En un mundo cada vez más globalizado, las empresas mexicanas enfrentan el reto de gestionar viáticos y gastos de sus empleados en el extranjero.

Esto supone no solo entender las implicaciones fiscales, sino también optimizar la administración de estos gastos y enfrentarse a la contabilidad en monedas extranjeras.

En este artículo, exploraremos las claves para una gestión eficiente de los gastos de viajes al extranjero. Abordaremos los aspectos fiscales,  la optimización de procesos y el manejo adecuado de la contabilidad Multidivisa.

Contabilidad en monedas extranjeras: ¿Cómo gestionar los gastos de empresa multidivisa?

Uno de los grandes desafíos para las empresas que realizan viajes internacionales es lidiar con la contabilidad de los gastos en diferentes monedas.  

Tareas cruciales, como calcular con precisión el costo de un desplazamiento o aplicar correctamente los tipos de cambio, pueden complicarse. Especialmente cuando se realizan pagos en efectivo o cuando los recibos se emiten en fechas diferentes al cierre contable.

Retos de la contabilidad de viáticos en monedas extranjeras

¿Qué aspectos de la contabilidad multidivisa pueden ser un dolor de cabeza para los responsables financieros?

Fluctuaciones de tipo de cambio

Las variaciones entre el momento del pago y la contabilización pueden afectar significativamente los registros contables.

Además, el tipo de cambio aplicado debe reflejar el valor oficial del día en que se realizó el gasto. Así lo establece el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Moneda extranjera vs. pesos mexicanos

Las empresas mexicanas están obligadas a registrar los gastos en pesos, lo que añade un paso adicional en la contabilidad. Para evitar errores, es fundamental:

• Llevar un registro detallado de los gastos en la moneda local del país de destino y convertirlos a pesos mexicanos al tipo de cambio vigente, según lo establecido por las normativas contables.
• Utilizar herramientas que automaticen esta conversión y simplifiquen la gestión de cada gasto.
• Implementar un software especializado que registre y concilie automáticamente los gastos en diferentes monedas.

De esta forma, se facilita la transparencia y precisión en la gestión de gastos de empresa a nivel internacional.

Implicaciones fiscales de los viáticos en el extranjero

Realizar viajes de empresa al extranjero requiere entender las implicaciones fiscales de los viáticos para maximizar las deducciones.

Gastos de viajes de negocios deducibles

Para que las empresas mexicanas puedan deducir los viáticos, estos gastos deben estar debidamente justificados con facturas y comprobantes de pago. Los límites de deducibilidad varían dependiendo del tipo de gasto, así como del destino. Según normativa del SAT, estos son algunos de los límites:

• Gastos de alimentación en el extranjero: Deducción máxima de $1,500.00 pesos diarios.
• Alojamiento en el extranjero: Límite de $3,860.00 pesos diarios.
• Kilometraje: No puede superar los $0.93 por kilómetro recorrido.
• Renta de automóviles: Monto máximo deducible de $850.00 pesos por día.

Además, la deducción de viáticos pagados en efectivo no puede superar los $2,000 MXN.

Las empresas también pueden deducir el IVA de gastos como transporte, alojamiento y alimentación si las facturas están a nombre de la empresa y están vinculadas a la actividad económica.

Esto aplica tanto para gastos en México como en el extranjero, siempre que se cumplan los requisitos de documentación establecidos por el SAT.

Herramientas para gestionar gastos de viaje en moneda extranjera

La gestión eficiente de viáticos y gastos en el extranjero se facilita con la tecnología. Contar con una solución de gestión de gastos como Okticket simplifica el registro y la conversión de gastos. También garantiza la trazabilidad y seguridad de la información.

Funcionalidad Multidivisa: Gestiona gastos en cualquier moneda con Okticket

Okticket ofrece una solución global para reportar tus gastos estés donde estés. Algunas ventajas:

• Funcionalidad Multidivisa: aporta una cobertura global para gestionar gastos en cualquier moneda, de manera sencilla. Basta con fotografiar el ticket y la plataforma convierte automáticamente el importe a pesos. Con ello, agilizas la gestión y aseguras que el tipo de cambio aplicado coincide con la fecha del justificante, mejorando la precisión contable y facilitando el reembolso de gastos.
• Automatización de procesos: Justifica los gastos y asegúrate de que cada recibo cumple con los requisitos necesarios para su deducción.
• Integración de la app con el ERP de tu empresa, lo que facilita una contabilidad fluida y organizada.
• Registro digital y reportes detallados: Mantén la contabilidad al día y presenta los documentos necesarios ante el SAT de forma más eficiente.
• Visibilidad en tiempo real: Visualiza los gastos conforme se registran para ajustar presupuestos y controlar el flujo de caja de forma efectiva.

