La validación de gastos empresariales puede ser un proceso rápido y sin complicaciones. O, al contrario, convertirse en un trámite tedioso que consume una gran cantidad de recursos.  Esa es la diferencia entre la automatización del flujo de aprobación de gastos y continuar anclado en las tareas manuales.

No pierdas de vista que, en la gran mayoría de las organizaciones, cada gasto realizado debe pasar por un proceso de aprobación. Y en muchos casos, ese workflow implica la revisión de varios responsables.

La consecuencia: autorizaciones que se demoran varios días, reembolsos que tardan en llegar y fricciones entre colaboradores y responsables.

Este problema es especialmente notorio cuando hablamos de viáticos y gastos de viaje. La gestión no termina cuando el colaborador regresa a casa. Todavía tiene que hacer su reporte, enviarlo a revisión, esperar la validación y, finalmente, recibir su reembolso.

Cada uno de estos pasos involucra a distintas áreas dentro de la empresa, lo que puede generar retrasos, errores y costos operativos innecesarios.

Para simplificar este proceso, las empresas necesitan soluciones tecnológicas que permitan automatizar el flujo de aprobación de gastos.

¿Cómo implementar este tipo de soluciones? ¿Cuáles son las mejores? ¿Qué ventajas aportan? Te lo contamos a continuación.

Flujos de aprobación de gatos automatizados: ¿Qué son y por qué son clave?

Un flujo de aprobación es el proceso por el cual una solicitud de gasto pasa por distintas fases antes de ser aprobada y reembolsada.

Gracias a los workflow multietapa flexibles y adaptados a las necesidades de cada organización, los responsables de finanzas pueden configurar reglas de validación personalizadas, reducir la carga administrativa y minimizar errores.

¿Cómo funciona la automatización del flujo de aprobación de gastos de Okticket?

En este punto es importante recordar que cada empresa tiene sus propios requerimientos. Por tanto, siempre es mejor optar por soluciones flexibles, que se adapten a sus necesidades.

En Okticket somos conscientes de ello, y por eso ofrecemos flujos de aprobación personalizados. A la hora de definir el proceso de validación, se tienen en cuenta varios criterios: montos, categorías de gastos, jerarquía, ubicación, tipo de gasto, normativas ficales y contables, etc.

Casos de uso

Está claro que las necesidades de una persona física con actividad empresarial no son las mismas que las de una multinacional. Lo bueno de soluciones como Okticket es que se adaptan a todo tipo de empresas.

Así, por ejemplo, puede ocurrir que un pequeño negocio establezca que los gastos menores a MXN $5,000 sean aprobados automáticamente, mientras que los montos mayores requieran validación de un gerente.

En cambio, las corporaciones con uno control más estricto sobre los presupuestos probablemente necesite configurar múltiples niveles de validación antes de ser aprobado: supervisor, gerente de área, departamento de finanzas…

También se puede dar el caso de que una organización con equipos en distintas regiones decida asignar aprobadores según la sede o naturaleza del gasto (ejemplo: viáticos, representación, transporte).

¿Qué ocurre con las empresas que solicitan la validación en tiempo real de los viáticos? Okticket permite gestionar los gastos desde la propia aplicación.

Ventajas de contar con un workflow personalizado

En definitiva, contar con un flujo de aprobación personalizado como el que ofrece Okticket aporta una serie de ventajas:

• Flexibilidad total para configurar los flujos de aprobación según la estructura interna de cada empresa.
• Reducción del tiempo de aprobación de gastos y, en consecuencia, de los reembolsos.
• Control del presupuesto en tiempo real.
• Respeto de las políticas de gastos internas por parte de los colaboradores.
• Cumplimiento fiscal garantizado.
• Detección de errores y fraude interno.

Y además… Como te aseguras de que los comprobantes son correctos antes de validar el gasto, tienes la seguridad de que cumplen con los criterios del SAT.

¿Quieres más detalles sobre cómo nuestros flujos de aprobación personalizados pueden mejorar la gestión financiera de tu negocio? ¡Escríbenos y te lo contamos!

