Uno de los grandes desafíos con los que se encuentran actualmente las empresas mexicanas es la dificultad para atraer profesionales en determinadas posiciones.

En este sentido, la encuesta de Escasez de Talento 2024 de Manpower Group concluye que el 68% de los empleadores tiene dificultades para encontrar colaboradores adecuados. Sobre todo, de perfiles digitales.

Por ese motivo, cada vez son más las compañías que optan por ofrecer paquetes de compensación atractivos que complementen al sueldo. El salario en especie es una de las principales medidas implementadas para atraer y retener talento.

¿Qué es el salario en especie?

¿Qué compensaciones están incluidas en esta modalidad salarial? El artículo 129 del Código Sustantivo del Trabajo –CST- dice, textualmente: “Constituye salario en especie toda aquella parte de la remuneración ordinaria y permanente que reciba el trabajador como contraprestación directa del servicio, tales como alimentación, habitación o vestuario que el empleador suministra al trabajador o a su familia”.

Por su parte, el artículo 102 de la Ley Federal del Trabajo establece que las prestaciones en especie “deberán ser apropiadas al uso personal del trabajador y de su familia y razonablemente proporcionadas al monto del salario que se pague en efectivo”. Explicaremos esta afirmación un poco más abajo.

Tipos de salario en especie

Hay dos tipos de salario en especie:

1. Ordinario: es el que se corresponde con las labores realizadas por el colaborador.
2. Extraordinario: aquí se incluyen los bonos o primas otorgados por cualquier motivo.

¿Qué no puede incluir el salario en especie?

Como estamos viendo, el abanico de contraprestaciones que pueden formar parte del salario en especie es muy amplio. Un ejemplo muy común son los vales de despensa. También son habituales el pago de la vivienda, de la guardería o de servicios wellness, el auxilio de transporte o la ayuda para vestuario (prendas que pueda utilizar para su vida cotidiana).

Ahora bien, nunca se puede incluir como parte del salario en especie los artículos necesarios para que el empleado pueda realizar su trabajo. Hablamos de equipos de protección, herramientas, cursos de capacitación, seguro social o seguro de accidente laboral, entre otros.

Del mismo modo, el aguinaldo, las vacaciones pagadas y la prima vacacional son derechos establecidos por los trabajadores por la Ley Federal del Trabajo. Y, por tanto, quedan excluidos de esta prestación adicional.

Los límites del salario en especie

En este punto es importante recordar que estamos ante una modalidad de salario que conlleva una serie de reglas que hay que cumplir. Estas son las principales:

1. El empleador no puede obligar a sus empleados a querer cobrar salario en especie. En caso de que el colaborador acepte esta modalidad salarial, ambos deben llegar a un acuerdo.
2. Debe pactarse por escrito. Según el Código Sustantivo del Trabajo, el valor del salario pagado en especie debe especificarse en el contrato laboral.
3. Tiene un tope:
   • Si la persona cobra más del salario mínimo, el máximo a pactar es el 50% del salario establecido en el contrato. Por tanto, el otro 50% debe ser pagado en efectivo por la empresa.
   • Cuando el trabajador devengue el salario mínimo legal, el límite será del 30% del valor total de salario.
4. Este pago debe ser cuantificable y verificable, para que el empleador pueda llevar un control sobre el mismo.
5. A la hora de calcular las prestaciones sociales, primas, cesantías Seguridad Social, vacaciones, etc., se hará sobre el 100% del salario, tomando en consideración tanto el salario en dinero como en especie.

Tips para implementar un sistema de contraprestaciones salariales

¿Estás pensando en ofrecer salario en especie a tus colaboradores? Es necesario que antes de hacerlo, hables con los empleados para ver qué tipo de compensación se ajusta más a sus necesidades.

Además, como la ley exige que los pagos deben ser "cuantificables y verificables"., los expertos también aconsejan utilizar soluciones para gestionar gastos profesionales. Gracias a soluciones como Okticket, los departamentos de Finanzas y de Recursos Humanos pueden justificar esos gastos. Al mismo tiempo, mantienen el control de los costes.

Pongamos el caso de que ofrezcas una cantidad para alimentación. Con Okticket puedes llevar un registro organizado de los tickets y facturas. Lo mismo con las facturas de alojamiento o con los justificantes de los abonos de transporte.

