Optimiza tu gestión de gastos y gana precisión con inteligencia artificial. Descubre cómo Okticket México impulsa la automatización financiera con IA para empresas más eficientes.
¿Por qué las empresas necesitan una solución de gestión de viáticos como Okticket? Ahorro, productividad y rentabilidad son las claves.
¿Sabías que el coste de gestionar a mano el control de viáticos es de 21.000 pesos por empleado y año? ¿O que los colaboradores invierten el 5% de su jornada laboral en la administración y comprobación de viáticos?
Las organizaciones que se digitalizan experimentan grandes beneficios. Luis López, Country Manager de Okticket México, repasó los más significativos durante su ponencia en el 9° Congreso América Digital México, celebrado el pasado 20 de junio de 2024.
A lo largo de la conferencia “Claves para rentabilizar la digitalización de procesos financieros”, López exploró cómo la transformación digital puede revolucionar los procesos financieros. Al mejor la eficiencia y reducir costos, las empresas digitalizadas logran una mayor rentabilidad.
Para demostrar el poder que tiene el adoptar soluciones digitales, puso el ejemplo de Okticket. Veamos por qué las empresas necesitan una solución de gestión de viáticos como la nuestra.
Las empresas mexicanas tienen una serie de problemáticas a la hora de administrar sus gastos viáticos. Entre otras:
¿En qué se traduce todo esto?
Por tanto, parece lógico pensar que la tecnología aplicada a la gestión de los viajes corporativos es una necesidad.
“Nuestra tecnología permite automatizar y poner a las personas en el centro”
Pero no se trata de implantar una herramienta sin más. “Esta tiene que ser usable, que facilite tanto la vida del colaborador como los equipos de control de administración”, recuerda López.
Lo ideal es que la solución elegida ofrezca una serie de ventajas añadidas. Algunas claves:
Y aquí es donde entran en juego soluciones como Okticket. Las ventajas de esta aplicación son muchas. Repasamos algunas de las más destacadas:
Si ya tienes la factura, solo con enviarla al robot, Okticket puede extraer el XML y PDF, fusionarlo con el gasto y validar la estructura. También comprobar el estado de la factura, que no esté cancelada o que el proveedor no esté dentro de la lista negra del SAT.
¿No tienes la factura? Okticket se conecta con el SAT. Si la factura está emitida, la herramienta puede descargarla y fusionarla también con el gasto.
Y en el caso de que sea necesario solicitar la factura, Okticket apoya a las empresas para que la tengan en tiempo y forma y el gasto sea deducible.
Como recuerda López, Okticket es una aplicación cien por cien API, con capacidad para integrarse directamente con el ERP o software de gestión empresarial de otras compañías de distintos tamaños y requerimientos.
La tecnología de Okticket es la más rápida y potente del mercado. Con las últimas actualizaciones, “el OCR es capaz de detectar el idioma y traducir los tickets y recibos al idioma del país del usuario”.
Con el software de gestión de gastos de Okticket, tu empresa puede establecer alertas personalizadas según sus políticas. Si un gasto no cumple con estos parámetros, es rechazado automáticamente, asegurando un control eficiente y preciso.
“Como tenemos toda la información de tickets y facturas podemos establecer mecanismos de control. A través de programación podemos alinearnos con las reglas de gasto de la compañía y establecer gastos no deducibles, como pueden ser el alcohol o los gastos realizados a menos 50 kilómetros de distancia”
Por todo ello, unido a la flexibilidad en medios de pago, la conciliación bancaria automática y alguna funcionalidad más que no hemos mencionado, Okticket es la solución ideal para digitalizar tus procesos financieros.
¿Quieres conocer un poco más cómo funciona nuestra tecnología? Escríbenos sin compromiso y una persona de nuestro equipo se pondrá en contacto contigo.
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¿Qué es una auditoría contable? ¿Qué ventajas aporta a las compañías? ¿Qué cuestiones hay que tener en cuenta a la hora de planificarla?
Cuanto más rápido te mueves, más tardas en reaccionar si te encuentras con un obstáculo. Pues bien, lo mismo ocurre con las empresas. Están tan centradas en crecer rápidamente que solo se percatan de que tienen un problema cuando se lo encuentran de frente, sin tiempo para esquivarlo.
De ahí la importancia de tomar las medidas necesarias para certificar que las cuentas están en orden. Para ello, nada mejor que una auditoría contable.
Y como los gastos de viaje son una de las partidas más cuantiosas, en este artículo explicaremos la importancia de realizar una auditoría de gastos viáticos de forma periódica.
