Cómo diseñar una política de viáticos efectiva para cumplir con el SAT y reducir gastos
Fugas monetarias, errores en el CFDI, descontrol financiero, oportunidades de deducción fiscal desaprovechadas… Miles de empresas mexicanas pierden dinero por no contar con una política de viáticos clara y adaptada al SAT.
La importancia de este documento va más allá de una mera cuestión de orden interno. Sirve para evitar riesgos fiscales, contener el gasto e, incluso, generar ahorros.
¿Qué es una política de viáticos y gastos de viaje? ¿Cuáles son los pasos a seguir para que sea fácil de aplicar, pero que a la vez sea eficiente y esté adaptada al contexto fiscal mexicano? Sigue leyendo y conoce los pasos a seguir.
En este artículo te mostramos paso a paso cómo diseñar unas reglas de gasto que mantengan un equilibrio entre el control de los costos de desplazamiento y las necesidades de los viajeros de negocios.
¿Qué es una política de viáticos y por qué tu empresa necesita una?
Antes de empezar, es importante recordar que las políticas de gastos corporativos son el conjunto de reglas, procedimientos y límites que establecen cómo, cuándo y en qué condiciones los empleados pueden incurrir en gastos a nombre de la empresa.
Elementos esenciales de una política de gastos corporativos
Aplicado a los gastos de viaje profesionales, estas normas deben incluir unos puntos básicos:
- Tipos de gastos permitidos: dietas, transporte, hospedaje, alimentación, representación, etc.
- Límites por categoría, cargo o departamento.
- Formatos de justificación.
- Condiciones para solicitar anticipos.
- Responsables y flujos de aprobación.
- Plazos de presentación de los justificantes.
- Procedimiento de reembolso.
- Consecuencias en caso de incumplimiento.
Cómo diseñar una política de viáticos paso a paso
¿Por dónde empezar?
- Define qué gastos son reembolsables y cuáles no lo son.
- Fija los límites de gasto que vayas a aplicar. Pueden variar en función de la categoría, del tipo de viaje o de los días de duración, por poner un ejemplo.
- Decide qué personas están autorizadas para realizar gastos y qué responsables se encargarán de la aprobación y reembolso.
- Especifica los medios de pago aceptados (efectivo, tarjeta empresarial, transferencia, cheque, tarjeta digital vinculada...)
- Establece los requisitos que debe cumplir un justificante para que sea válido.
- Concreta cómo se solicitará el reembolso de gastos, quién debe aprobar la solicitud y cómo se abonará el reembolso.
Nombra a la persona o personas responsables de asegurar que se cumpla la política de gastos.
Beneficios de una política de gastos de viaje bien definida
El objetivo es obtener el control debido de todo el proceso de gestión de gastos viáticos y con ello:
- Evitar gastos no autorizados o fraude interno.
- Asegurar el cumplimiento ante el SAT.
- Reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas y los errores contables.
- Obtener trazabilidad.
- Garantizar el cumplimiento de las regulaciones fiscales.
- Mejorar la deducibilidad fiscal.
- Facilitar auditorías internas y externas.
- Optimizar el uso de los recursos financieros de la empresa.
- Fomentar una cultura de responsabilidad y transparencia en la gestión de los gastos.
Tips para evitar errores frecuentes
A la hora de diseñar una política de gastos viáticos hay una serie de errores comunes y que deberías evitar. A saber:
- No documentar la política por escrito.
- No comunicarla ni capacitar al personal.
- Hacerla demasiado restrictiva o ambigua.
- No actualizarla ante cambios fiscales o del negocio.
Consideraciones fiscales clave en México
Otra cuestión fundamental y que merecer ser tratada en detalle es tener en cuenta la realidad fiscal mexicana. Recuerda estos puntos críticos:
- Todos los gastos deben contar con factura electrónica CFDI válida para el SAT.
- RFC y CFDI deben coincidir con los datos fiscales de la empresa.
- Para que los viáticos sean deducibles, deben cumplir con requisitos específicos, incluyendo destino, duración y relación laboral.
- Los gastos de gasolina y transporte: requieren factura y medio de pago autorizado.
- Los gastos sin comprobante, fuera de política o sin relación con la actividad no son deducibles.
Si a esto le sumas el seguir utilizando procesos manuales que aumentan el error y la carga administrativa, probablemente no obtengas los resultados deseados.
Mejores prácticas para implementar una política eficaz
Por tanto, para una política de gastos corporativos eficiente pasa por:
- Alinear la política con la estrategia del negocio.
- Involucrar a finanzas, TI, RRHH y dirección general.
- Utilizar lenguaje claro y directo.
- Ofrecer ejemplos y escenarios frecuentes.
- Capacitar con regularidad y habilitar canales de consulta.
- Revisar la política al menos una vez al año.
Y, muy importante, automatizar la administración de viáticos y gastos corporativos.
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Aquí entran en juego soluciones como Okticket, diseñadas para recuperar el control de las notas de gastos y garantizar el cumplimiento fiscal.
¿Qué puede hacer Okticket por ti?
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- Reclamación y validación automática de CFDIs válidos ante el SAT.
- Configuración de reglas de política automáticas y personalizables.
- Control de límites de gasto por empleado y tipo de viárico.
- Aprobaciones y reembolsos rápidos.
- Informes listos para revisión contable o fiscal.
Conclusión
En definitiva. Las políticas de gastos corporativos son fundamentales para evitar sanciones, proteger la rentabilidad empresarial y mejorar la eficiencia operativa.
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