Cualquier compañía, sin importar el tamaño, tiene que tener muy en cuenta sus costos fijos y variables para poder ser rentable. Aplicar estrategias de deducción de gastos de empresa ayuda a las organizaciones a mantener unas finanzas sanas. 

Una inteligente gestión de los gastos de empresa es esencial para su éxito. Al hacerlo se optimizan los recursos y logran ser más eficientes. 

Digitalización empresarial a la vanguardia

La transformación digital está siendo implementada por todo tipo de empresas. Desde el correo electrónico hasta las más sofisticadas herramientas de inteligencia artificial. 

Cada organización decide el grado de digitalización deseado. Sin embargo, aquellas que utilizan las últimas novedades tecnológicas se encuentran a la vanguardia y encima de la competencia.

Papel de las nuevas tecnologías dentro de las organizaciones 

Considerando que la tecnología avanza a pasos agigantados. Las empresas se ven en la necesidad de considerar nuevas implementaciones tecnológicas dentro del plan financiero. 

¿Qué ventajas obtienen? 

• Mayor eficiencia de recursos: las organizaciones ahorran tiempo al automatizar tareas repetitivas con nuevas herramientas tecnológicas. 
• Optimización de costos: utilizar un software de gestión de gastos permite tener un mayor control financiero. Por ende detectar en qué áreas se puede recortar presupuesto. 
• Disminución de huella de carbono: la digitalización ayuda a dar un paso más hacia la sustentabilidad. Evitando la impresión de documentos.
• Mejora de comunicación entre áreas: las herramientas de comunicación instantánea permiten a los equipos de trabajo estar intercomunicados. Eliminando barreras geográficas. 
• Aumento de organización empresarial: en la nube los documentos importantes pueden estar bien resguardados y organizados. Se evita el riesgo de extravío y se puede acceder a ellos 24/7.

Software de automatización de viáticos: catalizador de la rentabilidad corporativa

Tomando en cuenta los beneficios de utilizar las últimas vanguardias tecnológicas a favor de la optimización de recursos. Son cada vez más las organizaciones que se toman el tiempo de conocerlas y estudiarlas para elegir las que mejor se adapten a sus necesidades. 

En un mundo empresarial en constante evolución, la adopción de soluciones innovadoras no solo es una tendencia, sino una necesidad estratégica en búsqueda de mayor rentabilidad. Siendo una de las claves la implementación de un software de gestión de gastos. 

Herramienta de reporte de gastos, aliada en deducción de gastos de empresa

Utilizar un rastreador de gastos de negocios, además de ayudar a mantener en control los viáticos, permite aumentar las deducciones ante SAT y por ende maximizar los beneficios.  

¿De qué manera permite generar estas deducciones? 

• Recuperación de facturas o cfdi: Aplicaciones como Okticket permiten recuperar las facturas de los gastos generados. De esta forma se evitan olvidos o pérdidas de facturas. 
• Alertas de gastos que si pueden ser deducibles: No todos los gastos que realice el empleado pueden considerarse viáticos y por ende deducirse. Al establecer alertas y umbrales sobre tipo de gasto, se puede garantizar la deducibilidad de los gastos y evitar multas. 

Ejemplo: solo considerar viáticos comidas a más de 50 kms de la dirección fiscal de la empresa. 

• Validación de facturas frente al SAT: se tiene que tener mucha atención en las facturas recibidas, ya que pueden contener errores o ser inválidas. Aplicaciones como Okticket ayudan a validar la autenticidad de las mismas. 

¿Qué gastos si son considerados viáticos y pueden deducirse?

Generalmente los gastos profesionales se refieren a desembolsos que realice el trabajador correspondientes a: hospedaje, alimentación, transporte, renta de automóviles, pago de kilometraje, entre otros. 

Límites de gasto en viáticos

El SAT ha establecido límites de deducción para los viáticos. Conócelos para tener en cuenta las cantidades que podrás deducir. 