Conclusión: Optimiza la gestión de viáticos y contabilidad multidivisa

Gestionar los gastos de viaje en el extranjero, especialmente en monedas distintas al peso mexicano, puede ser un desafío. Sin embargo, con las herramientas adecuadas, es posible simplificar este proceso, asegurando el cumplimiento fiscal y la eficiencia operativa.

Automatizar la gestión de los gastos de empresa es la clave para mantener el control, reducir riesgos y facilitar la expansión internacional de tu empresa.

Descubre cómo Okticket puede transformar la gestión de viáticos de tu empresa y cumplir con las normativas del SAT de forma sencilla y eficiente. ¿Hablamos?

‍

‍

Con solo seis años restantes para cumplir con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de la Agenda 2030, las empresas enfrentan una presión creciente para actuar. Según el Informe de Desarrollo Sostenible 2024, los avances en los 17 ODS y sus 169 metas están significativamente retrasados. Si el ritmo actual persiste, será imposible alcanzar estas metas en el tiempo previsto.

Por eso las empresas deben actuar ya. Invertir en sustentabilidad empresarial es crucial para no quedarse atrás en esta carrera hacia los ODS.

¿Quieres que tu empresa sea un líder en sustentabilidad? El primer paso es implementar un modelo de negocio que no solo busque la rentabilidad financiera, sino que también genere valor social, medioambiental y económico. La clave para esto es integrar los criterios ESG (ambientales, sociales y de gobernanza) en la estrategia corporativa.

El Rol del CFO en la Promoción de la Sustentabilidad

El CFO (Chief Financial Officer) juega un papel crucial en alinear las inversiones corporativas con los objetivos de sustentabilidad. Esto incluye:

1. Establecer objetivos basados en la ciencia para alcanzar el cero neto de emisiones.
2. Definir inversiones climáticas que reduzcan los Gases de Efecto Invernadero (GEI) y transformen modelos de negocio hacia prácticas más sostenibles.
3. Utilizar financiamiento vinculado a los ODS como incentivo para cumplir con los compromisos climáticos.
4. Comunicar a los inversionistas los compromisos climáticos para facilitar el acceso a capital sostenible.

‍

Estrategias para Lograr Metas de Finanzas Sostenibles

Según el Informe de Riesgos Globales 2024 del Foro Económico Mundial, los líderes empresariales deben definir estrategias claras para integrar la sustentabilidad en sus operaciones financieras. El Pacto Mundial de las Naciones Unidas, a través de su guía Forward Faster, propone las siguientes acciones clave:

• Adoptar principios de los CFO para alinear las finanzas con los ODS.

• Establecer metas claras para 2030 utilizando análisis comparativos.

• Divulgar de manera transparente las inversiones alineadas con los ODS.

• Desarrollar un marco sólido de finanzas sostenibles.

• Verificar los objetivos mediante evaluaciones externas para ganar credibilidad y confianza.

Integración de Objetivos de Sustentabilidad en la Estrategia Financiera Empresarial

Para las empresas mexicanas, es crucial integrar la sustentabilidad en su estrategia financiera. Aquí algunos pasos clave:

1. Asignación eficiente de recursos. Enfocar las inversiones en proyectos con alto retorno sobre la inversión (ROI) y que contribuyan a los ODS.
2. Fomento de una cultura corporativa sustentable. Capacitar al personal e incentivar la adopción de prácticas sostenibles.
3. Colaboración con proveedores y clientes. Trabajar junto con proveedores para reducir la huella ambiental y garantizar que toda la cadena de valor adopte prácticas sostenibles.
4. Desarrollo de productos y servicios sostenibles. Promover soluciones que minimicen el impacto ambiental, como el pago digital en el sector Fintech.
5. Adopción de herramientas de digitalización. Optimizar procesos internos con tecnologías que reduzcan el uso de recursos y mejoren la eficiencia energética.
6. Monitoreo y análisis de datos en sustentabilidad. Implementar herramientas que permitan a los CFOs tomar decisiones estratégicas basadas en el desempeño ambiental de la empresa.
7. Implementación de tecnologías verdes. Usar tecnologías de eficiencia energética y energías renovables para reducir el impacto ambiental y mejorar la sostenibilidad operativa.
8. Cumplimiento normativo en materia de sustentabilidad. Alinear las operaciones con las regulaciones ambientales nacionales e internacionales, garantizando transparencia y responsabilidad.
9. Obtención de certificaciones en sustentabilidad. Obtener certificaciones internacionales, como ISO 14001, que avalen los esfuerzos en sustentabilidad, es crucial para fortalecer la reputación corporativa.

