Aprende a implementar unas reglas de gasto que mantengan un equilibrio entre el control de los costos de desplazamiento y las necesidades de los viajeros de negocios.
El Director Financiero del siglo XXI desempeña un papel crucial al liderar la adopción de soluciones digitales que optimizan procesos y contribuyen al éxito empresarial.
El Chief Financial Officer (CFO), como guardián de las finanzas corporativas, desempeña un papel crucial al liderar la adopción de soluciones digitales que contribuyen al éxito empresarial.
En ese camino hacia la rentabilidad, las nuevas tecnologías juegan un papel fundamental en la optimización, mejora de procesos y control de la contabilidad empresarial.
¿Qué es la automatización financiera?
La automatización es la aplicación de la tecnología para la ejecución de procesos repetitivos de una forma rápida y eficiente.
Centrándonos en el tema financiero, específicamente se refiere a la utilización de últimas herramientas tecnológicas para ayudar a mejorar los procesos relacionados con contabilidad y administración.
El objetivo principal es liberar a los colaboradores de tareas rutinarias y en las que la repetición puede provocar errores. Esto permite que dediquen su tiempo a labores más estratégicas dentro de la empresa.
Cuando el Director Financiero lleva a cabo un proyecto estratégico con la tecnología como base, los beneficios que podrá encontrar son:
Ahora que conocemos las ventajas de la utilización de la tecnología en pro de la mejora de procesos financieros, es momento de integrarla en el día a día de la empresa. La persona ideal para llevar a cabo esta implementación dentro de su área y darlo a conocer dentro de toda la organización es el Director Financiero.
Como directivo 360º, el especialista en finanzas tiene como responsabilidad conocer los últimos avances tecnológicos para poder implementarlos en la modernización de procesos corporativos.
El CFO del siglo XXI debe tener conocimiento de ciertas tecnologías clave para seleccionar las que mejor se adapten a sus necesidades.
Entre ellas se encuentran:
Cuando el Director Financiero tiene conocimiento de las novedades tecnológicas y de las exigencias de la empresa en el plano financiero. Es momento de buscar los mejores instrumentos para la mejora de procesos dentro de la organización.
Al día de hoy existen un sinfín de aplicaciones que pueden otorgar múltiples beneficios en esta área. Entre ellos se pueden encontrar:
Llevar a cabo una eficiente gestión de gastos empresariales se vuelve una tarea sencilla para el Director Financiero gracias a la transformación digital.
Con ayuda de la tecnología, el directivo puede automatizar los procesos dedicados a la contabilización de viáticos de una manera intuitiva y sencilla.
Entre las ventajas que se pueden encontrar al implementar un rastreador de gastos de viaje como Okticket son:
Para conocer más sobre Okticket y cómo te puede ayudar, da click aquí.
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Tener control de las finanzas corporativas por medio de un software de gestión de gastos es una excelente forma de generar mayor rentabilidad empresarial.
El tema económico en una empresa lo es todo, ya que va a predisponer las actividades que pueda realizar: compra de insumos, marketing, contrataciones, ampliación de local, etc. Por lo que es aconsejable contar con una herramienta de reporte de gastos para mantener un mejor control de las finanzas corporativas.
Cuando una organización no cuenta con un software de gestión de gastos, se vuelve más vulnerable a tomar decisiones erradas por falta de información y por ende acaba siendo más reactiva a las situaciones que se le presentan.
¿Cuáles son las desventajas de no contar con un control del presupuesto empresarial?
Con la llegada de la transformación digital, tanto los procesos como los roles dentro de la empresa han ido cambiando. Por un lado se busca la eficiencia y por el otro contar con profesionales polifacéticos que vayan más allá de la operación, adentrándose en la estrategia empresarial.
El primero de los mayores cambios que se han dado dentro de las organizaciones sería la utilización de herramientas de última tecnología que ayudan a automatizar procesos, especialmente aquellos relacionados con el control del presupuesto.
La segunda mayor transformación son los roles dentro de la empresa. En estos tiempos se necesita que los colaboradores tengan un alto grado de adaptabilidad, sean polivalentes, proactivos, analicen y propongan distintas formas de hacer las cosas en vez de solo operar.
