En los negocios, el tiempo es dinero. Cada minuto que pierdes en tareas repetitivas que no agregan ningún valor a tu empresa representa un costo económico significativo. Por eso es importante invertir en herramientas que simplifiquen los procesos. Un excelente ejemplo es PelAIo, el nuevo lector OCR inteligente de Okticket.

Más adelante explicaremos todos sus beneficios, pero a modo de adelanto podemos decirte que reducirás un 80% del tiempo que dedicas a la administración de viáticos.

¿Cómo funciona el lector OCR inteligente de Okticket?

Aplicado al reporte de gastos, la tecnología OCR (Optical Character Recognition) permite extraer automáticamente los datos de los comprobantes en papel, convirtiéndolos en información digital.

Esos datos se almacenan de manera ordenada en la nube, lo que mejora la seguridad y el sistema de búsqueda de información.

Okticket se adapta a nuestras políticas internas de gasto. Su robusto motor de revisión automática hace más sencilla la labor de nuestro equipo financiero. Ahora solo dedicamos unos minutos al mes, en lugar de horas, al proceso de administración de viáticos (grupo TSK)

Beneficios clave de PelAIo para las empresas mexicanas

• El lector OCR de Okticket reconoce automáticamente diversos tipos de documentos y formatos, desde facturas estándar hasta formatos complejos, como los CFDI. Esto permite una extracción de datos precisa y rápida.
• Se adapta a las normativas fiscales locales. Por tanto, tu compañía cumplirá con las normas del SAT.
• Aporta información adicional que para muchas empresas es importante. Algunos ejemplos: el número de asistentes en una comida, la matrícula del carro en un ticket de estacionamiento o los litros de combustible cargados.
• Su avanzada tecnología identifica irregularidades y errores comunes en las facturas. Consumo de bebidas alcohólicas o pagos en efectivo que excedan los límites permitidos por el SAT, por ejemplo. Gracias a eso, el fraude interno en los reportes de gastos prácticamente desaparece.
• Interpreta y procesa comprobantes de gasto en varias monedas e idiomas, incluidos español e inglés. Esta capacidad multilingüe resulta especialmente útil para las compañías que operan internacionalmente.
• PelAIo aprende de los tickets registrados, completando automáticamente información esencial, como el RFC del proveedor.
• Integración avanzada con los ERP y sistemas de gestión empresarial más utilizados en México

En resumen. El nuevo lector OCR inteligente de Okticket se presenta como una solución fundamental para las empresas de todos los tamaños y sectores. Si estás listo para comenzar a optimizar tus procesos y, al mismo tiempo, asegurar el cumplimiento con las normativas locales del SAT, haz clic aquí para comenzar.

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A medida que 2024 llega a su fin, es momento de reflexionar sobre los logros que hemos alcanzado este año. En Okticket, cada evento y cada nueva funcionalidad nos acercan más a nuestro objetivo principal: poner a las personas en el centro de cada decisión.

Acompáñanos en este recorrido por los últimos 12 meses en México.

Nuevas Funcionalidades y Avances Tecnológicos

Nuestra plataforma ha evolucionado significativamente este año, ofreciendo una gestión de gastos de empresa más eficiente y poderosa. Estas son algunas de las mejoras que hemos implementado:

• Conciliaciones múltiples.
• Validación de gastos para varias empresas desde una sola cuenta.
• Nuevos límites y mejoras en la gestión de usuarios.
• Creación y gestión de gastos directamente desde nuestro gestor web.
• Soporte para archivos en múltiples formatos.

Además, hemos mejorado la usabilidad visual de nuestra aplicación, haciendo la gestión de gastos profesionales más intuitiva que nunca.

PelAIo, Nuestro OCR Inteligente

Gracias a la aplicación de Inteligencia Artificial, nuestro motor de reconocimiento ha alcanzado un nuevo nivel de precisión y rapidez, ofreciendo ventajas como:

• Procesamiento ultrarrápido de datos en tiempo real.
• Capacidad para leer recibos y facturas en diversos idiomas y monedas.
• Ampliación de campos dinámicos para una mayor variedad de datos.

Módulo de Solicitud de Viajes

Ahora, nuestros usuarios pueden gestionar sus viajes corporativos con facilidad, desde la creación de solicitudes hasta la aprobación y el seguimiento de estos, todo a través de nuestro gestor web.

La suma multiplica: Más partners, nuevas integraciones

Hemos ampliado nuestra red de partners y sumado nuevas integraciones, fortaleciendo nuestro ecosistema y ofreciendo una experiencia más completa y conectada a nuestros usuarios.