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¿Utiliza su carro personal para traslados laborales? Si la respuesta es afirmativa, lo normal es que reportes los kilómetros recorridos para obtener el reembolso. De hecho, la administración de gastos de kilometraje es una parte fundamental para la adecuada gestión de viáticos.

¿Por qué es importante la gestión de kilometraje?

• Para cumplir con las normativas fiscales específicas, las empresas deben asegurarse de que los registros de kilometraje son precisos y verificables. De esta forma, evitan sanciones y garantizan la deducibilidad de estos gastos.
• Los registros detallados y conforme a las normativas del SAT permiten maximizar las deducciones fiscales.
• Para los empleados, la transparencia en la política de kilometraje y su correcta aplicación aseguran que sean compensados de manera justa por el uso de sus vehículos. El resultado es un ambiente laboral más armónico y el incremento de la satisfacción laboral.
• Las empresas tienen un mejor control sobre los viáticos. Con ello, se facilita la planificación financiera, la asignación de presupuestos y la toma de decisiones estratégicas.

¿Conoces las normas sobre el reembolso por kilometraje en México para el año 2025? ¿Cómo deben las empresas manejar estos costos? ¿Es obligatorio reportar los reembolsos recibidos?

Las compensaciones por viajes de trabajo, incluidos los subsidios por kilometraje, generan muchas interrogantes. A continuación, resolveremos las dudas más comunes.

¿A cuánto pagan el kilometraje las empresas?

En México no existe ninguna ley que establezca el valor del kilometraje. Por tanto, este puede variar en función del rol del colaborador y de las políticas de gastos internas.

No obstante, lo más habitual es que las organizaciones establezcan tarifas competitivas para compensar adecuadamente los costos derivados del uso del vehículo personal en actividades laborales.

Tras analizar diferentes informes, se puede decir que las empresas mexicanas abonan entre $0.50 y $1.00 MXN por kilómetro recorrido.

Cálculo de gastos por kilometraje

A la hora de calcular el kilometraje, las empresas consideran diferentes elementos:

• Costo de combustible.
• Seguro vehicular proporcional.
• Mantenimiento del vehículo, incluyendo cambio de llantas, aceite y piezas.
• Proporción de los impuestos vehiculares.

Los gastos adicionales, como peajes y estacionamientos, aunque no se incluyen en el cálculo por kilómetro, generalmente se reembolsan aparte.

Ejemplo de cálculo de kilometraje

Supongamos que la tarifa establecida es de 5 pesos por kilómetro. Si un empleado recorre 100 kilómetros, el cálculo sería 5 MXN x 100, resultando en un reembolso de 500 pesos.

Normativa del SAT para el reembolso y administración de gastos de kilometraje

Entender las regulaciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT) es esencial para cualquier empresa que realice reembolsos por kilometraje.

Aunque, como hemos dicho, la normativa mexicana no establece un valor fijo a reembolsar, sí que contempla las deducciones. Veamos lo que establece la normativa.

Cómo justificar los gastos de kilometraje

Los gastos de kilometraje deben estar debidamente documentados y justificados para cumplir con los requisitos del SAT. Para ello, cada viaje debe registrarse acompañado de una serie de datos:

• Fecha y hora de inicio y finalización
• Motivo del viaje
• Origen y destino
• Número de kilómetros recorridos

De ahí que sea recomendable utilizar herramientas tecnológicas o aplicaciones que permitan un registro fiable y verificable de los kilómetros recorridos.

Deducción de gastos de kilometraje

Del mismo modo, las empresas deben asegurarse de que los montos reembolsados no exceden los límites permitidos.

Recuerda que, actualmente, la tasa máxima de reembolso no puede exceder de $0.93 pesos por kilómetro recorrido, con un límite máximo de 25,000 kilómetros por ejercicio fiscal. Esto equivale a un máximo de $23,250 pesos deducibles por vehículo al año.

Cualquier monto que supere estos máximos estipulados estará sujeto a impuestos como parte de los ingresos del empleado.

Más requisitos establecidos en el Artículo 58 del Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta:

• Todos los viajes de negocios deben realizarse dentro de las fronteras nacionales
• Los gastos deben ser estrictamente necesarios y estar vinculados directamente a la actividad económica de la empresa.