• Comidas en México: $750.00 pesos diarios por persona (para considerarse viáticos deben ser realizados a más de 50 kms de la dirección fiscal de la empresa).
• Alimentación en el extranjero: $1,500.00 pesos diarios por persona.
• Gastos de transporte o renta de automóviles: $850.00 pesos al día para México y en el extranjero.
• Hospedaje en México: no existe un tope monetario.
• Hospedaje en el extranjero: $3,850.00 pesos al día por persona.
• Pagos en efectivo: solo se permite realizarlos por hasta un máximo de $2,000 pesos. Excepto transporte y  gasolina que deben ser pagados con tarjeta. 

Okticket: aplicación de recuperación de facturas o cfdi  

Entre las aplicaciones de gestión de costos de empresa, se encuentra Okticket. Software que automatiza la administración de viáticos y gastos corporativos. 

Una de sus principales funciones es la recuperación y validación de facturas. A través de ella, el Director Financiero o los colaboradores que pasan gastos, pueden ahorrar tiempo al dejar el seguimiento de la facturación a la app. 

Cuando las facturas han sido recuperadas y validadas. Los colaboradores pueden encontrarlas en la plataforma web junto al gasto correspondiente. 

Al recuperar la mayoría de facturas a nombre de la empresa y validarlas ante SAT. Okticket permite que ésta pueda deducir mayores impuestos y por ende crear mejores estrategias en pro de su rentabilidad.

Para conocer más sobre esta herramienta, da click aquí.

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La transformación digital ha llegado a todas las áreas de las organizaciones. Se ha convertido de gran utilidad en la implementación de nuevas herramientas que eficientan procesos, como la deducción de gastos de empresa.  

En los últimos años hemos visto un despunte de nuevas tecnologías que poco a poco se van incorporando en el día a día de la empresa. 

¿Cuál es el aporte de estas herramientas en el área organizacional? 

Sin duda podemos encontrar distintas fuentes de implementación para estos avances. 

Entre ellas se encuentran: 

• Automatización de procesos: facturación, atención a cliente, ventas, marketing. Distintas áreas se ven beneficiadas. 
• Integración de equipos y comunicación lineal: e-mail, aplicaciones de mensajería y reuniones. Estas herramientas permiten mantener estrecho contacto con los colaboradores. 
• Innovación: nuevas formas de administrar la compañía y los procesos. 
• Mayor capacidad de análisis: con el uso de distintas plataformas, se pueden recuperar datos de alta relevancia para la organización. 

Importancia de la transformación digital empresarial

Las innovaciones tecnológicas han permitido a los directivos poder tener mayor control de los procedimientos internos: automatizándolos y eficiéntandolos para mejorar el desempeño organizacional. 

A lo largo de los últimos años, las empresas han dado un giro de 180º a sus tareas, en parte gracias a las nuevas herramientas tecnológicas. 

Dentro de las mismas, podemos considerar como más relevantes aquellas que han permitido hacer ajustes en los procesos del día a día para hacerlos más efectivos. 

¿Conoces las nuevas herramientas digitales para empresas? 

Gracias a la incursión de la transformación digital empresarial y sus distintas posibilidades, al día de hoy los directivos cuentan con mayor tiempo para dedicar a tareas más estratégicas. 

La tecnología ha revolucionado la forma en que las organizaciones operan. Permitiéndoles innovar, eficientar procesos y delegar tareas operativas. 

Entre las aplicaciones más utilizadas se encuentran: 

• Software de gestión de gastos: llevar a cabo la contabilización de viáticos pasó de ser un proceso tardado y con predisposición al error humano a hacerse en un solo click. 
• Inteligencia artificial: es multifacética. Permite ser incorporada en diversas áreas de la organización: mejora la atención al cliente, el análisis de datos y ayuda a mantener una estrategia proactiva. 
• Digitalización: al implementar procesos de digitalización, la búsqueda, análisis y reporte de documentos se vuelve una tarea sencilla. 

Software de gestión de viáticos: un aliado en la deducción de gastos de empresa

Entre las tareas que mayor tiempo, dedicación y cuidado requieren por parte de los colaboradores y director financiero son aquellas relacionadas con los gastos de empresa. 

¿Por qué son tan demandantes? 

Tener una correcta gestión de los gastos y finanzas empresariales va a permitir tener claridad sobre el capital con el que cuenta la organización. Esto es importante, ya que a partir de ello, el CFO puede trazar estrategias para eficientar los recursos. 