Eventos y presencia en México

Participamos activamente en eventos clave para el sector, destacando nuestra presencia en:

• Fintech México Forum (29 de febrero de 2024).
• 9º Congreso América Digital México (19 y 20 de junio de 2024).
• Fintech Summit Latam México (14 y 15 agosto 2024)
• ERP Summit México (24 septiembre 2024).
• Finnosummit México (25 y 26 septiembre 2024)
• All OKT (17 de octubre de 2024)

Mirada al futuro: Crecimiento e internacionalización

Con una base sólida y un equipo comprometido, estamos listos para aprovechar las oportunidades que nos brindará 2025 para seguir creciendo y explorando nuevos mercados.

Gracias por ser parte de este viaje

Agradecemos sinceramente a todos nuestros clientes, socios y colaboradores por su confianza y apoyo continuo. Juntos, seguimos simplificando la gestión de gastos y transformando el futuro de las finanzas corporativas.

¿Listo para lo que viene en 2025? Sigamos avanzando juntos.

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Los departamentos financieros enfrentan continuamente desafíos en la gestión de gastos empresariales. En México, donde el cumplimiento con el SAT y otras normativas locales es crucial, estos retos se amplifican. Estudios revelan que aproximadamente el 20% de las notas de gasto contienen errores, la mayoría de ellos debido a la falta de control y herramientas adecuadas.

Si ya utilizas alguna aplicación para la gestión de gastos profesionales, puede que estés familiarizado con la posibilidad de establecer límites o recibir notificaciones ante ciertas irregularidades. Sin embargo, ¿alguna vez has tenido acceso a un sistema que permita personalizar alertas con tanto detalle y automatización que ninguna anomalía se escape?

Facturas duplicadas, tickets incompletos, ausencia de justificantes o gastos no deducibles son algunos de los problemas más comunes en las notas de gasto. Estas irregularidades generan una carga administrativa innecesaria, pérdidas económicas y, en el peor de los casos, sanciones por incumplimientos fiscales.

Abordar prácticas fraudulentas o errores recurrentes es complejo, especialmente si las herramientas disponibles no han evolucionado. Pero, en esta lucha, la Inteligencia Artificial se posiciona como la mejor aliada para los departamentos financieros.

Control total de los gastos empresariales con Pelaio: Identificación de errores en tiempo real

Pelaio de Okticket combina un OCR inteligente con alertas ultrapersonalizadas, ofreciendo una solución avanzada que revoluciona la gestión de gastos en las empresas mexicanas.

¿Qué hace único a Pelaio frente a un OCR tradicional?

• Alertas personalizadas. Configura notificaciones según las políticas y reglas específicas de tu empresa, detectando casos como tickets duplicados, consumos no deducibles (como bebidas alcohólicas) o gastos realizados fuera del horario laboral.
• Información adicional relevante. Algunas empresas necesitan detalles específicos en sus comprobantes, como el número de asistentes en una comida, el número de matrícula de un ticket de estacionamiento o los litros de combustible registrados.
• Detección de errores fiscales comunes. Por ejemplo, pagos en efectivo que exceden los límites permitidos por el SAT o facturas que no cumplen con los requisitos del CFDI.
• Reconocimiento multimoneda y multiformato. Ideal para empresas con operaciones internacionales o viajes frecuentes.
• Aprendizaje automático. Pelaio aprende de los tickets registrados, completando automáticamente información como el RFC del proveedor.

Además, Pelaio no solo informa sobre anomalías. También puede bloquear automáticamente aquellos gastos que no cumplan con las políticas internas o las normativas fiscales, evitando su aprobación y posterior registro contable.

Eficiencia operativa: Cómo PelAIo transforma la gestión financiera

La tecnología avanzada de Pelaio no solo detecta irregularidades antes de que se conviertan en problemas, sino que también alinea la gestión de gastos con los objetivos estratégicos de la empresa.

Un cliente destacado comenta:

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"Okticket se adapta perfectamente a nuestras políticas internas de gasto. Su motor de revisión automática nos permite procesar las notas de gastos en minutos, en lugar de horas."

Funcionalidades destacadas:

• Captura instantánea de información clave. RFC, fecha, importe y categoría de gasto.
• Sincronización automática con sistemas contables o ERP. Elimina errores manuales y agiliza la integración.
• Organización de gastos por categorías deducibles. Transporte, alimentación o representación, maximizando beneficios fiscales.
• Procesamiento de tickets deteriorados o manuscritos.
• Datos estructurados en tiempo real. Facilitan el análisis de patrones de gasto, renegociación con proveedores y ajustes en las políticas internas.

