¿Sientes que la contabilización de facturas y tickets te consume demasiado tiempo? No eres el único. Cada año, empresas como la tuya pierden cientos de horas -el 5% de la jornada laboral- en tareas repetitivas como clasificar comprobantes, revisar montos o subir documentos al sistema.

Un proceso ya muy rebasado, que además de lento, se presta a errores, retrasa todo el procedimiento y puede traerte problemas con el SAT si no se gestiona correctamente.

En un entorno tan competitivo y dinámico como el actual, el tiempo sí es dinero. Por eso, automatizar este proceso no es solo una mejora operativa. También puede convertirse en una ventaja estratégica.

Automatización inteligente: el aliado del área financiera

La clave está en usar herramientas que combinen automatización e inteligencia artificial (IA) para contabilizar facturas electrónicas y tickets sin errores ni retrasos.

Cada vez más responsables financieros están apostando por estas soluciones.  De hecho, las tendencias internacionales apuntan hacia una prioridad clara: invertir en tecnología para modernizar la gestión y garantizar la competitividad.

Y en México, donde las reglas fiscales son exigentes y cambian seguido, automatizar la contabilización de gastos se vuelve aún más relevante.

OCR con IA: digitaliza, extrae y contabiliza sin complicaciones

Es importante considerar que la forma en la que se contabilizan facturas y tickets depende del marco fiscal, el tipo de comprobante (CFDI), el sistema contable utilizado y los procesos internos de cada empresa.

Por eso, la solución ideal es una que combine digitalización, Inteligencia Artificial y automatización. Como hace Okticket, que aplica IA para leer automáticamente los datos de comprobantes, clasificarlos y contabilizarlos conforme a la legislación mexicana.

Además, el sistema identifica automáticamente los datos fiscales obligatorios en México:

• RFC del proveedor
• Folio fiscal (UUID)
• Uso de CFDI
• Tipo de comprobante
• Desglose de impuestos

En resumen, todo lo necesario para cumplir con el SAT y evitar errores contables.

El proceso de automatizado paso a paso

Gracias a un OCR inteligente (Reconocimiento Óptico de Caracteres) integrado con tu sistema contable, la contabilización automática sigue estas etapas:

1. Captura el ticket o factura desde tu celular o reenvía los archivos PDF al sistema.
2. El sistema lee los datos clave: RFC del proveedor, fecha, monto, IVA, concepto, folio fiscal (UUID), etc.
3. Valida la información y detecta posibles errores o duplicados antes de registrarlos.
4. Clasifica los gastos automáticamente según el tipo (comidas, traslados, casetas, hospedaje, etc.) y los asigna a la cuenta y categoría correspondiente, según tu catálogo contable y políticas internas.
5. Envía los datos al ERP para su registro contable, sin que nadie tenga que picar información a mano. Esto asegura un registro preciso.

Este proceso reduce al mínimo el margen de error y elimina tareas repetitivas que consumen tiempo y recursos.

¿Cómo empezar? Automatiza paso a paso

¿Tu equipo todavía lleva el control de facturas como si fuera 2010? Ya es hora de modernizar ese proceso.

Aquí va lo bueno: Puedes dar el salto a la automatización en pocos pasos.

• Define tus objetivos. ¿Quieres ahorrar tiempo? ¿Mejorar la trazabilidad? ¿Evitar errores? ¿Cumplir con el SAT sin dolores de cabeza?
• Elige una herramienta confiable. Busca que tenga un OCR inteligente, integración con tu sistema contable, flujo de aprobación, alertas de errores y que esté pensada para el marco fiscal mexicano.
• Capacita a tu equipo en el uso de estas herramientas. Sobre todo, a quienes reportan gastos o los validan.
• Crea reglas contables para clasificar los gastos y asignar impuestos, centros de costo, etc.
• Establece flujos de aprobación personalizados.
• Haz pruebas piloto antes de implementarlo a gran escala.
• Mide los resultados: tiempo ahorrado, reducción de errores, eficiencia operativa, etc.

Ventajas de automatizar con la IA de Okticket

Okticket es una solución diseñada para empresas que quieren digitalizar y automatizar su gestión de gastos. Sus principales beneficios incluyen:

• Extracción de datos clave de facturas (fecha, monto, impuestos, proveedor, etc.), sin importar país, RFC, idioma o moneda.
• Captura de gastos desde el celular o reenviar los documentos digitalizados a un robot de procesamiento de PDFs.
• Integración bidireccional con plataformas como Intelisis, SAP, Microsoft, Oracle, Odoo o cualquier otro ERP.
• Detección de facturas duplicadas o con errores automáticamente.
• Registro digital y seguro al que puedes acceder cuando quieras.
• Ahorro de hasta un 80% el tiempo que hoy dedicas a tareas administrativas.
• Cumplimiento fiscal automatizado con la normativa del SAT.
• Control y trazabilidad total de los gastos.
• Impacto financiero directo: menos costos, más eficiencia.

