Cómo el OCR inteligente y la integración contable están eliminando la gestión manual de gastos, garantizando cumplimiento fiscal con el SAT y ofreciendo control financiero en tiempo real para empresas mexicanas.
Los viajes de negocio se han convertido en una necesidad para las empresas, por lo que una buena gestión de viáticos es crucial para los CFOs.
En la actualidad, los viajes de negocio han dejado de ser un lujo y se han convertido en una necesidad para aquellas empresas que quieren afianzar relaciones con sus públicos de interés. Por lo que una buena gestión de viáticos se vuelve un tema crucial para los Directores Financieros.
¿Has calculado cuánto tiempo dedica tu equipo a la gestión de viáticos? A continuación, te hacemos un breve avance.
Tanto un empleado que está de fuera de la oficina, ya sea visitando clientes dentro de su misma ciudad y tiene que pasar gastos por gasolina, transporte y comidas, como otro que se encuentra fuera por viaje de negocios y tiene que pasar esos viáticos e incluso otros más como alojamiento, invierten alrededor de 20 minutos por día en la recuperación de facturas y administración de los mismos.
Por tanto, cada empleado que pasa gastos de manera constante acaba invirtiendo aproximadamente 86 horas al año en la comprobación de gastos. De igual forma sucede con el área administrativa de la empresa, quienes incluso pueden llegar a invertir mucho más tiempo en las aprobaciones, ya que tienen que revisar detalladamente cada viático enviado a revisión, su factura y corroborar que no haya irregularidades en el estado de cuenta de la tarjeta.
Una vez el Director Financiero ha revisado los gastos manualmente y los ha aprobado, ¿puede existir error humano? Sí. De hecho es probable que después de revisar tantas facturas y estados de cuenta, algo se le haya escapado o haya aprobado un ticket que incumplía con las políticas de empresa.
Para solucionar este problema y en general, todos los relacionados con la gestión de viáticos y gastos corporativos existen diversas plataformas tecnológicas que permiten a los empleados no sólo ahorrar tiempo en sus comprobaciones y utilizarlo en tareas de mayor valor para la compañía, sino también automatizar procesos como la recuperación de facturas y mantener un mejor control de los viáticos, evitando los malos manejos.
Dentro de las herramientas que permiten llevar a cabo una automatización de los procedimientos de comprobación de gastos, se encuentra Okticket, aplicación y plataforma web que brinda una herramienta ágil y sencilla para optimizar estos procesos.
Como has podido comprobar, la administración de gastos corporativos es una tarea que conlleva mucho tiempo y que supone una gran carga administrativa. Al utilizar aplicaciones como Okticket, este proceso se simplifica muchísimo. ¿Qué puede hacer Okticket por ti?
Por medio de esta función, el CFO puede establecer alertas personalizadas de acuerdo a las políticas de la empresa para evitar que se produzca un gasto que las incumpla o que se pase a aprobación un ticket o factura que se salga de estas reglas.
Esta función evita el error humano en las comprobaciones de gastos y permite tener un mayor control sobre los viáticos, evitando malos usos del presupuesto.
A través de esta característica, el Director Financiero puede dejar de revisar uno a uno los gastos para compararlos con los estados de cuenta de las tarjetas, ya que la Conciliación Bancaria de Okticket permite sincronizar con un solo click toda la información de las tarjetas bancarias y los gastos enviados a aprobación.
En caso de cualquier irregularidad el CFO será notificado de inmediato y podrá buscar medidas para actuar.
Una función que permite ahorrar mucho tiempo a los empleados que están fuera de la oficina y tienen que pasar gastos. Con esta característica, el empleado no tiene que preocuparse más por problemas a la hora de facturar y por la posibilidad de perder el ticket y no poder comprobar el viático.
Okticket hace todo el trabajo, recupera las facturas y reclama las no recibidas, ¡así de fácil!
¡Tecnología que suma! Okticket se integra de forma simple, bidireccional y evolutiva con el sistema de gestión empresarial que utilice tu compañía. Esta característica permite acceder a la información de gasto desde donde se necesite.
