Aprende a implementar unas reglas de gasto que mantengan un equilibrio entre el control de los costos de desplazamiento y las necesidades de los viajeros de negocios.
Con la tecnología, las empresas han implementado herramientas que automatizan procesos y mejoran su eficiencia diaria.
La transformación digital ha llegado a todas las áreas de las organizaciones. Se ha convertido de gran utilidad en la implementación de nuevas herramientas que eficientan procesos, como la deducción de gastos de empresa.
En los últimos años hemos visto un despunte de nuevas tecnologías que poco a poco se van incorporando en el día a día de la empresa.
¿Cuál es el aporte de estas herramientas en el área organizacional?
Sin duda podemos encontrar distintas fuentes de implementación para estos avances.
Entre ellas se encuentran:
Las innovaciones tecnológicas han permitido a los directivos poder tener mayor control de los procedimientos internos: automatizándolos y eficiéntandolos para mejorar el desempeño organizacional.
A lo largo de los últimos años, las empresas han dado un giro de 180º a sus tareas, en parte gracias a las nuevas herramientas tecnológicas.
Dentro de las mismas, podemos considerar como más relevantes aquellas que han permitido hacer ajustes en los procesos del día a día para hacerlos más efectivos.
Gracias a la incursión de la transformación digital empresarial y sus distintas posibilidades, al día de hoy los directivos cuentan con mayor tiempo para dedicar a tareas más estratégicas.
La tecnología ha revolucionado la forma en que las organizaciones operan. Permitiéndoles innovar, eficientar procesos y delegar tareas operativas.
Entre las aplicaciones más utilizadas se encuentran:
Entre las tareas que mayor tiempo, dedicación y cuidado requieren por parte de los colaboradores y director financiero son aquellas relacionadas con los gastos de empresa.
¿Por qué son tan demandantes?
Tener una correcta gestión de los gastos y finanzas empresariales va a permitir tener claridad sobre el capital con el que cuenta la organización. Esto es importante, ya que a partir de ello, el CFO puede trazar estrategias para eficientar los recursos.
Cuando la compañía implementa herramientas tecnológicas, como software de gestión de gastos, puede encontrar los siguientes beneficios:
Si quieres conocer más a fondo las ventajas de la automatización de gastos profesionales, da click aquí.
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Cuando las empresas hacen uso de las nuevas herramientas tecnológicas pueden mejorar su eficiencia y automatizar procesos.
La tecnología está ampliamente relacionada con la eficiencia empresarial. Cuando se utilizan nuevas herramientas como digitalización de procesos financieros, sus beneficios son aprovechados por toda la organización.
El día de ayer, Luis López, Country Manager de Okticket, se reunió con reconocidos medios de comunicación entre los que se encontraron: Revista Neo, México Informa, Mundo TI, Mundo Contact y El Capitalino.
Durante el evento pudo darles a conocer como la digitalización permite a las compañías aumentar su rentabilidad financiera.
De acuerdo con el informe: “Hubspot Crecimiento Empresarial Sostenible en la Era Digital”, 52% de las empresas han adoptado tecnología innovadora en los últimos dos años. Conforme a lo anterior podemos asumir que la transformación digital está cada vez más presente dentro de las organizaciones.
Como nos comunicamos, interactuamos y llevamos a cabo tareas en el día a día se ha transformado radicalmente en los últimos 20 años.
La democratización de herramientas tecnológicas ha permitido que la transformación digital esté al alcance de todos. Especialmente de las empresas.
¿De qué manera estas nuevas plataformas permiten a las empresas mejorar su eficiencia?
De acuerdo a Luis López, la tecnología ha demostrado ser una herramienta eficaz para automatizar procesos que consumen mucho tiempo y que a menudo son propensos a errores humanos.
Al automatizar los procesos. Las organizaciones pueden liberar a los empleados para que trabajen en proyectos más complejos.
De acuerdo al informe: “MiPyMEs en México: desafíos y oportunidades para su digitalización comercial en 2024”, elaborado por Contpaqi. Después de la comercialización, la segunda área que más digitalizan las compañías es la de facturación.
Se observa que la digitalización y la administración financiera están estrechamente relacionadas. El sector financiero es el motor de cualquier empresa, por lo que implementar herramientas que simplifiquen esta gestión son de gran ayuda.
