Cómo evitar los errores frecuentes al contabilizar viáticos

En las empresas donde los viajes de negocios son frecuentes, los errores al contabilizar viáticos también lo son. La falta de control provoca reportes irregulares, y estos se traducen en pérdidas económicas.

Esto no quiere decir que los responsables financieros no hagan bien su trabajo. El problema está en los métodos anticuados que obligan a una gestión manual de los informes de gastos. 

Y en la dejadez de algunos trabajadores, que no informan como es debido de los gastos en comida, alojamiento y transporte.

La prueba la tenemos en un estudio del que se hacía eco El Economista hace solo unos días. Según se puede leer en la publicación, tres de cada diez trabajadores mexicanos no reporta los gastos corporativos. Principalmente los viáticos y gastos de viaje.

Pero el problema va mucho más allá. De los gastos que sí se documentan, el 30% presenta irregularidades.  La Global Business Travel Association, calcula que se tarda 18 minutos en corregir cada informe de gastos que contiene errores.

Estos son los errores más frecuentes:

• Gastos de manutención en los que no se especifican los motivos de la comida y con justificantes en los que faltan datos importantes, como pueden ser la fecha, el importe total, el número de comensales o el nombre del restaurante. También es frecuente encontrarse con recibos por importes más elevados de lo que se considera aceptable.
• Kilometrajes en los que se ha calculado mal la distancia recorrida. 
• Falta de tickets de peajes y de gasolina que justifiquen el gasto por estos conceptos.
• Compras personales que se tratan como si fueran gastos de representación (entradas a espectáculos, por ejemplo).
• El uso de vehículos de empresa para desplazamientos personales en los que los gastos se cargan a la empresa.

A esto hay que añadir un hecho constatado:  Es habitual que los trabajadores no presenten sus informes de gastos y soportes de pago de viáticos a tiempo. 

La consecuencia de todos estos errores son cuentas que no cuadran y viáticos que no pueden deducirse El importe del dinero no recuperado es el equivalente al 5% de los gastos globales de las empresas).

¿Qué puedes hacer para evitar errores al contabilizar viáticos?

La buena noticia es que es posible evitar irregularidades en la gestión de viáticos. A continuación, listamos algunas medidas que puedes tomar para mantener bajo control los gastos de viaje profesionales.

Establecer una política de gastos

En México, es fácil encontrarse con falta de políticas y procedimientos claros en cuanto al manejo de viáticos. Y sin un documento en el que se especifiquen claramente las reglas y los límites a aplicar durante los viajes de empresa, difícilmente conseguirás que los trabajadores hagan un uso adecuado de los recursos financieros.

Una vez  hayas implementado la política, es fundamental que te asegures de su correcta difusión entre  los colaboradores.

Fijar un presupuesto realista

Una vez hayas establecido la política de gastos, ya tienes una guía para negociar las tarifas de los viajes con los proveedores. 

Lo ideal es establecer un presupuesto realista y tratar de no sobrepasarlo. Es cierto que conocer con antelación todos los desplazamientos es complicado, pero puedes hacer un cálculo basándote en los informes de gastos de los últimos meses.

A la hora de elaborar el presupuesto,  debes hablar con los diferentes departamentos para que te informen de los desplazamientos que tienen previstos. Ten en cuenta el número de personas que van a tener que desplazarse en algún momento, la duración del viaje, el destino, las necesidades (alojamiento, transporte, comidas…) e, incluso, si va a ser necesario cambiar pesos a otras monedas.

Contar con mecanismos de control

Durante los diferentes viajes va a ser necesario que compruebes si el presupuesto se está cumpliendo. Para ello es fundamental que mantengas un control detallado de todos los gastos antes, durante y después de cada desplazamiento.

De esta forma, evitarás que los empleados presenten informes de gastos con cifras erróneas o fraudulentas.

También es recomendable ofrecer a los colaboradores tarjetas de empresa con límites de uso alineados con la política de gastos corporativa.

Someterse a auditorías

Otro error en el que caen muchas organizaciones es el de no realizar auditorías. Este mecanismo sirve para certificar que las cuentas están en orden. Y si hubiera alguna irregularidad, la detectaría. 

Implantar una solución potente para el control de viáticos

Todas las medidas de las que hemos estado hablando son más sencillas de llevar a la práctica si cuentas con las herramientas digitales adecuadas. Aquí es donde entran en juego los softwares de gestión de viáticos.

¿Qué ventajas ofrecen las apps como Okticket?  

• Control de gastos en tiempo real, con uniformidad de formatos y desde una única plataforma.
• Ahorro del tiempo dedicado a la gestión de viáticos (un 80% menos en el caso de Okticket).
• Facilita el reporte de los viáticos por parte de los colaboradores. 
• Captura automática de la información de recibos.
• Autenticidad de facturas verificada por el SAT.
• Recuperación de facturas (CFDI).
• Seguridad de la información.
• Integración con tu ERP o software de contabilidad.
• Conciliación bancaria de los gastos efectuados con tarjeta.
• Posibilidad de establecer alertas informativas sobre comportamientos de gasto inadecuados.
• Categorización de los gastos.
• Obtención de informes detallados.
• Ayuda para cumplir con los requisitos legales.

Todo ello permite reducir la probabilidad de que se cometan errores, además de contar con una información financiera al día y transparente. Algo fundamental para poder tomar decisiones estratégicas.

Ni te imaginas la cantidad de tiempo y dinero que puedes ahorrarte al digitalizar y automatizar la gestión de los gastos de viaje. ¿Te gustaría descubrirlo? Pregúntanos sin compromiso.

‍