Con un gasto superior a los 15.000 millones de dólares, los viajes de negocios se llevan un buen porcentaje de los presupuestos de las empresas mexicanas. Una inversión tan grande necesita una gestión eficaz, y de ahí la importancia de contar con un software de control de viáticos.

Si todavía utilizas métodos manuales para gestionar los informes de gastos, probablemente pierdas bastante dinero por culpa de los errores y los comportamientos de gasto inadecuados. ¿Has echado cuentas?

A eso hay que sumar el tiempo dedicado por todas las personas implicadas en el proceso de reporte, validación y gestión. Según nuestros cálculos, más del 5% de la jornada laboral se va en esta tarea repetitiva y tediosa.

¿Quieres dejar atrás los métodos arcaicos que redundan en la gestión ineficaz de los gastos de viaje?  En este artículo hablamos de las ventajas de utilizar un software de control de viáticos, recordamos los requisitos de deducción, repasamos los tips para elegir la mejor herramienta y damos las claves para mantener los gastos a raya.

¿Cómo llevar un buen control de viáticos?

Antes de meternos de lleno con las  ventajas de las herramientas de digitalización y automatización de gastos de empresa, es necesario recordar que el control de viáticos es mucho más efectivo cuando se cuenta con una estrategia bien planificada.

Dicho plan debería seguir un orden. A modo de ejemplo, proponemos un listado de pasos que son importantes:

1. Poner en marcha una política de gastos de viaje (un poco más abajo veremos cómo hacerlo).
2. Establecer un presupuesto, acorde a los objetivos que la empresa quiera conseguir. Evidentemente, no es lo mismo hacer un viaje rápido para visitar un cliente a modo de fidelización que participar en un evento de varios días y que conlleva un coste (diseño del stand, inscripciones, manutención, etc.). Sobra decir que hay que revisar el presupuesto periódicamente porque puede ser necesario realizar alguna modificación.
3. Recopilar las herramientas que hay en el mercado y comparar sus funcionalidades para ver cuál se ajusta más a las necesidades de la compañía. Lo que no puede faltar:
   • Implantación ágil
   • Sencillez de uso
   • Reconocimiento Óptico de Caracteres rápido y potente
   • Acceso a la información de gasto en tiempo real
   • Integración con tu sistema de gestión empresarial
   • Conciliación bancaria automática de los gastos efectuados con tarjeta
   • Personalización y escalabilidad
4. Tras elegir la solución, es necesario valorar si los equipos van a tener la capacidad suficiente como para procesar la nueva carga de datos.
5. Aunque las herramientas de digitalización de recibos y facturas son muy fáciles de usar, es necesario enseñar a los empleados cómo manejarlas.
6. Una vez recopilados todos los datos, es fundamental analizarlos. De esta forma, pueden detectarse tanto las posibles irregularidades como las oportunidades de mejora.

Hasta aquí la guía básica para optimizar el control de viáticos y gastos de viaje. Ahora vamos a entrar un poco más en detalle en los puntos más importantes.

¿Cómo hacer una política de viáticos?

Empezaremos por retomar el primer punto del apartado anterior: la puesta en marcha de una política de gastos de viaje. No en vano, es la base para gestionar de forma eficiente los gastos derivados de los desplazamientos profesionales.

A modo de resumen, diremos que este es el documento en el que se definen las reglas y límites de gasto, siempre de acuerdo a unos objetivos definidos de antemano (ahorrar tiempo, reducir gastos, frenar las irregularidades…)

Para aprovechar todo su potencial, lo ideal es que tenga una serie de características:

• Ideas ordenadas, claras y concisas.
• Listado de gastos reembolsables y no reembolsables.
• Umbrales de gasto, ya sea por categoría, por rol del empleado o por empresa.
• Medios de transporte más adecuados para cada desplazamiento.
• Precio del kilometraje.
• Importe de las dietas.
• Medios de pago aceptados (efectivo, tarjeta de empresa, tarjeta gasolina, etc.)
• Flujo de aprobación bien definido, con el nombre de los responsables.
• Procedimiento de reembolso de las compras efectuadas por los colaboradores de su bolsillo. ¿El ingreso se realiza en la nómina? ¿Cuánto tiempo tiene que pasar entre el reporte y la devolución del dinero?