Preguntas Frecuentes sobre Gastos de Kilometraje

¿Hay un mínimo de kilómetros que las empresas reembolsan?

No hay un mínimo obligatorio, pero es recomendable revisar las políticas internas de la empresa.

¿Es obligatorio para las empresas pagar el kilometraje?

No hay una ley federal que obligue a las empresas a compensar el kilometraje, pero es una práctica común en aquellas que valoran el bienestar de sus empleados.

¿Es necesario justificar los gastos de kilometraje?

Sí. Los gastos deben estar debidamente justificados con documentación que detalle las fechas, horas, distancias recorridas y el propósito del viaje para cumplir con los requisitos del SAT.

Conclusión

La eficiente administración de los gastos de kilometraje es fundamental para mantener al día la contabilidad y, al mismo tiempo, asegurar el cumplimiento fiscal.

Utilizar una solución como Okticket permite a las empresas establecer tarifas por kilómetro o configurar rutas habituales, simplificando el proceso y optimizando la gestión de viáticos. ¿Necesitas más detalles?

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Acaba de cumplirse un año de la entrada en vigor de la nueva versión del complemento de recepción de pagos, conocida como Revisión B de la versión 2.0.

Este comprobante es esencial cuando el CFDI de ingreso se emite por pagos en parcialidades o diferido. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) estableció este requerimiento con objetivos claros:

1. Mejorar la precisión en transacciones con múltiples divisas.
2. Evitar errores en la emisión de facturas.
3. Asegurar una integración más eficaz con los sistemas de gestión empresarial.

Errores comunes en la emisión del complemento de recepción de pagos

¿Lo ha logrado? Todavía es pronto para hacer un balance, pero lo cierto es que omitir o no incluir adecuadamente el CRP (Complemento de Recepción de Pagos) sigue siendo una mala práctica en temas de facturación.

Entre los errores más comunes encontramos la siguientes:

1. No enviar el complemento de pago dentro de los 10 días naturales después de recibir el pago, como dicta el SAT.
2. Reportar datos incorrectos o incompletos, lo que puede invalidar el complemento a efectos fiscales.
3. Fallas en el cálculo de los montos pagados.
4. Errores en la especificación del método de pago (transferencia, cheque, efectivo…)
5. Incorrecta vinculación con la factura original correspondiente al pago.
6. No actualizar los sistemas de facturación para cumplir con los cambios en la legislación fiscal. Como consecuencia, se emiten complementos que no cumplen con las especificaciones técnicas actuales..

Consecuencias de omitir el recibo electrónico de pago

Ignorar la emisión de este documento puede acarrear una serie de complicaciones legales y fiscales, que van desde retrasos en la devolución de impuestos hasta multas cuantiosas.

Multas por incumplimiento

Estas sanciones económicas varían según el monto de la operación, la reincidencia y la gravedad de la omisión.

Según establece el Código Fiscal de la Federación, oscilan entre los 1,400 y los 17,370 pesos por cada infracción.

Bloqueo a la deducción de gastos

El SAT también puede retener los créditos fiscales e impedir la deducción de gastos y el IVA acreditable.

Además, la omisión de estos comprobante puede desencadenar una auditoría para verificar el cumplimiento fiscal.

Aumento de la carga administrativa

Y desde una perspectiva administrativa, la falta de un complemento de recepción de pagos dificulta la gestión y el seguimiento de las cuentas por cobrar y los pagos recibidos.

Recuerda que emitir este comprobante facilita el control sobre los pagos efectuados, contribuyendo a minimizar errores financieros.