A todas las funcionalidades anteriores faltaría añadir que Okticket tiene uno de los motores de reconocimiento más potentes del mercado, por lo que empezar a comprobar cualquier gasto solo es cuestión de segundos, ¡escanea con el celular y listo!
Finalmente, podemos concluir que si bien los viajes de negocio son una necesidad para las empresas, la gestión de viáticos suele tomar bastante tiempo de los empleados, quienes dejan de invertir en tareas estratégicas de la compañía para realizar sus respectivas comprobaciones y aprobaciones.
Con esto en mente y la transformación digital empresarial en tendencia, cada vez más empresas hacen uso de la tecnología para eficientar y automatizar procesos de gestión de viáticos y gastos corporativos.
Si quieres conocer más de como Okticket te puede ayudar, da click aquí:
Se llevó a cabo el masterltalk Okticket “Control Operativo y Fiscal a través de medios digitales” con presencia de destacados Directores Financieros.
El pasado 6 de diciembre se llevó a cabo nuestro desayuno y masterltalk “Control Operativo y Fiscal a través de medios digitales” donde tuvimos la presencia de destacados Directores Financieros de empresas mexicanas y miembros de IMEF, (Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas).
Durante el evento, Luis López, Country Manager de Okticket México, estuvo acompañado por Salvador Garrido, Socio Fundador de Garrido & Licona para compartir opiniones y experiencias en torno al tema, así como las nuevas actualizaciones tecnológicas que permiten a los CFOs del siglo XXI mantener en control los gastos de empresa y las deducciones fiscales.
Uno de los temas centrales del mastertalk fue la deducibilidad de los gastos de empresa y cómo ésta se puede ver afectada por ciertos factores externos como:
El plazo para solicitar la factura a los comercios suele finalizar el último día de mes o incluso antes (hay empresas para las que solo se cuenta con 7 días hábiles), por lo que si el empleado o la persona encargada de elaborar la factura se olvida de hacerlo en tiempo y forma, puede perder la oportunidad de tramitar la factura y por ende la empresa ya no puede deducir esos gastos.
Puede darse el caso que el empleado al hacer la factura y seleccionar el rubro de “uso de CFDI” ponga una variable que no corresponda. En este caso, se estarían aplicando otras retenciones que no son las correspondientes y posteriormente habría que corregirlo.
El empleado que pasa viáticos de forma manual, tiene que invertir mucho tiempo en hacer su reporte de gastos y lo que suele suceder es que lo envía al área financiera muy cerca del plazo de vencimiento.
Cuando el área financiera recibe los gastos y los tiene que revisar manualmente, tiene poco margen de tiempo para hacer las revisiones correspondientes ya que debe presentar la declaración mes a mes. Esto puede desencadenar en errores o gastos que podrían haber sido deducibles.
De la mano del punto anterior, cuando el análisis de gastos se hace manual y no de forma automatizada, es probable que haya errores humanos.
Además, un punto a resaltar es que hay ciertos gastos en los que el CFO debe fijarse muy bien para confirmar si son deducibles y si son viables para contabilizar como viáticos, como podrían ser comidas a menos de 50 km de la dirección fiscal de la empresa.
En principio cualquier cancelación de CFDI por parte de un comercio tendría que enviar una notificación al receptor, pero no siempre es así. Por lo que el Director Financiero, tiene que estar pendiente en el sistema del SAT de que todas las facturas emitidas a nombre de la empresa están correctas y vigentes.
“En muchas ocasiones pensamos que la inteligencia artificial nos va a llevar a la extinción de la mano de obra y yo diría que sí. Pero esto nos lleva al nacimiento de la mano intelectual y es ahí donde dejamos de invertir tiempo en tareas menos relevantes como el llenado de gastos a mano para invertirlo en toma de decisiones que generen más rentabilidad para la empresa” (Salvador Garrido)
Tomando en cuenta lo anterior, durante el evento se pudo concluir que si bien el sistema del SAT está bastante informatizado y automatizado, internamente dentro de las empresas vemos que no siempre es así. Los gastos se siguen pasando manualmente y tanto empleados como Directores de Finanzas temen la llegada del fin de mes.