Además de lo dicho, el plan de gastos debería definirse en función del tamaño de las organizaciones. Y siempre debe ser accesible para cualquier empleado.

A la hora de implantar una herramienta de digitalización, debes asegurarte de que va a estar alineada con la política de gastos.  De esta forma, te aseguras de que va a cumplirse.

Ventajas de usar un software de control de viáticos

Esta ayuda para hacer que se cumplan las políticas internas de gastos es precisamente uno de los principales beneficios de las aplicaciones de control de viáticos como Okticket. El resto de las ventajas, las vamos a clasificar por roles.

Ventajas para el CFO

• Los tiempos de validación, gestión y control se agilizan. En este sentido, Okticket reduce el tiempo invertido en la gestión de viáticos hasta un 80%.
• Ayudan a recuperar las facturas y CFDI.
• Los empleados reportan los gastos a tiempo, cumpliendo con los requisitos de justificación.
• Permiten controlar los gastos corporativos de los colaboradores en tiempo real, desde cualquier dispositivo móvil (también desde un ordenador).
• Gestión desde una única plataforma.
• Se obtiene trazabilidad de los gastos.
• Se frenan las irregularidades y el fraude interno.
• La información queda guardada, clasificada y ordenada en un entorno cloud seguro

Como consecuencia de todo lo anterior, la productividad aumenta, el retorno de la inversión mejora, la recopilación de datos es más efectiva y la toma de decisiones estratégicas se hace conforme a información fiable.

Ventajas para los colaboradores

• Cambiar el Excel por una app supone una mayor rapidez en el reporte. En pocos minutos podrán reportar los gastos estén donde estén. Sin necesidad de acudir a la oficina ni de rellenar a mano informes de gastos.
• Pueden dedicar más tiempo a su trabajo.
• Los reembolsos se agilizan.

Ventajas para el departamento de RRHH

El principal beneficio es la mejora del clima laboral, puesto que disminuyen los conflictos derivados de los reembolsos de gastos.

¿Cómo se cobran los viáticos?

Una de las cuestiones que más dudas generan es el procedimiento para el cobro de viáticos. Por regla general, el proceso es el siguiente:

1. El colaborador realiza el pago de su bolsillo.
2. Envía la declaración de gastos.
3. El departamento de finanzas verifica las declaraciones de gastos.
4. Se programa el reembolso de los gastos aprobados.

Con una aplicación, el proceso de reembolso se agiliza, puesto que el registro del gasto, su aprobación y contabilización se realizan de forma automática.

¿Qué viáticos son deducibles?

Otra de las ventajas de un software de gestión de gastos de empresa es que te permite estar al día con la normativa fiscal. Como sabrás, en México sólo son deducibles los viáticos que cumplen los requisitos establecidos en la Ley de Impuesto sobre la Renta. Vamos a repasarlos.

• Gastos de alimentación deducibles. Si se producen en México, $750.00 pesos diarios por persona. En el extranjero, el tope sube hasta los $1,500.00 pesos al día por persona.
• Hospedaje. En el país, sin límites. Fuera de México, $3,850.00 pesos al día por persona.
• Renta de automóviles y gastos relacionados. $850.00 pesos diarios.
• Kilometraje. El límite actual es de 93 centavos por kilómetro recorrido.
• Transporte. No existe un límite de viáticos deducibles, puesto que las tarifas de aerolíneas o autobuses son variables.
• Gastos por seminarios o convenciones: Para que sean deducibles, es necesario que en el comprobante fiscal se desglosen todos los gastos. De lo contrario, solamente podrá deducirse el importe de  los alimentos.

Requisitos de justificación

Asimismo, es importante recordar que los gastos deben cumplir algunos requisitos adicionales para ser deducibles:

• Existe un límite de $2000MXN para los pagos en efectivo (lo ideal es pagar con tarjeta de crédito o débito).
• La actividad laboral deberá realizarse a más de 50 kilómetros del lugar de trabajo.
• El colaborador que realiza los gastos debe tener una relación laboral con la empresa.
• Es necesario presentar un comprobante que cubra con todos los requisitos fiscales que el SAT solicita.  La factura debe incluir: nombre, número de identificación oficial, denominación o razón social, domicilio de quien otorga el servicio, el objeto de la operación, la fecha y el monto.