Las mejores prácticas para la facturación CFDI y complementos de pago

Para evitar los citados errores en el recibo electrónico de pago, es importante que tomes una serie de precauciones. Entre otras:

• Confirma si el pago recibido requiere la emisión de un CRP (pagos parciales, diferidos, etc.). De ser así, revisa cuidadosamente cada comprobante antes de su emisión.
• Asegúrate de que la información incluida en cada factura es correcta: datos del emisor y del receptor, fecha de pago, forma de pago, moneda (con tipo de cambio utilizado), monto, etc.
• Confirma que el complemento de pago está correctamente vinculado a la factura original mediante su folio y serie.
• Utiliza un software de facturación actualizado y confiable.
• Usa las herramientas de validación del SAT para asegurarte de que el CRP cumple con todos los requisitos técnicos y normativos.
• Capacita regularmente al personal de facturación sobre actualizaciones y cambios en las regulaciones del SAT.

Recuerda que el SAT ha publicado una guía completa de llenado del comprobante al que se le incorpore el complemento para recepción de pagos. Puedes leerla o descargarla aquí.

Integración del complemento de recepción de pagos con sistemas ERP

La correcta gestión del complemento de recepción de pagos también pasa por su integración adecuada con el ERP. Con ello, las empresas aseguran el cumplimiento fiscal y optimizan la administración financiera.

Mejoras en la Eficiencia Operativa

¿Qué beneficios aporta esta integración para las empresas?

• Facilita el seguimiento de los pagos.
• Simplifica la reconciliación de las transacciones comerciales.
• Reducción del tiempo de procesamiento.
• Disminución de fraudes y errores.
• Aumenta la transparencia de las operaciones financieras.
• Mejora la comunicación y coordinación entre los departamentos.
• Permite la optimización del uso de recursos.

Además de lo dicho, una gestión fiscal adecuada fortalece la reputación de la empresa frente a reguladores, inversores y socios comerciales.

Todos estos elementos son clave para la toma de decisiones estratégicas y la planificación financiera.

Conclusión: Asegura el cumplimiento fiscal con el CRP

En definitiva. Adoptar las mejores prácticas en la emisión del complemento de recepción de pagos es más que una necesidad legal. Es una estrategia empresarial que promueve la transparencia y la eficiencia operativa.

Asegúrate de mantener tu software de administración de gastos profesionales actualizado e integrado con tu ERP.

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En los negocios, el tiempo es dinero. Cada minuto que pierdes en tareas repetitivas que no agregan ningún valor a tu empresa representa un costo económico significativo. Por eso es importante invertir en herramientas que simplifiquen los procesos. Un excelente ejemplo es PelAIo, el nuevo lector OCR inteligente de Okticket.

Más adelante explicaremos todos sus beneficios, pero a modo de adelanto podemos decirte que reducirás un 80% del tiempo que dedicas a la administración de viáticos.

¿Cómo funciona el lector OCR inteligente de Okticket?

Aplicado al reporte de gastos, la tecnología OCR (Optical Character Recognition) permite extraer automáticamente los datos de los comprobantes en papel, convirtiéndolos en información digital.

Esos datos se almacenan de manera ordenada en la nube, lo que mejora la seguridad y el sistema de búsqueda de información.

Okticket se adapta a nuestras políticas internas de gasto. Su robusto motor de revisión automática hace más sencilla la labor de nuestro equipo financiero. Ahora solo dedicamos unos minutos al mes, en lugar de horas, al proceso de administración de viáticos (grupo TSK)

Beneficios clave de PelAIo para las empresas mexicanas

• El lector OCR de Okticket reconoce automáticamente diversos tipos de documentos y formatos, desde facturas estándar hasta formatos complejos, como los CFDI. Esto permite una extracción de datos precisa y rápida.
• Se adapta a las normativas fiscales locales. Por tanto, tu compañía cumplirá con las normas del SAT.
• Aporta información adicional que para muchas empresas es importante. Algunos ejemplos: el número de asistentes en una comida, la matrícula del carro en un ticket de estacionamiento o los litros de combustible cargados.
• Su avanzada tecnología identifica irregularidades y errores comunes en las facturas. Consumo de bebidas alcohólicas o pagos en efectivo que excedan los límites permitidos por el SAT, por ejemplo. Gracias a eso, el fraude interno en los reportes de gastos prácticamente desaparece.
• Interpreta y procesa comprobantes de gasto en varias monedas e idiomas, incluidos español e inglés. Esta capacidad multilingüe resulta especialmente útil para las compañías que operan internacionalmente.
• PelAIo aprende de los tickets registrados, completando automáticamente información esencial, como el RFC del proveedor.
• Integración avanzada con los ERP y sistemas de gestión empresarial más utilizados en México

En resumen. El nuevo lector OCR inteligente de Okticket se presenta como una solución fundamental para las empresas de todos los tamaños y sectores. Si estás listo para comenzar a optimizar tus procesos y, al mismo tiempo, asegurar el cumplimiento con las normativas locales del SAT, haz clic aquí para comenzar.