Estas funcionalidades permiten reducir hasta un 80% el tiempo dedicado a tareas administrativas, liberando al equipo financiero para enfocarse en actividades de mayor valor estratégico.

Casos prácticos: Cómo las alertas inteligentes de Okticket hacen la diferencia

Imagina que un colaborador sube un ticket por un gasto en efectivo que supera los $2,000 pesos mexicanos, contraviniendo la normativa fiscal. Gracias a PelAIo, no solo recibirás una alerta en tiempo real, sino que el gasto será bloqueado automáticamente, previniendo problemas mayores.

Otro caso: un ticket por combustible no incluye el RFC del proveedor. Pelaio identifica este error y completa automáticamente la información, garantizando que el comprobante sea válido.

Conclusión: El nuevo estándar en la gestión financiera

Pelaio de Okticket no es solo un OCR avanzado. Es una herramienta estratégica que transforma la gestión de gastos en las empresas mexicanas, haciéndola más eficiente, segura y alineada con las normativas locales.

¿Estás listo para reducir errores y optimizar la gestión de gastos en tu empresa?

Solicita una demostración personalizada y descubre cómo Pelaio puede marcar la diferencia.

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La facturación electrónica en México bajo el esquema CFDI ha evolucionado para facilitar la transparencia fiscal y el control empresarial. Sin embargo, la gestión del Complemento de Recepción de Pagos 2.0 Revisión B ha supuesto un reto. Especialmente para las empresas con alta carga administrativa.

¿Te sientes agobiado por los requisitos fiscales del SAT?  Piensa que el complemento de pago no tiene que ser un dolor de cabeza. Con las herramientas adecuadas, puedes convertir este reto en una oportunidad para optimizar tus procesos financieros y cumplir con las normativas del SAT de forma sencilla y eficiente.

En el mercado hay varias herramientas que brindan un control total sobre los procesos financieros. Pero a la hora de elegir una, debes asegurarte de que se integran sin problema con tu ERP. De esta forma, podrás automatizar y simplificar la emisión del CRP (Complemento de Recepción de Pagos).

¿Qué es el Complemento de Recepción de Pagos y por qué es tan importante?

Para entender la importancia del Complemento de Pagos es necesario recordar que se trata de un requisito fiscal obligatorio para todas las empresas que reciben pagos en parcialidades o en fechas distintas a la emisión de la factura original.

Su correcta emisión asegura que las transacciones están registradas de forma clara, precisa y alineada con las disposiciones fiscales del SAT.

¿Qué información incluye el Complemento de Recepción de Pagos 2.0 Revisión B?

Desde su actualización a la versión 2.0 Revisión B, el SAT ha incorporado cambios clave que exigen mayor detalle en la información de cada pago. Entre otros:

1. Datos generales de la transacción:

• Fecha de pago.
• Forma de pago (efectivo, transferencia, cheque, etc.).
• Moneda en la que se realizó el pago.

2. Relación con la factura original:

• UUID del CFDI relacionado (clave única de la factura).
• Saldo anterior, monto pagado y cantidad pendiente de abonar de la factura vinculada.

3. Información del receptor:

• Datos fiscales del cliente que realiza el pago.

Estos detalles aseguran que cada pago esté claramente vinculado a una factura específica, cumpliendo con las disposiciones del SAT para evitar discrepancias fiscales.

Las claves del complemento de pago

Por tanto, el CRP es más que un requisito fiscal. Es un elemento clave que garantiza:

• La trazabilidad de las operaciones
• La transparencia financiera
• El cumplimiento de las disposiciones fiscales por parte de la empresa, fundamental para evitar sanciones.
• La correcta documentación de las cuentas por cobrar y su conciliación con los pagos recibidos.

Los retos de emitir el Complemento de Pagos manualmente

A pesar de su importancia, todavía hay muchas empresas mexicanas que dependen de procesos manuales para emitir el Complemento de Recepción de Pagos.

Esto genera una serie de desafíos que afectan directamente a su productividad y cumplimiento fiscal. Entre los más comunes encontramos:

• Duplicidad de datos, errores humanos e inconsistencias en los datos enviados al SAT.
• Retrasos en la emisión del CRP, con incumplimientos de plazos incluidos.
• Falta de trazabilidad, lo que dificulta auditorías internas o externas.
• Incongruencias con el CRP 2.0 Revisión B. Como hemos visto, las nuevas reglas establecen mayores controles en el desglose de impuestos, métodos de pago y conceptos.

De ahí que sea fundamental contar con un sistema eficiente y automatizado que garantice que los datos sean correctos y cumplan con los estándares del SAT.

