¿La administración de facturas se te atraganta? Imagina una gestión sin complicaciones, en la que solo tardes el tiempo que te lleve abrir una app y hacer un par de clicks. Esa opción es real y tiene un nombre: OCR de facturas.

Esta herramienta permite escanear, interpretar y extraer información clave de las facturas de manera automática. El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), por tanto, elimina la necesidad de ingresar datos manualmente y reduce los errores humanos.

¿Qué es el OCR de facturas y cómo funciona?

El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) es una tecnología que convierte documentos escaneados o digitales en datos estructurados y editables. En la gestión de facturas, este proceso facilita la automatización de la captura de información y su integración con sistemas contables y de gestión de gastos.

Proceso de digitalización de facturas con OCR

1. Captura del documento

El primer paso consiste en cargar los datos de la factura en el sistema. Esto puede hacerse de dos formas:

• Factura física: Se escanea o se toma una foto del documento y se sube al software.
• Factura digital: Se carga el archivo directamente en la plataforma OCR.

2. Extracción y procesamiento de datos

Una vez que el sistema recibe la factura, el OCR entra en acción:

• Escanea y detecta los diferentes campos de información dentro del documento.
• Extrae datos clave, como pueden ser el RFC, el importe total, la fecha, los impuestos o el concepto del gasto.

3. Validación y almacenamiento en la nube

El siguiente paso es validar la información extraída para detectar errores o inconsistencias. Si está todo correcto, se conecta con los sistemas contables para generar los asientos correspondientes.

Los documentos digitalizados se almacenan en la nube de forma segura, asegurando el acceso a la información en cualquier momento, incluso después del cierre fiscal.

OCR inteligente: La evolución de la automatización financiera

Hasta ahí un resumen de lo que ofrece un OCR de facturas tradicional. Ahora, toma esa tecnología y añádele inteligencia artificial. Las posibilidades se multiplican.

Gracias a la combinación de IA y machine learning, los OCR inteligentes ya no se limitan simplemente a leer los documentos. Ahora también han aprendido a identificar patrones y mejorar su precisión.

Hablamos de un nivel superior de automatización.

Diferencias entre OCR tradicional vs OCR con IA

El OCR inteligente es una versión avanzada del reconocimiento óptico de caracteres que utiliza inteligencia artificial y machine learning para mejorar la precisión en la extracción y procesamiento de datos. A diferencia del OCR tradicional, que solo reconoce texto y números, el OCR inteligente:

• Comprende el contexto de la información. Puede diferenciar entre distintos tipos de documentos y extraer datos específicos según el formato de cada factura.
• Aprende y mejora continuamente. A medida que se procesan más facturas, el sistema se vuelve más preciso al identificar información clave y corregir errores comunes.
• Detecta fraudes y anomalías. Gracias a algoritmos avanzados, el OCR inteligente puede identificar inconsistencias en las facturas y alertar sobre posibles irregularidades.
• Se integra con sistemas de automatización. Permite la sincronización con los ERP y plataformas de gestión de gastos para una administración más eficiente y sin intervención manual.

En la siguiente tabla puedes ver una comparativa resumida de un OCR tradicional y un OCR inteligente.

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Beneficios del OCR de facturas en la gestión de viáticos

Implementar un sistema OCR para facturas ofrece múltiples ventajas para las empresas que manejan un alto volumen de comprobantes y requieren agilidad en la gestión financiera. A continuación, te explicamos cómo esta tecnología puede optimizar tu operación.

1. Ahorro de tiempo y reducción de carga administrativa

Como ya no es necesario capturar manualmente los datos de cada factura, el tiempo dedicado a tareas repetitivas se reduce significativamente.

2. Menos errores, más precisión

La automatización minimiza los errores humanos en la captura de datos, evitando discrepancias que pueden generar problemas contables.

3. Cumplimiento fiscal asegurado

En México, donde la facturación electrónica es obligatoria, contar con un sistema OCR garantiza que los datos sean capturados correctamente y en cumplimiento con las regulaciones del SAT.

Esto permite a las empresas asegurarse de que sus gastos sean 100% deducibles, evitando problemas fiscales derivados de facturas mal registradas o inválidas.