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A medida que 2024 llega a su fin, es momento de reflexionar sobre los logros que hemos alcanzado este año. En Okticket, cada evento y cada nueva funcionalidad nos acercan más a nuestro objetivo principal: poner a las personas en el centro de cada decisión.

Acompáñanos en este recorrido por los últimos 12 meses en México.

Nuevas Funcionalidades y Avances Tecnológicos

Nuestra plataforma ha evolucionado significativamente este año, ofreciendo una gestión de gastos de empresa más eficiente y poderosa. Estas son algunas de las mejoras que hemos implementado:

• Conciliaciones múltiples.
• Validación de gastos para varias empresas desde una sola cuenta.
• Nuevos límites y mejoras en la gestión de usuarios.
• Creación y gestión de gastos directamente desde nuestro gestor web.
• Soporte para archivos en múltiples formatos.

Además, hemos mejorado la usabilidad visual de nuestra aplicación, haciendo la gestión de gastos profesionales más intuitiva que nunca.

PelAIo, Nuestro OCR Inteligente

Gracias a la aplicación de Inteligencia Artificial, nuestro motor de reconocimiento ha alcanzado un nuevo nivel de precisión y rapidez, ofreciendo ventajas como:

• Procesamiento ultrarrápido de datos en tiempo real.
• Capacidad para leer recibos y facturas en diversos idiomas y monedas.
• Ampliación de campos dinámicos para una mayor variedad de datos.

Módulo de Solicitud de Viajes

Ahora, nuestros usuarios pueden gestionar sus viajes corporativos con facilidad, desde la creación de solicitudes hasta la aprobación y el seguimiento de estos, todo a través de nuestro gestor web.

La suma multiplica: Más partners, nuevas integraciones

Hemos ampliado nuestra red de partners y sumado nuevas integraciones, fortaleciendo nuestro ecosistema y ofreciendo una experiencia más completa y conectada a nuestros usuarios.

Eventos y presencia en México

Participamos activamente en eventos clave para el sector, destacando nuestra presencia en:

• Fintech México Forum (29 de febrero de 2024).
• 9º Congreso América Digital México (19 y 20 de junio de 2024).
• Fintech Summit Latam México (14 y 15 agosto 2024)
• ERP Summit México (24 septiembre 2024).
• Finnosummit México (25 y 26 septiembre 2024)
• All OKT (17 de octubre de 2024)

Mirada al futuro: Crecimiento e internacionalización

Con una base sólida y un equipo comprometido, estamos listos para aprovechar las oportunidades que nos brindará 2025 para seguir creciendo y explorando nuevos mercados.

Gracias por ser parte de este viaje

Agradecemos sinceramente a todos nuestros clientes, socios y colaboradores por su confianza y apoyo continuo. Juntos, seguimos simplificando la gestión de gastos y transformando el futuro de las finanzas corporativas.

¿Listo para lo que viene en 2025? Sigamos avanzando juntos.

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Los departamentos financieros enfrentan continuamente desafíos en la gestión de gastos empresariales. En México, donde el cumplimiento con el SAT y otras normativas locales es crucial, estos retos se amplifican. Estudios revelan que aproximadamente el 20% de las notas de gasto contienen errores, la mayoría de ellos debido a la falta de control y herramientas adecuadas.

Si ya utilizas alguna aplicación para la gestión de gastos profesionales, puede que estés familiarizado con la posibilidad de establecer límites o recibir notificaciones ante ciertas irregularidades. Sin embargo, ¿alguna vez has tenido acceso a un sistema que permita personalizar alertas con tanto detalle y automatización que ninguna anomalía se escape?