El ROI de automatizar tu contabilidad

¿Vale la pena? Definitivamente. Según estudios, automatizar la contabilización de facturas puede ahorrarte más de 90 pesos por cada factura procesada. Súmale el tiempo que se libera para tareas más estratégicas y verás que el retorno de inversión es prácticamente inmediato.

Validación personalizada: Más control, cero sorpresas

Con Okticket puedes configurar flujos de aprobación a medida. Esto permite validar facturas según distintos criterios: monto, área, tipo de gasto o requisitos fiscales.

De esta forma, puedes detectar inconsistencias en montos, impuestos o conceptos antes de que el gasto llegue a contabilidad.

Conclusión: Automatizar es avanzar

Automatizar la contabilización de tickets y facturas ya no es un lujo: es una decisión estratégica que impulsa la productividad, reduce errores y libera tiempo para lo que realmente importa: hacer crecer tu empresa.

Si tu empresa sigue en lo manual, estás dejando dinero y eficiencia sobre la mesa.  Mejor enfócate en crecer y deja que la tecnología haga el trabajo pesado por ti.

¿Listos para dejar atrás el caos de los tickets y las facturas? Escríbenos hoy y te mostramos cómo Okticket puede ayudarte a optimizar la contabilidad y cumplir con el SAT sin complicaciones.

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Preguntas frecuentes sobre la contabilidad de facturas

¿Qué es la contabilización automática de facturas?

Es el proceso de registrar facturas electrónicas de forma digital con herramientas que usan IA y OCR, eliminando la captura manual de datos.

¿Cómo ayuda Okticket a cumplir con el SAT?

Extrae automáticamente el UUID, RFC, uso de CFDI, tipo de comprobante e impuestos, garantizando el cumplimiento fiscal en México.

¿Se puede integrar Okticket con mi sistema contable?

Sí, se integra con los principales ERPs del mercado, incluyendo Intelisis, SAP, Oracle, Microsoft y más.

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Okticket, la solución SaaS líder en la gestión de gastos viáticos, patrocina la edición de este año del IncMTY 2025, el festival de innovación y emprendimiento más influyente de América Latina.

Del 18 al 20 de marzo, el equipo de Okticket México estará presente en la Expo Future Now - Tech & Talent Fair, concretamente en el Stand 5A. Desde este espacio se llevarán a cabo demostraciones de producto que te mostrarán cómo puedes olvidarte del papeleo y los reembolsos engorrosos.

Festival IncMTY: Ecosistema para la innovación

IncMTY, impulsado por el Tecnológico de Monterrey y la Universidad Autónoma de Nuevo León, reunirá a más de 10.000 emprendedores, startups, inversionistas y corporaciones en Monterrey, México.

El evento es una plataforma ideal para la colaboración y el crecimiento empresarial, con conferencias magistrales, workshops y espacios de networking diseñados para impulsar la innovación y la digitalización.

En la edición de este año, el Festival IncMTY 2025 se llevará a cabo en múltiples sedes, incluyendo el Campus Mederos de la Universidad Autónoma de Nuevo León (UANL), el Tecnológico de Monterrey y Cintermex.

Sobre Okticket: Automatiza la administración de viáticos corporativos

Con una fuerte presencia en México, España, Portugal y Francia, Okticket ofrece una plataforma ágil y eficiente para la gestión de gastos corporativos, ayudando a las empresas a optimizar su tiempo y recursos.

Actualmente, 350.000 usuarios y 3.500 empresas de todos los tamaños y sectores confían en Okticket.

La participación en IncMTY 2025 refuerza el compromiso con el mercado mexicano y su objetivo de expandir el ecosistema digital.

¿Te gustaría ver demostraciones en vivo o recibir asesoramiento especializado para optimizar tus procesos financieros?  ¡Te esperamos en IncMTY 2025, en el Stand 5A!

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Manejar gastos de viaje y nos administrarlos correctamente puede traer como consecuencia la pérdida de miles de pesos en deducciones fiscales y sanciones del SAT. En México, los comprobantes fiscales en viáticos son esenciales para una gestión eficiente de los costos por desplazamientos laborales.

¿Requisito burocrático o herramienta clave para mantener la transparencia financiera de las empresas?  Garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales evita sanciones del SAT. Pero también optimiza el flujo de caja y la rentabilidad de la organización.

