Software de Gestión de Gastos: ¿cómo implementarlo en tu empresa?

Entre las complicaciones a las que se enfrentan los Directores Financieros, se encuentra la revisión de viáticos. Gracias a las nuevas tecnologías, existen herramientas como un software de gestión de gastos, que hacen el proceso más sencillo y eficiente.

Principales dificultades en contabilización de viáticos 

Entre los mayores retos al realizar una correcta comprobación y deducibilidad de los viáticos encontramos el tiempo y concentración requeridos. 

Sin embargo no todo son desventajas. Gracias a la tecnología, el Director Financiero puede realizar este proceso en mucho menos tiempo y con menor desgaste mental. 

En la actualidad, los gastos de empresa son una parte importante de la gestión organizacional y la administración. Sin embargo, a menudo los corporativos desconocen la importancia de contar con una herramienta de control de viáticos.  

Automatización de gastos: tecnología transformadora

Con la llegada de la transformación digital empresarial, las organizaciones han hecho uso de la tecnología para eficientar procesos rutinarios y ahorrar tiempo. Tal es el caso de la automatización de viáticos. 

Hoy en día existen muchas herramientas de automatización y digitalización de gastos de empresa. Estas permiten ahorrar tiempo para usarlo en tareas de mayor valor y mantener un estricto control del presupuesto de viajes. 

¿Cómo elegir el mejor software de viáticos? 

• Analizar el tamaño de la compañía: las necesidades varían de acuerdo al número de personas que pasan gastos.
• Considerar las funciones clave requeridas: recuperación de cfdi, sincronización bancaria, alertas, gestión rápida desde la app, etc.
• Atención al cliente: es relevante tomar en cuenta el tiempo de respuesta en caso de cualquier aclaración. 
• Presupuesto: es recomendable hacer una planeación de cuánto dinero se puede invertir en implementar un software de este tipo.
• Interfaz intuitiva: entre más fácil sea de usar para todo el equipo, mayor será el provecho que se obtenga.

App de gestión de gastos: las ventajas

Cuando una organización finalmente decide poner en marcha un software de contabilización de viáticos, se dará cuenta de todos los beneficios asociados conforme lo usa. Como son: 

• Menor riesgo de fraude y mayor control del presupuesto.
• Ahorro de más de 80 horas al año por empleado que pasa gastos.
• Mayor eficiencia en procesos.
• Aumento de deducibilidad.  

La automatización de viáticos permite mejorar la eficiencia, precisión y evitar el error en las comprobaciones de gastos de empresa. También ayuda a liberar tanto al Director Financiero como a los colaboradores que pasan gastos de procesos relacionados con esta gestión.

Paso a paso para utilizar un software de gestión de gastos, ¿útil para cualquier empresa?

Hacer uso de las nuevas tecnologías e implementar una herramienta de gestión de gastos como Okticket resulta útil y sencillo para cualquier tipo de empresa. Aunque sin duda resultará más beneficioso para aquellas que tienen muchas personas comprobando gastos. 

Su utilización e integración es muy sencilla y en todo momento las empresas estarán respaldadas por un ejecutivo de Okticket quien resolverá sus dudas y ayudará en todo el proceso. 

Conoce el paso a paso: 

• Tener una llamada con un ejecutivo para resolver dudas y las necesidades a cubrir.
• Realizar una demo de software de gestión de gastos y resolver dudas sobre el funcionamiento.
• Aprobación de propuesta económica.
• Integración de Okticket con el ERP o plataforma contable que esté utilizando la empresa.
• Creación de cuentas para empleados y cuenta de administrador.
• Empezar a escanear y olvidarse del resto, parece magia… ¡es tecnología!

Okticket, aplicación de gastos de viaje

Como vimos anteriormente, implementar Okticket dentro de la empresa es un proceso muy sencillo y rápido. 

Una vez se ha puesto en marcha esta herramienta, el Director Financiero y sus colaboradores podrán aprovechar sus beneficios:

• Recuperación de factura y CFDI: Okticket ayuda a recuperar las facturas. El empleado ya no tiene que preocuparse por el seguimiento. 
• Conciliación bancaria: con un solo click se sincronizan los gastos enviados a aprobación y los reflejados en el estado de cuenta. Cualquier incidencia se notifica al instante. 
• Control de viáticos desde una misma plataforma: desde el software de Okticket se puede ver el estado de los viáticos y hacer modificaciones en cualquier momento. 
• Digitalización y gastos disponibles 24/7 desde cualquier lugar: las facturas se encuentran seguras en la nube, en caso de necesitar cualquier documento se puede acceder a el en segundos. 
• Integración con el sistema contable actual: la suma multiplica. Okticket se integra con la plataforma contable que utilice la organización.
• Lógica personalizada: permite establecer alertas personalizables de acuerdo a políticas de la empresa en viáticos. Ayuda a detectar el fraude antes de que se produzca. 

¿Quieres conocer más sobre Okticket? Da click aquí.

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