¿Por qué necesitas implantar un software de control de viáticos? Claves para una gestión financiera óptima

Con un gasto superior a los 15.000 millones de dólares, los viajes de negocios se llevan un buen porcentaje de los presupuestos de las empresas mexicanas. Una inversión tan grande necesita una gestión eficaz, y de ahí la importancia de contar con un software de control de viáticos.

Si todavía utilizas métodos manuales para gestionar los informes de gastos, probablemente pierdas bastante dinero por culpa de los errores y los comportamientos de gasto inadecuados. ¿Has echado cuentas?

A eso hay que sumar el tiempo dedicado por todas las personas implicadas en el proceso de reporte, validación y gestión. Según nuestros cálculos, más del 5% de la jornada laboral se va en esta tarea repetitiva y tediosa.

¿Quieres dejar atrás los métodos arcaicos que redundan en la gestión ineficaz de los gastos de viaje?  En este artículo hablamos de las ventajas de utilizar un software de control de viáticos, recordamos los requisitos de deducción, repasamos los tips para elegir la mejor herramienta y damos las claves para mantener los gastos a raya.

¿Cómo llevar un buen control de viáticos?

Antes de meternos de lleno con las  ventajas de las herramientas de digitalización y automatización de gastos de empresa, es necesario recordar que el control de viáticos es mucho más efectivo cuando se cuenta con una estrategia bien planificada.

Dicho plan debería seguir un orden. A modo de ejemplo, proponemos un listado de pasos que son importantes:

1. Poner en marcha una política de gastos de viaje (un poco más abajo veremos cómo hacerlo).
2. Establecer un presupuesto, acorde a los objetivos que la empresa quiera conseguir. Evidentemente, no es lo mismo hacer un viaje rápido para visitar un cliente a modo de fidelización que participar en un evento de varios días y que conlleva un coste (diseño del stand, inscripciones, manutención, etc.). Sobra decir que hay que revisar el presupuesto periódicamente porque puede ser necesario realizar alguna modificación.
3. Recopilar las herramientas que hay en el mercado y comparar sus funcionalidades para ver cuál se ajusta más a las necesidades de la compañía. Lo que no puede faltar:
   • Implantación ágil
   • Sencillez de uso
   • Reconocimiento Óptico de Caracteres rápido y potente
   • Acceso a la información de gasto en tiempo real
   • Integración con tu sistema de gestión empresarial
   • Conciliación bancaria automática de los gastos efectuados con tarjeta
   • Personalización y escalabilidad
4. Tras elegir la solución, es necesario valorar si los equipos van a tener la capacidad suficiente como para procesar la nueva carga de datos.
5. Aunque las herramientas de digitalización de recibos y facturas son muy fáciles de usar, es necesario enseñar a los empleados cómo manejarlas.
6. Una vez recopilados todos los datos, es fundamental analizarlos. De esta forma, pueden detectarse tanto las posibles irregularidades como las oportunidades de mejora.

Hasta aquí la guía básica para optimizar el control de viáticos y gastos de viaje. Ahora vamos a entrar un poco más en detalle en los puntos más importantes.

¿Cómo hacer una política de viáticos?

Empezaremos por retomar el primer punto del apartado anterior: la puesta en marcha de una política de gastos de viaje. No en vano, es la base para gestionar de forma eficiente los gastos derivados de los desplazamientos profesionales.

A modo de resumen, diremos que este es el documento en el que se definen las reglas y límites de gasto, siempre de acuerdo a unos objetivos definidos de antemano (ahorrar tiempo, reducir gastos, frenar las irregularidades…)

Para aprovechar todo su potencial, lo ideal es que tenga una serie de características:

• Ideas ordenadas, claras y concisas.
• Listado de gastos reembolsables y no reembolsables.
• Umbrales de gasto, ya sea por categoría, por rol del empleado o por empresa.
• Medios de transporte más adecuados para cada desplazamiento.
• Precio del kilometraje.
• Importe de las dietas.
• Medios de pago aceptados (efectivo, tarjeta de empresa, tarjeta gasolina, etc.)
• Flujo de aprobación bien definido, con el nombre de los responsables.
• Procedimiento de reembolso de las compras efectuadas por los colaboradores de su bolsillo. ¿El ingreso se realiza en la nómina? ¿Cuánto tiempo tiene que pasar entre el reporte y la devolución del dinero?

Además de lo dicho, el plan de gastos debería definirse en función del tamaño de las organizaciones. Y siempre debe ser accesible para cualquier empleado.

A la hora de implantar una herramienta de digitalización, debes asegurarte de que va a estar alineada con la política de gastos.  De esta forma, te aseguras de que va a cumplirse.