Implementando estas estrategias, los CFOs pueden ayudar a sus empresas a cumplir con los objetivos de sustentabilidad, mejorar la responsabilidad social corporativa y obtener ventajas competitivas en el mercado mexicano.

Los propios responsables de Finanzas han subrayado la importancia de las inversiones corporativas para alcanzar los objetivos del Acuerdo de París. Estas inversiones no solo buscan cumplir con los compromisos climáticos, sino también generar valor sostenible a largo plazo.

En este sentido, es importante recordar que en el reciente Foro de Inversión en los ODS durante la COP28, la Coalición de Directores Financieros del Pacto Mundial de las Naciones Unidas anunció un ambicioso plan para crear un mercado de 10 mil millones de dólares destinado a financiar proyectos alineados con los Objetivos de Desarrollo

Beneficios de la Sustentabilidad Empresarial

¿Por qué las empresas mexicanas deben ser sustentables?

La pregunta se responde sola si se tienen en cuenta los beneficios que se obtienen al adoptar estrategias de sustentabilidad. Algunos ejemplos:

• Impulsar la innovación al desarrollar soluciones más eficientes y responsables.
• Mejorar el posicionamiento en el mercado, destacando frente a competidores menos sustentables.
• Atraer y retener talento, ya que cada vez más empleados prefieren trabajar en empresas comprometidas con la sustentabilidad.
• Acceder a financiamiento sostenible, obteniendo créditos verdes y otros incentivos financieros.
• Generar confianza a través de la transparencia, fortaleciendo relaciones con clientes y socios.

Inversión en Tecnología para Crear Valor Sustentable

Si el rol del CFO es clave para alinear las inversiones y cumplir con los ODS, la tecnología es un factor fundamental para optimizar recursos y reducir el impacto ambiental.

Un ejemplo claro es el uso de soluciones de digitalización de viáticos, como Okticket. Esta herramienta automatiza la gestión de recibos y facturas

Una de las formas más sencillas y efectivas de contribuir a la sustentabilidad es a través de la digitalización de procesos. Soluciones como Okticket permiten a las empresas automatizar la captura, procesamiento y gestión de recibos y facturas, eliminando el uso de papel y reduciendo el consumo energético.

Este dato es muy importante, ya que hay estudios que han demostrado que la digitalización puede evitar la emisión de 142,000 toneladas de CO2. Además, el uso de la nube permite que las empresas mexicanas ahorren hasta un 70% en energía.

Cómo Okticket ayuda a las Empresas Mexicanas a Ser Más Eficientes y Ecológicas

Al adoptar Okticket, las organizaciones mexicanas pueden obtener una serie de beneficios que mejoran tanto su eficiencia como su compromiso con el medio ambiente:

1. Optimización del flujo de trabajo. La automatización de la gestión de gastos simplifica los procesos internos, permitiendo a los empleados enfocar su tiempo en tareas de mayor valor.
2. Visibilidad en tiempo real. Okticket proporciona acceso a los datos de gastos de manera instantánea, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas basadas en información actualizada.
3. Reducción de errores y fraude. Al automatizar la captura y gestión de recibos, se minimizan los errores humanos y se reducen las posibilidades de fraude interno.
4. Cumplimiento de normativas y auditorías. Las soluciones digitales permiten un mejor cumplimiento de regulaciones mexicanas e internacionales.
5. Reducción del impacto ambiental. Al eliminar el uso de papel y reducir el consumo de energía, las empresas mexicanas pueden alinearse con los objetivos de sostenibilidad globales, contribuyendo a la reducción de emisiones de CO2.

Con una inversión mínima, herramientas como Okticket pueden ser una pieza clave para mejorar la eficiencia y apoyar los objetivos de sustentabilidad, lo que también genera beneficios financieros y ambientales para las empresas mexicanas.

Conclusión

En resumen, la adopción de prácticas sustentables es más que una tendencia. Es una necesidad para garantizar la supervivencia a largo plazo de las empresas.

Las empresas mexicanas que adopten estrategias de sustentabilidad empresarial no solo contribuirán al bienestar de la sociedad y el medio ambiente. También se posicionarán como líderes en su sector.

Con el apoyo de herramientas tecnológicas como Okticket, las organizaciones pueden optimizar sus operaciones, reducir costos y cumplir con los ODS, asegurando su éxito a largo plazo.

‍

‍

Más de 2.000 líderes empresariales y políticos, 150 oradores de alto nivel, 60 paneles de expertos… El Centro de Exposiciones Fundidora de Monterrey (antigua Nave Lewis) acogerá el México Business Summit 2024 los próximos días 26 y 27 de noviembre.