Asimismo, Okticket contribuye al bienestar laboral de los trabajadores. Ponte en contacto con nosotros y descubre todo lo que nuestra tecnología puede hacer por ti.

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Seguro que sabes que una adecuada gestión de los viáticos y gastos de viaje puede significar grandes ahorros para tu empresa y una mejor administración fiscal. El problema está en que para optimizar su manejo es importante tener claro que “viáticos” y “gastos de viaje” no son lo mismo.

En México, ambos conceptos se utilizan indistintamente. Pero en realidad tienen ciertas diferencias, especialmente en el contexto fiscal y contable.

¿En qué se diferencian? ¿Cómo se gestionan? Comparamos ambos términos.

Diferencias entre viáticos y gastos de viaje profesionales

Para entender mejor las diferencias entre viáticos y gastos de viaje vamos a explicar sus peculiaridades conforme a cuatro variables: definición, componentes, fiscalidad y justificación

Definición

¿Qué son los viáticos?

Los viáticos son los recursos económicos que una empresa entrega a sus empleados para cubrir los gastos que se generan al realizar un viaje de negocios fuera del lugar habitual de trabajo.

El dinero se abona antes del viaje según el presupuesto establecido por cada empresa.

¿Qué son los gastos de viaje?

Los gastos de viaje son todos los costos incurridos durante un viaje realizado por motivos laborales, incluyendo no solo los viáticos, sino también otros costos asociados.

Como los gastos varían en función de cada desplazamiento y hay costos que no se pueden predecir, no necesariamente entran en un presupuesto determinado.  Es importante registrar cada uno de esos gastos para poder deducir y despreocuparse de los impuestos.

El colaborador tiene que reportar todos estos gastos cuando regrese del viaje.  

Componentes

A la hora de calcular los viáticos se tienen en cuenta tres conceptos:

• Alimentos: Gastos en comidas durante el viaje.
• Transportación: Gastos en medios de transporte (taxis, transporte público, alquiler de autos, etc.)
• Hospedaje

Por su parte, en los gastos de viaje se incluyen todos los componentes de los viáticos (alimentación, alojamiento, transportación). A estos hay que sumar otros costos adicionales durante de los viajes de empresa. Por ejemplo:

• Gastos de representación: Son aquellos valores que se le entregan al trabajador para que pueda desarrollar ciertas labores de protocolo comercial. Un ejemplo común son las invitaciones a clientes a comidas o eventos.
• Gastos menores: Propinas, llamadas telefónicas, etc.
• Materiales y suministros: Compras necesarias para la realización del trabajo.
• Otros gastos: aseo, vestimenta, pago de trámites, etc.
• Entretenimiento: eventos de team building o actividades de capacitación, por ejemplo.

Fiscalidad

Para que viáticos y gastos de viaje sean deducibles de impuestos, es necesario que ambos estén debidamente comprobados mediante documentos fiscales válidos (facturas).

Del mismo modo, todos esos gastos están sujetos a límites y requisitos fiscales específicos.

Justificación

También en este aspecto el tratamiento es el mismo. Tanto viáticos como gastos de viaje profesionales deben estar justificados como necesarios para la realización de las actividades laborales del empleado.

Para ello es importante conservar los tickets y facturas. El uso de aplicaciones móviles para escanear y almacenar comprobantes en tiempo real es lo ideal para cumplir con esta obligación.

Requisitos y limitantes para la deductibilidad de viáticos y gastos de viaje

Con la ley en la mano, vemos que viáticos y gastos de viaje deben ser comprobados con documentos fiscales válidos para ser deducibles. No obstante, pueden tener diferentes límites y requisitos específicos.

Para que estos gastos sean considerados como deducibles para el SAT, la actividad laboral deberá realizarse a más de 50 kilómetros del lugar oficial de trabajo.

Además, el colaborador que hace los gastos debe tener una relación laboral con la empresa y es imprescindible que presente un comprobante que cubra con todos los requisitos fiscales que el SAT solicita.

Importante recordar que solo se considerarán como deducibles los viáticos pagados con tarjeta de crédito o débito. Lo abonados en efectivo solo son deducibles hasta un límite de $2000MXN (artículo 27 fracción III de la ley de IRS).