Automatización de gastos empresariales: la revolución digital

Cuando la compañía implementa herramientas tecnológicas, como software de gestión de gastos, puede encontrar los siguientes beneficios: 

• Mayor rentabilidad empresarial: la contabilización de viáticos está bajo control en todo momento. Por lo que se pueden eficientar los presupuestos.  
• Aumento de deducibilidad: cuando se implementa una aplicación de gastos de viaje como Okticket se recuperan la mayoría de cfdi sat, permitiendo deducir ante hacienda un mayor gasto de viáticos. 
• Ahorro de tiempo: para realizar las comprobaciones de viáticos, cada empleado emplea más de 80 horas anuales. Con un sistema de contabilización de gastos, el empleado puede utilizar ese tiempo en tareas de mayor valor. 
• Evita el error humano: Okticket permite sincronizar con un solo click los gastos enviados a aprobación y los realizados con la tarjeta. En caso de irregularidad lo notifica, evitando revisar gastos uno a uno. 

Si quieres conocer más a fondo las ventajas de la automatización de gastos profesionales, da click aquí. 

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La tecnología está ampliamente relacionada con la eficiencia empresarial. Cuando se utilizan nuevas herramientas como digitalización de procesos financieros, sus beneficios son aprovechados por toda la organización. 

El día de ayer, Luis López, Country Manager de Okticket, se reunió con reconocidos medios de comunicación entre los que se encontraron: Revista Neo, México Informa, Mundo TI, Mundo Contact y El Capitalino.

Durante el evento pudo darles a conocer como la digitalización permite a las compañías aumentar su rentabilidad financiera. 

De acuerdo con el informe: “Hubspot Crecimiento Empresarial Sostenible en la Era Digital”, 52% de las empresas han adoptado tecnología innovadora en los últimos dos años. Conforme a lo anterior podemos asumir que la transformación digital está cada vez más presente dentro de las organizaciones. 

El impacto tecnológico en el siglo XXI

Como nos comunicamos, interactuamos y llevamos a cabo tareas en el día a día se ha transformado radicalmente en los últimos 20 años. 

La democratización de herramientas tecnológicas ha permitido que la transformación digital esté al alcance de todos. Especialmente de las empresas.

¿De qué manera estas nuevas plataformas permiten a las empresas mejorar su eficiencia? 

De acuerdo a Luis López, la tecnología ha demostrado ser una herramienta eficaz para automatizar procesos que consumen mucho tiempo y que a menudo son propensos a errores humanos.

Al automatizar los procesos. Las organizaciones pueden liberar a los empleados para que trabajen en proyectos más complejos.

Digitalización de procesos financieros para aumentar la rentabilidad

De acuerdo al informe: “MiPyMEs en México: desafíos y oportunidades para su digitalización comercial en 2024”, elaborado por Contpaqi. ​​Después de la comercialización, la segunda área que más digitalizan las compañías es la de facturación.

Se observa que la digitalización y la administración financiera están estrechamente relacionadas. El sector financiero es el motor de cualquier empresa, por lo que implementar herramientas que simplifiquen esta gestión son de gran ayuda. 

Tomando en cuenta lo anterior. Los roles organizacionales en el siglo XXI han cambiado, especialmente el del CFO, quien ahora tiene más responsabilidades que las de ser un mero administrador. 

El cambiante rol del CFO: haciendo frente a las nuevas necesidades empresariales

Una de las principales características del Director Financiero del siglo XXI es una alta capacidad de adaptabilidad y de análisis. Su puesto requiere que trabaje codo a codo con el CEO para dirigir el rumbo empresarial. 

Con tantas responsabilidades por delante, nuestro directivo cuenta con poco tiempo para dedicar a gestiones diarias como facturación y comprobación de gastos y viáticos. Por lo que resulta vital contar con ayuda de la tecnología. 

Software de gestión de gastos: la herramienta a implementar este 2024

Durante el evento. Luis López, comentó con los medios como implementar un sistema de automatización de viáticos permite a las empresas: 

Ahorrar más de 80 horas y más de 35,000 pesos al año por empleado que comprueba gastos.