Cómo Okticket simplifica la gestión del complemento de pago

Aquí es donde entran en juego soluciones como Okticket. Gracias a la integración nativa y bidireccional, la app conecta directamente la información de viáticos y pagos con tu ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics…)

De esta forma, te aseguras de que los datos fluyen de manera automática y sin necesidad de duplicarlos.  Esto no solo ahorra tiempo, sino que elimina la posibilidad de errores que puedan derivar en inconsistencias fiscales o sanciones.

A eso hay que añadir la posibilidad de hacer un seguimiento en tiempo real de los pagos realizados, asegurando que cada pago esté vinculado a la factura correspondiente.

Al optimizar procesos y eliminar errores manuales, la integración ayuda a reducir costos asociados a retrabajos, ajustes fiscales y penalizaciones.

Y lo mejor es que los conectores de Okticket están listos para usar desde el primer momento, sin complicadas configuraciones ni desarrollos adicionales.

Conclusión

En definitiva. Si estás buscando una herramienta que te permita simplificar la gestión del Complemento de Recepción de Pagos y al mismo tiempo, optimizar otros procesos como la gestión de viáticos, Okticket es tu mejor opción.

Haz clic aquí y descubre los beneficios de una integración nativa, bidireccional y evolutiva con tu ERP.

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Muchas empresas en México enfrentan gastos innecesarios en kilometraje debido a registros imprecisos. Estos errores impactan el presupuesto y dificultan la gestión eficiente de los gastos de desplazamiento. Si tu compañía utiliza sistemas manuales para calcular estos gastos, es posible que estés pagando más de lo necesario.

A continuación, exploramos los problemas más comunes al registrar el kilometraje, los requisitos legales para justificar estos gastos y cómo una solución como Okticket puede optimizar este proceso.

Problemas comunes al registrar el kilometraje

El kilometraje es uno de los gastos laborales más susceptibles a inexactitudes. Esto ocurre principalmente cuando los registros se realizan de forma manual. Algunos de los problemas más frecuentes son:

• Estimaciones inexactas. En rutas con múltiples paradas, los empleados suelen hacer cálculos aproximados que, en muchos casos, no reflejan la realidad.
• Cálculos manuales. Usar herramientas como Google Maps para calcular kilómetros puede ser útil en pequeñas empresas, pero no es eficiente cuando se trata de grandes equipos.
• Falta de precisión. Los errores humanos son inevitables en procesos manuales. Cuando varios empleados reportan gastos de kilometraje, estas imprecisiones pueden sumar grandes cantidades de dinero.

Cumple con la normativa: cómo registrar el kilometraje correctamente

Registrar el kilometraje de forma adecuada no solo permite un mejor control financiero, sino que también asegura el cumplimiento de las normativas fiscales en México.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) establece que las compensaciones por kilometraje pueden ser deducibles, siempre que se cumplan ciertos requisitos:

• Vehículo propio. Debes proporcionar detalles como fecha, hora, kilómetros recorridos, destino y motivo del viaje.
• Tarifa por kilómetro. La deducción no puede exceder de $0.93 pesos por kilómetro recorrido, con un límite máximo de 25,000 kilómetros por ejercicio fiscal. Esto equivale a un máximo de $23,250 pesos deducibles por vehículo al año.
• Comprobantes adicionales. Los gastos de peajes y estacionamientos pueden añadirse, siempre que se justifiquen con documentos válidos.

Para evitar problemas en auditorías fiscales, es fundamental conservar todos los documentos que acrediten los desplazamientos, como facturas de combustible y recibos de peaje.

Cómo Okticket simplifica el registro de kilometraje

Un software especializado como Okticket facilita el registro y la justificación del kilometraje, permitiendo a las empresas optimizar el proceso y reducir riesgos.

Con Okticket, puedes:

1. Registrar kilómetros automáticamente. Introduce los kilómetros recorridos o selecciona trayectos predefinidos. La aplicación calcula automáticamente el importe a reembolsar.
2. Personalizar tarifas. Configura el precio por kilómetro de acuerdo con la política de tu empresa y las normativas vigentes.
3. Gestionar hojas de gastos. Los desplazamientos se incluyen en una hoja de gastos, asignándose a centros de costos y agilizando la aprobación.

Beneficios de una solución automatizada para empleados y empresas

Para empleados:

• Garantiza un reembolso justo y rápido.
• Elimina el esfuerzo manual de registrar kilómetros.
• Asegura la precisión en los datos registrados.