Tomando en cuenta lo anterior. Los roles organizacionales en el siglo XXI han cambiado, especialmente el del CFO, quien ahora tiene más responsabilidades que las de ser un mero administrador.
Una de las principales características del Director Financiero del siglo XXI es una alta capacidad de adaptabilidad y de análisis. Su puesto requiere que trabaje codo a codo con el CEO para dirigir el rumbo empresarial.
Con tantas responsabilidades por delante, nuestro directivo cuenta con poco tiempo para dedicar a gestiones diarias como facturación y comprobación de gastos y viáticos. Por lo que resulta vital contar con ayuda de la tecnología.
Durante el evento. Luis López, comentó con los medios como implementar un sistema de automatización de viáticos permite a las empresas:
Ahorrar más de 80 horas y más de 35,000 pesos al año por empleado que comprueba gastos.
Destacó como un rastreador de gastos de negocios como Okticket, evita el error humano en este proceso. Mientras ayuda a aumentar la deducibilidad gracias a su función de recuperación de facturas o cfdi.
Dentro del encuentro, Luis pudo mostrar en directo a los medios el funcionamiento de Okticket. Destacando sus principales ventajas competitivas:
Finalmente, Luis destacó la importancia de poner en marcha una herramienta de automatización de viáticos como Okticket para impulsar la gestión empresarial. Al hacerlo los colaboradores cuentan con más instrumentos para concentrarse en lo verdaderamente importante: el negocio.
Para conocer más sobre Okticket, da click aquí.
Llevar a cabo un adecuado control de gastos de empresa es posible gracias a las nuevas herramientas tecnológicas.
Realizar una adecuada contabilización de viáticos requiere gran cuidado para evitar cometer errores. Gracias a la tecnología este proceso se ha simplificado, ayudando a los involucrados a mantener un mejor control de los gastos de empresa.
Tomando en cuenta que los viajes de negocios son necesarios ya que permiten a las empresas acercarse a sus clientes, generar relaciones y hacer networking para crear oportunidades y construir alianzas duraderas. Es vital que sus empleados puedan realizarlos de la manera más cómoda y evitando retrasos en sus otras actividades.
Sin embargo, una de las grandes desventajas de este tipo de viajes es la gestión de los gastos. Encontrando dos principales afectados:
Se considera relevante que el CFO del siglo XXI tenga una correcta estimación de los costos de los viajes de negocios.
Cuidar las previsiones, desembolsos y recuperar la mayoría de facturas, le permitirán aumentar la deducibilidad y contar con mayor presupuesto para otras actividades.
Por lo tanto se contempla que tome en cuenta los siguientes puntos:
El servicio de Administración Tributaria en México establece los gastos que pueden ser considerados viáticos (transporte, hospedaje, alimentos) así como los montos máximos a deducir de acuerdo a cada rubro.
Al tener conocimiento de estas reglas, el Director Financiero podrá crear estrategias para deducir de impuestos la mayoría de viáticos.
Límites de gastos
El SAT cuenta con una serie de regulaciones generales para la comprobación de gastos profesionales, conócelos aquí:
Para una correcta contabilización de viáticos, tu empresa debe contar con una política de viajes clara, definir responsabilidades y estandarizar procesos. Esto permitirá facilitar la gestión del flujo de trabajo y reducir errores contables. Además, verifica que cada gasto registrado cumpla con los requisitos fiscales vigentes para evitar sanciones o rechazos en las deducciones. Es indispensable reunir comprobantes fiscales y toda la documentación comprobatoria adecuada para validar los viáticos ante el SAT. Así evitarás problemas fiscales y garantizarás el control total de los gastos de viaje en tu empresa.
Los últimos avances tecnológicos han permitido tanto a las empresas, como a las personas simplificar su día a día. Cuando las organizaciones implementan procesos de la mano de la transformación digital, su eficiencia se ve multiplicada.
Una de las claves para una mejor contabilización de viáticos es recurrir a una herramienta de reporte de gastos. A través de ella, las empresas pueden ser más eficientes en tareas repetitivas relacionadas con los viajes de negocios.
