beneficio fiscal de deducir gasolina, contribuyendo a la eficiencia financiera de su empresa sin comprometer la conformidad con las disposiciones del SAT

¿Quieres simplificar el control y deducción de gasolina en tu empresa?

Con Okticket, automatiza la gestión de gastos de combustible, garantiza el cumplimiento con el SAT y reduce errores contables. Escríbenos hoy y empieza a ahorrar.

Preguntas frecuentes sobre la deducción de gasolina ante el SAT

¿Puedo deducir gasolina pagada con tarjeta personal?

No. El pago debe realizarse con un medio de la empresa y estar a nombre de la misma.

¿Puedo deducir gasolina aunque no haya CFDI?

No. El CFDI es requisito indispensable. Sin él, el SAT no acepta el gasto.

¿Se puede deducir la gasolina en efectivo si el monto es menor a $2,000 MXN?

Tampoco. El SAT lo prohíbe específicamente para gasolina.

¿Qué pasa si el vehículo supera el límite de precio permitido?

Podrás deducir solo una parte del gasto, según lo establecido en los límites del SAT.

‍

‍

¿Sientes que la contabilización de facturas y tickets te consume demasiado tiempo? No eres el único. Cada año, empresas como la tuya pierden cientos de horas -el 5% de la jornada laboral- en tareas repetitivas como clasificar comprobantes, revisar montos o subir documentos al sistema.

Un proceso ya muy rebasado, que además de lento, se presta a errores, retrasa todo el procedimiento y puede traerte problemas con el SAT si no se gestiona correctamente.

En un entorno tan competitivo y dinámico como el actual, el tiempo sí es dinero. Por eso, automatizar este proceso no es solo una mejora operativa. También puede convertirse en una ventaja estratégica.

Automatización inteligente: el aliado del área financiera

La clave está en usar herramientas que combinen automatización e inteligencia artificial (IA) para contabilizar facturas electrónicas y tickets sin errores ni retrasos.

Cada vez más responsables financieros están apostando por estas soluciones.  De hecho, las tendencias internacionales apuntan hacia una prioridad clara: invertir en tecnología para modernizar la gestión y garantizar la competitividad.

Y en México, donde las reglas fiscales son exigentes y cambian seguido, automatizar la contabilización de gastos se vuelve aún más relevante.

OCR con IA: digitaliza, extrae y contabiliza sin complicaciones

Es importante considerar que la forma en la que se contabilizan facturas y tickets depende del marco fiscal, el tipo de comprobante (CFDI), el sistema contable utilizado y los procesos internos de cada empresa.

Por eso, la solución ideal es una que combine digitalización, Inteligencia Artificial y automatización. Como hace Okticket, que aplica IA para leer automáticamente los datos de comprobantes, clasificarlos y contabilizarlos conforme a la legislación mexicana.

Además, el sistema identifica automáticamente los datos fiscales obligatorios en México:

• RFC del proveedor
• Folio fiscal (UUID)
• Uso de CFDI
• Tipo de comprobante
• Desglose de impuestos

En resumen, todo lo necesario para cumplir con el SAT y evitar errores contables.

El proceso de automatizado paso a paso

Gracias a un OCR inteligente (Reconocimiento Óptico de Caracteres) integrado con tu sistema contable, la contabilización automática sigue estas etapas:

1. Captura el ticket o factura desde tu celular o reenvía los archivos PDF al sistema.
2. El sistema lee los datos clave: RFC del proveedor, fecha, monto, IVA, concepto, folio fiscal (UUID), etc.
3. Valida la información y detecta posibles errores o duplicados antes de registrarlos.
4. Clasifica los gastos automáticamente según el tipo (comidas, traslados, casetas, hospedaje, etc.) y los asigna a la cuenta y categoría correspondiente, según tu catálogo contable y políticas internas.
5. Envía los datos al ERP para su registro contable, sin que nadie tenga que picar información a mano. Esto asegura un registro preciso.

Este proceso reduce al mínimo el margen de error y elimina tareas repetitivas que consumen tiempo y recursos.

¿Cómo empezar? Automatiza paso a paso

¿Tu equipo todavía lleva el control de facturas como si fuera 2010? Ya es hora de modernizar ese proceso.

Aquí va lo bueno: Puedes dar el salto a la automatización en pocos pasos.