Facturas duplicadas, tickets incompletos, ausencia de justificantes o gastos no deducibles son algunos de los problemas más comunes en las notas de gasto. Estas irregularidades generan una carga administrativa innecesaria, pérdidas económicas y, en el peor de los casos, sanciones por incumplimientos fiscales.

Abordar prácticas fraudulentas o errores recurrentes es complejo, especialmente si las herramientas disponibles no han evolucionado. Pero, en esta lucha, la Inteligencia Artificial se posiciona como la mejor aliada para los departamentos financieros.

Control total de los gastos empresariales con Pelaio: Identificación de errores en tiempo real

Pelaio de Okticket combina un OCR inteligente con alertas ultrapersonalizadas, ofreciendo una solución avanzada que revoluciona la gestión de gastos en las empresas mexicanas.

¿Qué hace único a Pelaio frente a un OCR tradicional?

• Alertas personalizadas. Configura notificaciones según las políticas y reglas específicas de tu empresa, detectando casos como tickets duplicados, consumos no deducibles (como bebidas alcohólicas) o gastos realizados fuera del horario laboral.
• Información adicional relevante. Algunas empresas necesitan detalles específicos en sus comprobantes, como el número de asistentes en una comida, el número de matrícula de un ticket de estacionamiento o los litros de combustible registrados.
• Detección de errores fiscales comunes. Por ejemplo, pagos en efectivo que exceden los límites permitidos por el SAT o facturas que no cumplen con los requisitos del CFDI.
• Reconocimiento multimoneda y multiformato. Ideal para empresas con operaciones internacionales o viajes frecuentes.
• Aprendizaje automático. Pelaio aprende de los tickets registrados, completando automáticamente información como el RFC del proveedor.

Además, Pelaio no solo informa sobre anomalías. También puede bloquear automáticamente aquellos gastos que no cumplan con las políticas internas o las normativas fiscales, evitando su aprobación y posterior registro contable.

Eficiencia operativa: Cómo PelAIo transforma la gestión financiera

La tecnología avanzada de Pelaio no solo detecta irregularidades antes de que se conviertan en problemas, sino que también alinea la gestión de gastos con los objetivos estratégicos de la empresa.

Un cliente destacado comenta:

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"Okticket se adapta perfectamente a nuestras políticas internas de gasto. Su motor de revisión automática nos permite procesar las notas de gastos en minutos, en lugar de horas."

Funcionalidades destacadas:

• Captura instantánea de información clave. RFC, fecha, importe y categoría de gasto.
• Sincronización automática con sistemas contables o ERP. Elimina errores manuales y agiliza la integración.
• Organización de gastos por categorías deducibles. Transporte, alimentación o representación, maximizando beneficios fiscales.
• Procesamiento de tickets deteriorados o manuscritos.
• Datos estructurados en tiempo real. Facilitan el análisis de patrones de gasto, renegociación con proveedores y ajustes en las políticas internas.

Estas funcionalidades permiten reducir hasta un 80% el tiempo dedicado a tareas administrativas, liberando al equipo financiero para enfocarse en actividades de mayor valor estratégico.

Casos prácticos: Cómo las alertas inteligentes de Okticket hacen la diferencia

Imagina que un colaborador sube un ticket por un gasto en efectivo que supera los $2,000 pesos mexicanos, contraviniendo la normativa fiscal. Gracias a PelAIo, no solo recibirás una alerta en tiempo real, sino que el gasto será bloqueado automáticamente, previniendo problemas mayores.

Otro caso: un ticket por combustible no incluye el RFC del proveedor. Pelaio identifica este error y completa automáticamente la información, garantizando que el comprobante sea válido.

Conclusión: El nuevo estándar en la gestión financiera

Pelaio de Okticket no es solo un OCR avanzado. Es una herramienta estratégica que transforma la gestión de gastos en las empresas mexicanas, haciéndola más eficiente, segura y alineada con las normativas locales.

¿Estás listo para reducir errores y optimizar la gestión de gastos en tu empresa?

Solicita una demostración personalizada y descubre cómo Pelaio puede marcar la diferencia.

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