En caso de que un colaborador exceda los límites anteriormente indicados, dichos gastos ya no podrán ser deducibles por medio de factura CFDI.

¿Cómo se registran los viáticos en la nómina?

También es posible presentar los CFDI de nómina con el desglose de viáticos. El registro dependerá de si los gastos son o no deducibles.

• Los viáticos deducibles deben registrarse en el comprobante de nómina, en el campo “Otros pagos”, con la clave 003 que corresponde a “Viáticos entregados al trabajador”.
• Los viáticos que no puedan ser comprobados o que no cumplan con los requisitos fiscales, van en el CFDI de nómina como “Tipo Percepción”, con la clave 050 (viáticos).

Antes de terminar, es importante recordar que los viáticos son un gasto que corre a cargo de la empresa, no del trabajador.

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Entre las complicaciones a las que se enfrentan los Directores Financieros, se encuentra la revisión de viáticos. Gracias a las nuevas tecnologías, existen herramientas como un software de gestión de gastos, que hacen el proceso más sencillo y eficiente.

Principales dificultades en contabilización de viáticos 

Entre los mayores retos al realizar una correcta comprobación y deducibilidad de los viáticos encontramos el tiempo y concentración requeridos. 

Sin embargo no todo son desventajas. Gracias a la tecnología, el Director Financiero puede realizar este proceso en mucho menos tiempo y con menor desgaste mental. 

En la actualidad, los gastos de empresa son una parte importante de la gestión organizacional y la administración. Sin embargo, a menudo los corporativos desconocen la importancia de contar con una herramienta de control de viáticos.  

Automatización de gastos: tecnología transformadora

Con la llegada de la transformación digital empresarial, las organizaciones han hecho uso de la tecnología para eficientar procesos rutinarios y ahorrar tiempo. Tal es el caso de la automatización de viáticos. 

Hoy en día existen muchas herramientas de automatización y digitalización de gastos de empresa. Estas permiten ahorrar tiempo para usarlo en tareas de mayor valor y mantener un estricto control del presupuesto de viajes. 

¿Cómo elegir el mejor software de viáticos? 

• Analizar el tamaño de la compañía: las necesidades varían de acuerdo al número de personas que pasan gastos.
• Considerar las funciones clave requeridas: recuperación de cfdi, sincronización bancaria, alertas, gestión rápida desde la app, etc.
• Atención al cliente: es relevante tomar en cuenta el tiempo de respuesta en caso de cualquier aclaración. 
• Presupuesto: es recomendable hacer una planeación de cuánto dinero se puede invertir en implementar un software de este tipo.
• Interfaz intuitiva: entre más fácil sea de usar para todo el equipo, mayor será el provecho que se obtenga.

App de gestión de gastos: las ventajas

Cuando una organización finalmente decide poner en marcha un software de contabilización de viáticos, se dará cuenta de todos los beneficios asociados conforme lo usa. Como son: 

• Menor riesgo de fraude y mayor control del presupuesto.
• Ahorro de más de 80 horas al año por empleado que pasa gastos.
• Mayor eficiencia en procesos.
• Aumento de deducibilidad.  

La automatización de viáticos permite mejorar la eficiencia, precisión y evitar el error en las comprobaciones de gastos de empresa. También ayuda a liberar tanto al Director Financiero como a los colaboradores que pasan gastos de procesos relacionados con esta gestión.

Paso a paso para utilizar un software de gestión de gastos, ¿útil para cualquier empresa?

Hacer uso de las nuevas tecnologías e implementar una herramienta de gestión de gastos como Okticket resulta útil y sencillo para cualquier tipo de empresa. Aunque sin duda resultará más beneficioso para aquellas que tienen muchas personas comprobando gastos. 

Su utilización e integración es muy sencilla y en todo momento las empresas estarán respaldadas por un ejecutivo de Okticket quien resolverá sus dudas y ayudará en todo el proceso. 

