Tarjeta de empresa o reembolsos, ¿cuál es la mejor opción en viáticos corporativos?

Cuando se tienen viajes de negocios y se necesitan comprobar viáticos, la opción de toda la vida ha sido la del reembolso, ¿pero realmente es la más eficaz?

 En este artículo conocerás los pros y contras de los reembolsos y las tarjetas de empresa, podrás analizar la mejor opción para tu compañía en la comprobación de viáticos y gastos corporativos y obtener nuevas estrategias para tener un mayor control sobre ellos.

Primero, vamos a definir ¿Qué son los viáticos? De acuerdo a la definición de Cofide (Capacitación Empresarial), entendemos que estos son los pagos correspondientes a los gastos que se generan durante el viaje de negocios de un empleado, estos se brindan con el objetivo de que todas las actividades que conlleva dicho viaje sean cubiertas completamente por la compañía. 

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Las claves para optimizar la gestión de los viáticos

Tomando esto en cuenta y considerando que hay empresas que pueden tener empleados en viajes de negocio constantemente comprobando viáticos, veamos las opciones con las que cuentan para hacer frente a esto: 

1. Reembolsos: 

‍Es una opción práctica en el momento, ya que el empleado adelanta el dinero por su cuenta y la empresa no tiene que preocuparse por sacar dinero de la caja chica para dárselo al empleado. Las desventajas vienen después: 

• Comprobación manual: La persona que comprueba los gastos tiene que recuperar manualmente sus facturas, notas de gastos y hacer una relación de todo lo gastado para la aprobación del área correspondiente, invirtiendo mucho tiempo que podría dedicar a otra actividad de mayor valor para la empresa. 
• Revisión manual de gastos: El área de contabilidad de la compañía tiene que revisar uno a uno los gastos, incluidas las facturas y notas de gastos y asegurarse que todo está correcto. 
• Tiempo largo de espera: El empleado tiene que esperar que se hagan las comprobaciones pertinentes para recuperar su dinero y a veces tiene que esperar hasta fin de mes para recibir el depósito, lo que puede ser cansado para el/ella, ya que puede requerir el dinero pronto. 

2. Tarjetas de empresa:

En primer lugar, puede ser una opción que parece complicada, ya que se necesita sacar una tarjeta de crédito o débito con una entidad bancaria, pasar por solicitudes, aprobaciones y demás trámites. 

Pero no necesariamente tiene que ser as. Actualmente los procesos de solicitud de tarjetas bancarias para comprobación de gastos corporativos se han simplificado mucho y se pueden obtener tarjetas en tan solo unos días.

Teniendo esto en cuenta, las ventajas de contar con una tarjeta de empresa para la comprobación de gastos y viáticos corporativos son las siguientes: 

• Mayor control del dinero: La empresa tiene trazabilidad en tiempo real de los gastos y puede detectar cualquier incidencia pronto.
• Uso de la tecnología a favor de la empresa: Actualmente las tarjetas corporativas pueden ser también virtuales, lo que ayuda a que sean más seguras y evitar el robo, también se tiene la opción de apagar la tarjeta cuando no se va a utilizar por lo que se evitan cargos no deseados. 
• El empleado no tiene que adelantar dinero: En este caso, la persona que está pasando viáticos, no tiene que preocuparse de adelantar el dinero para hacer frente a los gastos y luego esperar a que se le haga el pago. ¡Solo necesita pagar con la tarjeta corporativa y listo!
• Menor tiempo invertido en comprobación de gastos: Tanto el empleado que pasa gastos constantemente, como el área de contabilidad de la empresa contarán con más tiempo libre para dedicarlo a otras tareas de mayor relevancia.  
• Límites de gasto: Ya sea una tarjeta de crédito o débito, la compañía puede establecer límites de gastos y evitar que el empleado se salga del presupuesto.

Finalmente, tomando en cuenta lo anterior, poco a poco, la transformación digital, está alcanzando a todas las empresas, desde las pequeñas hasta las transnacionales.

Por lo que considerar contar con un aliado, como Okticket, plataforma que ayuda a realizar una rápida y eficiente comprobación de gastos y viáticos corporativos puede ser una gran opción, ya que permitirá a los empleados ahorrar tiempo e invertirlo en tareas de mayor valor para la compañía, aumentar la deducibilidad, sincronizar las tarjetas de empresa con la app y evitar el fraude gracias a sus alertas personalizadas. 

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