Destacó como un rastreador de gastos de negocios como Okticket, evita el error humano en este proceso. Mientras ayuda a aumentar la deducibilidad gracias a su función de recuperación de facturas o cfdi. 

Dentro del encuentro, Luis pudo mostrar en directo a los medios el funcionamiento de Okticket. Destacando sus principales ventajas competitivas: 

• Control de viáticos 24/7 desde una misma plataforma
• Sincronización con entidades bancarias
• Recuperación de cfdi o factura
• Integraciones sencillas con sistemas de contabilidad 
• Alertas antifraude

Finalmente, Luis destacó la importancia de poner en marcha una herramienta de automatización de viáticos como Okticket para impulsar la gestión empresarial. Al hacerlo los colaboradores cuentan con más instrumentos para concentrarse en lo verdaderamente importante: el negocio.

Para conocer más sobre Okticket, da click aquí.

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Realizar una adecuada contabilización de viáticos requiere gran cuidado para evitar cometer errores. Gracias a la tecnología este proceso se ha simplificado, ayudando a los involucrados a mantener un mejor control de los gastos de empresa. 

Tomando en cuenta que los viajes de negocios son necesarios ya que permiten a las empresas acercarse a sus clientes, generar relaciones y hacer networking para crear oportunidades y construir alianzas duraderas. Es vital que sus empleados puedan realizarlos de la manera más cómoda y evitando retrasos en sus otras actividades. 

Sin embargo, una de las grandes desventajas de este tipo de viajes es la gestión de los gastos. Encontrando dos principales afectados: 

• Director Financiero: invierte alrededor de 2 horas semanales en revisar los gastos uno a uno para posteriormente aprobarlos.

• Viajero de negocios: destina 5% de su jornada laboral en comprobaciones de viáticos: recuperación de facturas, elaboración de reportes, etc. 

Consejos para mantener un mejor control de presupuesto de viáticos

Se considera relevante que el CFO del siglo XXI tenga una correcta estimación de los costos de los viajes de negocios. 

Cuidar las previsiones, desembolsos y recuperar la mayoría de facturas, le permitirán aumentar la deducibilidad y contar con mayor presupuesto para otras actividades. 

Por lo tanto se contempla que tome en cuenta los siguientes puntos: 

1. Realizar una política interna de gestión de viáticos: incluye tiempos de reembolso, aprobación, formas de entrega, tipo de gastos que se pueden realizar, montos aprobados, etc. 
2. Hacer una previsión del presupuesto anual: tener claridad de lo que se va a gastar, ayuda a evitar desfases.
3. Definir un promedio para cada rubro: tener presentes las regulaciones del SAT sobre viáticos permite tener control de los montos permitidos por esta entidad. De esta forma se garantiza que los gastos realizados sean deducibles.
4. Calcular el costo de viáticos por día y establecer un presupuesto por viaje: mantener una estimación del desembolso para cada traslado dará claridad de cuántos viajes se podrán realizar al año.
5. Analizar y detectar formas de economizar: al mantener actualizada la información de los gastos se pueden trazar estrategias para mejorar el rendimiento del presupuesto. 

¿Qué tipo de regulaciones mantiene el SAT para la comprobación de viáticos?

El servicio de Administración Tributaria en México establece los gastos que pueden ser considerados viáticos (transporte, hospedaje, alimentos) así como los montos máximos a deducir de acuerdo a cada rubro. 

Al tener conocimiento de estas reglas, el Director Financiero podrá crear estrategias para deducir de impuestos la mayoría de viáticos. 

Límites de gastos

• Comidas fuera de México: $1,500.00 pesos diarios por empleado 
• Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos al día en México y en el extranjero.
• Hoteles u hospedaje en el extranjero: $3,850.00 pesos al día por persona.
• Hospedaje en México: no existe un límite de gasto.

Limitaciones generales de viáticos de acuerdo a normativa SAT

El SAT cuenta con una serie de regulaciones generales para la comprobación de gastos profesionales, conócelos aquí: 

• Todos los gastos de comidas y restaurantes se tienen que realizar a más de 50 kilómetros de distancia de la zona de trabajo del empleado o colaborador.
• Para que la comprobación sea válida tiene que venir acompañada de factura en el caso de México o nota en el caso del extranjero. 
• Reembolso de viáticos: para realizarlo a nombre de una persona, esta tiene que tener relación laboral con la organización.
• Solo un 20% de los gastos realizados en México puede no presentar factura.

