Automatización de gastos profesionales: maximizar los beneficios para una mejor toma de decisiones

Aprovechar las ventajas de la tecnología y sus distintas aplicaciones, como la automatización de gastos profesionales, ayuda a aumentar la rentabilidad empresarial.

La implementación de soluciones digitales contribuye a una gestión más eficiente de los recursos con los que cuenta la compañía y por ende una toma de decisiones más estratégicas. 

Transformación digital: innovación en procesos

Las nuevas tecnologías permiten a las empresas implementar herramientas que simplifican su metodología del día a día.  

¿Qué tipo de aplicación tienen dentro de las organizaciones? 

• Optimización de recursos: al utilizar nuevas tecnologías se requieren menos manos para la ejecución de ciertas actividades. De esta manera se pueden trasladar empleados a áreas donde son más necesarios. 
• Ahorro de tiempo: utilizar de lleno todos los recursos que la tecnología ofrece permite realizar el trabajo en menos tiempo. El tiempo restante puede ser utilizado en temas más estratégicos para la empresa. 
• Automatización de tareas: permite a la compañía ser más eficiente y crear nuevos procesos en cadena.
• Digitalización: posibilita el acceso a los documentos importantes desde cualquier lugar y a cualquier hora. Aporta comodidad y seguridad, mientras que permite dar un paso más hacia la sustentabilidad.

Nuevas herramientas tecnológicas que permiten el ahorro de tiempo

Como hemos visto anteriormente. Con la llegada de la transformación digital al mundo organizacional, las empresas han podido implementar nuevas prácticas en favor del ahorro de tiempo.

La eficiencia temporal en un inicio parece insignificante. Pero cuando se explora a fondo, sus ventajas son considerables.

Conócelas: 

• Empleados más motivados: al utilizar herramientas tecnológicas que automatizan procesos. Los colaboradores dedican más tiempo a tareas estimulantes. ‍
• Mayor balance trabajo-vida personal: la digitalización evita la saturación de labores. Por ende, permite que el empleado termine a tiempo su jornada. ‍
• Menores errores humanos: emplear las nuevas soluciones tecnológicas en favor de revisión y contabilización de gastos. Mayor control de presupuesto. ‍
• Mejora en la toma de decisiones: el colaborador no está saturado de labores ya que las herramientas digitales le liberan de algunas tareas. Por ende tiene oportunidad de ser más estratégico. 

La gestión de gastos conlleva 40 minutos diarios

De acuerdo con un informe de JP Morgan elaborado en 2022, “los empleados invierten alrededor del 5% de su jornada laboral en la administración y comprobación de viáticos”. 

Tomando esto en cuenta, podemos concluir que un empleado que trabaja jornada completa (40 horas semanales) invierte 40 minutos cada día en contabilización de viáticos. Al año estos minutos se convierten en más de 80 horas. 

Se observa que la gestión de gastos es una actividad que, aunque aparentemente pequeña, puede suponer un impacto significativo en el tiempo y los recursos de una organización. 

Automatización de gastos profesionales para un mayor rendimiento

De este modo, poder hacer uso de las ventajas y nuevas herramientas que trae consigo la tecnología, como un software de gestión de viáticos. Permite a las empresas ahorrar tiempo y mantener un mejor control del presupuesto. 

Cabe señalar que implementar una app escanear tickets para automatizar la gestión de viáticos, trae muchos beneficios. Entre ellos se encuentran: 

• Aumento de rentabilidad: aplicaciones de gastos de viaje como Okticket ayudan a recuperar las facturas. Entre más facturas sean recuperadas, más cantidad puede ser deducida por la empresa. 
• Eficiencia: los procesos internos son más rápidos y la contabilización de viáticos se vuelve mucho más sencilla.
• Ahorro de tiempo: al utilizar un software de gestión de gastos, los empleados pueden realizar sus comprobaciones de viáticos con mayor rapidez. El tiempo ahorrado pueden invertirlo en tareas de mayor valor. 
• Presupuesto en control: el rastreador de gastos de viaje, Okticket, cuenta con alertas personalizables y topes de gasto de acuerdo a las políticas de la empresa. Por medio de esta función se evitan fraudes y malos manejos de viáticos. 

Conoce más a fondo las ventajas de contar con una herramienta de reporte de gastos. Da click aquí.

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