A lo largo de este artículo veremos cuáles son los requisitos fiscales para deducir viáticos, los riesgos de un mal manejo y las mejores prácticas para la correcta administración de estos gastos.

¡Evita errores costosos y optimiza tus finanzas empresariales!

Comprobantes fiscales en viáticos: qué son y por qué son clave para tu empresa

Cuando un trabajador tiene que desplazarse fuera de su lugar de trabajo y residencia por motivos laborales incurre en unos gastos. Pues bien, los comprobantes fiscales en viáticos son los documentos que respaldan dichos desembolsos.

Su correcta gestión puede evitar sobrecostos, mejorar el control financiero y garantizar la deducción fiscal ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Gastos de viáticos deducibles según el SAT

El SAT permite la deducción de los siguientes gastos de viáticos:

• Hospedaje
• Alimentación
• Transporte
• Renta de vehículos
• Otros gastos relacionados con la actividad laboral

Requisitos fiscales para la deducción de viáticos

La mayoría de estos gastos de viaje son deducibles. No obstante, para ello el comprobante fiscal en viáticos debe cumplir con una serie de requisitos.

1. Emisión de un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet)  

Cada gasto debe contar con un CFDI válido emitido por el proveedor del servicio en el que es obligatorio incluir:

• Nombre y RFC del proveedor
• Nombre y RFC de la empresa o trabajador que realiza el gasto
• Fecha de emisión
• Descripción detallada del servicio o producto adquirido
• Importe con desglose de impuestos
• Uso de CFDI adecuado

Si alguno de estos datos no se encuentran reflejados de manera adecuada en el comprobante, el SAT puede rechazar su validez.

2. Relación con el objeto de la empresa

Los gastos de viajes tienen que estar debidamente justificados y estar estrictamente relacionados con la actividad de la empresa.

3. Respetar los límites de deducción

El SAT establece unos límites que deben respetarse para que los gastos de viáticos sean deducibles.

Gastos de alimentación

• Nacionales: hasta $750 MXN por día.
• Internacionales: hasta $1,500 MXN por día.

Gastos de hospedaje

En territorio nacional no existe un límite específico, pero deben contar con un CFDI válido. Para aquellos se produzcan en el extranjero, el límite es de $3,850 pesos diarios .

Gastos de desplazamiento

Hay que presentar el comprobante fiscal de los billetes de transporte. Del mismo modo, es necesario documentar los gastos de kilometraje y disponer del CFDI para los peajes y estacionamientos.

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4. Utilizar medios de pago autorizados

Muy importante recordar que los pagos en efectivo pueden no ser válidos fiscalmente hablando. Por tanto, es mejor que los trabajadores que viajan paguen con medios electrónicos. Por ejemplo, tarjeta de crédito o débito empresarial, transferencia bancaria o cheques nominativos

Multas del SAT y riesgos de una mala gestión de viáticos en empresas

Un mal control de los comprobantes fiscales en viáticos puede derivar en el incumplimiento de los requisitos fiscales. Ahí es cuando llegan las sanciones y los problemas fiscales. Algunas consecuencias:

• La pérdida de la posibilidad de deducir el gasto. De forma directa, afecta a la carga tributaria de la empresa.
• Multas y sanciones del SAT por incumplimiento de requisitos fiscales. Un recordatorio: Las multas por emitir comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) con datos incorrectos o sin cumplir con los requisitos las multas van desde los 450 hasta los 670 pesos. Pero pueden llegar a superar los $112,000 MXN si se omiten complementos fiscales esenciales en las facturas.
• Fugas de dinero y fraudes internos, provocados por la falta de un control claro de los gastos.
• Impacto en la liquidez al no optimizar pagos y reembolsos.

Por tanto, es crucial que las empresas mantengan un control riguroso sobre los gastos de viaje y los viáticos.

Cómo optimizar los comprobantes fiscales en viáticos para deducción fiscal

Tampoco está de más implementar procesos eficientes. ¿Qué se recomienda?

1. Digitalizar la gestión de viáticos con un software especializado que automatice el registro y validación de CFDI.
2. Establecer políticas claras de gastos.
3. Implementar tarjetas corporativas con límites predefinidos.
4. Realizar auditorías periódicas.
5. Capacitar a los empleados en el correcto uso de comprobantes fiscales en viáticos y la importancia de la documentación fiscal.