• Define tus objetivos. ¿Quieres ahorrar tiempo? ¿Mejorar la trazabilidad? ¿Evitar errores? ¿Cumplir con el SAT sin dolores de cabeza?
• Elige una herramienta confiable. Busca que tenga un OCR inteligente, integración con tu sistema contable, flujo de aprobación, alertas de errores y que esté pensada para el marco fiscal mexicano.
• Capacita a tu equipo en el uso de estas herramientas. Sobre todo, a quienes reportan gastos o los validan.
• Crea reglas contables para clasificar los gastos y asignar impuestos, centros de costo, etc.
• Establece flujos de aprobación personalizados.
• Haz pruebas piloto antes de implementarlo a gran escala.
• Mide los resultados: tiempo ahorrado, reducción de errores, eficiencia operativa, etc.

Ventajas de automatizar con la IA de Okticket

Okticket es una solución diseñada para empresas que quieren digitalizar y automatizar su gestión de gastos. Sus principales beneficios incluyen:

• Extracción de datos clave de facturas (fecha, monto, impuestos, proveedor, etc.), sin importar país, RFC, idioma o moneda.
• Captura de gastos desde el celular o reenviar los documentos digitalizados a un robot de procesamiento de PDFs.
• Integración bidireccional con plataformas como Intelisis, SAP, Microsoft, Oracle, Odoo o cualquier otro ERP.
• Detección de facturas duplicadas o con errores automáticamente.
• Registro digital y seguro al que puedes acceder cuando quieras.
• Ahorro de hasta un 80% el tiempo que hoy dedicas a tareas administrativas.
• Cumplimiento fiscal automatizado con la normativa del SAT.
• Control y trazabilidad total de los gastos.
• Impacto financiero directo: menos costos, más eficiencia.

El ROI de automatizar tu contabilidad

¿Vale la pena? Definitivamente. Según estudios, automatizar la contabilización de facturas puede ahorrarte más de 90 pesos por cada factura procesada. Súmale el tiempo que se libera para tareas más estratégicas y verás que el retorno de inversión es prácticamente inmediato.

Validación personalizada: Más control, cero sorpresas

Con Okticket puedes configurar flujos de aprobación a medida. Esto permite validar facturas según distintos criterios: monto, área, tipo de gasto o requisitos fiscales.

De esta forma, puedes detectar inconsistencias en montos, impuestos o conceptos antes de que el gasto llegue a contabilidad.

Conclusión: Automatizar es avanzar

Automatizar la contabilización de tickets y facturas ya no es un lujo: es una decisión estratégica que impulsa la productividad, reduce errores y libera tiempo para lo que realmente importa: hacer crecer tu empresa.

Si tu empresa sigue en lo manual, estás dejando dinero y eficiencia sobre la mesa.  Mejor enfócate en crecer y deja que la tecnología haga el trabajo pesado por ti.

¿Listos para dejar atrás el caos de los tickets y las facturas? Escríbenos hoy y te mostramos cómo Okticket puede ayudarte a optimizar la contabilidad y cumplir con el SAT sin complicaciones.

‍

Preguntas frecuentes sobre la contabilidad de facturas

¿Qué es la contabilización automática de facturas?

Es el proceso de registrar facturas electrónicas de forma digital con herramientas que usan IA y OCR, eliminando la captura manual de datos.

¿Cómo ayuda Okticket a cumplir con el SAT?

Extrae automáticamente el UUID, RFC, uso de CFDI, tipo de comprobante e impuestos, garantizando el cumplimiento fiscal en México.

¿Se puede integrar Okticket con mi sistema contable?

Sí, se integra con los principales ERPs del mercado, incluyendo Intelisis, SAP, Oracle, Microsoft y más.

‍

Okticket, la solución SaaS líder en la gestión de gastos viáticos, patrocina la edición de este año del IncMTY 2025, el festival de innovación y emprendimiento más influyente de América Latina.

Del 18 al 20 de marzo, el equipo de Okticket México estará presente en la Expo Future Now - Tech & Talent Fair, concretamente en el Stand 5A. Desde este espacio se llevarán a cabo demostraciones de producto que te mostrarán cómo puedes olvidarte del papeleo y los reembolsos engorrosos.

Festival IncMTY: Ecosistema para la innovación

IncMTY, impulsado por el Tecnológico de Monterrey y la Universidad Autónoma de Nuevo León, reunirá a más de 10.000 emprendedores, startups, inversionistas y corporaciones en Monterrey, México.

El evento es una plataforma ideal para la colaboración y el crecimiento empresarial, con conferencias magistrales, workshops y espacios de networking diseñados para impulsar la innovación y la digitalización.

En la edición de este año, el Festival IncMTY 2025 se llevará a cabo en múltiples sedes, incluyendo el Campus Mederos de la Universidad Autónoma de Nuevo León (UANL), el Tecnológico de Monterrey y Cintermex.