Conoce el paso a paso: 

• Tener una llamada con un ejecutivo para resolver dudas y las necesidades a cubrir.
• Realizar una demo de software de gestión de gastos y resolver dudas sobre el funcionamiento.
• Aprobación de propuesta económica.
• Integración de Okticket con el ERP o plataforma contable que esté utilizando la empresa.
• Creación de cuentas para empleados y cuenta de administrador.
• Empezar a escanear y olvidarse del resto, parece magia… ¡es tecnología!

Okticket, aplicación de gastos de viaje

Como vimos anteriormente, implementar Okticket dentro de la empresa es un proceso muy sencillo y rápido. 

Una vez se ha puesto en marcha esta herramienta, el Director Financiero y sus colaboradores podrán aprovechar sus beneficios:

• Recuperación de factura y CFDI: Okticket ayuda a recuperar las facturas. El empleado ya no tiene que preocuparse por el seguimiento. 
• Conciliación bancaria: con un solo click se sincronizan los gastos enviados a aprobación y los reflejados en el estado de cuenta. Cualquier incidencia se notifica al instante. 
• Control de viáticos desde una misma plataforma: desde el software de Okticket se puede ver el estado de los viáticos y hacer modificaciones en cualquier momento. 
• Digitalización y gastos disponibles 24/7 desde cualquier lugar: las facturas se encuentran seguras en la nube, en caso de necesitar cualquier documento se puede acceder a el en segundos. 
• Integración con el sistema contable actual: la suma multiplica. Okticket se integra con la plataforma contable que utilice la organización.
• Lógica personalizada: permite establecer alertas personalizables de acuerdo a políticas de la empresa en viáticos. Ayuda a detectar el fraude antes de que se produzca. 

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El pasado 24 y 25 de abril se llevó a cabo el México Business Forum en la Ciudad de México. Evento donde se dieron cita los líderes más relevantes del país para intercambiar opiniones, hacer networking y asistir a destacadas ponencias. 

Uno de los temas más relevantes fue la innovación a través de la tecnología. Incluyendo los nuevos avances en inteligencia artificial y su aplicación dentro de las empresas.

Los 5 pilares para las empresas Mexicanas

El evento se dividió en 5 temas a partir de los cuales se generaron las conferencias y diálogos. 

1. Finance & Fintech
2. Ecommerce & Retail
3. AI, Cloud & Data 
4. Cybersecurity
5. Entrepreneurship & VC

Como podemos ver, la tecnología une cada uno de estos temas. Con esto en cuenta, a partir de la transformación digital, se crean nuevas herramientas que cubren las  necesidades incipientes de las empresas. 

Estos pilares, estrechamente relacionados, se alimentan mutuamente y dan lugar a soluciones innovadoras que impulsan el crecimiento y la eficiencia organizacional.

Iván Canales, Director General de Nu Bank México, comentó lo siguiente durante su paso por México Business Forum:

“Se confirma que reguladores y nuevos jugadores del sistema financiero estamos en sintonía: los clientes han evolucionado y la innovación es clave para ofrecer servicios acorde a sus expectativas. Avanzamos hacia un futuro financiero más completo y centrado en el cliente”.

Nuevas soluciones digitales: la clave del México Business Forum  

Dentro de este marco, uno de los temas destacados del evento fue cómo la tecnología está cambiando la forma de hacer negocios y los procesos internos de las empresas.

Entre los momentos de gran reflexión, se encuentra el que se vivió durante la mesa redonda: “Manejo de la monetización de datos para crecimiento del negocio”.

En ella, los participantes de destacadas empresas como Citibanamex, Jumex y Tec de Monterrey pudieron concluir la relevancia de los datos como clave del crecimiento empresarial durante la era digital.

Con esto en mente, podemos asumir que las empresas actuales requieren de implementación de nuevas herramientas digitales que les permitan:

• Eficientar procesos
• Ampliar su capacidad de análisis 
• Aumentar su rentabilidad

El refresh de las finanzas corporativas

Otro de los temas relevantes del congreso fue el rediseño de la contabilidad empresarial para hacer frente a la nueva era digital. Dando una nueva relevancia al Director Financiero, cuyo rol ha cambiado. 