4. Integración con otros sistemas financieros

Uno de los grandes beneficios del OCR es su capacidad para conectarse automáticamente con el ERP, software de contabilidad o plataforma de gestión de gastos. Así se facilita la trazabilidad y la toma de decisiones basada en datos.

5. Mayor control y visibilidad de los gastos

Al digitalizar las facturas y extraer la información en tiempo real, las empresas pueden monitorear sus gastos de manera instantánea. Esto permite:

• Identificar patrones de gasto y oportunidades de ahorro
• Detectar irregularidades o gastos no autorizados
• Optimizar presupuestos y mejorar la planificación financiera

El papel del OCR en la recuperación de facturas CFDI

Como acabamos de ver, el OCR inteligente se adapta al Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), un documento clave para la facturación electrónica en nuestro país.

Sin embargo, las empresas a menudo enfrentan problemas con la recuperación y validación de estos comprobantes, lo que puede generar inconsistencias en la contabilidad y problemas con el SAT.

Aplicado a la recuperación de CFDI, un OCR de facturas permite:

• Escanear y extraer automáticamente los datos de facturas impresas o en PDF para su validación en el portal del SAT.
• Comparar la información extraída con la base de datos del SAT, asegurando que el CFDI sea válido y cumpla con los requisitos fiscales.
• Automatizar la conciliación de facturas, reduciendo el riesgo de errores y facilitando la gestión fiscal de la empresa.

Esta recuperación de facturas es fundamental para evitar pérdidas de información y mejorar el cumplimiento fiscal.

Qué debe ofrecer un buen software de OCR para facturas

Al elegir un programa que integre tecnología OCR para facturas, es fundamental que cumpla con ciertas características clave para optimizar la gestión de gastos y garantizar su eficiencia.

• Precisión en la extracción de datos, principalmente de la información clave de los CFDI.
• Posibilidad de edición y validación manual para corregir posibles errores.
• Almacenamiento de los datos extraídos en un entorno seguro y accesible en cualquier momento.
• Rapidez y eficiencia
• Fiabilidad y baja tasa de errores
• Integración con sistemas contables para que los datos digitalizados se exporten automáticamente y no requieran ingreso manual.
• Para garantizar la validez de los documentos digitalizados, es ideal que el software esté homologado o cumpla con los lineamientos del SAT. Esto evita la necesidad de conservar archivos físicos y asegura que, en caso de auditoría, los documentos digitalizados sean suficientes.

OCR inteligente de Okticket: automatización y precisión en la gestión de facturas

Aunque la tecnología ha experimentado una gran evolución, no todos los sistemas de reconocimiento óptico de caracteres ofrecen el mismo nivel de precisión, adaptabilidad y cumplimiento normativo.

En este contexto, Okticket ha desarrollado un OCR avanzado, diseñado específicamente para optimizar el procesamiento de facturas y comprobantes de gasto de manera rápida, segura y alineada con las normativas fiscales.

La tecnología de PelAIo se adapta a las necesidades del mercado mexicano, asegurando el cumplimiento con las normativas fiscales del SAT y mejorando la eficiencia operativa de las empresas.

A continuación, te explicamos cómo nuestra solución puede ayudarte a optimizar la gestión de gastos y maximizar la deducibilidad fiscal:

• Con Okticket, el proceso de captura de datos se automatiza completamente. Ya no es necesario ingresar manualmente la información de cada factura, lo que reduce el margen de error y mejora la precisión en los reportes financieros.
• Nuestro OCR está diseñado para cumplir con la normativa del SAT, asegurando que todas las facturas sean válidas y deducibles. Además, facilita la verificación de CFDI.
• Detecta automáticamente posibles irregularidades en las facturas, como pagos en efectivo que excedan los límites permitidos o gastos no autorizados por la empresa. Esto contribuye a minimizar fraudes internos y garantiza el cumplimiento de las políticas de gastos.
• Reconoce facturas en distintos idiomas y monedas, asegurando la conversión y validación adecuada de cada gasto según las normativas fiscales correspondientes.
• Integración con los ERP más utilizados en México, permitiendo la sincronización automática de datos contables y facilitando el acceso a la información financiera en tiempo real.