Teniendo esto en cuenta, uno de los roles que más ha cambiado en los últimos años es el del CFO, ya que ha pasado de ser un mero administrador a un estratega que trabaja mano a mano con el CEO para dirigir el rumbo de la empresa y proponer mayor optimización de recursos.
El Director Financiero actual tiene la responsabilidad de adelantarse a las situaciones, de conocer a fondo el sector y los factores macroeconómicos que le pueden afectar.
De cara a la empresa, este directivo 360º puede aportar:
Nuestro directivo ha pasado de tener en su totalidad funciones de control de capital, viáticos, comprobaciones de gastos y facturas a tener que hacer eso más la parte de estrategia financiera, análisis a fondo de balances, estados de cuenta, formas de optimización de recursos, plan de ampliación de capital y mucho más.
¿Qué problemática viene con esto?
Si la empresa no está digitalizada, el CFO seguramente estará trabajando a marchas forzadas, horas de más e incluso existe una gran posibilidad de cometer errores humanos, dado que no se da a basto con las nuevas funciones que tiene que realizar.
Con lo anterior en mente, el CFO puede apoyarse de distintas soluciones tecnológicas para hacer su trabajo más eficiente, estar menos abrumado por realizar las funciones de comprobación de viáticos y facturas al poder realizarlas de forma sencilla e intuitiva desde un software de gestión de gastos.
Al utilizar un rastreador de gastos de negocios, el Director Financiero podrá beneficiarse de distintas maneras:
Una herramienta de reporte de gastos que puede ser utilizada por el Director Financiero es Okticket, a través de ella el directivo no solo logra tener un mayor control en su contabilización de viáticos, sino que también ahorra tiempo y puede aumentar su deducibilidad con la función de recuperación de facturas.
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La tecnología ha traído grandes avances para las compañías. Cuando las pymes implementan un herramientas digitales y hacen uso de la transformación digital tienen una ventaja competitiva.
Las novedades tecnológicas han traído grandes avances para las compañías, especialmente en digitalización empresarial. Esto ha ayudado a las organizaciones a mejorar sus procesos en todos los niveles.
En el caso de la transformación digital, las empresas grandes son quienes mejor han podido adaptarse ya que suelen contar con departamentos especializados y un gran presupuesto para implantaciones tecnológicas.
Pero, ¿qué pasa en el caso de las pymes?
A las pequeñas y medianas empresas les puede resultar más complicado actualizarse constantemente, estar al tanto de las novedades tecnológicas y por ende, implementarlas, lo que puede resultar en una desventaja frente a la competencia.
La digitalización se refiere al proceso de transformar en profundidad una empresa utilizando las últimas soluciones digitales que ayuden a la organización a ser más eficiente en su día a día.
Según un informe realizado en 2023 por IDC en conjunto con Docusign, el 47% de las organizaciones en América Latina estaban en búsqueda de nuevas herramientas de última tecnología para implementar.
Cuando las pymes llevan a cabo un plan de desarrollo tecnológico de acuerdo a la naturaleza de su compañía, pueden encontrarse con las siguientes ventajas competitivas:
Para que una pyme pueda llevar a cabo un plan de digitalización exitoso, primero tiene que hacer un análisis de lo que quiere lograr para tener claras las necesidades a cubrir.
Recomendamos que responda a las siguientes preguntas:
Una vez respondidas las cuestiones anteriores y habiendo hecho un análisis de las necesidades y expectativas es momento de tomar acción.
Teniendo en cuenta las necesidades a cubrir y el rumbo a tomar, es momento que la empresa se decante por una o varias soluciones para hacer frente a la problemática presentada.
Con todo esto claro, los pasos a seguir serían:
Para aquellas pymes que no saben por dónde comenzar en su plan de transformación digital, una opción sencilla, económica y fácil de utilizar es una herramienta de reporte de gastos.
A través de ella, las empresas pueden no solo eficientar procesos, ahorrar tiempo y tener más control del presupuesto, sino también tener todos los documentos siempre a mano y disponibles de forma digital, evitando pérdidas de documentación importante.