Considerando lo anterior, las funciones del CFO deben adaptarse a las novedades tecnológicas para buscar día a día una mayor eficiencia de procesos. 

Las finanzas no descansan: información disponible 24/7 

Entre los temas destacados sobre las nuevas finanzas corporativas, se encuentran sin duda los llamados neobancos. Bancos que desarrollan al 100% un canal digital para llevar a cabo sus operaciones. 

Esto puede resultar muy útil para las empresas, ya que les permite tener un mayor control de sus finanzas en todo momento: 

• Cerrar o abrir cuentas de una manera sencilla
• Solicitar tarjetas de crédito o débito con un click
• Presentar reclamaciones vía online 
• Bloquear una cuenta en segundos

Gracias a los anteriores beneficios, los Directores Financieros pueden tener un mejor control de la contabilidad corporativa y la gestión de la misma se vuelve más sencilla. 

Con esto en mente, durante la ponencia: “Claves para rentabilizar: digitalización de procesos financieros. Luis López Albajara, Country Manager de Okticket México, comentó:

“La transformación digital empresarial ya no es un lujo, es una necesidad. Los directivos deben capacitarse para buscar las mejores herramientas digitales que les permitan ser más eficientes en el día a día y mejorar procesos".

En Okticket trabajamos de la mano de los bancos tradicionales y neobancos para ofrecer a nuestros clientes la posibilidad de sincronizar los viáticos con un solo click. Esto permite al Director Financiero tener mayor control del presupuesto, evitar errores humanos y aumentar su rentabilidad”. 

Cabe resaltar que la convergencia entre tecnología e innovación está en el centro de la transformación empresarial de México.

Finalmente, vale la pena señalar que el México Business Forum fue un gran evento para intercambiar ideas y conocer las últimas tendencias que estarán marcando el futuro económico del país.

Con la llegada de la transformación digital empresarial, los roles dentro de las empresas han cambiado significativamente, una de las áreas que se ha visto más cambiada es la financiera. Se requiere que los nuevos skills del Director Financiero lleven el timón de la empresa hacia una mayor rentabilidad y eficiencia de recursos.

El reto: aprovechar al máximo la transformación digital  

Uno de los mayores desafíos para los directivos consiste en liderar a sus equipos de trabajo en utilizar a su favor las nuevas tecnologías para poder ser más eficientes y estratégicos en su día a día. 

La mayor área de oportunidad, consiste en obtener un amplio conocimiento de todas las funciones de estas herramientas para de esta forma aprovechar su utilización. 

Nuevas tecnologías: mayor eficiencia empresarial

La implementación de tecnologías vanguardistas ha permitido a las empresas ser más eficientes, competitivas y estar interconectadas. A partir de estos cambios se han generado nuevas formas de trabajo, adaptándolas a las incipientes necesidades a cubrir.

Entre estas nuevas herramientas de trabajo podemos encontrar: 

• Correo electrónico
• Sistemas de comunicación instantánea y videoconferencia
• Plataformas de automatización de gastos y viáticos
• Software de CRM 
• Robot de atención al cliente
• Inteligencia artificial que permite desahogar procesos internos 

Capacitación constante: aliada de los directivos

En un mundo empresarial en constante evolución, la capacitación continua se ha convertido en un recurso invaluable para los directivos. Tienen la responsabilidad de conocer a fondo las ventajas de las nuevas herramientas tecnológicas para posteriormente transmitir a su equipo como implementarlas. 

Es importante considerar que los nuevos skills del Director Financiero como los de los demás directivos deben mantenerse siempre a la vanguardia. De esta forma pueden ser proactivos al implementar nuevas prácticas que mejoren el desempeño empresarial. 

Los nuevos skills del Director Financiero: capitán de las finanzas corporativas

Como mencionamos al inicio de este artículo, gracias a las nuevas implementaciones tecnológicas a nivel empresarial, los puestos de trabajo se han ido modificando, entre ellos el del CFO. 

El Director Financiero actual trabaja lado a lado con el CEO para definir el rumbo de la empresa, planear estrategias de ahorro, crecimiento y competitividad. 

Este directivo se ayuda de la nuevas herramientas tecnológicas para automatizar tareas repetitivas y por ende contar con más tiempo para las tareas de mayor valor. 