“Es vital para el CFO del siglo XXI hacer uso de la transformación digital empresarial para implementar un sistema de automatización de gastos” (Luis López)
Como comentó Luis López, Country Manager de Okticket, es indispensable hacer uso de la tecnología dentro de las empresas para lograr eficientar procesos y evitar el error humano en la comprobación de gastos y viáticos corporativos.
Actualmente existen diversas soluciones tecnológicas que se vuelven la mano derecha del CFO. Una de ellas es Okticket, SaaS que automatiza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos y que cuenta con diversas funciones entre las que podemos encontrar:
Por este medio se pueden establecer alertas para asegurar que todos los gastos que se efectúen o pasen a aprobación sean deducibles y cumplan con las políticas de la empresa.
Esta función es completamente adaptable a los requerimientos de cada compañía.
Okticket se ocupa de las facturas. Reclama las no recibidas, verifica que todas sean válidas y las contabiliza en el sistema de administración.
Tener control de los gastos nunca había sido tan sencillo. A través de la tecnología, Okticket sincroniza los movimientos de las tarjetas bancarias con los gastos enviados a aprobación por el empleado, en caso de haber alguna irregularidad el CFO es notificado al momento.
¡No más revisión de gastos uno a uno!
La plataforma de Okticket se integra de forma simple, bidireccional y evolutiva con el sistema de gestión empresarial que utilice el área financiera.
Finalmente, durante el mastertalk se pudo concluir que el Jefe de Finanzas del Siglo XXI ha dejado de ser un mero administrador para ocupar un puesto de relevancia dentro de la empresa, volviéndose un tomador de decisiones y el líder que vela por la rentabilidad de la compañía. Por lo tanto necesita hacer uso de la tecnología con plataformas como Okticket para ahorrar tiempo en tareas más administrativas como la gestión de viáticos y poder utilizarlo en funciones de más valor.
El CFO actual tiene una función trascendental dentro de la empresa, dejando de ser un administrador para ejercer un rol relevante.
El CFO o Chief Financial Officer juega un papel muy importante dentro de una organización y por ende tiene que tener muy bien determinadas sus funciones, definamos su rol actual para después descubrir puntos claves que lo llevarán a ser un gran capitán dentro de su empresa.
El director financiero del siglo XXI tiene una función trascendental dentro de la empresa, se vuelve un estratega, dejando de ser un administrador para ejercer un rol de gran relevancia dentro de la compañía.
Analiza, planea, crea proyecciones económicas y se adelanta a las circunstancias tomando el timón financiero de la compañía. El responsable de finanzas se vuelve la mano derecha de los directivos y se convierte en un eje central para mantener a la empresa económicamente estable y en constante crecimiento.
El Director Financiero se ha convertido en un ejemplo a seguir, un rol de quien aprender cómo aprovechar al máximo las circunstancias macroeconómicas que no podemos controlar. Está en un aprendizaje continuo de cómo tomar las mejores decisiones para evitar que los miembros del equipo sean reactivos ante lo que ocurre y más bien mantengan una actitud proactiva.
Un ejemplo de esta actuación en el cargo sería durante la crisis del Covid, un buen Director Financiero tendría que anteponerse a todo lo que podría suceder (cierre de mercado, confinamiento, etc.) y tomar las decisiones adecuadas para evitar que la empresa tenga pérdidas económicas y pueda continuar a flote.
En este rol, nuestro directivo tiene un amplio conocimiento de la economía mundial y del sector donde se encuentra la empresa, ha hecho las proyecciones económicas y lleva a cabo reuniones constantes con el CEO para dar su punto de vista y compartir opiniones sobre qué acciones dejar de hacer, mantener o empezar para llevar a la compañía a un crecimiento económico.