Montos límite de viáticos deducibles

• Alimentación: $750.00 pesos por persona y día en México. En el extranjero sube a $1,500.00 pesos diarios.
• Hospedaje: En territorio nacional no existe un límite de gasto. Para el alojamiento fuera de México, el límite es de $3,860.00 pesos diarios.
• Renta de automóviles: el límite es de $850.00 pesos diarios.
• Kilometraje: La deducción no puede exceder los 93 centavos por kilómetro recorrido.
• Transportación: No existe un límite
• Seminarios y convenciones: Es necesario presentar un comprobante fiscal en el que aparezca el monto desglosado. De lo contrario, solo se podrá deducir el monto equivalente a los gastos de alimentación.

Claves para optimizar la gestión de viáticos

Una vez leído todo esto, no resulta extraño entender que controlar los viáticos puede llegar a ser complicado si no se cuenta con las herramientas adecuadas. De ahí la importancia de contar con herramientas de digitalización y automatización de gastos profesionales como Okticket.

Una foto es suficiente para que el gasto quede digitalizado y categorizado.

Además, Okticket se conecta con el SAT para recuperar las facturas a nombre de la empresa y reclamar las no recibidas.

Conclusión

Entender y gestionar correctamente los viáticos y gastos de viaje no solo facilita la administración interna de tu empresa, sino que también optimiza la deducción de impuestos y mejora la eficiencia operativa.

¿Tienes alguna pregunta sobre cómo implementar estas prácticas en tu empresa? ¡Déjanos tus comentarios o contáctanos para obtener más información!"

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¿Sabías que el coste de gestionar a mano el control de viáticos es de 21.000 pesos por empleado y año? ¿O que los colaboradores invierten el 5% de su jornada laboral en la administración y comprobación de viáticos?

Las organizaciones que se digitalizan experimentan grandes beneficios. Luis López, Country Manager de Okticket México, repasó los más significativos durante su ponencia en el 9° Congreso América Digital México, celebrado el pasado 20 de junio de 2024.

A lo largo de la conferencia “Claves para rentabilizar la digitalización de procesos financieros”, López exploró cómo la transformación digital puede revolucionar los procesos financieros. Al mejor la eficiencia y reducir costos, las empresas digitalizadas logran una mayor rentabilidad.

Para demostrar el poder que tiene el adoptar soluciones digitales, puso el ejemplo de Okticket. Veamos por qué las empresas necesitan una solución de gestión de viáticos como la nuestra.

El reto: control y rendición de viáticos

Las empresas mexicanas tienen una serie de problemáticas a la hora de administrar sus gastos viáticos. Entre otras:

• Complejidad fiscal
• Fraude interno y malversación
• Diversidad de políticas corporativas
• Errores por procesos manuales y obsoletos
• Reconciliación manual de gastos efectuados con tarjeta

El costo de la gestión manual de viáticos

¿En qué se traduce todo esto?

1. En que cada empleado invierte 104 horas al año en la administración y comprobación de viáticos. Aproximadamente el 5% de su jornada laboral, según datos de JP Morgan.
2. Si tenemos en cuenta un costo medio de 210 pesos por hora y empleado, cada empresa pierde 21.000 pesos por empleado y año en la gestión manual de viáticos.

La solución: automatizar la gestión de viáticos

Por tanto, parece lógico pensar que la tecnología aplicada a la gestión de los viajes corporativos es una necesidad.

“Nuestra tecnología permite automatizar y poner a las personas en el centro”

Pero no se trata de implantar una herramienta sin más. “Esta tiene que ser usable, que facilite tanto la vida del colaborador como los equipos de control de administración”, recuerda López.

Lo ideal es que la solución elegida ofrezca una serie de ventajas añadidas. Algunas claves:

• Automatizar poniendo a las personas en el centro.
• Facilitar diversos medios de pago.
• Personalización de los mecanismos de control.
• Recuperación del gasto.

¿Cómo puede ayudarte Okticket?

Y aquí es donde entran en juego soluciones como Okticket. Las ventajas de esta aplicación son muchas. Repasamos algunas de las más destacadas:

Reclamación de las facturas CFDI

Si ya tienes la factura, solo con enviarla al robot, Okticket puede extraer el XML y PDF, fusionarlo con el gasto y validar la estructura. También comprobar el estado de la factura, que no esté cancelada o que el proveedor no esté dentro de la lista negra del SAT.

¿No tienes la factura? Okticket se conecta con el SAT. Si la factura está emitida, la herramienta puede descargarla y fusionarla también con el gasto.