Una de las herramientas que ayudarán a las pymes en su proceso de puesta en marcha de nuevas plataformas digitales es Okticket, plataforma de automatización de viáticos.
Entre las ventajas que las empresas podrán encontrar al implementar un software como Okticket se encuentran:
Los empleados emplean alrededor del 5% de su jornada laboral en trámites de recuperación de viáticos. Al hacer este trámite de forma automática, los colaboradores pueden destinar este tiempo a tareas de mayor valor y evitar el error humano.
Todos los documentos de contabilización de viáticos como: facturas, tickets o cfdi, están disponibles en cualquier momento y lugar desde la plataforma web. No hay más pérdida de información importante.
Okticket se integra con el sistema contable que esté utilizando la empresa. Suma esfuerzos con el software de contabilidad para ofrecer la información más detallada y actualizada sobre los gastos profesionales.
Si quieres conocer más a fondo cómo puede ayudarte Okticket, clica aquí.
Los viajes de negocios van en aumento, por lo que las empresas recurren a herramientas que les permitan tener un mayor control de los gastos profesionales.
El sector del business travel ha crecido mucho en los últimos años. Por lo que las empresas han implementado, con ayuda de la tecnología, diversas app escanear tickets y herramientas que les permiten automatizar procesos.
De acuerdo al INEGI (Instituto Nacional de Estadística y Geografía), en el tercer trimestre de 2023, el ITPIBT (Producto Interno Bruto Turístico) aumentó un 2.8% con respecto al trimestre previo y se espera que para 2024 siga habiendo un crecimiento.
México es uno de los principales países para viajes de negocios en Latinoamérica, la expectativa para el 2024 es que la tendencia continúe y el sector crezca.
Los viajeros de negocio están a la alza. Cada vez son más las empresas que motivan a sus empleados a realizar este tipo de prácticas ya que los resultados son muy favorables:
Los viajes de negocios son una actividad esencial para el desarrollo de las empresas, pero también implican una serie de riesgos y desafíos, ya que aumentan las irregularidades en el control de los viáticos.
Por lo tanto, es recomendable para las empresas que tienen un alto número de viajeros de negocios implementar, por medio del área de Recursos Humanos, una política interna de gestión de gastos profesionales, la cual puede incluir:
Al llevar a cabo una política de gestión de gastos, la empresa podrá tener toda la seguridad que sus empleados estarán actuando de acuerdo a ella. Con esto se evitan malos manejos del presupuesto y se ayuda al Director Financiero a mantener el control sobre el mismo.
Para aquellas compañías que tienen un alto volumen de viajeros de negocio, resulta prácticamente indispensable contar con una herramienta de control de viáticos que les permita tener los gastos controlados en todo momento.
Al contar con un software de gestión de viáticos tanto la persona que pasa gastos como el Director Financiero, pueden ahorrar hasta 80 horas anuales, tiempo que pueden dedicar a tareas de mayor relevancia para la empresa.
En este caso, la principal área de oportunidad para las empresas es aprovechar la llegada de la transformación digital y automatizar todos los procesos relacionados con la contabilización de viáticos, tanto para ahorrar tiempo como para tener un mayor control de los mismos.
Al implementar una herramienta de automatización de gastos profesionales, el Director Financiero, podrá no solo ahorrar tiempo y eficientar procesos sino también mantener en estricto control el presupuesto de viáticos y aumentar la deducibilidad de la empresa.
En la actualidad existen diversas aplicaciones de gastos de viaje, una de ellas es Okticket, entre sus funciones se encuentran:
Finalmente, a través de Okticket y su avanzado sistema de reconocimiento, los empleados pueden realizar un gasto, escanearlo y registrarlo en el sistema para su aprobación en pocos minutos.
De esta forma, aquellos colaboradores que están constantemente pasando gastos, solo tienen que preocuparse por escanear los tickets de compra dentro de la app y enviar a aprobación con un click, un proceso de contabilización de viáticos fácil y sencillo.
Utilizar una app escanear tickets trae muchas ventajas para tu empresa, si quieres conocerlas a detalle, da click aquí.
Con la transformación digital los procesos se han automatizado y simplificado, como la digitalización de gastos de empresa.