¿Qué tipo de tecnología es esencial para el departamento financiero actual?  

• Big data: ayuda a la toma de decisiones estratégicas. Permite analizar datos mucho más rápido.
• Automatización de procesos: facilita que las tareas de bajo valor y recurrentes sean realizadas de manera automática. Aumenta la productividad. 
• Control de viáticos: implementar un software de gestión de gastos permite evitar el error humano y tener control en todo momento del presupuesto. 
• Inteligencia Artificial: ayuda a llevar a cabo mejoras en procesos cotidianos.
• Digitalización: tener todos los documentos disponibles desde cualquier lugar y a cualquier hora es un gran beneficio. También ayuda a dar un paso más hacia la sustentabilidad. 

Automatización de viáticos: software indispensable del departamento financiero

Cada empresa es diferente y no cuenta con las mismas necesidades tecnológicas. Por lo que es necesario que los directivos conozcan a fondo las últimas novedades para decidir cuales implementar. 

En el caso de la contabilización de viáticos, son muchas las empresas que tienen un departamento comercial o personas que están constantemente saliendo y tienen que reportar gastos. 

Por lo que implementar un rastreador de gastos de viaje permite ahorrar tanto tiempo como dinero. Se estima que cada persona que pasa gastos o los aprueba invierte un 5% de su jornada laboral en hacerlo. 

Esto se traduce de la siguiente manera: 

5%= 2 horas semanales= más de 100 horas invertidas por año en contabilización de gastos corporativos. 

¿Qué tipo de herramientas de gestión de gastos existen?  

Actualmente el mercado cuenta con diversos softwares de aplicación de gastos de viaje, uno de los más reconocidos es Okticket. Aplicación que implementa un servicio completo ya que incluye automatización de viáticos y recuperación de facturas. 

Entre sus funciones se pueden encontrar: 

• Recuperación de CFDI SAT
• Gestión de gastos desde una única plataforma
• Sincronización con entidades bancarias
• Personalización de umbrales de gasto por empleado
• Activación de alertas para prevenir fraude
• Integración con ERP en uso

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Tener en orden las facturas creadas a nombre de la empresa y generar una correcta verificación de comprobantes fiscales digitales (CFDI) permite deducir mayores impuestos y evitar multas. Llevar a cabo la verificación de este documento es muy sencillo, ya que se hace directamente desde la página del SAT.

 Conoce todos los detalles y las ventajas de verificar tus facturas en este artículo.

¿Qué es la validación de facturas y cómo funciona?

La validación de CFDI garantiza que cada uno de estos comprobantes estén correctamente registrados ante el SAT. Acción relevante para el cumplimiento de las obligaciones fiscales y generar las deducciones de impuestos correspondientes.

Antes de verificar una factura, es recomendable contemplar ciertos puntos a la hora de emitirla, conócelos:

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Primer paso: reclamación CFDI  

Cuando un colaborador se encuentra viajando por negocios, una de las cosas a tomar en cuenta en cada pago de comida, transporte, gasolina y hospedaje, es la solicitud de un ticket para facturar. 

Este ticket es distinto a uno de compra, ya que incluye todos los datos necesarios para poder generar la factura. Aquí los pasos para recuperarla: 

1. Entrar a la página web que indica el ticket.
2. Ingresar los datos de facturación de la empresa: RFC, dirección fiscal, nombre, etc. 
3. Llenar los datos referentes a la compra: cantidad pagada, tipo de pago, sucursal, día, hora, etc. 
4. Seleccionar el tipo de pago utilizado: tarjeta (débito o crédito), efectivo.
5. Indicar el uso de CFDI.
6. Ingresar el correo electrónico donde se quiere recibir la factura. 
7. Una vez recibido el correo: descargar la factura y guardarla donde corresponda.  

Las claves: verificación de facturas

Una vez se cuenta con el CFDI y el colaborador ha registrado sus gastos de viáticos y los ha enviado a aprobación, es de vital relevancia para el CFO verificar ciertas cuestiones para asegurar que las facturas son válidas. 