Se trata de un evento BSB único en su tipo que esta edición cuenta con el patrocinio Gold de Okticket México. ¡Te esperamos en nuestro stand!

La cumbre empresarial, organizada por México Business, ofrece una oportunidad inigualable de obtener perspectivas internas sobre las tendencias clave de la industria. Los asistentes tendrán ocasión de acceder a inteligencia empresarial práctica, generar clientes potenciales precalificados e identificar nuevas oportunidades en un entorno intersectorial único y de alto nivel.

En palabras de Jeroen Posma, CEO & founder de Mexico Business, "este Summit se ha convertido en el punto de referencia de la región para la gestión de negocios entre distintas industrias y reunirá a los más importantes decision-makers de las industrias claves del país, representantes políticos y líderes de cámaras empresariales y clusters industriales para debatir las tendencias que guiarán la evolución de la industria y la economía en México.

‍

Agenda del  México Business Summit 2024

El programa de México Business Summit 2024 girará en torno a ocho sectores clave para el desarrollo económico del país:

1. Energía

2. Nearshoring

3. Infraestructura

4. Automotriz

5. Aerospacial

6. Logística

7. Gas natural

8. Talento

De momento están programadas más de 60 ponencias, paneles y mesas redondas que prometen ser un hito en la manera en que se forjan los negocios en el país.

Falta por conocer el nombre de todos los oradores, pero ya se ha anunciado la presencia de personajes de la talla de Ulises Fernández, Secretario de Innovación y Desarrollo Económico del Ministerio de Economía de Gobierno del Estado de Chihuahua, Esperanza Ortega, Presidente de CANACINTRA, Kurt Ignacio Honold, Secretario de Economía de Baja California o Francisco González, Presidente Ejecutivo de INA.

El evento de negocios más importante del país se celebra en un momento clave para la inversión extranjera.

“Este Summit llega en uno de los mejores momentos que vive la economía mexicana, ya que el país es el noveno exportador en el mundo, el sexto destino con más inversión extranjera directa y el desempleo es de los más bajos en el mundo” (Edoardo Papini, Director de Mexico Business)

Está confirmada la presencia de países como Estados Unidos, Canadá, Francia, Reino Unido, Italia, Brasil, China y Corea, entre otros.

“La solidez del mercado laboral reforzará el consumo. La inversión se verá respaldada por los proyectos de infraestructuras públicas y por la deslocalización gradual de actividades manufactureras a México. México alcanzó un nuevo máximo histórico en Inversión Extranjera Directa (IED): 20 mil 313 millones de dólares en el primer trimestre de 2024” (Edoardo Papini)

¿Quieres acudir al México Business Summit 2024? Todavía puedes conseguir tu entrada.

‍

Se estima que los viajes corporativos en México crecerán entre un 5% y 7% en los próximos meses, según la Asociación Mexicana de Viajes Corporativos. ¿Te toca retomar tus viajes de empresa con frecuencia? En este artículo te compartimos algunas estrategias clave para que tu productividad no disminuya mientras estás en movimiento.

Desde la sala de espera hasta la elección de tu asiento, pasando por las apps que descargas en tu celular y la ropa que usas. Todos estos factores pueden impactar tu capacidad para trabajar de manera eficiente durante los viajes.

Networking en los aeropuertos: La productividad comienza en tierra

Si eres de los que pasan más tiempo en los aviones que en su carro sabes lo largas que pueden ser las esperas en los aeropuertos. ¿Por qué no aprovechar esas horas para trabajar o hacer networking?

En muchos aeropuertos, como el Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México, Monterrey o Guadalajara, existen lounges y áreas de trabajo diseñadas específicamente para viajeros de negocios. Estos espacios están equipados con WiFi de alta velocidad, estaciones de carga y áreas tranquilas para que puedas conectarte.

Si no cuentas con un boleto en clase Business, no te preocupes. Existen varias salas VIP a las que puedes acceder pagando por su uso. Algunas opciones disponibles en el Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México son el American Airlines Admirals Club, el Salón Premier de Aeroméxico, el VIPort Lounge y The Lounge Mexico de Global Lounge Network, entre otras.

En la página web del aeropuerto puedes ver todas las opciones para rentar espacios.

Si tienes planeadas reuniones durante tu trayecto, es fundamental vestirte de forma adecuada. Opta por prendas cómodas pero profesionales, ya que proyectar una imagen correcta es clave en cualquier encuentro de negocios. Además, asegúrate de elegir ropa que te permita estar cómodo durante las largas esperas o los vuelos prolongados.