¿Qué es una auditoría de gastos de empresa? ¿Qué ventajas aporta a las compañías? ¿Qué cuestiones hay que tener en cuenta a la hora de planificarla? Vamos a verlo.
Una auditoría de informes de gastos viene a ser una especie de examen en el que las respuestas a las preguntas hay que buscarlas en los documentos contables. El aprobado llega si el auditor considera que las cuentas están en orden y la compañía cumple con las normas establecidas.
Este proceso analiza detalladamente cómo se manejan y registran los gastos dentro de una organización. Para ello, el auditor revisa la situación económica y operativa de una empresa. Identifica las posibles incidencias que puedan darse y hace un seguimiento de las medidas adoptadas.
En cuanto a los objetivos, estos varían en función de si la auditoría contable es interna o externa.
Se trata de un proceso interno que se realiza con la finalidad de organizar los informes financieros. Con ello se pretende, principalmente, tomar decisiones estratégicas.
Se lleva acabo de forma periódica y los reportes son de carácter interno.
Aporta información objetiva sobre los estados financieros. Además, sirve para asegurarse de que la empresa cumple con la normativa de control de calidad.
Se realiza de forma puntual y el informe va a terceros.
A la hora de realizar una auditoría, tan importante es la preparación como el resultado. Este proceso consta de tres partes principales.
Se selecciona al equipo que va a llevar a cabo la auditoría, se realiza una evaluación de riesgos y se eligen los métodos de trabajo, así como las herramientas que se van a utilizar, entre otros.
Antes de enfrentarse a una auditoría, conviene que el departamento financiero se asegure de que la contabilidad está al día. También es importante reunirse con el auditor para saber qué documentación será necesario presentar.
A lo largo del proceso, se realizan diferentes pruebas para determinar si existen fallos. En caso afirmativo, se buscan las causas.
Se notifican las faltas encontradas, si las hubiera, junto con el plan diseñado para corregirlas. Si los estados financieros coinciden con los datos aportados por la empresa, el juicio emitido es “favorable”.
Las consecuencias de no realizar auditorías de gastos pueden traer consecuencias muy negativas: descontrol de los gastos, fraude interno, pérdida de competitividad…
Pues bien, el corregir a tiempo todos estos problemas es uno de los beneficios derivados de auditar las cuentas.
Más ventajas:
Todo ello contribuye a fortalecer la confianza de clientes e inversores.
¿Todavía sigues pensando que se trata de un proceso largo que implica lidiar con montañas de papeles? Empleando la tecnología adecuada, es posible mejorar la calidad de las auditorías sin necesidad de aumentar la carga de trabajo de los equipos.
Gracias a las auditorías de gastos digitales, es posible comprobar automáticamente si los recibos están alineados con la política de gastos de la empresa. Y en caso de los viajes de negocios, identificar los gastos no reembolsables y sacar estadísticas sobre los patrones de gasto de los trabajadores desplazados.
Del mismo modo, estas herramientas ayudan a cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias.
El resultado es la obtención de informes muchos más completos, precisos y objetivos.
¿De qué manera puede la inteligencia artificial mejorar la eficiencia y la toma de decisiones a los responsables financieros? Vamos a verlo
Que los avances tecnológicos son necesarios para lograr la escalabilidad y rentabilidad de una empresa es indiscutible. Y hoy no se puede hablar de innovación del área financiera sin mencionar a las herramientas de IA en finanzas.
México no es una excepción. De acuerdo con el Índice Latinoamericano de Inteligencia Artificial, este es uno de los países de la región líderes en la adopción de esta tecnología.
Del mismo modo, la Agencia Nacional de la Inteligencia Artificial para México calcula que, en los próximos seis años, las soluciones basadas en la IA contribuirán con hasta 15.7 billones de dólares a la economía global.
¿Hasta qué punto la IA revolucionará los procesos financieros de las organizaciones? ¿Qué aplicaciones tiene la IA en finanzas? ¿Qué les ocurrirá a las empresas que decidan ignorarla? Veamos cómo esta tecnología puede impulsar el papel innovador del CFO. Y de paso, ayudar a optimizar el control de viáticos y gastos de empresa.
De la Inteligencia Artificial sabemos que es una tecnología capaz de realizar tareas propias de la inteligencia humana.
Para lograr que las máquinas aprendan de los datos y mejoren su rendimiento, se utilizan algoritmos y modelos de aprendizaje automático.
