Fiscalidad de los gastos de viáticos en México

Los viáticos son sumas de dinero que el empleador otorga a los trabajadores para cubrir los gastos en los que estos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de su lugar habitual de trabajo. 

En México, la mayoría de estos gastos viáticos, son usualmente deducibles de impuestos, siempre y cuando el empleado o la persona encargada del área de administración de la empresa realice la factura correspondiente para poder presentar el CFDI o factura electrónica ante el SAT.

Los gastos de viáticos pueden incluir gastos de hospedaje, alimentación, transporte, renta de automóviles, pago de kilometraje, entre otros. 

La ley del impuesto sobre la renta en México, en el artículo 28, detalla todas las especificaciones requeridas para que los gastos sean deducibles para la empresa, las mismas que tiene que seguir al pie de la letra para evitar multas o sanciones por presentar facturas de viáticos que no son deducibles . 

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Gastos viáticos deducibles

Entre los requisitos más importantes a considerar para la deducción de los viáticos se encuentran dos tipos: los generales y los límites de gasto. 

‍Generales

• Los gastos considerados como viáticos se tienen que producir a una distancia de más de 50 kilómetros de la zona donde habitualmente trabaja el empleado. 
• La persona a favor de la cual se haga el desembolso de dinero debe tener una relación de trabajo con el contribuyente o preste servicios profesionales.
• Se solicita que los gastos estén amparados por un comprobante fiscal digital por internet (CFDI) si se hicieron en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente si se hicieron en el extranjero.
• Solo el 20% de los viáticos presentados podrán no presentar factura cuando no haya servicios para su emisión. 
• En ningún caso el monto que no se compruebe con factura no puede exceder de $15,000.00 pesos en el ejercicio fiscal de que se trate.
  

Límites de gasto en viáticos

• Alimentación en México: $750.00 pesos diarios por persona.
• Alimentación en el extranjero: $1,500.00 pesos diarios por persona (tiene que acompañar la comprobación con gasto de hospedaje o transporte).
• Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos diarios en México y en el extranjero.
• Hospedaje en el extranjero: $3,850.00 pesos diarios por persona.
• Hospedaje en México: no hay límite.
• Pagos en efectivo, solo hasta un máximo de $2,000 pesos, exceptuando combustibles y transporte, cuyo importe debe ser abonado mediante tarjeta. 

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Gastos viáticos no deducibles

Por otro lado, no son considerados viáticos: 

• Gasto en bares, casinos o discotecas
• Gasto en regalos, souvenirs o artículos personales.
• Gasto en servicios médicos, dentales o estéticos.
• Gasto en multas, infracciones o sanciones.
• Gasto en propinas excesivas o injustificadas.

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Es responsabilidad del empleado o de la persona a quien se le haya encomendado esa tarea, realizar las facturas en tiempo y forma de cada uno de los gastos de viáticos realizados para posteriormente enviarlas al área financiera donde ejerce sus labores quienes se encargarán de su comprobación y reembolso.

Para contabilizar estos gastos de empresa deducibles, usualmente el Director Financiero recibe de cada empleado las facturas de los viáticos y realiza los cálculos y verificaciones correspondientes para poder presentar la contabilidad ante el SAT México. 

Sin embargo, con la llegada de la transformación digital, llevar a cabo este proceso es cada vez más fácil. Con la ayuda de la tecnología, las empresas pueden automatizar el proceso de los gastos de empresa para de esta manera eficientar tiempo, recursos y evitar errores en su contabilidad. 

Entre las soluciones tecnológicas que permiten optimizar los gastos de empresa, se encuentra Okticket. A través de esta plataforma, tanto los empleados que pasan viáticos, como los Directores Financieros quienes tienen que comprobar todos los gastos, pueden llevar a cabo una gestión de gastos automatizada a través de sus diferentes funciones, entre las que se encuentran: recuperación de facturas, conciliación bancaria, lógica personalizada y alertas antifraude, todo desde un mismo lugar. 

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