Y en el caso de que sea necesario solicitar la factura, Okticket apoya a las empresas para que la tengan en tiempo y forma y el gasto sea deducible.

Integración nativa con tu ERP

Como recuerda López, Okticket es una aplicación cien por cien API, con capacidad para integrarse directamente con el ERP o software de gestión empresarial de otras compañías de distintos tamaños y requerimientos.

OCR inteligente con aprendizaje automático

La tecnología de Okticket es la más rápida y potente del mercado. Con las últimas actualizaciones, “el OCR es capaz de detectar el idioma y traducir los tickets y recibos al idioma del país del usuario”.

Personalización de los mecanismos de control

Con el software de gestión de gastos de Okticket, tu empresa puede establecer alertas personalizadas según sus políticas. Si un gasto no cumple con estos parámetros, es rechazado automáticamente, asegurando un control eficiente y preciso.

“Como tenemos toda la información de tickets y facturas podemos establecer mecanismos de control. A través de programación podemos alinearnos con las reglas de gasto de la compañía y establecer gastos no deducibles, como pueden ser el alcohol o los gastos realizados a menos 50 kilómetros de distancia”

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Por todo ello, unido a la flexibilidad en medios de pago, la conciliación bancaria automática y alguna funcionalidad más que no hemos mencionado, Okticket es la solución ideal para digitalizar tus procesos financieros.

 ¿Quieres conocer un poco más cómo funciona nuestra tecnología? Escríbenos sin compromiso y una persona de nuestro equipo se pondrá en contacto contigo.

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Cuanto más rápido te mueves, más tardas en reaccionar si te encuentras con un obstáculo. Pues bien, lo mismo ocurre con las empresas. Están tan centradas en crecer rápidamente que solo se percatan de que tienen un problema cuando se lo encuentran de frente, sin tiempo para esquivarlo.

De ahí la importancia de tomar las medidas necesarias para certificar que las cuentas están en orden. Para ello, nada mejor que una auditoría contable.

Y como los gastos de viaje son una de las partidas más cuantiosas, en este artículo explicaremos la importancia de realizar una auditoría de gastos viáticos de forma periódica.

¿Qué es una auditoría de gastos de empresa? ¿Qué ventajas aporta a las compañías? ¿Qué cuestiones hay que tener en cuenta a la hora de planificarla? Vamos a verlo.

¿Qué es una auditoría de gastos de empresa?

Una auditoría de informes de gastos viene a ser una especie de examen en el que las respuestas a las preguntas hay que buscarlas en los documentos contables. El aprobado llega si el auditor considera que las cuentas están en orden y la compañía cumple con las normas establecidas.

Este proceso analiza detalladamente cómo se manejan y registran los gastos dentro de una organización. Para ello, el auditor revisa la situación económica y operativa de una empresa. Identifica las posibles incidencias que puedan darse y hace un seguimiento de las medidas adoptadas.

En cuanto a los objetivos, estos varían en función de si la auditoría contable es interna o externa.

Tipos de auditorías financieras

Auditoría interna

Se trata de un proceso interno que se realiza con la finalidad de organizar los informes financieros. Con ello se pretende, principalmente, tomar decisiones estratégicas.

Se lleva acabo de forma periódica y los reportes son de carácter interno.

Auditoría externa

Aporta información objetiva sobre los estados financieros. Además, sirve para asegurarse de que la empresa cumple con la normativa de control de calidad.

Se realiza de forma puntual y el informe va a terceros.

Cómo se realiza una auditoría

A la hora de realizar una auditoría, tan importante es la preparación como el resultado. Este proceso consta de tres partes principales.

1. Planificación

Se selecciona al equipo que va a llevar a cabo la auditoría, se realiza una evaluación de riesgos y se eligen los métodos de trabajo, así como las herramientas que se van a utilizar, entre otros.

Antes de enfrentarse a una auditoría, conviene que el departamento financiero se asegure de que la contabilidad está al día. También es importante reunirse con el auditor para saber qué documentación será necesario presentar.

2. Ejecución

A lo largo del proceso, se realizan diferentes pruebas para determinar si existen fallos. En caso afirmativo, se buscan las causas.