Actualmente existen muchas soluciones tecnológicas que permiten a las empresas hacer más eficiente su gestión de presupuestos de viaje. Entre ellas se encuentra Okticket, app escanear tickets.
Utilizar una aplicación de gastos de viaje permite agilizar la captura, aprobación y seguimiento de los gastos, reduciendo errores y tiempos de procesamiento.
Entre las ventajas de utilizar un software de gestión de gastos se encuentran:
¿Qué tan lista está tu empresa para automatizar los gastos?
El ecosistema fintech está revolucionando las finanzas corporativas. Es un sector en crecimiento y en 2027 espera contar con 86 millones de usuarios en México.
La primera edición del Fintech México Forum, se llevó a cabo el pasado 29 de febrero. En el evento estuvieron presentes los principales líderes del sector como: Mastercard, Clip, BanCoppel, Wise, entre otros.
Este acontecimiento marca un precedente para México, situándose como un país en plena evolución fintech y con gran potencial de negocio en el sector.
¿Cuál es la relevancia de las nuevas tecnologías en el ámbito financiero?
Fintech es la abreviatura de tecnología financiera. Se refiere a las prácticas que permiten llevar a cabo una administración de recursos financieros a través de medios digitales.
Utilizar los avances en inteligencia artificial, digitalización y medios de pago para transformar la interacción de los usuarios con los servicios financieros es una clave para simplificar procesos y atraer más clientes.
Este ecosistema se encuentra en un momento de gran crecimiento y movimiento. Las empresas de este sector son disruptivas y están transformando ideas preconcebidas sobre los servicios financieros y de pago.
En México es un sector con amplio potencial. Actualmente se cuentan 1,300 empresas de este giro y para 2027 se espera contar con 86 millones de usuarios en nuestro país.
Durante este evento los asistentes pudieron ser testigos de las últimas actualizaciones de este sector en constante crecimiento. También pudieron conocer, a través de las conferencias magistrales, la visión de los directivos y sus predicciones.
Con relación a los temas que más generaron conversación, los más exitosos fueron la digitalización y la llegada de los bancos digitales como motores de desarrollo económico.
Concretamente, una de las conferencias más esperadas fue: “The Digitization of Everything”, en la que participaron Jorn Lambert, Chief Digital Oficer de Mastercard y José Antonio Meade, Consultor Senior en EMANT.
Durante la ponencia se destacó el papel de tecnologías emergentes como el Embedded Finance, Generative AI y la transformación del comercio con tarjetas electrónicas.
Con el rápido avance del sector Fintech, es imprescindible conocer sus principales diferenciadores y la forma en que están transformando las finanzas a nivel mundial. Aquí algunos de ellos:
Para concluir, se pueden considerar 4 puntos fundamentales sobre este ecosistema:
Para empresas como Okticket resulta muy enriquecedor haber podido conocer, de la mano de los expertos, las últimas tendencias fintech.
Como plataforma de contabilización de gastos. Okticket, permite a las empresas de este ámbito ofrecer un servicio más a sus clientes: gestión de viáticos automatizada.
Con esta característica, las organizaciones podrán tener un control de presupuesto de manera global. Por un lado aprovechado todas las ventajas de las nuevas tecnologías financieras y por otro el expertise de Okticket:
Si quieres conocer más a fondo las ventajas de Okticket, da click aquí:
Contabilizar los viáticos con ayuda de la transformación digital empresarial, se ha convertido en una labor más eficiente para las empresas.
Con la tecnología, la gestión de gastos de viaje se ha convertido en una labor más sencilla y eficiente para las empresas. Gracias a esto, el CFO puede invertir un menor tiempo en comprobaciones de viáticos.
Se observa que la transformación digital empresarial está en aumento. Tanto a nivel mundial como en Latinoamérica, cada vez son más las organizaciones que buscan implementar nuevas tecnologías en sus procesos diarios.
De acuerdo al informe “think digital” de Inesdi Business School. México es uno de los países líderes en transformación digital a nivel Latam, con un 73% de empresas que iniciaron procesos de digitalización en 2023.
Los viajes de negocios siempre han sido una necesidad para las organizaciones. Ya que permiten afianzar relaciones, hacer networking y cerrar acuerdos.