Conclusión: Digitalizar para optimizar

La automatización con OCR inteligente es clave para mejorar la gestión de gastos empresariales y garantizar el cumplimiento fiscal en México.

Di adiós a la administración manual de facturas y optimiza el control financiero con Okticket. ¿Hablamos?

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Las informaciones de los últimos días apuntan a que los viajes de negocios en México crecerán un 9% en 2025. Dado que los desplazamientos de trabajo son parte fundamental de la estrategia empresarial, es necesario revisar periódicamente los mecanismos de control de viáticos empresariales.

No hace falta volver a explicar que un mal manejo de los gastos de viaje profesionales puede derivar en costos innecesarios, fraudes o incumplimientos fiscales que afecten la rentabilidad y el cumplimiento con el SAT.

A lo largo de este artículo, exploramos las mejores prácticas para gestionar viáticos de manera eficiente. ¿Preparado para posicionar tu organización a la cabeza en eficiencia financiera?

Control de viáticos empresariales: Cómo establecer una política de gastos de viaje eficiente y automatizadas

Sin una política de gastos de viaje clara y bien planificada difícilmente podrás llevar un control de viáticos eficaz. Recordamos los puntos clave que no pueden faltar en este documento:

Define montos máximos por destino

Lo recomendable es definir límites por categoría en función del destino. Ten en cuenta que un hotel en Ciudad de México no cuesta lo mismo que uno en Monterrey, por poner un ejemplo.

Algunas empresas incluso ajustan los montos según la jerarquía del empleado (ejecutivos, gerentes, operativos).

Establece un procedimiento claro de solicitud

También es importante que los empleados informen de cuándo tienen que avisar de que van a salir de viaje y de cómo deben hacerlo. Esto resulta especialmente útil en el caso de que soliciten un anticipo.

Dispón el proceso de reembolso

Este aspecto agrupa varias cuestiones delicadas porque no es raro que los colaboradores las pasen por alto.

Documentación requerida para justificar los datos

Para garantizar la deducción fiscal ante el SAT es necesario tener:

• Facturas electrónicas con RFC de la empresa.
• Tickets de transporte con folio y fecha.
• Comprobantes de alimentación y hospedaje que cumplan requisitos fiscales.

Una puntualización con respecto al cumplimiento de la normativa. La sanción por la emisión de comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) con datos incorrectos o sin cumplir con los requisitos van desde 450 hasta 670 pesos. Pero pueden llegar a superar los 112 mil pesos si se omiten complementos fiscales esenciales en las facturas.

Gastos reembolsables

Del mismo modo, conviene dejar claros qué gastos son reembolsables y qué gastos no lo son para evitar confusiones.

Flexibilidad de las políticas internas

Antes de pasar al siguiente punto, hay que señalar que las políticas de viáticos internas tienen que dejar margen para adaptarse a determinadas situaciones.

Imagínate, por ejemplo, que sale una reunión con un cliente de última hora y los billetes de avión son más caros de lo normal. O que hay una feria a la que el equipo de ventas tiene que asistir, pero esa semana hay un gran acontecimiento en esa ciudad que hace que los precios de los hoteles se hayan disparado.

Automatiza la gestión de viáticos y cumple con el SAT

La tecnología juega un papel fundamental para cumplir con las reglas de gasto internas. En este sentido, las herramientas de gestión de gastos y reservas pueden aplicar automáticamente las políticas de la empresa, evitando procesos manuales tediosos y errores administrativos.

Luego está el hecho de que los colaboradores demandan herramientas intuitivas que les facilite el reporte. Aquí entran en juego aplicaciones móviles como Okticket, que permiten a los usuarios capturar y subir comprobantes al momento, categorizando los gastos automáticamente.

A su vez, los equipos de back office pueden gestionar esos gastos en tiempo real: revisarlos, aprobarlos, conciliarlos… Incluso contabilizarlos de forma automática gracias a los conectores bidireccionales con los principales sistemas de gestión empresarial. También con agencias de viajes.