3. Resultado

Se notifican las faltas encontradas, si las hubiera, junto con el plan diseñado para corregirlas. Si los estados financieros coinciden con los datos aportados por la empresa, el juicio emitido es “favorable”.

¿Qué ventajas tiene para las empresas una auditoría contable?

Las consecuencias de no realizar auditorías de gastos pueden traer consecuencias muy negativas: descontrol de los gastos, fraude interno, pérdida de competitividad…

Pues bien, el corregir a tiempo todos estos problemas es uno de los beneficios derivados de auditar las cuentas.

Más ventajas:

• Asegura la transparencia. Esto conduce a una gestión financiera más efectiva. Y en caso de necesitar financiación, será más fácil acceder al capital.
• Impulsa la eficiencia y la rentabilidad de las empresas.
• Mantiene la integridad financiera.
• Ayuda a prevenir fraudes corporativos y malversaciones de fondos.
• Fomenta la optimización de los flujos de trabajo y la reducción de costes.

Todo ello contribuye a fortalecer la confianza de clientes e inversores.

Auditoría digital: mejores resultados con menos recursos

¿Todavía sigues pensando que se trata de un proceso largo que implica lidiar con montañas de papeles?  Empleando la tecnología adecuada, es posible mejorar la calidad de las auditorías sin necesidad de aumentar la carga de trabajo de los equipos.

Gracias a las auditorías de gastos digitales, es posible comprobar automáticamente si los recibos están alineados con la política de gastos de la empresa. Y en caso de los viajes de negocios, identificar los gastos no reembolsables y sacar estadísticas sobre los patrones de gasto de los trabajadores desplazados.

Del mismo modo, estas herramientas ayudan a cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias.

El resultado es la obtención de informes muchos más completos, precisos y objetivos.

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Que los avances tecnológicos son necesarios para lograr la escalabilidad y rentabilidad de una empresa es indiscutible. Y hoy no se puede hablar de innovación del área financiera sin mencionar a las herramientas de IA en finanzas.

México no es una excepción. De acuerdo con el Índice Latinoamericano de Inteligencia Artificial, este es uno de los países de la región líderes en la adopción de esta tecnología.

Del mismo modo, la Agencia Nacional de la Inteligencia Artificial para México calcula que, en los próximos seis años, las soluciones basadas en la IA contribuirán con hasta 15.7 billones de dólares a la economía global.

¿Hasta qué punto la IA revolucionará los procesos financieros de las organizaciones? ¿Qué aplicaciones tiene la IA en finanzas? ¿Qué les ocurrirá a las empresas que decidan ignorarla? Veamos cómo esta tecnología puede impulsar el papel innovador del CFO. Y de paso, ayudar a optimizar el control de viáticos y gastos de empresa.

¿Qué es la IA en finanzas?

De la Inteligencia Artificial sabemos que es una tecnología capaz de realizar tareas propias de la inteligencia humana.

Para lograr que las máquinas aprendan de los datos y mejoren su rendimiento, se utilizan algoritmos  y modelos de aprendizaje automático.

Por tanto, al hablar de IA en finanzas nos referimos al uso de estas tecnologías avanzadas para optimizar los procesos financieros.

La automatización abarca desde el análisis de grandes volúmenes de datos hasta los procesos administrativos rutinarios.

Como resultado, en mucho menos tiempo se obtienen datos más reales, fiables y precisos con los que trabajar.

Beneficios de la IA para el departamento financiero

¿De qué manera puede la inteligencia artificial mejorar la eficiencia y la toma de decisiones a los responsables financieros? Vamos a verlo tomando como ejemplo las ventajas aplicadas a la gestión de gastos profesionales.