Cómo elegir el mejor asiento en el avión para trabajar y ser productivo

Elegir el asiento adecuado puede influir directamente en tu capacidad para concentrarte. Volar en Primera Clase no siempre es posible, pero puedes optar por ubicaciones que te permitan aprovechar el tiempo en el aire.

Las mejores filas para trabajar en el avión

Para maximizar tu productividad, las filas delanteras del avión suelen ser las más recomendables, ya que el ruido de los motores es menos perceptible. Además, seleccionar un asiento junto a la ventana te dará mayor privacidad y evitará interrupciones de otros pasajeros.

De acuerdo con un estudio de Skyscanner, el asiento 6A es considerado uno de los mejores para trabajar. En cambio, la peor opción sería el 31E, en la parte trasera del avión.

¿Qué pasa con los asientos en las salidas de emergencia o cerca de las mamparas? Estos ofrecen más espacio para las piernas, pero ten en cuenta que los asientos en las salidas de emergencia no suelen ser reclinables. En las filas detrás de una mampara puedes estar más cómodo, pero podrías estar cerca de bebés o niños pequeños.

Es recomendable evitar las últimas filas, los asientos centrales y las zonas cercanas a los baños o a la cocina,  donde el movimiento constante de personas puede afectar tu concentración.

Además, asegúrate de que el asiento cuenta con acceso a un enchufe para mantener tus dispositivos cargados.

Puedes consultar los mapas de asientos en sitios como SeatMaps o SeatGuru para asegurarte de elegir el mejor lugar según tus necesidades.

Cómo mantener la productividad en viajes de empresa: Consejos para trabajar en vuelos largos

Trabajar durante un vuelo largo es totalmente posible si aplicas las estrategias correctas. Ya estás en el avión, sentado en el asiento que elegiste y es momento de sacar la computadora.

Aquí te compartimos algunos consejos prácticos para que aproveches el tiempo y seas productivo durante tus viajes de negocios.

Prepara tu trabajo para usar sin conexión

Para evitar contratiempos cuando los dispositivos deben estar en "modo avión", descarga todos los documentos y archivos que vayas a necesitar antes de abordar. También, asegúrate de que las aplicaciones que usas funcionen sin conexión a Internet.

Mantén tus dispositivos cargados

Es vital que tus dispositivos móviles estén completamente cargados antes del vuelo. Lleva contigo una batería portátil para asegurar que puedas seguir trabajando, incluso si el avión no cuenta con enchufes en tu asiento.

Utiliza audífonos con cancelación de ruido

Para concentrarte mejor y minimizar las distracciones, usa audífonos con cancelación de ruido. Son una excelente inversión, pues te permitirán trabajar sin interrupciones, bloqueando el ruido del vuelo y del ambiente.

Prioriza tus tareas más importantes

Empieza por las tareas más urgentes cuando estés más concentrado. Y deja las actividades más sencillas para el final del vuelo, cuando es probable que te sientas más cansado.

No olvides hidratarte y descansar

Es importante que hagas pausas para descansar y te mantengas hidratado. Una persona cansada y deshidratada no es productiva. Tómate tiempo para estirarte, moverte un poco y beber agua durante el vuelo.

Las mejores apps móviles para viajeros de negocios en México

Cuando viajas por trabajo, las herramientas adecuadas pueden hacer una gran diferencia en tu productividad.  Conoce algunas aplicaciones móviles imprescindibles para no perder el ritmo.

Apps para acceder a salas VIP en aeropuertos

Si acostumbras utilizar las salas VIP en los aeropuertos para trabajar o hacer networking, aplicaciones como LoungeBuddy son esenciales. Esta app te proporciona toda la información sobre las salas VIP disponibles, te permite buscar la más cercana y hasta comprar pases de acceso, incluso si no viajas en clase ejecutiva. Ideal para aprovechar el tiempo muerto en los aeropuertos.

Herramientas de productividad para organizar tu trabajo

Además, no pueden faltar herramientas que te ayuden a mantener la organización y productividad durante tus viajes.  Aplicaciones como Trello son excelentes.

Esta app de gestión de tareas te permite visualizar y administrar proyectos desde cualquier lugar. Es ideal para quienes manejan múltiples proyectos mientras están en movimiento.

Por otro lado, Evernote es una herramienta indispensable para tomar notas rápidas, crear listas de tareas y organizar ideas sobre la marcha. Asegúrate de que no se te pase ningún detalle durante tus reuniones o mientras viajas.

Y si quieres mantenerte en contacto permanente con tu equipo, Slack es una buena opción.

