Herramientas para bloquear el fraude interno en viáticos

Actualmente, el fraude interno afecta al 70% de las empresas mexicanas. Solo durante los dos últimos años, las irregularidades detectadas en las notas de gastos han aumentado un 20%.

¿A qué se debe este incremento? ¿Qué tipos de fraude interno son los más frecuentes? ¿Cuánto dinero pierden las empresas por culpa de estos comportamientos ilícitos? ¿Qué mecanismos ayudan al control debido de viáticos? A lo largo de este post vamos a hablar de todo ello.

¿Qué es el fraude interno?

Empezaremos por aclarar que el fraude interno es el ocasionado por los miembros de una organización. Va desde el robo de material hasta hacer trampas con la jornada laboral, pasando por la falsificación de los justificantes de gastos de empresa.

Tipos de fraude de empleados más comunes

Algunas de las irregularidades más frecuentes detectadas en las notas de gastos son la siguientes:

• Gastos duplicados: pasar el mismo ticket dos veces, por ejemplo.
• Exceso de gasto: superar los montos establecidos por la compañía.
• Adquisición de artículos no compliance: el trabajador compra un artículo considerado como no reembolsable y aun así carga el gasto a la empresa.
• Información borrosa: si la información del comprobante es ilegible, este no es válido.
• Fraudes documentales: Es frecuente encontrarse con recibos, tickets o facturas que no son válidos.

Las causas del fraude interno

¿Por qué se producen estas irregularidades? La mayoría de las veces la causa hay que buscarla en la falta de control interno. La gestión manual de los gastos de empresa suele estar detrás del problema.

• Al no contar con herramientas de control debido, se produce una cascada de errores que acaban con pérdidas importantes.
• El aumento del coste de la vida es otra de las causas del fraude interno que coge fuerza. La prueba está en que los empleados que más fraude cometen son los de nivel bajo y medio.

El costo de las irregularidades en notas de gastos

Cuánto dinero cuesta a las empresas este problema? En el informe "Occupational Fraud" de ACFE, se habla de unas pérdidas totales de más de 3,1 billones de dólares a nivel mundial ($878,000 en Latino América y Caribe).

Esto se traduce en unas pérdidas anuales equivalentes al 5% de los ingresos anuales de las compañías mexicanas. Pero si echamos un vistazo a otras estadísticas, el porcentaje sube hasta un 10%.

Mecanismos para el control debido de viáticos

En la luchas contra el fraude internos tan necesarias son las medidas enfocadas a la prevención como las encaminadas a la detección. Entre los mecanismos que no pueden faltar en las empresas destacan estos:

• Inversión en tecnología, con soluciones amigables desde el punto de vista de la usabilidad.
• Puesta en marcha de políticas para agilizar la aprobación de gastos.
• Acciones para fomentar el sentimiento de pertenencia a la empresa.
• Fomento del bienestar laboral.
• Realizar auditorías.
• Poner en marcha un canal de denuncias anónimas.
• Aplicar procedimientos correctivos y asegurarse de que todo el equipo conozca las consecuencias de cometer fraude.

¿Cómo puede ayudar Okticket a detectar el fraude?

A la hora de prevenir, detectar y atajar el fraude interno en los viáticos, la tecnología es una gran aliada. Por eso, las organizaciones están dispuestas a invertir en herramientas que acaban con los errores manuales. Con Okticket, por ejemplo, tendrás la seguridad de que no se producirán errores documentales.

Lo mismo ocurre con el fraude cronológico, los gastos no reembolsables o la superación de umbrales de gasto, puesto que la herramienta permite establecer alertas personalizadas.

Lógica personalizada: la tecnología que trabaja por ti

El motor de revisión automática de Okticket permite revisar automáticamente las hojas de gastos. Cuando detecta posibles incumplimientos en la política de gastos de tu empresa, envía una alerta (esta puede ser meramente informativa o bloquear la operación).

¿Quieres conocer todos los tips para detectar el fraude interno en los informes de gastos? Descarga gratis a guía "Fraude interno en viáticos: Herramientas para detectarlo".