Automatización: la clave para un control financiero eficiente

Para no dejar nada al azar, lo más operativo es utilizar una solución digital que permita automatizar la gestión de los gastos de empresa. Aplicaciones como Okticket ofrecen grandes beneficios:

• Agilizan la gestión administrativa.  Okticket simplifica el proceso de captura, validación y aprobación de gastos en una plataforma centralizada.
• Cumplen con la normatividad del SAT, asegurando la deducción de gastos.
• Brindan control financiero en tiempo real, lo que permite un monitoreo preciso de los gastos y mejora la toma de decisiones basadas en datos.
• Previenen fraudes y errores. Gracias a su integración con sistemas contables y ERP, Okticket evita irregularidades y garantiza la transparencia en los reportes de viáticos.

Preguntas Frecuentes sobre los Comprobantes Fiscales en Viáticos

¿Por qué es importante contar con comprobantes fiscales en viáticos?

Los comprobantes fiscales en viáticos son necesarios para garantizar la deducibilidad de los gastos y cumplir con las regulaciones del SAT. Sin ellos, la empresa puede enfrentar multas y los gastos pueden no ser deducibles.

¿Es obligatorio contar con CFDI para deducir viáticos?

Sí, el SAT exige un CFDI válido para cualquier gasto de viáticos que se quiera deducir.

¿Cuáles son los errores más comunes en la gestión de viáticos?

Entre los errores más frecuentes encontramos los siguientes:

• No solicitar un CFDI con el RFC de la empresa.
• Pagar en efectivo y no contar con un justificante.
• No justificar la relación del gasto con la actividad empresarial.
• Superar los límites establecidos por el SAT sin la documentación adecuada.

¿Existen límites para la deducción de viáticos?

Sí, el SAT establece ciertos límites para la deducción de viáticos, por ejemplo:

• Alimentación en México: Hasta $750 MXN por día.
• Alimentación en el extranjero: Hasta $1,500 MXN por día.
• Hospedaje: Debe contar con CFDI, pero no tiene un límite específico.

¿Qué pasa si un empleado no entrega los comprobantes de los gastos de viaje?

La empresa puede optar por no reembolsar el gasto o registrarlo como un gasto no deducible, afectando su carga fiscal.

¿Se pueden reembolsar viáticos sin comprobante fiscal?

Sí, pero estos gastos no serán deducibles para la empresa y podrían considerarse ingresos adicionales para el trabajador.

¿Cuáles son los gastos de viáticos no deducibles?

De lo comentado en este post se desprende que hay una serie de gastos viáticos que no son deducibles. Entre otros:

• Consumos en bares y centros de entretenimiento sin relación laboral.
• Propinas y gastos personales sin CFDI.
• Gastos de transporte sin factura (por ejemplo, taxis sin CFDI).
• Viáticos pagados en efectivo sin respaldo documental.
• Hospedajes o consumos de terceros que no sean empleados de la empresa

¿Qué medios de pago se deben utilizar para que los viáticos sean deducibles?

El SAT exige que los viáticos se paguen con medios electrónicos, como tarjeta de crédito, débito o transferencia bancaria. Los pagos en efectivo pueden perder su validez fiscal.

¿Cómo pueden las empresas reducir fraudes en la gestión de viáticos?

Las mejores prácticas incluyen:

• Uso de tarjetas corporativas con límites predefinidos.
• Implementación de un sistema de aprobación de gastos.
• Digitalización y auditoría frecuente de los comprobantes fiscales en viáticos.

Conclusión

Cumplir con los requisitos fiscales de viáticos en México es clave para evitar problemas con el SAT y optimizar la deducción de gastos empresariales. Implementar herramientas digitales como Okticket ayuda a mejorar el control financiero, reducir errores y fortalecer la eficiencia operativa de la empresa.

¡Optimiza hoy mismo la gestión de viáticos de tu empresa!

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¿La administración de facturas se te atraganta? Imagina una gestión sin complicaciones, en la que solo tardes el tiempo que te lleve abrir una app y hacer un par de clicks. Esa opción es real y tiene un nombre: OCR de facturas.

Esta herramienta permite escanear, interpretar y extraer información clave de las facturas de manera automática. El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), por tanto, elimina la necesidad de ingresar datos manualmente y reduce los errores humanos.

¿Qué es el OCR de facturas y cómo funciona?

El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) es una tecnología que convierte documentos escaneados o digitales en datos estructurados y editables. En la gestión de facturas, este proceso facilita la automatización de la captura de información y su integración con sistemas contables y de gestión de gastos.

Proceso de digitalización de facturas con OCR

1. Captura del documento

El primer paso consiste en cargar los datos de la factura en el sistema. Esto puede hacerse de dos formas:

• Factura física: Se escanea o se toma una foto del documento y se sube al software.
• Factura digital: Se carga el archivo directamente en la plataforma OCR.