La mejor herramienta para la gestión de gastos de viaje corporativos

Si eres un viajero de negocios, sabes que realizar compras durante tus desplazamientos es inevitable. Para solicitar el reembolso, tienes que conservar tickets y facturas. Pero ¿Cuánto tiempo te lleva hacer el reporte de todos esos gastos?

Aquí es donde Okticket, una solución de gestión de gastos corporativos, entra en juego. Esta herramienta avanzada te permite optimizar la gestión de viáticos de manera rápida y eficiente.

Ventajas de Okticket para empresas mexicanas

• Ahorro de hasta el 80% en tareas administrativas. Con la capacidad de escanear, registrar y categorizar gastos de forma automática, Okticket te permite dedicar más tiempo a tus actividades laborales importantes, eliminando las tareas manuales.
• Información financiera siempre accesible y organizada. Los responsables financieros de tu empresa pueden visualizar los gastos en tiempo real.
• Integración completa con los principales sistemas de contabilidad. Okticket se integra sin problemas con las plataformas más utilizadas en México.
• Conciliación automática de gastos. Con Okticket, los gastos realizados con tarjeta corporativa se registran y concilian de forma automática.
• Compatibilidad con múltiples monedas y divisas. Ideal para empresas mexicanas con operaciones internacionales, facilitando la conversión automática de los gastos en moneda extranjera a pesos mexicanos o euros.

Okticket: La solución más eficiente para la gestión de gastos corporativos

En definitiva, Okticket es una de las mejores herramientas para gestionar viáticos y gastos de viaje en empresas mexicanas. Su capacidad para reducir la carga administrativa y optimizar el tiempo dedicado a reportar gastos la convierte en una solución ideal para empresas que buscan mejorar la productividad y el control financiero.

¡Contáctanos y descubre cómo Okticket puede transformar la gestión de gastos en tu empresa!

‍

En un mundo empresarial donde el tiempo es dinero, la automatización de informes de gastos reduce horas de trabajo manual y minimiza errores. También transforma por completo la forma en que las empresas gestionan sus finanzas.

Implementar reportes digitales rápidos y eficientes es el primer paso hacia una gestión de gastos más inteligente y rentable. Las empresas que lo han hecho han ahorrado hasta un 50% en tiempo y un 60% en costos operativos (fuente: KPMG).

En este artículo te presentamos las ventajas más importantes. Pero antes de entender por qué es crucial contar con informes de gastos digitales, debemos explicar qué son estos documentos.

¿Para qué sirven? ¿En qué se diferencian de los reportes manuales? ¿Es posible crear informes en cuestión de segundos? Sigue leyendo y descubre las respuestas a estas preguntas.

¿Qué son los informes de gastos empresariales?

Para los departamentos financieros, gestionar informes de gastos de empresa puede ser una de las tareas más tediosas. Sin embargo, son imprescindibles para asegurar un control adecuado de los gastos de los equipos.

Estos informes recopilan detalles como las fechas de los desembolsos, montos o descripciones de los gastos. También se incluyen los comprobantes asociados (facturas o recibos).

Su principal función es ayudar a la empresa a mantener un seguimiento riguroso de los gastos., asegurando que se ajusten a las políticas internas.

Además, los informes son esenciales para facilitar los reembolsos cuando los empleados cubren gastos de su bolsillo. Son especialmente útiles en el manejo de pagos relacionados con viajes de negocio. Alojamiento, alimentación, transporte, gasolina, peajes o kilometraje. son gastos reembolsables incluidos.

Este proceso permite a las empresas gestionar eficientemente los gastos. Al mismo tiempo, se aseguran de que los desembolsos están en línea con las normativas corporativas.

Diferencias entre reportes de gastos digitales y manuales

El método que elijas para gestionar tus gastos influye directamente en la eficiencia del proceso. Las notas de gastos manuales tienden a ser más lentas, consumen más recursos y son propensas a errores humanos.

Por otro lado, los informes digitales se generan mediante soluciones especializadas o plataformas en línea.

Dichas herramientas recopilan la información automáticamente, la organizan en categorías predefinidas y generan reportes detallados. En solo unos clics.

Principales características de los informes de gastos digitales

Los informes digitales presentan una serie de ventajas clave para la gestión de los gastos en empresas mexicanas.