Esta actuación del CFO es clave para la empresa. Puede realizarse de 2 formas distintas:
Como podemos ver el jefe de finanzas actual tiene varias caras. Su puesto requiere que sea una persona adaptable, con alta capacidad de análisis, tolerancia al estrés, solucionador de crisis y proactivo en su día a día para estar siempre alerta de cualquier cambio de timón que haya que dar de forma inesperada.
Con todo esto en mente podemos entender que el CFO del siglo XXI tiene que estar pendiente de muchos temas dentro y fuera de la empresa, por lo que necesita apoyarse de la tecnología para ser más eficiente en aquellas tareas administrativas y menos estratégicas que aún siguen siendo parte de su puesto y dedicar más tiempo a tareas de mayor valor.
Una de las actividades que suelen tomar mucho tiempo no solo de las personas al frente del área de finanzas sino de los empleados que pasan muchos gastos, es la gestión de los mismos. Esto se entiende como recuperar facturas o tickets, pasar los gastos a revisión, confirmar que todos los datos coinciden son correctos y verificar estados de cuenta. Todas estas actividades de gestión de viáticos y gastos corporativos ocupan el 5% del tiempo del Director Financiero y la persona que pasa los gastos.
Tiempo que es vital para poder dedicar a tareas más estratégicas para la organización. Con la transformación digital, cada vez son más las empresas que utilizan herramientas de automatización de gastos para hacer este trámite más fácil con ayuda de la tecnología.
Aquellas empresas que han implementado una solución de gestión de gastos como Okticket, han logrado subir su productividad y eficiencia. Al utilizar Okticket ya no tienen que preocuparse por verificar uno a uno los gastos ya que la tecnología hace el trabajo por ellos, incluso con su función de lógica personalizada se pueden programar alertas para detectar el fraude antes de que se produzca.
Con Okticket el Director Financiero tiene a un click de distancia la revisión de gastos y puede concentrar la mayor parte su día a día en su rol estratégico dentro de la empresa.
¿Quieres conocer cómo Okticket te puede ayudar? Nuestras soluciones se adaptan a cada empresa. ¡Conócenos!
La tecnología ayuda a las empresas a mejorar procesos, optimizar presupuestos y eficiencia. Es momento de implementarla a todos los niveles.
La tecnología actual está en constante cambio y movimiento, es fácil perderse con todas las innovaciones que hay en el día a día. En el ámbito empresarial, lo más sencillo es continuar con las prácticas que se han llevado a cabo desde hace años y no incorporar la tecnología, ¿pero realmente es lo más eficiente?
Adaptarse a la transformación digital e incorporarla en las prácticas empresariales es un factor clave para el éxito de las empresas en el mundo actual. La tecnología ofrece un sinfín de ventajas y beneficios en pro de la eficiencia, la productividad, la competitividad y la innovación.
Ayuda a mejorar la comunicación interna y externa de las empresas. El correo electrónico, las aplicaciones de comunicación instantánea y las videollamadas desde la computadora son ejemplos de cómo la tecnología nos ha facilitado el intercambio de información entre colaboradores eliminando barreras geográficas.
Sin implementar estas herramientas, la comunicación simplemente se haría mucho más lenta, haciendo que las áreas que dependen de otras para funcionar no puedan ser eficientes ni autónomas, por lo que si tu empresa puede ayudarse de estas herramientas para mejorar su comunicación, es el momento de hacerlo.
La tecnología potencia la innovación y crecimiento dentro de la empresa. A través de nuevas herramientas digitales que se adapten a su know how la compañía puede detectar tendencias, conocer mejor a su mercado, diseñar nuevos productos, mejorar su adaptación a nuevos clientes y un sinfín de oportunidades más.
Uno de los puntos fuertes del uso de la tecnología en el mundo actual es la eficiencia que podemos obtener al utilizar herramientas que nos ayuden a hacer más fácil el trabajo que antes teníamos que hacer de forma manual. De esta forma, tanto cualquier organización como persona, puede aprovecharse de la transformación digital al analizar los procesos internos que le toman más tiempo y buscar la mejor opción tecnológica para reducirlos y por ende aumentar su productividad.