2. Extracción y procesamiento de datos

Una vez que el sistema recibe la factura, el OCR entra en acción:

• Escanea y detecta los diferentes campos de información dentro del documento.
• Extrae datos clave, como pueden ser el RFC, el importe total, la fecha, los impuestos o el concepto del gasto.

3. Validación y almacenamiento en la nube

El siguiente paso es validar la información extraída para detectar errores o inconsistencias. Si está todo correcto, se conecta con los sistemas contables para generar los asientos correspondientes.

Los documentos digitalizados se almacenan en la nube de forma segura, asegurando el acceso a la información en cualquier momento, incluso después del cierre fiscal.

OCR inteligente: La evolución de la automatización financiera

Hasta ahí un resumen de lo que ofrece un OCR de facturas tradicional. Ahora, toma esa tecnología y añádele inteligencia artificial. Las posibilidades se multiplican.

Gracias a la combinación de IA y machine learning, los OCR inteligentes ya no se limitan simplemente a leer los documentos. Ahora también han aprendido a identificar patrones y mejorar su precisión.

Hablamos de un nivel superior de automatización.

Diferencias entre OCR tradicional vs OCR con IA

El OCR inteligente es una versión avanzada del reconocimiento óptico de caracteres que utiliza inteligencia artificial y machine learning para mejorar la precisión en la extracción y procesamiento de datos. A diferencia del OCR tradicional, que solo reconoce texto y números, el OCR inteligente:

• Comprende el contexto de la información. Puede diferenciar entre distintos tipos de documentos y extraer datos específicos según el formato de cada factura.
• Aprende y mejora continuamente. A medida que se procesan más facturas, el sistema se vuelve más preciso al identificar información clave y corregir errores comunes.
• Detecta fraudes y anomalías. Gracias a algoritmos avanzados, el OCR inteligente puede identificar inconsistencias en las facturas y alertar sobre posibles irregularidades.
• Se integra con sistemas de automatización. Permite la sincronización con los ERP y plataformas de gestión de gastos para una administración más eficiente y sin intervención manual.

En la siguiente tabla puedes ver una comparativa resumida de un OCR tradicional y un OCR inteligente.

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Beneficios del OCR de facturas en la gestión de viáticos

Implementar un sistema OCR para facturas ofrece múltiples ventajas para las empresas que manejan un alto volumen de comprobantes y requieren agilidad en la gestión financiera. A continuación, te explicamos cómo esta tecnología puede optimizar tu operación.

1. Ahorro de tiempo y reducción de carga administrativa

Como ya no es necesario capturar manualmente los datos de cada factura, el tiempo dedicado a tareas repetitivas se reduce significativamente.

2. Menos errores, más precisión

La automatización minimiza los errores humanos en la captura de datos, evitando discrepancias que pueden generar problemas contables.

3. Cumplimiento fiscal asegurado

En México, donde la facturación electrónica es obligatoria, contar con un sistema OCR garantiza que los datos sean capturados correctamente y en cumplimiento con las regulaciones del SAT.

Esto permite a las empresas asegurarse de que sus gastos sean 100% deducibles, evitando problemas fiscales derivados de facturas mal registradas o inválidas.

4. Integración con otros sistemas financieros

Uno de los grandes beneficios del OCR es su capacidad para conectarse automáticamente con el ERP, software de contabilidad o plataforma de gestión de gastos. Así se facilita la trazabilidad y la toma de decisiones basada en datos.

5. Mayor control y visibilidad de los gastos

Al digitalizar las facturas y extraer la información en tiempo real, las empresas pueden monitorear sus gastos de manera instantánea. Esto permite:

• Identificar patrones de gasto y oportunidades de ahorro
• Detectar irregularidades o gastos no autorizados
• Optimizar presupuestos y mejorar la planificación financiera

El papel del OCR en la recuperación de facturas CFDI

Como acabamos de ver, el OCR inteligente se adapta al Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), un documento clave para la facturación electrónica en nuestro país.

Sin embargo, las empresas a menudo enfrentan problemas con la recuperación y validación de estos comprobantes, lo que puede generar inconsistencias en la contabilidad y problemas con el SAT.

Aplicado a la recuperación de CFDI, un OCR de facturas permite:

• Escanear y extraer automáticamente los datos de facturas impresas o en PDF para su validación en el portal del SAT.
• Comparar la información extraída con la base de datos del SAT, asegurando que el CFDI sea válido y cumpla con los requisitos fiscales.
• Automatizar la conciliación de facturas, reduciendo el riesgo de errores y facilitando la gestión fiscal de la empresa.