Entre los puntos esenciales a revisar, se encuentran: 

• Datos de la empresa: asegurar que el RFC y demás datos estén bien escritos.
• Uso de CFDI: comprobar que sea el correcto. 
• Tipo de gastos: asegurar que los comprobantes corresponden a compras que son consideradas viáticos.
• Cantidad: verificar que las cantidades de las facturas sean las estipuladas para el gasto en viáticos de acuerdo a la ley del impuesto sobre la renta. 
• Verificación SAT: una vez comprobado todo lo anterior, la factura debe ser verificada ante el sistema de SAT. De esta forma se asegura su validez. 

¿Cómo verificar las facturas ante el SAT?

Realizar la verificación de cualquier CFDI es muy sencillo, solo hay que seguir los siguientes pasos: 

1. En el CFDI localizar el folio fiscal y RFC del emisor y receptor.
2. Acceder al portal de SAT.
3. Ingresar los datos solicitados y dar click en verificar CFDI.
4. Resultados: Si es favorable, saldrá el comprobante de validez. Si la factura no se encuentra registrada, el sistema mencionará que no cuenta con el registro en los controles del SAT. 
5. Impresión de comprobante de validez: El Director Financiero puede optar por imprimir o exportar en pdf esta verificación como respaldo. 

Llenado correcto de CFDI SAT para garantizar deducciones  

Entre los contratiempos que se encuentra el Director Financiero a la hora de corroborar los gastos en viáticos, se encuentra el mal llenado de los formularios de facturación. Esto disminuye la posibilidad de deducir impuestos. 

Puntos a considerar para completar correctamente el formato de comprobante fiscal digital:

• Tomar en cuenta las fechas de facturación. Cada comercio tiene las suyas y es importante realizar el CFDI dentro del periodo. 
• Revisar que la página de facturación sea la oficial y esté protegida. Punto importante, ya que se maneja información sensible. 
• Escribir correctamente todos los datos solicitados a nombre de la empresa: RFC, nombre, dirección, teléfono, etc. 
• Forma de pago: tomar especial atención en este punto para las deducciones de impuestos. Tiene que corresponder con la realidad.
• Uso de CFDI: Existen muchos usos de CFDI y es común confundirse. Es ideal que el CFO elabore una guía para que los colaboradores sepan que uso atribuir a cada comprobante. 

‍Consideraciones para garantizar una óptima deducción de impuestos

De la mano del punto anterior, es imprescindible que el Director Financiero conozca a fondo las regulaciones en materia de viáticos. 

Aquí destacamos lo más importante:

Gastos que son considerados viáticos

 De acuerdo a la Ley del Impuesto sobre la renta, artículo 28, se consideran este tipo de gastos: 

• Hospedaje
• Alimentos 
• Transporte: renta de automóvil, taxi, avión, etc
• Gasolina 

Restricciones

• No es considerado viático un gasto que se haga a menos de 50 kms de la dirección fiscal de la empresa. 
• Gastos de alimentación en el extranjero. Tienen que venir acompañados de nota de hospedaje o transporte. 
• La persona a la que se le paga el gasto, debe tener una relación laboral con la empresa. 
• El 20% de los viáticos podrá no presentar factura (dentro del ejercicio fiscal). 
• Pagos en efectivo, hasta 2,000 pesos. Exceptuando gasolina y transporte que se exigen sean pagados en tarjeta. 

Límites de gasto en viáticos

En México:

• Alimentación: $750.00 pesos diarios por persona.
• Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos.
• Hospedaje: sin límite 

Fuera de México:

• Alimentación: $1,500.00 pesos al día por persona.
• Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos.
• Hospedaje: $3,850.00 pesos al día por persona.

¿Qué sucede si un colaborador se excede en el gasto? 

En este caso, el gasto ya no es deducible por medio de factura CFDI. Recomendamos consultar al contador el caso específico para valorar acciones. 

‍Software de gestión de gastos: aliado en verificación de comprobantes fiscales digitales

Gracias a la implementación de nuevas herramientas tecnológicas dentro de las empresas. Tanto los Directores Financieros como las personas que pasan gastos, pueden ahorrar tiempo en la verificación y recuperación de CFDI.

