Aplicación de gastos de viaje para gestionar mejor los viáticos

Los viajes de negocio son una tendencia al alza en el mundo corporativo, cada vez más compañías apuestan por enviar a sus empleados a diferentes destinos para ampliar sus horizontes, establecer contactos y cerrar acuerdos.

Desde 2023, los viajes de negocios siguen en aumento y para este 2024 se espera una recuperación del 80% (en comparación con los niveles precovid-19), de acuerdo a Collinson Group.

Cuando las empresas realizan constantemente viajes de negocio, tienen que considerar diferentes factores como: 

• Gestión del presupuesto
• Hacer reembolso o tarjeta de empresa
• Facturación
• Límites de gastos en viáticos
• Horarios del viaje para que el trabajador esté descansando
• Entre otros...

Aplicación de gastos de viaje para ahorrar tiempo

Anteriormente, la comprobación de viáticos era una tarea que consumía mucho tiempo, tanto para la persona que pasa gastos, ya que le tomaba mucho tiempo la recuperación de facturas o cfdi y hacer la comprobación, como para el director financiero quien tenía que corroborar los gastos uno a uno y aprobar las facturas.

Con los avances tecnológicos han surgido distintas herramientas que permiten a las empresas con un alto volumen de personas viajando por negocios, automatizar el proceso de contabilización de viáticos. 

Al utilizar una herramienta de reporte de gastos, tanto los empleados que pasan viáticos, como el CFO logran ahorrar hasta 10 horas semanales, tiempo que pueden utilizar en tareas de mayor valor para la compañía. 

Actualmente, con el uso de la tecnología, es muy sencillo automatizar los procesos de contabilización de viáticos, con lo que se evita el error humano y se aumenta la productividad empresarial.

En el mercado existen distintas soluciones que permiten llevar a cabo una gestión de gastos automatizada a través de tecnología. Una de ellas es Okticket. Entre las funciones que las empresas pueden encontrar al implementar una solución como Okticket se encuentran: 

• Ahorro de tiempo en contabilización gastos.
• Evita error humano.
• Recuperación de facturas. 
• Sincronización en un click de gastos enviados a aprobación con estados de cuenta bancarios.
• Lógica personalizada que permite establecer alertas para evitar fraude.
• Mayor control de viáticos.
• Aumento de deducibilidad.
• Integración con sistema contable actual. 

Tecnología y control de impuestos

Los viáticos cuentan con varios lineamientos impuestos por el SAT, tanto para ser considerados gasto de viaje como límites de gasto por día. 

Tomando esto en consideración, contar con una aplicación de gestión de gastos de viaje como Okticket, permite: 

• Recuperar la mayoría de las facturas.
• Establecer límites de viáticos de acuerdo a las condiciones del SAT.
• Configurar alertas para asegurar que los gastos de comidas se efectúan a más de 50kms del área de operación de la empresa.
• Tener en tiempo real control total de los gastos. 

Implementación sencilla

Poner en funcionamiento un sistema de automatización de gastos, es usualmente sencillo y económico, incluso permite que el CFO continúe trabajando con su sistema de contabilidad actual, pero con las ventajas de contar con una aplicación de gastos de viaje. 

En este caso, el Director Financiero podrá dedicar su tiempo en tareas más estratégicas como: prevenir el fraude y tener un mejor control de viáticos de la mano de la tecnología. 

Con las ventajas antes mencionadas sobre la implementación de una herramienta de contabilización de viáticos, uno de los beneficios más tangibles para la rentabilidad de la empresa será el aumento de impuestos a deducir, ya que podrán recuperar la mayoría de sus facturas y tener los gastos al día para poder hacer las máximas deducciones posibles.

Con todo esto en cuenta, al implementar una solución como Okticket, el Director Financiero podrá seguir estrategias para gestionar mejor el presupuesto de gastos de viaje y llegar a sus objetivos financieros.

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