Sobre Okticket: Automatiza la administración de viáticos corporativos

Con una fuerte presencia en México, España, Portugal y Francia, Okticket ofrece una plataforma ágil y eficiente para la gestión de gastos corporativos, ayudando a las empresas a optimizar su tiempo y recursos.

Actualmente, 350.000 usuarios y 3.500 empresas de todos los tamaños y sectores confían en Okticket.

La participación en IncMTY 2025 refuerza el compromiso con el mercado mexicano y su objetivo de expandir el ecosistema digital.

¿Te gustaría ver demostraciones en vivo o recibir asesoramiento especializado para optimizar tus procesos financieros?  ¡Te esperamos en IncMTY 2025, en el Stand 5A!

‍

Manejar gastos de viaje y nos administrarlos correctamente puede traer como consecuencia la pérdida de miles de pesos en deducciones fiscales y sanciones del SAT. En México, los comprobantes fiscales en viáticos son esenciales para una gestión eficiente de los costos por desplazamientos laborales.

¿Requisito burocrático o herramienta clave para mantener la transparencia financiera de las empresas?  Garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales evita sanciones del SAT. Pero también optimiza el flujo de caja y la rentabilidad de la organización.

A lo largo de este artículo veremos cuáles son los requisitos fiscales para deducir viáticos, los riesgos de un mal manejo y las mejores prácticas para la correcta administración de estos gastos.

¡Evita errores costosos y optimiza tus finanzas empresariales!

Comprobantes fiscales en viáticos: qué son y por qué son clave para tu empresa

Cuando un trabajador tiene que desplazarse fuera de su lugar de trabajo y residencia por motivos laborales incurre en unos gastos. Pues bien, los comprobantes fiscales en viáticos son los documentos que respaldan dichos desembolsos.

Su correcta gestión puede evitar sobrecostos, mejorar el control financiero y garantizar la deducción fiscal ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Gastos de viáticos deducibles según el SAT

El SAT permite la deducción de los siguientes gastos de viáticos:

• Hospedaje
• Alimentación
• Transporte
• Renta de vehículos
• Otros gastos relacionados con la actividad laboral

Requisitos fiscales para la deducción de viáticos

La mayoría de estos gastos de viaje son deducibles. No obstante, para ello el comprobante fiscal en viáticos debe cumplir con una serie de requisitos.

1. Emisión de un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet)  

Cada gasto debe contar con un CFDI válido emitido por el proveedor del servicio en el que es obligatorio incluir:

• Nombre y RFC del proveedor
• Nombre y RFC de la empresa o trabajador que realiza el gasto
• Fecha de emisión
• Descripción detallada del servicio o producto adquirido
• Importe con desglose de impuestos
• Uso de CFDI adecuado

Si alguno de estos datos no se encuentran reflejados de manera adecuada en el comprobante, el SAT puede rechazar su validez.

2. Relación con el objeto de la empresa

Los gastos de viajes tienen que estar debidamente justificados y estar estrictamente relacionados con la actividad de la empresa.

3. Respetar los límites de deducción

El SAT establece unos límites que deben respetarse para que los gastos de viáticos sean deducibles.

Gastos de alimentación

• Nacionales: hasta $750 MXN por día.
• Internacionales: hasta $1,500 MXN por día.

Gastos de hospedaje

En territorio nacional no existe un límite específico, pero deben contar con un CFDI válido. Para aquellos se produzcan en el extranjero, el límite es de $3,850 pesos diarios .

Gastos de desplazamiento

Hay que presentar el comprobante fiscal de los billetes de transporte. Del mismo modo, es necesario documentar los gastos de kilometraje y disponer del CFDI para los peajes y estacionamientos.

‍

‍

4. Utilizar medios de pago autorizados

Muy importante recordar que los pagos en efectivo pueden no ser válidos fiscalmente hablando. Por tanto, es mejor que los trabajadores que viajan paguen con medios electrónicos. Por ejemplo, tarjeta de crédito o débito empresarial, transferencia bancaria o cheques nominativos

Multas del SAT y riesgos de una mala gestión de viáticos en empresas

Un mal control de los comprobantes fiscales en viáticos puede derivar en el incumplimiento de los requisitos fiscales. Ahí es cuando llegan las sanciones y los problemas fiscales. Algunas consecuencias:

• La pérdida de la posibilidad de deducir el gasto. De forma directa, afecta a la carga tributaria de la empresa.
• Multas y sanciones del SAT por incumplimiento de requisitos fiscales. Un recordatorio: Las multas por emitir comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) con datos incorrectos o sin cumplir con los requisitos las multas van desde los 450 hasta los 670 pesos. Pero pueden llegar a superar los $112,000 MXN si se omiten complementos fiscales esenciales en las facturas.
• Fugas de dinero y fraudes internos, provocados por la falta de un control claro de los gastos.
• Impacto en la liquidez al no optimizar pagos y reembolsos.