Esta recuperación de facturas es fundamental para evitar pérdidas de información y mejorar el cumplimiento fiscal.

Qué debe ofrecer un buen software de OCR para facturas

Al elegir un programa que integre tecnología OCR para facturas, es fundamental que cumpla con ciertas características clave para optimizar la gestión de gastos y garantizar su eficiencia.

• Precisión en la extracción de datos, principalmente de la información clave de los CFDI.
• Posibilidad de edición y validación manual para corregir posibles errores.
• Almacenamiento de los datos extraídos en un entorno seguro y accesible en cualquier momento.
• Rapidez y eficiencia
• Fiabilidad y baja tasa de errores
• Integración con sistemas contables para que los datos digitalizados se exporten automáticamente y no requieran ingreso manual.
• Para garantizar la validez de los documentos digitalizados, es ideal que el software esté homologado o cumpla con los lineamientos del SAT. Esto evita la necesidad de conservar archivos físicos y asegura que, en caso de auditoría, los documentos digitalizados sean suficientes.

OCR inteligente de Okticket: automatización y precisión en la gestión de facturas

Aunque la tecnología ha experimentado una gran evolución, no todos los sistemas de reconocimiento óptico de caracteres ofrecen el mismo nivel de precisión, adaptabilidad y cumplimiento normativo.

En este contexto, Okticket ha desarrollado un OCR avanzado, diseñado específicamente para optimizar el procesamiento de facturas y comprobantes de gasto de manera rápida, segura y alineada con las normativas fiscales.

La tecnología de PelAIo se adapta a las necesidades del mercado mexicano, asegurando el cumplimiento con las normativas fiscales del SAT y mejorando la eficiencia operativa de las empresas.

A continuación, te explicamos cómo nuestra solución puede ayudarte a optimizar la gestión de gastos y maximizar la deducibilidad fiscal:

• Con Okticket, el proceso de captura de datos se automatiza completamente. Ya no es necesario ingresar manualmente la información de cada factura, lo que reduce el margen de error y mejora la precisión en los reportes financieros.
• Nuestro OCR está diseñado para cumplir con la normativa del SAT, asegurando que todas las facturas sean válidas y deducibles. Además, facilita la verificación de CFDI.
• Detecta automáticamente posibles irregularidades en las facturas, como pagos en efectivo que excedan los límites permitidos o gastos no autorizados por la empresa. Esto contribuye a minimizar fraudes internos y garantiza el cumplimiento de las políticas de gastos.
• Reconoce facturas en distintos idiomas y monedas, asegurando la conversión y validación adecuada de cada gasto según las normativas fiscales correspondientes.
• Integración con los ERP más utilizados en México, permitiendo la sincronización automática de datos contables y facilitando el acceso a la información financiera en tiempo real.

Conclusión: Digitalizar para optimizar

La automatización con OCR inteligente es clave para mejorar la gestión de gastos empresariales y garantizar el cumplimiento fiscal en México.

Di adiós a la administración manual de facturas y optimiza el control financiero con Okticket. ¿Hablamos?

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Las informaciones de los últimos días apuntan a que los viajes de negocios en México crecerán un 9% en 2025. Dado que los desplazamientos de trabajo son parte fundamental de la estrategia empresarial, es necesario revisar periódicamente los mecanismos de control de viáticos empresariales.

No hace falta volver a explicar que un mal manejo de los gastos de viaje profesionales puede derivar en costos innecesarios, fraudes o incumplimientos fiscales que afecten la rentabilidad y el cumplimiento con el SAT.

A lo largo de este artículo, exploramos las mejores prácticas para gestionar viáticos de manera eficiente. ¿Preparado para posicionar tu organización a la cabeza en eficiencia financiera?

Control de viáticos empresariales: Cómo establecer una política de gastos de viaje eficiente y automatizadas

Sin una política de gastos de viaje clara y bien planificada difícilmente podrás llevar un control de viáticos eficaz. Recordamos los puntos clave que no pueden faltar en este documento:

Define montos máximos por destino

Lo recomendable es definir límites por categoría en función del destino. Ten en cuenta que un hotel en Ciudad de México no cuesta lo mismo que uno en Monterrey, por poner un ejemplo.

Algunas empresas incluso ajustan los montos según la jerarquía del empleado (ejecutivos, gerentes, operativos).

Establece un procedimiento claro de solicitud

También es importante que los empleados informen de cuándo tienen que avisar de que van a salir de viaje y de cómo deben hacerlo. Esto resulta especialmente útil en el caso de que soliciten un anticipo.