Realizar análisis de procesos y llevar a cabo mejores controles de presupuesto y gastos, es ahora mucho más sencillo con el uso de la tecnología. Anteriormente, el efectivo era lo más utilizado. También las notas elaboradas a mano. De esta forma, ni el dinero estaba del todo controlado ni los gastos realizados. Y si en algún momento se quería poner orden en el tema financiero para descubrir cómo optimizar ese capital, se tenía que utilizar papel y pluma, anotar gasto a gasto y hacer todos los cálculos manualmente. Si había un error, aunque fuera mínimo, había que volver a empezar. Mejorar los presupuestos y hacer un análisis de gastos no era prioridad de las empresas, aunque esto se convirtiera en un ahorro significativo.
Al día de hoy con la transformación digital y la digitalización de procesos esto ha dado un giro de 180 grados. Existe un amplio abanico de herramientas y soluciones que permiten a las empresas analizar cada una de sus áreas para optimizar procesos y por ende, generar más liquidez y rentabilidad.
Una de las herramientas que suelen ser de gran ayuda para Directores Financieros son aquellas orientadas a automatizar el proceso de gestión de gastos de empresa, ya que permiten ahorrar mucho tiempo en la comprobación de gastos y viáticos. Por otro lado, apoyan para tener mayor control del presupuesto, analizar en qué se gasta, buscar maneras de optimizar y verificar que no haya malos manejos de las tarjetas corporativas.
Okticket es un SaaS que automatiza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos, su tecnología permite eliminar el papeleo de una vez por todas, detectar el fraude antes de que se produzca, controlar cada gasto, sin importar el importe y aumentar la deducibilidad. Todo desde una misma plataforma, ¡parece magia… es tecnología!
Si quieres conocer más sobre como te puede ayudar Okticket en la gestión de gastos de empresa, da click aquí:
El 6 de diciembre Okticket e IMEF te invitan al mastertalk y desayuno networking con CFOs. Actualiza tus conocimientos y conoce personas del sector.
El próximo 6 de diciembre, en el Club de Industriales CDMX, Okticket organiza de la mano de IMEF (Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas) un desayuno networking y mastertalk para CFOs de destacadas empresas mexicanas.
Se espera contar con la presencia de 25 directores financieros quienes podrán conocer de la mano de IMEF y Okticket cómo llevar a cabo un control operativo y fiscal a través de medios digitales.
El mastertalk estará a cargo de Salvador Garrido, Socio Fundador de Garrido Licona & Asociados y Luis López, Country Manager de Okticket, quienes compartirán su punto de vista y opiniones actualizadas sobre como el uso de la tecnología está ayudando a tener un mayor control en todos los temas financieros.
Considerando que cada vez los avances tecnológicos y la transformación digital se mueven más rápido, especialmente en el plano empresarial, es recomendable tomar en cuenta las nuevas herramientas tecnológicas para implementarlas dentro de la organización. Con ello, los responsables de finanzas consiguen eficientar labores y lograr tener un mayor control en cada proceso.
Por medio de la digitalización y automatización de procedimientos a través de la tecnología, los directores financieros pueden tener más control del presupuesto de la empresa, de los gastos y evitar errores contables. De esta forma es posible planear estrategias para eficientar el uso de los presupuestos, generar ahorro y hacer crecer el negocio.
Además de poder actualizar tus conocimientos con el mastertalk, tendrás la oportunidad de hacer networking con personas de tu sector, compartir opiniones, estrategias y consejos para implementar las nuevas soluciones tecnológicas en pro de tu empresa.
El evento es abierto, tanto para miembros de IMEF, como para CFOs que no son miembros. ¿Te interesa ser parte de este encuentro único? Lo único que tienes que hacer es registrarte y hacer tu pago en el siguiente enlace: https://imef.apprendo.io/marketplace/courses/6362#/
Mastertalk y Desayuno Networking Okticket e IMEF: “Control operativo y fiscal a través de medios digitales”
Okticket es un SaaS que automatiza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos.