Con la llegada de la transformación digital empresarial algunos procesos se han digitalizado y automatizado, haciendo que su gestión sea más fácil, como el caso de la deducción de gastos de empresa.
Para el CFO, tener automatizados los viáticos supone tener un mayor control del presupuesto en todo momento. Incluso tener la posibilidad de rastrear los gastos de negocio en tiempo real.
De acuerdo con la firma consultora EY, la madurez digital de México se ubica por encima del promedio de Latinoamérica, situándose como un país altamente receptivo a los cambios tecnológicos, tanto para adoptarlos como para desarrollarlos.
Con la transformación digital en constante ascenso y la inteligencia artificial como tema de conversación de este 2024, a veces es difícil que los directivos puedan mantener el paso con el creciente número de soluciones que salen al mercado cada día.
En el siglo XXI el rol del Director Financiero dentro de las compañías dio un giro de 180º, pues ha dejado de ser un mero administrador para convertirse en un estratega cuya opinión y análisis son sumamente relevantes en el día a día.
El CFO actual está al pendiente de las últimas tendencias tecnológicas. Se vuelve un prescriptor de las mismas hacia adentro de la organización con la finalidad de implementarlas y eficientar procesos en todas las áreas que sea posible.
El crecimiento tecnológico está transformando la contabilidad y las finanzas a pasos agigantados.
En este nuevo paradigma, los recientes desarrollos de software desempeñan un papel crucial para hacer frente a la optimización y eficiencia de recursos dentro de la empresa.
En los últimos años hemos visto diferentes herramientas que permiten a las organizaciones mejorar su gestión en distintos ámbitos como: recursos humanos, finanzas y facturación, marketing, ciberseguridad, operaciones, atención al cliente, entre otras, siendo el financiero uno de los temas relevantes.
En el caso del CFO, con los constantes cambios y actualizaciones en la facturación por parte del SAT, es prácticamente un requisito contar con una herramienta de automatización de gastos profesionales que le permita tener un mayor control del presupuesto en cada momento.
Entre las ventajas que los Directores Financieros pueden aprovechar una vez se implementa una aplicación de gastos de viaje dentro de su empresa, se pueden encontrar:
Al poner en marcha una herramienta de automatización de viáticos como Okticket, tanto el CFO como la persona que está constantemente pasando gastos ahorran más de 80 horas anuales, tiempo que pueden estar utilizando en tareas de mayor para la compañía.
Por otro lado, otros de los grandes beneficios que se pueden obtener al utilizar Okticket es la de un avanzado sistema de gestión del presupuesto de viáticos, ya que por medio de la herramienta el CFO puede:
Al haber aprovechado las ventajas competitivas de Okticket, el CFO puede aumentar la deducibilidad de la empresa de manera significativa, ya que no sólo tiene en mayor orden y control el presupuesto de viáticos, sino que puede recuperar y validar la mayoría de sus facturas y cfdis, asegurando que los gastos generados sean deducibles.
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La transformación digital ha venido a eficientar procesos empresariales a distintos niveles, como la gestión de viáticos y facturación, conoce sus ventajas en este artículo.
La transformación digital ha venido a cambiar la forma en la que se trabaja. Con ella se han logrado eficientar procesos a distintos niveles, como la automatización de gastos, procesos de pago y facturación. Con ello se ha logrando que las compañías puedan trabajar de una manera más estratégica en su día a día.
De acuerdo a AI Adoption Index 2023 (Índice Global de Adopción de inteligencia artificial de iBM 2023) el 42% de las empresas en Latinoamérica están implementado procesos de IA en su compañía. Otro 59% se encuentra estudiando la viabilidad de su implementación.
Con todos estos cambios, el Director Financiero ha dejado de ser un mero administrativo y gestor para convertirse en una figura de alta relevancia y estratégica dentro de la empresa.
Considerando lo anterior, el CFO se vuelve un detector de tendencias, alguien que busca la forma de integrar la tecnología en la empresa para hacerla más rentable, competitiva y eficiente.
Con esto en mente, nuestro protagonista tiene la misión de detectar en qué áreas la organización invierte mucho tiempo y analizar si es posible implementar una solución o herramienta tecnológica que permita emplear ese tiempo en tareas de mayor valor.