Por tanto, es crucial que las empresas mantengan un control riguroso sobre los gastos de viaje y los viáticos.

Cómo optimizar los comprobantes fiscales en viáticos para deducción fiscal

Tampoco está de más implementar procesos eficientes. ¿Qué se recomienda?

1. Digitalizar la gestión de viáticos con un software especializado que automatice el registro y validación de CFDI.
2. Establecer políticas claras de gastos.
3. Implementar tarjetas corporativas con límites predefinidos.
4. Realizar auditorías periódicas.
5. Capacitar a los empleados en el correcto uso de comprobantes fiscales en viáticos y la importancia de la documentación fiscal.

Automatización: la clave para un control financiero eficiente

Para no dejar nada al azar, lo más operativo es utilizar una solución digital que permita automatizar la gestión de los gastos de empresa. Aplicaciones como Okticket ofrecen grandes beneficios:

• Agilizan la gestión administrativa.  Okticket simplifica el proceso de captura, validación y aprobación de gastos en una plataforma centralizada.
• Cumplen con la normatividad del SAT, asegurando la deducción de gastos.
• Brindan control financiero en tiempo real, lo que permite un monitoreo preciso de los gastos y mejora la toma de decisiones basadas en datos.
• Previenen fraudes y errores. Gracias a su integración con sistemas contables y ERP, Okticket evita irregularidades y garantiza la transparencia en los reportes de viáticos.

Preguntas Frecuentes sobre los Comprobantes Fiscales en Viáticos

¿Por qué es importante contar con comprobantes fiscales en viáticos?

Los comprobantes fiscales en viáticos son necesarios para garantizar la deducibilidad de los gastos y cumplir con las regulaciones del SAT. Sin ellos, la empresa puede enfrentar multas y los gastos pueden no ser deducibles.

¿Es obligatorio contar con CFDI para deducir viáticos?

Sí, el SAT exige un CFDI válido para cualquier gasto de viáticos que se quiera deducir.

¿Cuáles son los errores más comunes en la gestión de viáticos?

Entre los errores más frecuentes encontramos los siguientes:

• No solicitar un CFDI con el RFC de la empresa.
• Pagar en efectivo y no contar con un justificante.
• No justificar la relación del gasto con la actividad empresarial.
• Superar los límites establecidos por el SAT sin la documentación adecuada.

¿Existen límites para la deducción de viáticos?

Sí, el SAT establece ciertos límites para la deducción de viáticos, por ejemplo:

• Alimentación en México: Hasta $750 MXN por día.
• Alimentación en el extranjero: Hasta $1,500 MXN por día.
• Hospedaje: Debe contar con CFDI, pero no tiene un límite específico.

¿Qué pasa si un empleado no entrega los comprobantes de los gastos de viaje?

La empresa puede optar por no reembolsar el gasto o registrarlo como un gasto no deducible, afectando su carga fiscal.

¿Se pueden reembolsar viáticos sin comprobante fiscal?

Sí, pero estos gastos no serán deducibles para la empresa y podrían considerarse ingresos adicionales para el trabajador.

¿Cuáles son los gastos de viáticos no deducibles?

De lo comentado en este post se desprende que hay una serie de gastos viáticos que no son deducibles. Entre otros:

• Consumos en bares y centros de entretenimiento sin relación laboral.
• Propinas y gastos personales sin CFDI.
• Gastos de transporte sin factura (por ejemplo, taxis sin CFDI).
• Viáticos pagados en efectivo sin respaldo documental.
• Hospedajes o consumos de terceros que no sean empleados de la empresa

¿Qué medios de pago se deben utilizar para que los viáticos sean deducibles?

El SAT exige que los viáticos se paguen con medios electrónicos, como tarjeta de crédito, débito o transferencia bancaria. Los pagos en efectivo pueden perder su validez fiscal.

¿Cómo pueden las empresas reducir fraudes en la gestión de viáticos?

Las mejores prácticas incluyen:

• Uso de tarjetas corporativas con límites predefinidos.
• Implementación de un sistema de aprobación de gastos.
• Digitalización y auditoría frecuente de los comprobantes fiscales en viáticos.

Conclusión

Cumplir con los requisitos fiscales de viáticos en México es clave para evitar problemas con el SAT y optimizar la deducción de gastos empresariales. Implementar herramientas digitales como Okticket ayuda a mejorar el control financiero, reducir errores y fortalecer la eficiencia operativa de la empresa.

¡Optimiza hoy mismo la gestión de viáticos de tu empresa!

‍