Ventajas de usar un software de control de viáticos

Esta ayuda para hacer que se cumplan las políticas internas de gastos es precisamente uno de los principales beneficios de las aplicaciones de control de viáticos como Okticket. El resto de las ventajas, las vamos a clasificar por roles.

Ventajas para el CFO

• Los tiempos de validación, gestión y control se agilizan. En este sentido, Okticket reduce el tiempo invertido en la gestión de viáticos hasta un 80%.
• Ayudan a recuperar las facturas y CFDI.
• Los empleados reportan los gastos a tiempo, cumpliendo con los requisitos de justificación.
• Permiten controlar los gastos corporativos de los colaboradores en tiempo real, desde cualquier dispositivo móvil (también desde un ordenador).
• Gestión desde una única plataforma.
• Se obtiene trazabilidad de los gastos.
• Se frenan las irregularidades y el fraude interno.
• La información queda guardada, clasificada y ordenada en un entorno cloud seguro

Como consecuencia de todo lo anterior, la productividad aumenta, el retorno de la inversión mejora, la recopilación de datos es más efectiva y la toma de decisiones estratégicas se hace conforme a información fiable.

Ventajas para los colaboradores

• Cambiar el Excel por una app supone una mayor rapidez en el reporte. En pocos minutos podrán reportar los gastos estén donde estén. Sin necesidad de acudir a la oficina ni de rellenar a mano informes de gastos.
• Pueden dedicar más tiempo a su trabajo.
• Los reembolsos se agilizan.

Ventajas para el departamento de RRHH

El principal beneficio es la mejora del clima laboral, puesto que disminuyen los conflictos derivados de los reembolsos de gastos.

¿Cómo se cobran los viáticos?

Una de las cuestiones que más dudas generan es el procedimiento para el cobro de viáticos. Por regla general, el proceso es el siguiente:

1. El colaborador realiza el pago de su bolsillo.
2. Envía la declaración de gastos.
3. El departamento de finanzas verifica las declaraciones de gastos.
4. Se programa el reembolso de los gastos aprobados.

Con una aplicación, el proceso de reembolso se agiliza, puesto que el registro del gasto, su aprobación y contabilización se realizan de forma automática.

¿Qué viáticos son deducibles?

Otra de las ventajas de un software de gestión de gastos de empresa es que te permite estar al día con la normativa fiscal. Como sabrás, en México sólo son deducibles los viáticos que cumplen los requisitos establecidos en la Ley de Impuesto sobre la Renta. Vamos a repasarlos.

• Gastos de alimentación deducibles. Si se producen en México, $750.00 pesos diarios por persona. En el extranjero, el tope sube hasta los $1,500.00 pesos al día por persona.
• Hospedaje. En el país, sin límites. Fuera de México, $3,850.00 pesos al día por persona.
• Renta de automóviles y gastos relacionados. $850.00 pesos diarios.
• Kilometraje. El límite actual es de 93 centavos por kilómetro recorrido.
• Transporte. No existe un límite de viáticos deducibles, puesto que las tarifas de aerolíneas o autobuses son variables.
• Gastos por seminarios o convenciones: Para que sean deducibles, es necesario que en el comprobante fiscal se desglosen todos los gastos. De lo contrario, solamente podrá deducirse el importe de  los alimentos.

Requisitos de justificación

Asimismo, es importante recordar que los gastos deben cumplir algunos requisitos adicionales para ser deducibles:

• Existe un límite de $2000MXN para los pagos en efectivo (lo ideal es pagar con tarjeta de crédito o débito).
• La actividad laboral deberá realizarse a más de 50 kilómetros del lugar de trabajo.
• El colaborador que realiza los gastos debe tener una relación laboral con la empresa.
• Es necesario presentar un comprobante que cubra con todos los requisitos fiscales que el SAT solicita.  La factura debe incluir: nombre, número de identificación oficial, denominación o razón social, domicilio de quien otorga el servicio, el objeto de la operación, la fecha y el monto.

En caso de que un colaborador exceda los límites anteriormente indicados, dichos gastos ya no podrán ser deducibles por medio de factura CFDI.

¿Cómo se registran los viáticos en la nómina?

También es posible presentar los CFDI de nómina con el desglose de viáticos. El registro dependerá de si los gastos son o no deducibles.

• Los viáticos deducibles deben registrarse en el comprobante de nómina, en el campo “Otros pagos”, con la clave 003 que corresponde a “Viáticos entregados al trabajador”.
• Los viáticos que no puedan ser comprobados o que no cumplan con los requisitos fiscales, van en el CFDI de nómina como “Tipo Percepción”, con la clave 050 (viáticos).

Antes de terminar, es importante recordar que los viáticos son un gasto que corre a cargo de la empresa, no del trabajador.

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