1. Los empleados pueden escanear o tomar fotos de sus tickets o facturas, sin necesidad de almacenar documentos físicos.
2. El software categoriza automáticamente los gastos y realiza cálculos precisos. Esto reduce significativamente los errores comunes en la entrada de datos manual.
3. Algunos sistemas permiten la conciliación bancaria con las tarjetas de empresa. Esto facilita la importación automática de las transacciones, agilizando aún más el proceso.
4. Los reportes digitales pueden ser gestionados desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de dispositivos móviles. De esta forma, los empleados pueden actualizar sus informes en tiempo real. Y los supervisores aprobarlos de manera remota, sin importar su ubicación.
5. La información financiera está protegida con medidas de seguridad avanzadas y almacenamiento en la nube. Esto asegura su integridad y disponibilidad a largo plazo.

En conclusión. Los reportes digitales permiten una recopilación y organización más efectiva de la información relacionada con los gastos de la empresa, facilitando su revisión, aprobación y reembolso de manera rápida y eficiente.

Esto reduce los errores y el tiempo dedicado a las tareas administrativas. También proporciona mayor control y visibilidad sobre los gastos empresariales, mejorando la toma de decisiones financieras.

Ventajas de la automatización de informes de gastos

Adoptar la automatización en la creación de informes de gastos tiene múltiples beneficios para las empresas. Aquí te presentamos las principales ventajas de este proceso:

1. Velocidad y eficiencia

Con la automatización, los informes de gastos se generan y envían en cuestión de minutos, eliminando el uso de papel y reduciendo los tiempos de espera que suelen acompañar los métodos manuales.

2. Mayor precisión y menos errores

La automatización minimiza los errores humanos, como cálculos incorrectos o clasificaciones erróneas. Las herramientas digitales incluyen validaciones automáticas que aseguran que los datos cumplan con las políticas internas, lo que resulta en mayor consistencia y precisión en los informes.

3. Accesibilidad en todo momento

Los reportes digitales están disponibles desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Esto permite que tanto empleados como gestores revisen y aprueben gastos de forma ágil, sin importar su ubicación.

4. Control financiero en tiempo real

Las soluciones digitales ofrecen visibilidad en tiempo real de los gastos, lo que permite un mayor control y facilita la gestión de presupuestos, al poder tomar decisiones basadas en datos actualizados.

5. Análisis de datos eficiente

Los sistemas automatizados facilitan el análisis de los datos, permitiendo identificar tendencias de gasto, áreas de mejora o posibles fraudes. Este análisis se puede hacer de forma rápida y con un alto grado de precisión.

6. Integración con otros sistemas

Los informes automatizados se pueden integrar fácilmente con otros sistemas de gestión empresarial o contabilidad, optimizando la fluidez de la información y mejorando la eficiencia en la administración general de la empresa.

7. Reducción de costos y sostenibilidad

Al eliminar el uso de papel y reducir los procesos manuales, las empresas no solo ahorran en costos operativos, sino que también disminuyen su impacto ambiental, alineándose con iniciativas de sostenibilidad.

8. Mejora en la experiencia de los usuarios

Las plataformas digitales son intuitivas, lo que facilita la creación y envío de informes, mejorando la experiencia tanto para empleados como para gestores. Esto también agiliza el proceso de reembolso para los empleados, haciendo el proceso más eficiente.

9. Seguridad de la información

Los sistemas automatizados utilizan encriptación y autenticación de usuarios para garantizar que la información sensible esté protegida contra accesos no autorizados.

10. Cumplimiento normativo

Las herramientas digitales ayudan a las empresas a cumplir con las regulaciones locales y globales, proporcionando registros detallados y fácilmente accesibles de todos los gastos.

En resumen, la automatización de informes de gastos es una solución clave para las empresas que desean mantenerse competitivas en un entorno digital en crecimiento.

¿Cómo generar reportes digitales en segundos?

Cuando se trata de elaborar un informe de gastos empresariales, es importante tener en cuenta que no existe un modelo único. Cada empresa puede personalizar su plantilla de acuerdo con sus políticas de gastos.

Sin embargo, hay ciertos elementos clave que siempre deben estar presentes: tipo de gasto, fecha, importe antes y después de impuestos, monto del IVA (o el equivalente local), identificación fiscal del proveedor, datos del empleado y la firma de quien presenta el informe.

Ejemplo de uso: Okticket

Realizar este proceso de forma manual puede ser tedioso y consumir tiempo, pero con herramientas como Okticket, el proceso se agiliza considerablemente. Los pasos son muy sencillos:

1. Captura el recibo: Toma una foto del ticket o factura con la cámara de la aplicación. La herramienta extrae automáticamente los datos clave, como la fecha, importe y categoría del gasto.
2. Categoriza y añade detalles: Asigna la categoría correspondiente y agrega detalles adicionales, como la finalidad del gasto o el número de personas en una comida de negocios.
3. Asocia el gasto: Asigna el gasto a la hoja de gastos correspondiente para tener un mejor control.
4. Revisión y aprobación: Antes de enviarlo para su aprobación, revisa que todos los datos sean correctos. Si eres administrador, puedes aprobar la hoja de gastos.
5. Descarga el informe: El informe de gastos puede descargarse fácilmente en formatos como PDF o CSV.