• Automatización de las tareas repetitivas, como puede ser la conciliación bancaria, la digitalización de los recibos y facturas o la categorización de los gastos. Con ello, se reduce el tiempo y esfuerzo dedicado a tareas administrativas.
• Control del presupuesto y monitorización del cumplimiento de la política de gastos de viaje en tiempo real. Gracias a eso, es posible identificar las desviaciones presupuestarias y los comportamientos de gastos no autorizados de forma rápida.
• Cotejar facturas con recibos y órdenes de compra. Con ello, se evita que la empresa pague de más.
• Reducción de los errores contables y del fraude interno gracias a la detección inmediata de los comportamientos de gastos anómalos: Facturas duplicadas, importes incorrectos, gastos fuera de plazo…
• Análisis detallado de los patrones de gasto, basados en datos históricos y tendencias. Esto redunda en la mejora de la predicción de costos futuros.
• Del mismo modo, es posible realizar previsiones en otros procesos: gestión de inventario o logística, por ejemplo.
• Identificación de las áreas que aportan mayor y menor rentabilidad.
• Mejora en la toma de decisiones. Las estadísticas obtenidas mediante el análisis avanzado de datos aportan insights muy valiosos.
• Transparencia en los informes de gastos.
• Personalización de productos y servicios en base a tendencias del mercado y preferencias de los clientes.
• Mejora de la experiencia de usuario, empezando por el servicio de atención al cliente. Los asistentes virtuales y los chatbots agilizan el tiempo de respuesta al máximo.
• Identificación de las áreas de la organización que son más y menos rentables.
• Integración con los sistemas de gestión contables y de Recursos Humanos.
• La IA permite automatizar el flujo de aprobación para que este se realice en el momento en el que se registra un gasto. Consecuentemente, también se agilizan los pagos y reembolsos.

Resumiendo, la IA en finanzas pueden transformar significativamente la forma en que se gestionan los gastos de empresa. Los procesos se vuelven más eficientes, precisos y controlados. Todo ello aporta una ventaja competitiva.

Cómo utilizan la IA los directores financieros

Los directores financieros son conscientes de las ventajas que aporta la inteligencia artificial en finanzas. Esta afirmación queda patente en estudios como "Money and Machines", donde el 85% de los líderes empresariales asegura utilizar la IA.

Y es que las posibilidades que ofrece esta tecnología son muchas. Algunas ya las hemos mencionado de pasada en el apartado anterior, por lo que en este punto vamos a detenernos en los principales casos de uso de la IA en la gestión de gastos de empresa.

Automatización de la entrada de datos de gastos

Este proceso consta a su vez de varios pasos para los que se pueden utilizar diferentes herramientas inteligentes:

1. Digitalización de facturas. Al dotar de inteligencia artificial a un OCR, la información clave de los recibos y facturas se procesa de forma más rápida y precisa.
2. Extracción de la información. Posteriormente se extrae y se clasifica la información más relevante de los justificantes (fecha, importe, número de folio, RFC del proveedor, divisa, tipo de tasa, descripción del gasto…). Para ello resulta de gran utilidad los modelos NLP (procesamiento de lenguaje natural).
3. Integración con el ERP. Los gastos digitalizados se vuelcan automáticamente en el ERP para su contabilización automática. La inteligencia artificial tiene capacidad para comprobar que todo es correcto.

Validación de los gastos

Gracias a los algoritmos avanzados, la IA puede identificar patrones de gastos sospechosos (importes que sobrepasan las cantidades establecidas en la política de gastos, tickets duplicados o compras realizadas en días no laborables, por ejemplo).

Predicción y análisis avanzado

Una vez la información ha sido registrada, es muy sencillo valerse de la IA para obtener análisis avanzados de datos en muy poco tiempo. Basándose en datos históricos, los algoritmos pueden crear diferentes escenarios futuros, incluso predecir tendencias de gastos.

IA aplicada al OCR

Gracias a la Inteligencia Artificial, el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) ha experimentado un avance significativo. Ya no se trata solo de convertir textos escritos o impresos en datos digitales. Ahora, los sistemas OCR impulsados por IA pueden procesar documentos con mayor rapidez y precisión.

Utilizando algoritmos, estos motores de reconocimiento pueden interpretar y sacar automáticamente información de documentos físicos. En el caso de tickets, recibos y facturas, pueden extraer datos como el número de folio, el RFC del proveedor, la divisa, el tipo de tasa, entre otros.

De esta manera, los campos en las notas de gastos se rellenan automáticamente. Además, las tecnologías más avanzadas, como Okticket, poseen la capacidad de aprender de cada ticket registrado. Si la primera vez no se identifica correctamente un campo, en las siguientes ocasiones el sistema sabrá cómo completarlo adecuadamente.

¿Qué dice la ley sobre la IA?

En México no existe ninguna normativa relativa a la inteligencia artificial. No obstante, ya se están dando los primeros pasos para legislar la adopción de esta tecnología.

El pasado mes de febrero, el senador mexicano Ricardo Monreal, presentaba una iniciativa para establecer la "Ley Federal que Regula la Inteligencia Artificial". La norma busca regular el uso de estas tecnologías mediante reglas y organismos vigilantes.