Dispón el proceso de reembolso

Este aspecto agrupa varias cuestiones delicadas porque no es raro que los colaboradores las pasen por alto.

Documentación requerida para justificar los datos

Para garantizar la deducción fiscal ante el SAT es necesario tener:

• Facturas electrónicas con RFC de la empresa.
• Tickets de transporte con folio y fecha.
• Comprobantes de alimentación y hospedaje que cumplan requisitos fiscales.

Una puntualización con respecto al cumplimiento de la normativa. La sanción por la emisión de comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) con datos incorrectos o sin cumplir con los requisitos van desde 450 hasta 670 pesos. Pero pueden llegar a superar los 112 mil pesos si se omiten complementos fiscales esenciales en las facturas.

Gastos reembolsables

Del mismo modo, conviene dejar claros qué gastos son reembolsables y qué gastos no lo son para evitar confusiones.

Flexibilidad de las políticas internas

Antes de pasar al siguiente punto, hay que señalar que las políticas de viáticos internas tienen que dejar margen para adaptarse a determinadas situaciones.

Imagínate, por ejemplo, que sale una reunión con un cliente de última hora y los billetes de avión son más caros de lo normal. O que hay una feria a la que el equipo de ventas tiene que asistir, pero esa semana hay un gran acontecimiento en esa ciudad que hace que los precios de los hoteles se hayan disparado.

Automatiza la gestión de viáticos y cumple con el SAT

La tecnología juega un papel fundamental para cumplir con las reglas de gasto internas. En este sentido, las herramientas de gestión de gastos y reservas pueden aplicar automáticamente las políticas de la empresa, evitando procesos manuales tediosos y errores administrativos.

Luego está el hecho de que los colaboradores demandan herramientas intuitivas que les facilite el reporte. Aquí entran en juego aplicaciones móviles como Okticket, que permiten a los usuarios capturar y subir comprobantes al momento, categorizando los gastos automáticamente.

A su vez, los equipos de back office pueden gestionar esos gastos en tiempo real: revisarlos, aprobarlos, conciliarlos… Incluso contabilizarlos de forma automática gracias a los conectores bidireccionales con los principales sistemas de gestión empresarial. También con agencias de viajes.

Gestión eficiente de viáticos con el módulo de solicitud de viajes de Okticket

Precisamente esta integración es interesante para sacar todo el partido al nuevo módulo de solicitud de viajes. Gracias a esta funcionalidad, los empleados pueden generar solicitudes indicando la información básica de cada viaje: fecha, destino, presupuesto…

Una vez aprobada la solicitud, la empresa tendrá visibilidad total de todos los conceptos que se van añadiendo a la hoja de gastos. De esta forma, pueden detectar en tiempo real las posibles discrepancias o cargos no autorizados.

Capacitación y auditoría: Claves para un control de viáticos eficiente

Importante también señalar que el éxito o fracaso del control de viáticos empresariales no depende solamente del área financiera. El compromiso de los viajeros de negocios también juega un papel importante.

Por este motivo deben contar con la formación necesaria tanto para comprender las reglas de gasto como para poder utilizar las tecnologías que se implanten.

Una buena idea puede ser hacer un simulacro de un viaje de negocios en el que los colaboradores tengan que realizar una solicitud, registrar los gastos y enviarlos a validación.

Además de todo lo dicho, realizar auditorías periódicas es clave para detectar irregularidades, optimizar recursos y asegurar el cumplimiento fiscal ante el SAT.

Conclusión

En definitiva, un adecuado control de viáticos no solamente es importante para proteger los recursos de tu empresa. También ayuda a mejorar la experiencia de los trabajadores y contribuye a evitar problemas legales.

Con Okticket, tu empresa podrá gestionar viáticos de forma rápida, segura y alineada con la normativa fiscal en México. ¿Lo vemos juntos?

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Históricamente, la administración de gastos de viajes de negocios es uno de los procesos más propensos a sufrir errores, inconsistencias y fraudes. Hoy, este problema sigue enquistado, a pesar de que existen herramientas que permiten a las empresas obtener la trazabilidad en la gestión de viáticos que necesitan.

¿Por qué es tan importante rastrear cada etapa del viaje? A lo largo de las siguientes líneas lo analizaremos en detalle. Pero ahí va un resumen: optimización de procesos, reducción de costos, mejora de la transparencia, cumplimiento normativo e impacto directo en la toma de decisiones financieras informadas.

¿Qué es la Trazabilidad en la Gestión de Viáticos?

El diccionario de la lengua española define la trazabilidad como la “posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción y distribución de bienes de consumo”.