¿Cómo la transformación digital está cambiando la gestión de gastos? 

Los últimos avances tecnológicos han permitido tanto a las empresas, como a las personas simplificar su día a día. Cuando las organizaciones implementan procesos de la mano de la transformación digital, su eficiencia se ve multiplicada.

Ventajas de la automatización de gastos

Una de las claves para una mejor contabilización de viáticos es recurrir a una herramienta de reporte de gastos. A través de ella, las empresas pueden ser más eficientes en tareas repetitivas relacionadas con los viajes de negocios. 

Actualmente existen muchas soluciones tecnológicas que permiten a las empresas hacer más eficiente su gestión de presupuestos de viaje. Entre ellas se encuentra Okticket, app escanear tickets. 

Okticket: herramienta de contabilización de viáticos

Utilizar una aplicación de gastos de viaje permite agilizar la captura, aprobación y seguimiento de los gastos, reduciendo errores y tiempos de procesamiento. 

Entre las ventajas de utilizar un software de gestión de gastos se encuentran: 

• Disponibilidad inmediata de los gastos: el CFO puede revisar el estado de los gastos a cualquier hora y desde una misma plataforma. 
• Lógica personalizada: permite establecer alertas por tipo de gasto y monto. De esta forma se prevé el fraude y malos manejos de presupuesto.
• Conciliación bancaria: a través de esta característica se sincronizan en un click los gastos enviados a aprobación con los realizados. Con esta función se evita el error humano y el tiempo dedicado a la comprobación se reduce. 
• Recuperación de cfdi sat: Okticket recupera las facturas a nombre de la empresa. El tiempo dedicado a la facturación puede ser invertido en tareas de mayor valor. 

¿Qué tan lista está tu empresa para automatizar los gastos? 

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La primera edición del Fintech México Forum, se llevó a cabo el pasado 29 de febrero. En el evento estuvieron presentes los principales líderes del sector como: Mastercard, Clip, BanCoppel, Wise, entre otros.  

Este acontecimiento marca un precedente para México, situándose como un país en plena evolución fintech y con gran potencial de negocio en el sector.

¿Cuál es la relevancia de las nuevas tecnologías en el ámbito financiero? 

Fintech es la abreviatura de tecnología financiera. Se refiere a las prácticas que permiten llevar a cabo una administración de recursos financieros a través de medios digitales.

Utilizar los avances en inteligencia artificial, digitalización y medios de pago para transformar la interacción de los usuarios con los servicios financieros es una clave para simplificar procesos y atraer más clientes. 

Panorama Fintech en México

Este ecosistema se encuentra en un momento de gran crecimiento y movimiento. Las empresas de este sector son disruptivas y están transformando ideas preconcebidas sobre los servicios financieros y de pago. 

En México es un sector con amplio potencial. Actualmente se cuentan 1,300 empresas de este giro y para 2027 se espera contar con 86 millones de usuarios en nuestro país. 

Fintech México Forum, el lugar de encuentro para las empresas innovadoras 

Durante este evento los asistentes pudieron ser testigos de las últimas actualizaciones de este sector en constante crecimiento. También pudieron conocer, a través de las conferencias magistrales, la visión de los directivos y sus predicciones.

Vanguardias: digitalización y bancos digitales

Con relación a los temas que más generaron conversación, los más exitosos fueron la digitalización y la llegada de los bancos digitales como motores de desarrollo económico. 

Concretamente, una de las conferencias más esperadas fue: “The Digitization of Everything”, en la que participaron Jorn Lambert, Chief Digital Oficer de Mastercard y José Antonio Meade, Consultor Senior en EMANT. 

Durante la ponencia se destacó el papel de tecnologías emergentes como el Embedded Finance, Generative AI y la transformación del comercio con tarjetas electrónicas.