Gestión eficiente de viáticos con el módulo de solicitud de viajes de Okticket

Precisamente esta integración es interesante para sacar todo el partido al nuevo módulo de solicitud de viajes. Gracias a esta funcionalidad, los empleados pueden generar solicitudes indicando la información básica de cada viaje: fecha, destino, presupuesto…

Una vez aprobada la solicitud, la empresa tendrá visibilidad total de todos los conceptos que se van añadiendo a la hoja de gastos. De esta forma, pueden detectar en tiempo real las posibles discrepancias o cargos no autorizados.

Capacitación y auditoría: Claves para un control de viáticos eficiente

Importante también señalar que el éxito o fracaso del control de viáticos empresariales no depende solamente del área financiera. El compromiso de los viajeros de negocios también juega un papel importante.

Por este motivo deben contar con la formación necesaria tanto para comprender las reglas de gasto como para poder utilizar las tecnologías que se implanten.

Una buena idea puede ser hacer un simulacro de un viaje de negocios en el que los colaboradores tengan que realizar una solicitud, registrar los gastos y enviarlos a validación.

Además de todo lo dicho, realizar auditorías periódicas es clave para detectar irregularidades, optimizar recursos y asegurar el cumplimiento fiscal ante el SAT.

Conclusión

En definitiva, un adecuado control de viáticos no solamente es importante para proteger los recursos de tu empresa. También ayuda a mejorar la experiencia de los trabajadores y contribuye a evitar problemas legales.

Con Okticket, tu empresa podrá gestionar viáticos de forma rápida, segura y alineada con la normativa fiscal en México. ¿Lo vemos juntos?

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Históricamente, la administración de gastos de viajes de negocios es uno de los procesos más propensos a sufrir errores, inconsistencias y fraudes. Hoy, este problema sigue enquistado, a pesar de que existen herramientas que permiten a las empresas obtener la trazabilidad en la gestión de viáticos que necesitan.

¿Por qué es tan importante rastrear cada etapa del viaje? A lo largo de las siguientes líneas lo analizaremos en detalle. Pero ahí va un resumen: optimización de procesos, reducción de costos, mejora de la transparencia, cumplimiento normativo e impacto directo en la toma de decisiones financieras informadas.

¿Qué es la Trazabilidad en la Gestión de Viáticos?

El diccionario de la lengua española define la trazabilidad como la “posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción y distribución de bienes de consumo”.

Aplicado al contexto de la gestión de viáticos, consiste en llevar un control detallado de cada gasto que se produce durante un viaje de empresa, desde el momento de la reserva hasta la llega a casa.

Transporte, hospedaje, alimentación, incluso el café para llevar. Cada compra que haga un trabajador desplazado debe quedar debidamente registrada y justificada.

Solo así será posible hacer un seguimiento real de los gastos y una adecuada contabilización.

De lo contrario, van a repetirse una y otra vez situaciones que pueden lastrar el crecimiento empresarial, como pueden ser el incumplimiento de los límites de gasto, la pérdida de oportunidades de ahorro, la falta del control debido o los errores que cuestan dinero a la compañía.

5 beneficios de la trazabilidad en las finanzas empresariales

1. Control financiero y reducción de costos

La trazabilidad permite identificar patrones de gasto, detectar duplicidades o excesos y optimizar los presupuestos asignados a viajes. Con datos precisos y en tiempo real, los responsables de finanzas pueden negociar mejores tarifas con proveedores, implementar políticas de gasto más eficientes y reducir el derroche de recursos.

2. Cumplimiento fiscal y auditorías

En México, el SAT (Servicio de Administración Tributaria) exige comprobantes fiscales válidos para deducir gastos de viáticos. La trazabilidad asegura que cada gasto esté respaldado por la documentación adecuada, lo que minimiza el riesgo de sanciones o rechazos en las deducciones. Además, facilita el proceso de auditorías internas y externas, al contar con un historial completo y organizado de los gastos.

3. Transparencia y prevención de fraudes

Uno de los mayores desafíos en la gestión de viáticos es el riesgo de fraudes o malversaciones. La trazabilidad permite monitorear en tiempo real los gastos de los empleados, identificar comportamientos sospechosos y actuar de manera preventiva. Por una parte, la empresa protege sus recursos. Por otra, fomenta una cultura de responsabilidad y transparencia entre los trabajadores.