Además, la herramienta te permite filtrar la información y, desde la opción de "Vista avanzada", crear tableros personalizados para obtener la información más relevante en tiempo real.

Ventaja competitiva en el entorno empresarial de México

Este tipo de automatización es especialmente útil en el entorno empresarial mexicano, donde cumplir con las normativas fiscales, como la integración del CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), es crucial.

En este contexto, es fundamental destacar que Okticket facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

• Si ya cuentas con la factura, solo necesitas enviarla al sistema. Okticket extraerá el XML y PDF, los fusionará con el gasto y validará que la estructura sea correcta. Además, verifica que la factura no esté cancelada y que el proveedor no esté en la lista negra del SAT.
• Descarga automática de facturas. ¿Aún no tienes la factura? Okticket se conecta directamente con el SAT. Si la factura ya ha sido emitida, la descargará automáticamente y la combinará con el gasto.
• En caso de que necesites solicitar la factura, Okticket ayuda a las empresas a obtenerla en el tiempo y forma adecuado, asegurando el cumplimiento fiscal.

Este enfoque reduce el tiempo y esfuerzo, eliminando errores comunes en el manejo manual de gastos y acelerando el flujo de trabajo, lo que beneficia tanto a los empleados como a los administradores de finanzas.

¿Te gustaría aprovechar todos los beneficios de automatizar los informes de gastos? Ponte en contacto con nosotros y descubre cómo podemos ayudarte a optimizar la gestión de tus gastos empresariales.

‍

‍

Vuelve el ERP Summit México. “El mayor evento global sobre software y gestión” se celebrará el próximo día 24 de septiembre de 2024 en el Sheraton México City María Isabel.

Será una oportunidad única para conocer a los principales líderes y expertos del sector, quienes se reunirán para discutir las últimas tendencias, soluciones innovadoras y el futuro de la gestión empresarial.

Esta segunda edición cuenta con el patrocinio Gold de Okticket México. Pasa a visitarnos por nuestro stand y descubre de primera mano por qué somos la solución de gestión de viáticos que mejor se integra.  

También serás de los primeros en conocer el funcionamiento de nuestro nuevo OCR inteligente con aprendizaje automático.

Y hablando de Inteligencia Artificial…  ¿Quieres conocer un poco más sobre cómo impactará esta tecnología en finanzas? No te pierdas la ponencia de Manuel Domínguez, Líder en Alianzas Estratégicas de Okticket México. La charla, titulada “Más allá de los números: Revolucionando la predicción de gastos con IA”, tendrá lugar en la Sala Tulum, a las 12 horas.

En total, está prevista la participación de más de 30 conferencistas que abordarán temas de Innovación y Transformación Digital para diferentes sectores.

Agenda del ERP Summit México 2024

La conferencia inaugural correrá a cargo del Dr. Ricardo Zermeño González, CEO de Select.

Después subirán al escenario representantes de empresas líderes como Oracle NetSuite, Odoo o EDISA Latinoamérica.

El ERP Summit México 2024 contará con una sesión plenaria y 4 salas de segmentos. Además, el evento dispone de un área de exposición en la que participan los principales proveedores de software.

De momento ya han confirmado su participación más de 30 expositores y líderes empresariales de ERP, soluciones Cloud, Fintech, Ciberseguridad, Soluciones Fiscales, BI, CRM o IA, entre otros.

Como principal player del mercado, Okticket no podía faltar a la cita. En palabras de Luis López, Country Manager de Okticket México:

“En Okticket apostamos de forma decidida por los acuerdos de colaboración. Con nuestra participación en el ERP Summit buscamos precisamente eso: Dar a conocer nuestra tecnología y afianzar y establecer alianzas estratégicas. Apostamos por las integraciones bidireccionales y evolutivas, por lo que para nosotros es fundamental reforzar las alianzas con fabricantes e integradores.  Cada vez es más importante que los ERP se conecten con herramientas especializadas en digitalización, y en ese sentido Okticket es el complemento ideal para los sistemas de gestión empresarial”

En este enlace puedes ver la agenda completa.

¿Preparado para explorar innovaciones increíbles, descubrir nuevas soluciones y conectar con los líderes de la industria?

Y si no puedes esperar para conocer todo lo que Okticket tiene para ofrecerte, puedes ponerte en contacto con nosotros y te lo contamos.

‍