Principales ventajas de la nueva industria financiera

Con el rápido avance del sector Fintech, es imprescindible conocer sus principales diferenciadores y la forma en que están transformando las finanzas a nivel mundial. Aquí algunos de ellos: 

• Rapidez: utilización de los últimos avances tecnológicos. Mejora la eficiencia y reduce el costo en procesos de pagos y transferencias. 
• Innovación constante: si algo caracteriza a las fintech es su constante evolución. Siempre a la vanguardia de las nuevas tecnologías con posibilidad de ofrecer soluciones adaptadas a las necesidades del cliente. 
• Democratización de la banca: inclusividad, prácticamente cualquier persona puede acceder a los servicios ofrecidos por una fintech. El papeleo que conlleva un banco tradicional es cosa del pasado. 
• Seguridad:altos estándares de protección para sus clientes. 

Reflexiones finales sobre el sector financiero 

Para concluir, se pueden considerar 4 puntos fundamentales sobre este ecosistema: 

• Las tecnologías financieras animan al usuario a tener un mayor control de sus presupuestos.
• Cuando las empresas se acercan al mundo fintech logran ser más eficientes en procesos de pago y trazabilidad. 
• Este sector tiene un gran potencial de crecimiento. Especialmente en Latinoamérica, donde apenas está desarrollándose. 
• El futuro de las entidades bancarias será inclusivo, globalizado y con tarifas equitativas.‍

Para empresas como Okticket resulta muy enriquecedor haber podido conocer, de la mano de los expertos, las últimas tendencias fintech. 

Automatización de gastos y mayor control financiero

Como plataforma de contabilización de gastos. Okticket, permite a las empresas de este ámbito ofrecer un servicio más a sus clientes: gestión de viáticos automatizada.

Con esta característica, las organizaciones podrán tener un control de presupuesto de manera global. Por un lado aprovechado todas las ventajas de las nuevas tecnologías financieras y por otro el expertise de Okticket: 

• Conciliación bancaria 
• Recuperación de facturas
• Consulta de gastos desde un mismo lugar
• Alertas antifraude

Si quieres conocer más a fondo las ventajas de Okticket, da click aquí: 

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Con la tecnología, la gestión de gastos de viaje se ha convertido en una labor más sencilla y eficiente para las empresas. Gracias a esto, el CFO puede invertir un menor tiempo en comprobaciones de viáticos. 

Se observa que la transformación digital empresarial está en aumento. Tanto a nivel mundial como en Latinoamérica, cada vez son más las organizaciones que buscan implementar nuevas tecnologías en sus procesos diarios. 

De acuerdo al informe “think digital” de Inesdi Business School. México es uno de los países líderes en transformación digital a nivel Latam, con un 73% de empresas que iniciaron procesos de digitalización en 2023. 

¿Cómo se benefician los viajes de negocio con la automatización de viáticos? 

Los viajes de negocios siempre han sido una necesidad para las organizaciones. Ya que permiten afianzar relaciones, hacer networking y cerrar acuerdos. 

Anteriormente, sin el uso de plataformas web, la contabilización de los gastos de viaje podía ser un verdadero dolor de cabeza. Tanto para el Director Financiero como para la persona que estaba constantemente pasando gastos.

Entre las principales problemáticas encontramos: 

• Error humano 
• Mucho tiempo invertido
• Poco control de los presupuestos
• Fraudes y malos manejos de los viáticos

Sin embargo, aquellas empresas que ya han implementado una herramienta de automatización de gastos profesionales, ahorran más de 80 horas anuales por empleado. Tiempo que puede ser invertido en tareas de mayor valor. 

Llevar a cabo un control de gastos profesionales en pleno siglo XXI no tiene que ser una labor complicada o una tarea donde los colaboradores o el CFO tengan que invertir mucho tiempo. 

Gracias a la tecnología, cuando se implementa una herramienta de reporte de gastos, el proceso de contabilización de los mismos se vuelve más sencillo.

¿Cómo llevar un control de viáticos? 

Dentro de este contexto, es importante que el Director Financiero establezca una política de gastos. La cual puede incluir: 

1. Formato en el que los gastos tienen que ser entregados al CFO.
2. Política de tiempos de envío de comprobantes y plazo de aprobación.
3. Normas sobre recepción de facturas a nombre de la empresa. 
4. Informe sobre los gastos que son considerados viáticos y los que no. 
5. Información sobre tipo de pagos y reembolsos: pagos que se pueden realizar en efectivo, uso de tarjeta de empresa o personal. 
6. Reglas sobre el uso de tarjeta de empresa (si aplica). 
7. Topes de gasto por rubro y gastos que no se reembolsan. 