4. Mejora en la toma de decisiones

Con datos precisos y accesibles, el CFO puede analizar el impacto financiero de los viajes de negocios y tomar decisiones estratégicas. Por ejemplo, identificar si ciertos destinos o proveedores están generando costos excesivos.

5. Eficiencia operativa

La automatización de la trazabilidad a través de soluciones especializadas en gestión de viáticos como Okticket reduce la carga administrativa para el equipo de finanzas. Gracias a que permiten integrar comprobantes, aprobaciones y reportes en un solo lugar, los procesos se agilizan y s libera tiempo para actividades de mayor valor agregado.

Cuál es la mejor herramienta para optimizar el control de viáticos

Por tanto, el primer paso para obtener la trazabilidad que necesitas está en implementar una aplicación para digitalizar y automatizar la gestión de viáticos.

Con Okticket, por ejemplo, puedes digitalizar comprobantes, automatizar flujos de aprobación y generar reportes detallados. Además, se adapta a las normativas fiscales y ofrece integración con tu sistema contable.

Más ventajas de Okticket en materia de trazabilidad:

• La información de gasto se muestra en tiempo real. La persona encargada de validar el gasto puede saber el importe de la compra, quién la ha efectuado, cuándo y dónde. Por fin sabrás a dónde se ha ido el presupuesto asignado para gastos de viaje.
• Los administradores disponen de una vista avanzada muy útil para organizar los datos. La aplicación te permite configurar el grid mediante tableros. De esta forma, puedes seleccionar y exportar en Excel solo la información que necesites.
• Facilita enormemente la tarea de hacer comparativas que permitan conocer la evolución de los gastos. De esta manera, puedes llegar a predecir incluso los costes de los próximos desplazamientos.
• Si quieres detectar puntos de mejora de procesos, puedes analizar los gastos de forma vertical (tendencias, patrones, proveedores…).

Además, Okticket ha incorporado Inteligencia Artificial Generativa a su tecnología. Gracias al OCR avanzado, podrás, entre otros, extraer de los recibos la información que quieras (por ejemplo, el número de comensales de una comida, o los litros de combustible)

También permite generar alertas informativas o bloqueantes, en función del tipo de gasto que se esté reportando (como pueden ser bebidas alcohólicas en una comida o gastos efectuados a menos de 50 kilómetros de distancia).

Resumiendo. En un mercado cada vez más exigente, garantizar la trazabilidad de los viáticos es una decisión estratégica que impacta directamente en la rentabilidad y sostenibilidad del negocio.

Si crees que la trazabilidad es una herramienta valiosa para tu empresa, te invitamos a que conozcas nuestra solución sin compromiso de ningún tipo.

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La validación de gastos empresariales puede ser un proceso rápido y sin complicaciones. O, al contrario, convertirse en un trámite tedioso que consume una gran cantidad de recursos.  Esa es la diferencia entre la automatización del flujo de aprobación de gastos y continuar anclado en las tareas manuales.

No pierdas de vista que, en la gran mayoría de las organizaciones, cada gasto realizado debe pasar por un proceso de aprobación. Y en muchos casos, ese workflow implica la revisión de varios responsables.

La consecuencia: autorizaciones que se demoran varios días, reembolsos que tardan en llegar y fricciones entre colaboradores y responsables.

Este problema es especialmente notorio cuando hablamos de viáticos y gastos de viaje. La gestión no termina cuando el colaborador regresa a casa. Todavía tiene que hacer su reporte, enviarlo a revisión, esperar la validación y, finalmente, recibir su reembolso.

Cada uno de estos pasos involucra a distintas áreas dentro de la empresa, lo que puede generar retrasos, errores y costos operativos innecesarios.

Para simplificar este proceso, las empresas necesitan soluciones tecnológicas que permitan automatizar el flujo de aprobación de gastos.

¿Cómo implementar este tipo de soluciones? ¿Cuáles son las mejores? ¿Qué ventajas aportan? Te lo contamos a continuación.

Flujos de aprobación de gatos automatizados: ¿Qué son y por qué son clave?

Un flujo de aprobación es el proceso por el cual una solicitud de gasto pasa por distintas fases antes de ser aprobada y reembolsada.

Gracias a los workflow multietapa flexibles y adaptados a las necesidades de cada organización, los responsables de finanzas pueden configurar reglas de validación personalizadas, reducir la carga administrativa y minimizar errores.