Dicha Ley sería obligatoria incluso para proveedores de Sistemas de IA que se encuentren ubicados en el extranjero y proporcionen servicios en México o cuya información generada se utilice en territorio nacional.

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Actualmente, el fraude interno afecta al 70% de las empresas mexicanas. Solo durante los dos últimos años, las irregularidades detectadas en las notas de gastos han aumentado un 20%.

¿A qué se debe este incremento? ¿Qué tipos de fraude interno son los más frecuentes? ¿Cuánto dinero pierden las empresas por culpa de estos comportamientos ilícitos? ¿Qué mecanismos ayudan al control debido de viáticos? A lo largo de este post vamos a hablar de todo ello.

¿Qué es el fraude interno?

Empezaremos por aclarar que el fraude interno es el ocasionado por los miembros de una organización. Va desde el robo de material hasta hacer trampas con la jornada laboral, pasando por la falsificación de los justificantes de gastos de empresa.

Tipos de fraude de empleados más comunes

Algunas de las irregularidades más frecuentes detectadas en las notas de gastos son la siguientes:

• Gastos duplicados: pasar el mismo ticket dos veces, por ejemplo.
• Exceso de gasto: superar los montos establecidos por la compañía.
• Adquisición de artículos no compliance: el trabajador compra un artículo considerado como no reembolsable y aun así carga el gasto a la empresa.
• Información borrosa: si la información del comprobante es ilegible, este no es válido.
• Fraudes documentales: Es frecuente encontrarse con recibos, tickets o facturas que no son válidos.

Las causas del fraude interno

¿Por qué se producen estas irregularidades? La mayoría de las veces la causa hay que buscarla en la falta de control interno. La gestión manual de los gastos de empresa suele estar detrás del problema.

• Al no contar con herramientas de control debido, se produce una cascada de errores que acaban con pérdidas importantes.
• El aumento del coste de la vida es otra de las causas del fraude interno que coge fuerza. La prueba está en que los empleados que más fraude cometen son los de nivel bajo y medio.

El costo de las irregularidades en notas de gastos

Cuánto dinero cuesta a las empresas este problema? En el informe "Occupational Fraud" de ACFE, se habla de unas pérdidas totales de más de 3,1 billones de dólares a nivel mundial ($878,000 en Latino América y Caribe).

Esto se traduce en unas pérdidas anuales equivalentes al 5% de los ingresos anuales de las compañías mexicanas. Pero si echamos un vistazo a otras estadísticas, el porcentaje sube hasta un 10%.

Mecanismos para el control debido de viáticos

En la luchas contra el fraude internos tan necesarias son las medidas enfocadas a la prevención como las encaminadas a la detección. Entre los mecanismos que no pueden faltar en las empresas destacan estos:

• Inversión en tecnología, con soluciones amigables desde el punto de vista de la usabilidad.
• Puesta en marcha de políticas para agilizar la aprobación de gastos.
• Acciones para fomentar el sentimiento de pertenencia a la empresa.
• Fomento del bienestar laboral.
• Realizar auditorías.
• Poner en marcha un canal de denuncias anónimas.
• Aplicar procedimientos correctivos y asegurarse de que todo el equipo conozca las consecuencias de cometer fraude.

¿Cómo puede ayudar Okticket a detectar el fraude?

A la hora de prevenir, detectar y atajar el fraude interno en los viáticos, la tecnología es una gran aliada. Por eso, las organizaciones están dispuestas a invertir en herramientas que acaban con los errores manuales. Con Okticket, por ejemplo, tendrás la seguridad de que no se producirán errores documentales.

Lo mismo ocurre con el fraude cronológico, los gastos no reembolsables o la superación de umbrales de gasto, puesto que la herramienta permite establecer alertas personalizadas.

Lógica personalizada: la tecnología que trabaja por ti

El motor de revisión automática de Okticket permite revisar automáticamente las hojas de gastos. Cuando detecta posibles incumplimientos en la política de gastos de tu empresa, envía una alerta (esta puede ser meramente informativa o bloquear la operación).

¿Quieres conocer todos los tips para detectar el fraude interno en los informes de gastos? Descarga gratis a guía "Fraude interno en viáticos: Herramientas para detectarlo".