¿Cómo se contabilizan los gastos de viaje?

Este tipo de gastos pueden ser contabilizados de distintas formas, aunque siempre se debe de partir de la base: gastos que son considerados viáticos y los que no lo son. 

Gastos viáticos

• Alimentación
• Hospedaje
• Transporte: renta de vehículo o uso de transporte público.
• Gasolina

Gastos que no son viáticos

• Bares, casinos o discotecas
• Regalos, souvenirs o artículos personales
• Servicios médicos, dentales o estéticos
• Multas infracciones o sanciones
• Propinas excesivas o injustificadas

¿Cómo puede el CFO hacer una mejor gestión de viajes y gastos?

Para llevar a cabo una correcta organización de los viajes de empresa y el presupuesto para cada uno de ellos, es necesario tener presente la normativa para este tipo de gastos. 

En el caso específico de los gastos profesionales, la ley establece que para ser considerados viáticos tienen que cumplir con las siguientes condiciones: 

• Se tienen que producir a más de 50 kilómetros de distancia de la zona de trabajo del colaborador.
• Los gastos efectuados tendrán que venir con la factura correspondiente en el caso de México o con un recibo en el caso de otros países. 
• Solo el 20% de los gastos efectuados en México puede no presentar factura.
• Cuando se realice un reembolso de viáticos a un colaborador, este tiene que tener relación laboral con la empresa (ya sea como empleado o prestador de servicios). 

Gestión de gastos de viaje en México

Cada país tiene una normativa diferente en lo que se refiere a la contabilización de viáticos. En el caso de México el organismo encargado de su regulación es el SAT.  

‍¿Cuándo son deducibles los gastos de viaje?

Para que estos puedan ser deducibles para la empresa, es importante considerar los límites establecidos por SAT en viáticos.

A continuación los detalles: 

• Alimentos en el extranjero: $1,500.00 pesos diarios por colaborador (para que la comprobación sea válida tiene que venir con la nota o factura de hospedaje o transporte).
• Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos al día en México y en el extranjero.
• Alojamiento en el extranjero: $3,850.00 pesos diarios por colaborador.
• Alojamiento en México: no existe un límite de gasto.

¿Cómo se facturan los gastos de viaje?

De acuerdo a la normativa del SAT, los gastos relacionados con viajes de negocios tienen que ser desembolsados en su mayoría con tarjeta (ya sea de empresa o personal). 

Todo pago de combustibles y transporte tiene que ser abonado íntegramente con tarjeta para que sea deducible. 

Para los demás gastos, pueden ser pagados en efectivo hasta un máximo de $2,000 pesos, sino no serán considerados deducibles. 

Una vez realizados los desembolsos, el empleado tiene que solicitar la factura de los mismos lo antes posible. De esta forma se evitan problemas en su emisión y se garantiza la máxima deducibilidad al recuperar la totalidad de facturas.

El aliado del control de presupuesto: software de gestión de gastos de viaje

Una forma ideal de mantener en control los viáticos, tanto en la parte administrativa como en la de deducibilidad es implementando un software de gestión de gastos como Okticket. 

Entre sus ventajas se encuentran:

• Control de gastos desde un único lugar: toda la información se encuentra visible desde una única plataforma. Se pueden revisar los gastos en tiempo real.
• Sincronización bancaria: la función de conciliación permite emparejar los documentos enviados a aprobación con los estados de cuenta. El CFO ya no tiene que revisar gastos uno a uno.
• Recuperación de facturas: característica primordial para aumentar la deducibilidad. Al implementar esta funcionalidad el empleado se olvida de dar seguimiento a la factura. ¡Okticket hace el trabajo!
• Alertas personalizadas: gracias a esta propiedad el Director Financiero establece en la plataforma las políticas de gasto de la empresa. De esta forma se evita que se realicen gastos erróneos, fuera de presupuesto y no deducibles. 

Si aún no cuentas con un software de gestión de gastos, conoce Okticket aquí.

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