Por tanto, al hablar de IA en finanzas nos referimos al uso de estas tecnologías avanzadas para optimizar los procesos financieros.
La automatización abarca desde el análisis de grandes volúmenes de datos hasta los procesos administrativos rutinarios.
Como resultado, en mucho menos tiempo se obtienen datos más reales, fiables y precisos con los que trabajar.
¿De qué manera puede la inteligencia artificial mejorar la eficiencia y la toma de decisiones a los responsables financieros? Vamos a verlo tomando como ejemplo las ventajas aplicadas a la gestión de gastos profesionales.
Resumiendo, la IA en finanzas pueden transformar significativamente la forma en que se gestionan los gastos de empresa. Los procesos se vuelven más eficientes, precisos y controlados. Todo ello aporta una ventaja competitiva.
Los directores financieros son conscientes de las ventajas que aporta la inteligencia artificial en finanzas. Esta afirmación queda patente en estudios como "Money and Machines", donde el 85% de los líderes empresariales asegura utilizar la IA.
Y es que las posibilidades que ofrece esta tecnología son muchas. Algunas ya las hemos mencionado de pasada en el apartado anterior, por lo que en este punto vamos a detenernos en los principales casos de uso de la IA en la gestión de gastos de empresa.
Este proceso consta a su vez de varios pasos para los que se pueden utilizar diferentes herramientas inteligentes:
Gracias a los algoritmos avanzados, la IA puede identificar patrones de gastos sospechosos (importes que sobrepasan las cantidades establecidas en la política de gastos, tickets duplicados o compras realizadas en días no laborables, por ejemplo).
Una vez la información ha sido registrada, es muy sencillo valerse de la IA para obtener análisis avanzados de datos en muy poco tiempo. Basándose en datos históricos, los algoritmos pueden crear diferentes escenarios futuros, incluso predecir tendencias de gastos.
Gracias a la Inteligencia Artificial, el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) ha experimentado un avance significativo. Ya no se trata solo de convertir textos escritos o impresos en datos digitales. Ahora, los sistemas OCR impulsados por IA pueden procesar documentos con mayor rapidez y precisión.
Utilizando algoritmos, estos motores de reconocimiento pueden interpretar y sacar automáticamente información de documentos físicos. En el caso de tickets, recibos y facturas, pueden extraer datos como el número de folio, el RFC del proveedor, la divisa, el tipo de tasa, entre otros.
De esta manera, los campos en las notas de gastos se rellenan automáticamente. Además, las tecnologías más avanzadas, como Okticket, poseen la capacidad de aprender de cada ticket registrado. Si la primera vez no se identifica correctamente un campo, en las siguientes ocasiones el sistema sabrá cómo completarlo adecuadamente.
En México no existe ninguna normativa relativa a la inteligencia artificial. No obstante, ya se están dando los primeros pasos para legislar la adopción de esta tecnología.
El pasado mes de febrero, el senador mexicano Ricardo Monreal, presentaba una iniciativa para establecer la "Ley Federal que Regula la Inteligencia Artificial". La norma busca regular el uso de estas tecnologías mediante reglas y organismos vigilantes.
Dicha Ley sería obligatoria incluso para proveedores de Sistemas de IA que se encuentren ubicados en el extranjero y proporcionen servicios en México o cuya información generada se utilice en territorio nacional.
¿Por qué se produce el fraude interno en viáticos? ¿Cuál es el costo para las empresas mexicanas? ¿Es posible prevenirlo? Te damos las respuestas en este post.
Actualmente, el fraude interno afecta al 70% de las empresas mexicanas. Solo durante los dos últimos años, las irregularidades detectadas en las notas de gastos han aumentado un 20%.
¿A qué se debe este incremento? ¿Qué tipos de fraude interno son los más frecuentes? ¿Cuánto dinero pierden las empresas por culpa de estos comportamientos ilícitos? ¿Qué mecanismos ayudan al control debido de viáticos? A lo largo de este post vamos a hablar de todo ello.
Empezaremos por aclarar que el fraude interno es el ocasionado por los miembros de una organización. Va desde el robo de material hasta hacer trampas con la jornada laboral, pasando por la falsificación de los justificantes de gastos de empresa.
Algunas de las irregularidades más frecuentes detectadas en las notas de gastos son la siguientes:
¿Por qué se producen estas irregularidades? La mayoría de las veces la causa hay que buscarla en la falta de control interno. La gestión manual de los gastos de empresa suele estar detrás del problema.