Aplicado al contexto de la gestión de viáticos, consiste en llevar un control detallado de cada gasto que se produce durante un viaje de empresa, desde el momento de la reserva hasta la llega a casa.

Transporte, hospedaje, alimentación, incluso el café para llevar. Cada compra que haga un trabajador desplazado debe quedar debidamente registrada y justificada.

Solo así será posible hacer un seguimiento real de los gastos y una adecuada contabilización.

De lo contrario, van a repetirse una y otra vez situaciones que pueden lastrar el crecimiento empresarial, como pueden ser el incumplimiento de los límites de gasto, la pérdida de oportunidades de ahorro, la falta del control debido o los errores que cuestan dinero a la compañía.

5 beneficios de la trazabilidad en las finanzas empresariales

1. Control financiero y reducción de costos

La trazabilidad permite identificar patrones de gasto, detectar duplicidades o excesos y optimizar los presupuestos asignados a viajes. Con datos precisos y en tiempo real, los responsables de finanzas pueden negociar mejores tarifas con proveedores, implementar políticas de gasto más eficientes y reducir el derroche de recursos.

2. Cumplimiento fiscal y auditorías

En México, el SAT (Servicio de Administración Tributaria) exige comprobantes fiscales válidos para deducir gastos de viáticos. La trazabilidad asegura que cada gasto esté respaldado por la documentación adecuada, lo que minimiza el riesgo de sanciones o rechazos en las deducciones. Además, facilita el proceso de auditorías internas y externas, al contar con un historial completo y organizado de los gastos.

3. Transparencia y prevención de fraudes

Uno de los mayores desafíos en la gestión de viáticos es el riesgo de fraudes o malversaciones. La trazabilidad permite monitorear en tiempo real los gastos de los empleados, identificar comportamientos sospechosos y actuar de manera preventiva. Por una parte, la empresa protege sus recursos. Por otra, fomenta una cultura de responsabilidad y transparencia entre los trabajadores.

4. Mejora en la toma de decisiones

Con datos precisos y accesibles, el CFO puede analizar el impacto financiero de los viajes de negocios y tomar decisiones estratégicas. Por ejemplo, identificar si ciertos destinos o proveedores están generando costos excesivos.

5. Eficiencia operativa

La automatización de la trazabilidad a través de soluciones especializadas en gestión de viáticos como Okticket reduce la carga administrativa para el equipo de finanzas. Gracias a que permiten integrar comprobantes, aprobaciones y reportes en un solo lugar, los procesos se agilizan y s libera tiempo para actividades de mayor valor agregado.

Cuál es la mejor herramienta para optimizar el control de viáticos

Por tanto, el primer paso para obtener la trazabilidad que necesitas está en implementar una aplicación para digitalizar y automatizar la gestión de viáticos.

Con Okticket, por ejemplo, puedes digitalizar comprobantes, automatizar flujos de aprobación y generar reportes detallados. Además, se adapta a las normativas fiscales y ofrece integración con tu sistema contable.

Más ventajas de Okticket en materia de trazabilidad:

• La información de gasto se muestra en tiempo real. La persona encargada de validar el gasto puede saber el importe de la compra, quién la ha efectuado, cuándo y dónde. Por fin sabrás a dónde se ha ido el presupuesto asignado para gastos de viaje.
• Los administradores disponen de una vista avanzada muy útil para organizar los datos. La aplicación te permite configurar el grid mediante tableros. De esta forma, puedes seleccionar y exportar en Excel solo la información que necesites.
• Facilita enormemente la tarea de hacer comparativas que permitan conocer la evolución de los gastos. De esta manera, puedes llegar a predecir incluso los costes de los próximos desplazamientos.
• Si quieres detectar puntos de mejora de procesos, puedes analizar los gastos de forma vertical (tendencias, patrones, proveedores…).

Además, Okticket ha incorporado Inteligencia Artificial Generativa a su tecnología. Gracias al OCR avanzado, podrás, entre otros, extraer de los recibos la información que quieras (por ejemplo, el número de comensales de una comida, o los litros de combustible)

También permite generar alertas informativas o bloqueantes, en función del tipo de gasto que se esté reportando (como pueden ser bebidas alcohólicas en una comida o gastos efectuados a menos de 50 kilómetros de distancia).

Resumiendo. En un mercado cada vez más exigente, garantizar la trazabilidad de los viáticos es una decisión estratégica que impacta directamente en la rentabilidad y sostenibilidad del negocio.

Si crees que la trazabilidad es una herramienta valiosa para tu empresa, te invitamos a que conozcas nuestra solución sin compromiso de ningún tipo.

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