Una gran opción es Okticket, aplicación de gastos de viaje. Esta herramienta permite: 

• Recuperar y validar comprobantes fiscales digitales.
• Sincronización bancaria con un click.
• Alertas. Se pueden personalizar para que los gastos pasados a aprobación cubran los requerimientos de la ley en viáticos. 
• Control de viáticos 24/7 desde una única plataforma. 

¿Quieres conocer cómo te puede ayudar Okticket? Da click aquí.

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Cada vez son más las empresas que apuestan por implementar prácticas y herramientas en pro del medio ambiente, como una aplicación de gastos de viaje. 

Tomando en cuenta datos del informe Europeo: "Digitalización, sostenibilidad y centros de datos”. Por cada punto que aumenta el índice de digitalización DESI se logra evitar la emisión de 142.000 toneladas de CO2. 

Con esto en mente, es habitual que cada vez más organizaciones empiecen a tomar conciencia del tema sustentabilidad para llevarlo a cabo a nivel interno. 

Responsabilidad Social Empresarial: ¿moda o conciencia social?  

De acuerdo a CEFEMI, Centro Mexicano para la Filantropía. La RSE se ha convertido en un pilar fundamental de la estrategia empresarial. 

“Proporciona una ventaja competitiva al incorporar una visión integral y sostenible que no solo beneficia a la empresa, sino también a la sociedad y al medio ambiente”.

Las claves de implementar un plan de impacto social

Cuando las organizaciones conocen todos los detalles sobre la Responsabilidad Social, llega el momento de llevarla a cabo dentro de la empresa. 

¿Cuál es el primer paso para comenzar un plan de RSE? 

El inicio sería hacer un análisis de la organización: 

• Conocer sus necesidades 
• Áreas de oportunidad
• Prácticas que pueden ser más sustentables
• Clima organizacional
• Valores

 Una vez se ha realizado el diagnóstico anterior, los siguientes consejos a tomar en cuenta son: 

1. Presupuesto: probablemente el rubro más importante. Permite tener claridad sobre la cantidad que se puede invertir en el plan de RSE. 
2. Conversión de procesos hacia la sustentabilidad: creación de nuevas prácticas en pro del medio ambiente (digitalización, reciclaje, etc).
3. Implementar las acciones dentro de la organización: una vez realizados los cambios previstos en el punto 2, llega el momento de implementarlos a nivel interno. 
4. Comunicarlo dentro y fuera de la empresa: cuando se han aplicado los cambios hacia acciones más sustentables, es momento de darlos a conocer. Tanto a nivel interno, como externo. 
5. Seguimiento constante: este punto es de alta relevancia. Permite tener un control de las acciones implementadas y poder mejorarlas. 

Digitalización, aliada de la sustentabilidad 

Considerando lo anterior, una de las acciones que permiten reducir drásticamente la huella de carbono de una forma sencilla y con un presupuesto bajo es la digitalización. 

¿En qué consiste? 

La digitalización empresarial ataca dos frentes: por un lado permite tener mayor eficiencia corporativa y por el otro reduce la huella de carbono y el uso de papel. 

Cabe resaltar que el uso de nuevas plataformas tecnológicas han permitido a las empresas ser más sustentables. De acuerdo con el informe: “Smarter 2030” elaborado por Accenture y GeSI, el uso de herramientas tecnológicas ayudará a reducir hasta un 20% las emisiones de CO2 en 2030.

Aplicación de gastos de viaje: herramienta a implementar en pro del medio ambiente

Para aquellas empresas que buscan llevar a cabo acciones de Responsabilidad Social Empresarial sin sacrificar el presupuesto. Un software de contabilización de viáticos resulta ser una gran opción. 

¿Cómo funciona? 

Implementar una aplicación de gastos de viaje permite:

• Evitar el uso de papel para la comprobación de gastos y viáticos.
• Almacenar de manera digital las facturas y notas. 

Actualmente en el mercado existen distintas herramientas de reporte de gastos, una de ellas es Okticket. 

Utilizar un software de este tipo permite digitalizar y automatizar el proceso de comprobación de viáticos. Además de acompañar a la organización a poner en práctica acciones sustentables. 

Conoce Okticket y da el primer paso hacia la digitalización y sustentabilidad empresarial. 

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