El incumplimiento de la política de viáticos: ¿fallo del empleado o de la empresa?

Entender el comportamiento financiero de tus colaboradores es el primer paso para que se respeten las reglas de gasto internas.
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Se estima que la mitad de las empresas mexicanas enfrentan un problema común: el incumplimiento de la política de viáticos por parte de los empleados.

Pero eso no quiere decir que los colaboradores cometan irregularidades de forma voluntario. En muchos casos, el problema viene porque la propia organización dificulta el cumplimiento.

¿Por qué se incumple la política de viáticos?

Hay varias causas que provocan que no se cumplan las reglas internas. Estas son las más frecuentes

1. Desconocimiento real

Muchos colaboradores no saben que existe una política de viáticos clara, o no recuerdan sus detalles. Las empresas suelen entregar el documento al ingreso y olvidarse del seguimiento. Incluso puede ser que se actualice la política y no se comuniquen los cambios de forma adecuada.

2. Ambigüedad en la política de viáticos

Sin criterios claros (montos, categorías, límites por ciudad), es inevitable que haya errores o excesos. En ocasiones se utilizan expresiones como “viáticos razonables” o “gastos moderados”, que pueden ser interpretadas de forma distinta.

3. Procesos complejos y lentos

Un reporte de gastos manual y burocrático, desincentiva a los colaboradores. En esos casos, priorizan resolver su trabajo operativo y dejan el registro para después, o lo hace mal.

4. Falta de supervisión

Sin controles ni revisiones sistemáticas, el mensaje es que la política de viáticos no importa tanto.

Impacto del incumplimiento de la política de viáticos en Finanzas y Recursos Humanos

Sea por el motivo que sea, el impacto en las empresas del incumplimiento de las políticas internas de gastos es importante. Los dos departamentos en lo que el daño es más directo son el de Finanzas y el de Recursos Humanos.

  • Consecuencias para Finanzas: el incumplimiento genera errores contables, falta de visibilidad del gasto y problemas de deducibilidad fiscal (clave con el CFDI en México), principalmente.
  • Consecuencias para Recursos Humanos:  tensiones con empleados, reclamaciones por reembolsos rechazados y desmotivación, entre otros.

Cómo evitar el incumplimiento de las reglas de gasto

Como ves, tu organización tiene la responsabilidad directa de facilitar el cumplimiento de las políticas de gastos. ¿Cómo puedes lograrlo? Reforzando el documento con estas medidas:

  • Comunica la política con claridad: emplea lenguaje sencillo, envía recordatorios periódicos, facilita versiones resumidas…
  • Define límites y categorías específica: montos máximos por día o ciudad, tipos de gasto válidos, etc.
  • Audita de forma constante, no solo cuando hay un problema.
  • Simplifica el reporte con herramientas digitales que automaticen la captura de CFDI, validen montos y centralicen la información.

La tecnología como aliada en el control del gasto

En relación con este último punto, es importante recordar la importancia de contar con un software especializado en la administración de gastos corporativos y viáticos, como Okticket. ¿Qué puedes hacer con nuestra aplicación?

  • Escanear facturas y extraer datos automáticamente.
  • Vincular CFDI 4.0 y cumplir con requisitos del SAT.
  • Aplicar reglas de la política de viáticos en tiempo real.
  • Controlar presupuestos por área o proyecto.
  • Acelerar la revisión y aprobación de gastos.
Con Okticket se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integradas en nuestro ERP es toda una liberación. (Cupa Group)

Comparativa: Gestión de gastos manual vs. digital (con Okticket)

Conclusión

En definitiva. El incumplimiento de la política de viáticos es una responsabilidad compartida. El empleado tiene la obligación de ajustarse a alas reglas de gasto, pero las áreas financieras y de recursos humanos deben garantizar procesos claros, accesibles y auditables.

La mejor forma de evitar fugas de dinero y conflictos internos es apoyarse en soluciones de digitalización y automatización como Okticket. ¿Hablamos?

Descarga gratis la guía del fraude interno en viáticos

CFO & Gestión de gastos

La solución a tus necesidades en una sola herramienta

Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.

Ver funcionalidades
Gestión Okticket