¿Cómo funciona la automatización del flujo de aprobación de gastos de Okticket?

En este punto es importante recordar que cada empresa tiene sus propios requerimientos. Por tanto, siempre es mejor optar por soluciones flexibles, que se adapten a sus necesidades.

En Okticket somos conscientes de ello, y por eso ofrecemos flujos de aprobación personalizados. A la hora de definir el proceso de validación, se tienen en cuenta varios criterios: montos, categorías de gastos, jerarquía, ubicación, tipo de gasto, normativas ficales y contables, etc.

Casos de uso

Está claro que las necesidades de una persona física con actividad empresarial no son las mismas que las de una multinacional. Lo bueno de soluciones como Okticket es que se adaptan a todo tipo de empresas.

Así, por ejemplo, puede ocurrir que un pequeño negocio establezca que los gastos menores a MXN $5,000 sean aprobados automáticamente, mientras que los montos mayores requieran validación de un gerente.

En cambio, las corporaciones con uno control más estricto sobre los presupuestos probablemente necesite configurar múltiples niveles de validación antes de ser aprobado: supervisor, gerente de área, departamento de finanzas…

También se puede dar el caso de que una organización con equipos en distintas regiones decida asignar aprobadores según la sede o naturaleza del gasto (ejemplo: viáticos, representación, transporte).

¿Qué ocurre con las empresas que solicitan la validación en tiempo real de los viáticos? Okticket permite gestionar los gastos desde la propia aplicación.

Ventajas de contar con un workflow personalizado

En definitiva, contar con un flujo de aprobación personalizado como el que ofrece Okticket aporta una serie de ventajas:

• Flexibilidad total para configurar los flujos de aprobación según la estructura interna de cada empresa.
• Reducción del tiempo de aprobación de gastos y, en consecuencia, de los reembolsos.
• Control del presupuesto en tiempo real.
• Respeto de las políticas de gastos internas por parte de los colaboradores.
• Cumplimiento fiscal garantizado.
• Detección de errores y fraude interno.

Y además… Como te aseguras de que los comprobantes son correctos antes de validar el gasto, tienes la seguridad de que cumplen con los criterios del SAT.

¿Quieres más detalles sobre cómo nuestros flujos de aprobación personalizados pueden mejorar la gestión financiera de tu negocio? ¡Escríbenos y te lo contamos!

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¿Utiliza su carro personal para traslados laborales? Si la respuesta es afirmativa, lo normal es que reportes los kilómetros recorridos para obtener el reembolso. De hecho, la administración de gastos de kilometraje es una parte fundamental para la adecuada gestión de viáticos.

¿Por qué es importante la gestión de kilometraje?

• Para cumplir con las normativas fiscales específicas, las empresas deben asegurarse de que los registros de kilometraje son precisos y verificables. De esta forma, evitan sanciones y garantizan la deducibilidad de estos gastos.
• Los registros detallados y conforme a las normativas del SAT permiten maximizar las deducciones fiscales.
• Para los empleados, la transparencia en la política de kilometraje y su correcta aplicación aseguran que sean compensados de manera justa por el uso de sus vehículos. El resultado es un ambiente laboral más armónico y el incremento de la satisfacción laboral.
• Las empresas tienen un mejor control sobre los viáticos. Con ello, se facilita la planificación financiera, la asignación de presupuestos y la toma de decisiones estratégicas.

¿Conoces las normas sobre el reembolso por kilometraje en México para el año 2025? ¿Cómo deben las empresas manejar estos costos? ¿Es obligatorio reportar los reembolsos recibidos?

Las compensaciones por viajes de trabajo, incluidos los subsidios por kilometraje, generan muchas interrogantes. A continuación, resolveremos las dudas más comunes.

¿A cuánto pagan el kilometraje las empresas?

En México no existe ninguna ley que establezca el valor del kilometraje. Por tanto, este puede variar en función del rol del colaborador y de las políticas de gastos internas.

No obstante, lo más habitual es que las organizaciones establezcan tarifas competitivas para compensar adecuadamente los costos derivados del uso del vehículo personal en actividades laborales.