Anteriormente, sin el uso de plataformas web, la contabilización de los gastos de viaje podía ser un verdadero dolor de cabeza. Tanto para el Director Financiero como para la persona que estaba constantemente pasando gastos.
Entre las principales problemáticas encontramos:
Sin embargo, aquellas empresas que ya han implementado una herramienta de automatización de gastos profesionales, ahorran más de 80 horas anuales por empleado. Tiempo que puede ser invertido en tareas de mayor valor.
Llevar a cabo un control de gastos profesionales en pleno siglo XXI no tiene que ser una labor complicada o una tarea donde los colaboradores o el CFO tengan que invertir mucho tiempo.
Gracias a la tecnología, cuando se implementa una herramienta de reporte de gastos, el proceso de contabilización de los mismos se vuelve más sencillo.
Dentro de este contexto, es importante que el Director Financiero establezca una política de gastos. La cual puede incluir:
Este tipo de gastos pueden ser contabilizados de distintas formas, aunque siempre se debe de partir de la base: gastos que son considerados viáticos y los que no lo son.
Gastos viáticos
Gastos que no son viáticos
Para llevar a cabo una correcta organización de los viajes de empresa y el presupuesto para cada uno de ellos, es necesario tener presente la normativa para este tipo de gastos.
En el caso específico de los gastos profesionales, la ley establece que para ser considerados viáticos tienen que cumplir con las siguientes condiciones:
Cada país tiene una normativa diferente en lo que se refiere a la contabilización de viáticos. En el caso de México el organismo encargado de su regulación es el SAT.
Para que estos puedan ser deducibles para la empresa, es importante considerar los límites establecidos por SAT en viáticos.
A continuación los detalles:
De acuerdo a la normativa del SAT, los gastos relacionados con viajes de negocios tienen que ser desembolsados en su mayoría con tarjeta (ya sea de empresa o personal).
Todo pago de combustibles y transporte tiene que ser abonado íntegramente con tarjeta para que sea deducible.
Para los demás gastos, pueden ser pagados en efectivo hasta un máximo de $2,000 pesos, sino no serán considerados deducibles.
Una vez realizados los desembolsos, el empleado tiene que solicitar la factura de los mismos lo antes posible. De esta forma se evitan problemas en su emisión y se garantiza la máxima deducibilidad al recuperar la totalidad de facturas.
Una forma ideal de mantener en control los viáticos, tanto en la parte administrativa como en la de deducibilidad es implementando un software de gestión de gastos como Okticket.
Entre sus ventajas se encuentran:
Si aún no cuentas con un software de gestión de gastos, conoce Okticket aquí.
Tener control de las finanzas corporativas es imprescindible para trazar una estrategia de rentabilidad.
Las finanzas corporativas, así como la recuperación de cfdi sat son imprescindibles para el buen funcionamiento de cualquier organización. Sin un estricto control de los gastos es imposible trazar una estrategia de rentabilidad empresarial.
Antes que nada, es recomendable que exista una persona especializada en el tema. En este caso, sería ideal que la empresa pueda contar con un Director Financiero para encargarse de esta labor.
Una vez designada la persona responsable de la contabilidad, esta tendría que hacerse las siguientes preguntas:
Resueltas las preguntas anteriores. El CFO tiene la responsabilidad de analizar todos los datos y plantear estrategias que permitan a la organización mejorar sus rendimientos.
Entre las tácticas que se pueden llevar a cabo se encuentran:
Teniendo en cuenta el punto anterior. Una de las estrategias más relevantes para mantener las finanzas corporativas organizadas y enfocadas en conseguir la mayor rentabilidad, es la recuperación de facturas.
¿Qué pasos puedo seguir para reclamar la mayoría de facturas?
La correcta gestión de los gastos es esencial para las empresas. No solo permite mantener un control financiero, sino que también puede aumentar la deducibilidad de los gastos en la declaración de impuestos.
Una forma sencilla de tener un control efectivo de los gastos de empresa es a través de una aplicación de gastos de viaje.
Utilizar una herramienta de este tipo ofrece múltiples ventajas, entre las que se encuentran:
Implementar una herramienta de automatización de viáticos es muy fácil con Okticket. Para conocer más a fondo sus funciones da click aquí.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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