Cuánto dinero cuesta a las empresas este problema? En el informe "Occupational Fraud" de ACFE, se habla de unas pérdidas totales de más de 3,1 billones de dólares a nivel mundial ($878,000 en Latino América y Caribe).
Esto se traduce en unas pérdidas anuales equivalentes al 5% de los ingresos anuales de las compañías mexicanas. Pero si echamos un vistazo a otras estadísticas, el porcentaje sube hasta un 10%.
En la luchas contra el fraude internos tan necesarias son las medidas enfocadas a la prevención como las encaminadas a la detección. Entre los mecanismos que no pueden faltar en las empresas destacan estos:
A la hora de prevenir, detectar y atajar el fraude interno en los viáticos, la tecnología es una gran aliada. Por eso, las organizaciones están dispuestas a invertir en herramientas que acaban con los errores manuales. Con Okticket, por ejemplo, tendrás la seguridad de que no se producirán errores documentales.
Lo mismo ocurre con el fraude cronológico, los gastos no reembolsables o la superación de umbrales de gasto, puesto que la herramienta permite establecer alertas personalizadas.
El motor de revisión automática de Okticket permite revisar automáticamente las hojas de gastos. Cuando detecta posibles incumplimientos en la política de gastos de tu empresa, envía una alerta (esta puede ser meramente informativa o bloquear la operación).
¿Quieres conocer todos los tips para detectar el fraude interno en los informes de gastos? Descarga gratis a guía "Fraude interno en viáticos: Herramientas para detectarlo".
¿Qué irregularidades se repiten constantemente al reportar y gestionar informes de gastos? ¿Qué puedes hacer para solucionar este problema? Sigue leyendo para descubrirlo.
En las empresas donde los viajes de negocios son frecuentes, los errores al contabilizar viáticos también lo son. La falta de control provoca reportes irregulares, y estos se traducen en pérdidas económicas.
Esto no quiere decir que los responsables financieros no hagan bien su trabajo. El problema está en los métodos anticuados que obligan a una gestión manual de los informes de gastos.
Y en la dejadez de algunos trabajadores, que no informan como es debido de los gastos en comida, alojamiento y transporte.
La prueba la tenemos en un estudio del que se hacía eco El Economista hace solo unos días. Según se puede leer en la publicación, tres de cada diez trabajadores mexicanos no reporta los gastos corporativos. Principalmente los viáticos y gastos de viaje.
Pero el problema va mucho más allá. De los gastos que sí se documentan, el 30% presenta irregularidades. La Global Business Travel Association, calcula que se tarda 18 minutos en corregir cada informe de gastos que contiene errores.
Estos son los errores más frecuentes:
A esto hay que añadir un hecho constatado: Es habitual que los trabajadores no presenten sus informes de gastos y soportes de pago de viáticos a tiempo.
La consecuencia de todos estos errores son cuentas que no cuadran y viáticos que no pueden deducirse El importe del dinero no recuperado es el equivalente al 5% de los gastos globales de las empresas).
La buena noticia es que es posible evitar irregularidades en la gestión de viáticos. A continuación, listamos algunas medidas que puedes tomar para mantener bajo control los gastos de viaje profesionales.
En México, es fácil encontrarse con falta de políticas y procedimientos claros en cuanto al manejo de viáticos. Y sin un documento en el que se especifiquen claramente las reglas y los límites a aplicar durante los viajes de empresa, difícilmente conseguirás que los trabajadores hagan un uso adecuado de los recursos financieros.
Una vez hayas implementado la política, es fundamental que te asegures de su correcta difusión entre los colaboradores.
Una vez hayas establecido la política de gastos, ya tienes una guía para negociar las tarifas de los viajes con los proveedores.
Lo ideal es establecer un presupuesto realista y tratar de no sobrepasarlo. Es cierto que conocer con antelación todos los desplazamientos es complicado, pero puedes hacer un cálculo basándote en los informes de gastos de los últimos meses.
A la hora de elaborar el presupuesto, debes hablar con los diferentes departamentos para que te informen de los desplazamientos que tienen previstos. Ten en cuenta el número de personas que van a tener que desplazarse en algún momento, la duración del viaje, el destino, las necesidades (alojamiento, transporte, comidas…) e, incluso, si va a ser necesario cambiar pesos a otras monedas.
Durante los diferentes viajes va a ser necesario que compruebes si el presupuesto se está cumpliendo. Para ello es fundamental que mantengas un control detallado de todos los gastos antes, durante y después de cada desplazamiento.