Tras analizar diferentes informes, se puede decir que las empresas mexicanas abonan entre $0.50 y $1.00 MXN por kilómetro recorrido.

Cálculo de gastos por kilometraje

A la hora de calcular el kilometraje, las empresas consideran diferentes elementos:

• Costo de combustible.
• Seguro vehicular proporcional.
• Mantenimiento del vehículo, incluyendo cambio de llantas, aceite y piezas.
• Proporción de los impuestos vehiculares.

Los gastos adicionales, como peajes y estacionamientos, aunque no se incluyen en el cálculo por kilómetro, generalmente se reembolsan aparte.

Ejemplo de cálculo de kilometraje

Supongamos que la tarifa establecida es de 5 pesos por kilómetro. Si un empleado recorre 100 kilómetros, el cálculo sería 5 MXN x 100, resultando en un reembolso de 500 pesos.

Normativa del SAT para el reembolso y administración de gastos de kilometraje

Entender las regulaciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT) es esencial para cualquier empresa que realice reembolsos por kilometraje.

Aunque, como hemos dicho, la normativa mexicana no establece un valor fijo a reembolsar, sí que contempla las deducciones. Veamos lo que establece la normativa.

Cómo justificar los gastos de kilometraje

Los gastos de kilometraje deben estar debidamente documentados y justificados para cumplir con los requisitos del SAT. Para ello, cada viaje debe registrarse acompañado de una serie de datos:

• Fecha y hora de inicio y finalización
• Motivo del viaje
• Origen y destino
• Número de kilómetros recorridos

De ahí que sea recomendable utilizar herramientas tecnológicas o aplicaciones que permitan un registro fiable y verificable de los kilómetros recorridos.

Deducción de gastos de kilometraje

Del mismo modo, las empresas deben asegurarse de que los montos reembolsados no exceden los límites permitidos.

Recuerda que, actualmente, la tasa máxima de reembolso no puede exceder de $0.93 pesos por kilómetro recorrido, con un límite máximo de 25,000 kilómetros por ejercicio fiscal. Esto equivale a un máximo de $23,250 pesos deducibles por vehículo al año.

Cualquier monto que supere estos máximos estipulados estará sujeto a impuestos como parte de los ingresos del empleado.

Más requisitos establecidos en el Artículo 58 del Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta:

• Todos los viajes de negocios deben realizarse dentro de las fronteras nacionales
• Los gastos deben ser estrictamente necesarios y estar vinculados directamente a la actividad económica de la empresa.

Preguntas Frecuentes sobre Gastos de Kilometraje

¿Hay un mínimo de kilómetros que las empresas reembolsan?

No hay un mínimo obligatorio, pero es recomendable revisar las políticas internas de la empresa.

¿Es obligatorio para las empresas pagar el kilometraje?

No hay una ley federal que obligue a las empresas a compensar el kilometraje, pero es una práctica común en aquellas que valoran el bienestar de sus empleados.

¿Es necesario justificar los gastos de kilometraje?

Sí. Los gastos deben estar debidamente justificados con documentación que detalle las fechas, horas, distancias recorridas y el propósito del viaje para cumplir con los requisitos del SAT.

Conclusión

La eficiente administración de los gastos de kilometraje es fundamental para mantener al día la contabilidad y, al mismo tiempo, asegurar el cumplimiento fiscal.

Utilizar una solución como Okticket permite a las empresas establecer tarifas por kilómetro o configurar rutas habituales, simplificando el proceso y optimizando la gestión de viáticos. ¿Necesitas más detalles?

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Acaba de cumplirse un año de la entrada en vigor de la nueva versión del complemento de recepción de pagos, conocida como Revisión B de la versión 2.0.

Este comprobante es esencial cuando el CFDI de ingreso se emite por pagos en parcialidades o diferido. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) estableció este requerimiento con objetivos claros:

1. Mejorar la precisión en transacciones con múltiples divisas.
2. Evitar errores en la emisión de facturas.
3. Asegurar una integración más eficaz con los sistemas de gestión empresarial.

Errores comunes en la emisión del complemento de recepción de pagos

¿Lo ha logrado? Todavía es pronto para hacer un balance, pero lo cierto es que omitir o no incluir adecuadamente el CRP (Complemento de Recepción de Pagos) sigue siendo una mala práctica en temas de facturación.