Una de las actividades del día a día que suele consumir mucho tiempo tanto a los empleados como al CFO es la comprobación de gastos.
Cuando esta actividad no está automatizada, el empleado que pasa gastos y se encuentra fuera, tiene que invertir tiempo en el envío de reporte de viáticos y la recuperación de facturas. Mientras, el área administrativa tiene que revisar los gastos uno a uno, con el error humano que esto conlleva y finalmente verificar las facturas.
En ambos casos, se estima que cada empleado, tanto el que pasa viáticos como el encargado de la comprobación de los mismos, invierte alrededor del 5% de su jornada laboral en esta actividad. Al año, esto supone más de 80 horas.
Una solución para la problemática anterior es la implementación de un software de gestión de gastos. A través de la digitalización de los documentos, el uso de inteligencia artificial y la última tecnología, dicha herramienta automatiza todo el proceso de contabilización de viáticos.
Al poner en marcha una herramienta de que automatiza el procedimiento de comprobación de viáticos, tanto la persona que pasa gastos como el CFO, se apoyan en la tecnología para hacer más eficiente cada proceso, ahorrar tiempo y tener mayor control del presupuesto evitando desviaciones.
En la actualidad existen diversas herramientas y soluciones que hacen frente a la contabilización de viáticos, cada una con diferentes funciones y nivel de adaptación para cada empresa.
Un ejemplo de herramienta de reporte de gastos que es de utilidad para todo tipo de empresas (desde micropymes y pymes hasta los grandes corporativos), es Okticket.
Como aplicación de gastos de viaje, Okticket permite tener todos los documentos, información y control de los viáticos en un mismo lugar para su fácil consulta en todo momento.
Tener un control de los gastos de viáticos puede ser muy sencillo con ayuda de aplicaciones de automatización de gastos como Okticket. Entre sus ventajas se pueden encontrar:
Con todo esto en cuenta, al utilizar un rastreador de gastos de negocio, se vuelve mucho más fácil y sencillo para el Director Financiero tener controladas y recuperar la totalidad de las facturas emitidas a nombre de la empresa y de esta manera poder llevar a cabo las deducciones correspondientes.
En México, la ley del impuesto sobre la renta en el artículo 28, detalla los gastos que pueden ser considerados viáticos y los requisitos para que estos sean deducibles.
Siguiendo la normativa, se consideran viáticos deducibles: alimentación, renta de automóviles, gastos de hospedaje y gastos relacionados con transporte (gasolina, taxis), por lo que es importante que el CFO o la persona encargada de estos trámites incluya el asiento contable de gastos de viaje o asiento contable de viáticos para que la deducción se haga de forma correcta.
Tanto el sector privado como el sector público tienen que seguir las mismas regulaciones para la deducción de estos gastos, aunque pueden diferir un poco en enfoques.
La contabilidad gubernamental se rige por la Ley General de Contabilidad Gubernamental y los acuerdos emitidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), por lo que el asiento contable de viáticos sector público, tendrá que registrarse de acuerdo a estas leyes.
Cuando llega el fin de mes, el CFO tiene que hacer una revisión de facturas y tomar en cuenta los siguientes límites de gasto para comprobar que sí puedan ser considerados viáticos:
Pagos en efectivo, solo hasta un máximo de $2,000 pesos, exceptuando combustibles y transporte, cuyo importe debe ser abonado mediante tarjeta.
Una vez hecha esta revisión, es importante hacer la validación de cfdi mediante un verificador cfdi avalado por el SAT para comprobar la autenticidad de todas las facturas y evitar contratiempos.
Finalmente, aunque el sistema de gestión de viáticos es algo que tiene muchas regulaciones y comprobaciones de por medio, una vez conociendo la ley y sus limitaciones, el Director Financiero puede hacer uso de una aplicación de automatización de gastos profesionales.
Al utilizar una herramienta de este tipo el CFO puede simplificar los procesos internos, aumentar la eficiencia, deducibilidad, evitar el error humano y que tanto él como las personas que pasan gastos puedan dedicar más tiempo a tareas estratégicas dentro de la empresa.
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Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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