De esta forma, evitarás que los empleados presenten informes de gastos con cifras erróneas o fraudulentas.
También es recomendable ofrecer a los colaboradores tarjetas de empresa con límites de uso alineados con la política de gastos corporativa.
Otro error en el que caen muchas organizaciones es el de no realizar auditorías. Este mecanismo sirve para certificar que las cuentas están en orden. Y si hubiera alguna irregularidad, la detectaría.
Todas las medidas de las que hemos estado hablando son más sencillas de llevar a la práctica si cuentas con las herramientas digitales adecuadas. Aquí es donde entran en juego los softwares de gestión de viáticos.
¿Qué ventajas ofrecen las apps como Okticket?
Todo ello permite reducir la probabilidad de que se cometan errores, además de contar con una información financiera al día y transparente. Algo fundamental para poder tomar decisiones estratégicas.
Ni te imaginas la cantidad de tiempo y dinero que puedes ahorrarte al digitalizar y automatizar la gestión de los gastos de viaje. ¿Te gustaría descubrirlo? Pregúntanos sin compromiso.
El foro que reúne a líderes de la industria se llevará a cabo el 19 y 20 de junio en la Ciudad de México.
¿Quieres dejar atrás los métodos obsoletos de gestión de gastos que consumen tiempo y recursos en tu empresa? Se acerca el evento perfecto para descubrir las claves para maximizar la rentabilidad a través de la digitalización de los procesos financieros.
Los próximos días 19 y 20 de junio se celebra la 9ª edición del Congreso América Digital México, evento en e que somos Sponsor y al que acudimos con la idea de compartir nuestra experiencia como una de las principales soluciones del mercado para gestionar viáticos.
¿Te gustaría conocer de primera mano cómo funciona la herramienta? No dudes y pasa a visitarnos por el stand de Okticket en el WTC Ciudad de México (E-13).
No puedes perderte tampoco la ponencia: “Claves para rentabilizar: la digitalización de procesos financieros” impartida por Luis López, Country Manager de Okticket México. Durante la charla, López explorará cómo la transformación digital puede revolucionar los procesos financieros, lo que conduce a una mayor eficiencia, costos reducidos y mayor rentabilidad. Además profundizará esta temática con estrategias prácticas y ejemplos reales que demuestran el poder de adoptar soluciones digitales para beneficiar a tu organización.
Se espera que más de 5.000 personas acudan a una cita que congregará a los tomadores de decisiones de las principales empresas de los sectores tecnológicos, marketing y negocios digitales.
Con los incipientes movimientos y avances tecnológicos, la necesidad de actualización es constante. Por lo tanto, las organizaciones tienen el deber de mantenerse actualizadas para implementar las mejores herramientas de acuerdo a sus necesidades de negocio.
Tomando esto en cuenta, el Congreso América Digital México, es un excelente espacio para conocer de primera mano las tendencias más disruptivas y que estarán marcando el futuro de México en los próximos años.
A lo largo de las dos jornadas que dura el evento, los asistentes podrán:
1. Asistir a destacadas ponencias: el evento cuenta con una agenda cargada de contenido. Esto lo convierte en un espacio ideal para el aprendizaje.
2. Intercambiar opiniones con los agentes del cambio y líderes. Entre los profesionales destacados que han confirmado asistencia encontramos a:
3. Realizar reuniones 1:1 y networking: se incentiva la comunicación y colaboración entre asistentes.
4. Conocer las nuevas tecnologías disponibles: los expositores podrán asesorar a los asistentes sobre las mejores herramientas a implementar dentro de su empresa. Entre ellos se encuentran: Okticket, Adobe, Canon, Aspel, entre otros.
Con una agenda llena de actividades, este evento es el foro ideal para establecer relaciones de negocios a todos los niveles:
Uno de los temas centrales del evento es la transformación digital y su relevancia dentro de las empresas. A través de las distintas conferencias, masterclass y expositores, los participantes podrán conocer:
A lo largo de las jornadas, los participantes profundizarán sobre estos temas por medio de las conferencias y visitando los stands de los patrocinadores, quienes de primera mano podrán dar a conocer los beneficios de sus soluciones o herramientas.
Te recordamos una vez más que entre los patrocinadores podrás encontrar a Okticket, Saas que automatiza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos.
Pásate por nuestro stand para conocer el funcionamiento de nuestra app y las ventajas que ofrece para la contabilización de viáticos:
Te esperamos el 19 y 20 de junio para conocer juntos las tendencias tecnológicas que marcarán el futuro del país.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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