Entre los errores más comunes encontramos la siguientes:

1. No enviar el complemento de pago dentro de los 10 días naturales después de recibir el pago, como dicta el SAT.
2. Reportar datos incorrectos o incompletos, lo que puede invalidar el complemento a efectos fiscales.
3. Fallas en el cálculo de los montos pagados.
4. Errores en la especificación del método de pago (transferencia, cheque, efectivo…)
5. Incorrecta vinculación con la factura original correspondiente al pago.
6. No actualizar los sistemas de facturación para cumplir con los cambios en la legislación fiscal. Como consecuencia, se emiten complementos que no cumplen con las especificaciones técnicas actuales..

Consecuencias de omitir el recibo electrónico de pago

Ignorar la emisión de este documento puede acarrear una serie de complicaciones legales y fiscales, que van desde retrasos en la devolución de impuestos hasta multas cuantiosas.

Multas por incumplimiento

Estas sanciones económicas varían según el monto de la operación, la reincidencia y la gravedad de la omisión.

Según establece el Código Fiscal de la Federación, oscilan entre los 1,400 y los 17,370 pesos por cada infracción.

Bloqueo a la deducción de gastos

El SAT también puede retener los créditos fiscales e impedir la deducción de gastos y el IVA acreditable.

Además, la omisión de estos comprobante puede desencadenar una auditoría para verificar el cumplimiento fiscal.

Aumento de la carga administrativa

Y desde una perspectiva administrativa, la falta de un complemento de recepción de pagos dificulta la gestión y el seguimiento de las cuentas por cobrar y los pagos recibidos.

Recuerda que emitir este comprobante facilita el control sobre los pagos efectuados, contribuyendo a minimizar errores financieros.

Las mejores prácticas para la facturación CFDI y complementos de pago

Para evitar los citados errores en el recibo electrónico de pago, es importante que tomes una serie de precauciones. Entre otras:

• Confirma si el pago recibido requiere la emisión de un CRP (pagos parciales, diferidos, etc.). De ser así, revisa cuidadosamente cada comprobante antes de su emisión.
• Asegúrate de que la información incluida en cada factura es correcta: datos del emisor y del receptor, fecha de pago, forma de pago, moneda (con tipo de cambio utilizado), monto, etc.
• Confirma que el complemento de pago está correctamente vinculado a la factura original mediante su folio y serie.
• Utiliza un software de facturación actualizado y confiable.
• Usa las herramientas de validación del SAT para asegurarte de que el CRP cumple con todos los requisitos técnicos y normativos.
• Capacita regularmente al personal de facturación sobre actualizaciones y cambios en las regulaciones del SAT.

Recuerda que el SAT ha publicado una guía completa de llenado del comprobante al que se le incorpore el complemento para recepción de pagos. Puedes leerla o descargarla aquí.

Integración del complemento de recepción de pagos con sistemas ERP

La correcta gestión del complemento de recepción de pagos también pasa por su integración adecuada con el ERP. Con ello, las empresas aseguran el cumplimiento fiscal y optimizan la administración financiera.

Mejoras en la Eficiencia Operativa

¿Qué beneficios aporta esta integración para las empresas?

• Facilita el seguimiento de los pagos.
• Simplifica la reconciliación de las transacciones comerciales.
• Reducción del tiempo de procesamiento.
• Disminución de fraudes y errores.
• Aumenta la transparencia de las operaciones financieras.
• Mejora la comunicación y coordinación entre los departamentos.
• Permite la optimización del uso de recursos.

Además de lo dicho, una gestión fiscal adecuada fortalece la reputación de la empresa frente a reguladores, inversores y socios comerciales.

Todos estos elementos son clave para la toma de decisiones estratégicas y la planificación financiera.

Conclusión: Asegura el cumplimiento fiscal con el CRP

En definitiva. Adoptar las mejores prácticas en la emisión del complemento de recepción de pagos es más que una necesidad legal. Es una estrategia empresarial que promueve la transparencia y la eficiencia operativa.

Asegúrate de mantener tu software de administración de gastos profesionales actualizado e integrado con tu ERP.

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