Para empresas:

• Controla eficientemente los gastos de desplazamiento.
• Asegura el cumplimiento fiscal en las declaraciones tributarias.
• Reduce el riesgo de errores y posibles sanciones.
• Automatiza la generación de informes de gastos en tiempo real.

Conclusión: Optimiza la gestión de kilometraje con Okticket

¿Tu empresa está perdiendo dinero por un registro ineficiente de kilometraje? Con Okticket, puedes evitar errores, automatizar procesos y garantizar el cumplimiento normativo.

Solicita una demostración gratuita y descubre cómo tu empresa puede transformar la gestión de gastos de desplazamiento. ¡Empieza a ahorrar tiempo y dinero hoy mismo!

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Los viajes de negocios fuera de México suelen traer consigo grandes retos, especialmente en la gestión de gastos internacionales. Uno de los desafíos más comunes es descifrar tickets extranjeros con términos desconocidos, formatos distintos y divisas que complican todo el proceso.

Traducir tickets y facturas internacionales con caracteres extraños, fechas en formatos diferentes, monedas desconocidas o abreviaturas específicas de cada país puede ser frustrante y propenso a errores. Sin embargo, con Okticket, ese problema queda en el pasado.

Gracias a nuestra tecnología avanzada, no importa si el ticket proviene de un restaurante en Japón, una tienda en Alemania o un taxi en Brasil. PelAIo, nuestro OCR inteligente, procesa y traduce los tickets al momento, simplificando la rendición de cuentas en cualquier idioma o divisa.

OCR Inteligente: La solución para gastos internacionales

La clave para eliminar la complejidad de gestionar gastos en el extranjero es el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). Esta tecnología convierte textos impresos o manuscritos en datos digitales. En el caso de Okticket, el OCR extrae información clave como fechas, montos, IVA o incluso el RFC del establecimiento en México, organizando todo en datos estructurados listos para integrarse con tus herramientas de control de gastos.

¿Por qué elegir Okticket?

Quienes han usado sistemas de reconocimiento de caracteres tradicionales saben que suelen ser limitados, especialmente al enfrentar tickets en otros idiomas o con formatos complicados. Aquí es donde la Inteligencia Artificial de Okticket marca la diferencia: PelAIo no solo reconoce el texto, también interpreta su contexto y traduce los datos al idioma que necesitas, ¡todo en tiempo real! Esto garantiza una gestión de gastos más rápida, precisa y sin margen de error.

Ventajas del OCR Inteligente de Okticket

El OCR avanzado de Okticket está diseñado pensando en un mundo globalizado y las necesidades de empresas mexicanas que operan internacionalmente. Algunas de sus funcionalidades clave incluyen:

• Detección automática del idioma del ticket o factura, procesándolo con la misma rapidez y precisión que uno en español.
• Traducción en tiempo real de tickets de cualquier país al idioma que necesites.
• Extracción instantánea de datos clave, como el nombre del establecimiento, la fecha y el monto, sin necesidad de ajustes manuales.
• Compatibilidad con monedas y formatos fiscales internacionales, incluyendo el IVA en México, el GST en Australia o las tasas fiscales en Estados Unidos.
• Reconocimiento de textos escritos a mano y en alfabetos distintos, como el japonés o el cirílico.
• Aprendizaje automático que mejora constantemente al procesar nuevos recibos registrados en la app.

Un ejemplo práctico

Imagina que Alejandra, gerente de una empresa en la CDMX, viaja a Tokio por trabajo. Necesita justificar sus gastos ante su supervisor en México y el equipo financiero en Estados Unidos.

Con Okticket, Alejandra puede capturar una foto de los tickets en japonés y obtener al instante una versión traducida al español para su supervisor y otra en inglés para el equipo financiero. Así, todos tienen acceso rápido y preciso a la información, sin importar dónde estén o qué idioma hablen.

Simplifica tus gastos internacionales con Pelaio

En resumen, gestionar gastos internacionales nunca ha sido tan fácil como con Pelaio. Nuestro OCR inteligente ofrece una solución completa para leer, procesar y traducir tickets extranjeros de manera eficiente y precisa.

Funciones clave:

• Traducción en tiempo real de tickets y facturas extranjeras.
• Procesamiento instantáneo con datos claros y organizados.
• Compatibilidad global con múltiples idiomas, monedas y formatos fiscales.
• Adaptación a los requisitos fiscales mexicanos, como la extracción de datos para CFDI.

¿Te imaginas lo sencillo que sería justificar tus viáticos con solo una foto? Okticket lo hace posible. ¡Prueba Okticket hoy y experimenta la tecnología que entiende tus necesidades!

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