La aplicación brinda una herramienta ágil y sencilla para optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de gastos. Cuenta con diversas funciones que permiten a las empresas ahorrar tiempo y dinero mediante una gestión automatizada de los viáticos y gastos corporativos, como son: motor de revisión automática, conciliación bancaria, recuperación de CFDI, integración con nativa con ERP.
Con Okticket, los empleados que destinan un 5% de su jornada laboral en la gestión manual de viáticos, pueden utilizar ese tiempo en tareas de mayor valor para la empresa.
El Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas es una asociación civil sin fines de lucro que convoca y agrupa a destacados miembros del sector financiero mexicano. Tiene presencia en 20 ciudades del país a través de los Grupos IMEF.
Actualmente cuenta con más 1,600 asociados, entre los que se encuentran presidentes, directores generales, directores financieros, directores ejecutivos, profesionales independientes y directores académicos.
A través de más de 200 eventos anuales a nivel nacional, brinda a sus asociados espacios para actualizarse e intercambiar conocimientos y experiencias con destacados ponentes nacionales y extranjeros.
Utilizar soluciones tecnológicas como Okticket en la gestión de viáticos y gastos corporativos permite a las empresas ser más eficientes.
La gestión de viáticos y gastos corporativos es una labor que usualmente requiere mucho tiempo, tanto del empleado que está en viajes de negocio y constantemente pasando gastos, como del CFO o la persona encargada de recabar la veracidad de esos gastos, pagarlos y llevar las cuentas al día.
El nuevo CFO o Director Financiero tiene labores de mayor importancia en la compañía, que van un paso más allá de las tareas contables que se encomendaban anteriormente, entre las que se encuentran: planeación estratégica, gestión de riesgo, previsión, desarrollo de plan financiero a largo plazo, entre otras.
Tomando en cuenta lo anterior, es de entender que el Director Financiero no pueda estar revisando a detalle y comprobando los gastos de viáticos de los empleados, ya que tiene tareas de mayor relevancia que atender.
¿Qué sucede entonces con aquellas empresas que tienen empleados constantemente pasando viáticos?
Con la llegada de la transformación digital es fácil encontrar nuevas soluciones tecnológicas que permiten automatizar el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos, permitiendo a las empresas mejorar su productividad al ahorrar tiempo (hasta un 5% de la jornada laboral del empleado) y dinero (mayor control de los viáticos, mayor deducibilidad).
Al implementar una solución de gestión de viáticos y gastos corporativos, todos los empleados de la empresa pueden dedicar más tiempo a tareas estratégicas de la compañía, permitiendo que la tecnología haga el trabajo de digitalización.
Actualmente existen muchas soluciones de automatización de gastos corporativos, una de ellas es Okticket, plataforma que cuenta con un potente motor de reconocimiento, que permite digitalizar los gastos en segundos.
Otra de las ventajas de Okticket es que se puede realizar el pago con cualquier método (efectivo, tarjeta de débito o crédito) y el gasto quedará debidamente registrado. Adicionalmente, otra de sus características es la conciliación bancaria, lo que implica que cualquier gasto registrado en la app puede ser sincronizado con el gasto de la tarjeta en segundos. De esta forma, el CFO o Director Financiero no tiene que revisar nunca más gasto por gasto. Además, en caso de cualquier irregularidad, el sistema notifica la incidencia.
Otro de los grandes problemas del CFO es cuadrar las cuentas y asegurarse que no se perdió ningún peso. Esto era complicado si se realizaban pagos en efectivo y se perdían las notas o facturas.
Sin embargo, con Okticket, llevar a cabo un mejor control del dinero es tan fácil como dar un click. A través de la plataforma, el Director Financiero puede establecer límites de gasto para cada uno de sus empleados, incluso componer una lógica personalizada de gastos según la política de la empresa. De esta forma, cualquier gasto que se salga de esta norma se alertará al instante.
Otro de los mayores retos, tanto para el empleado que está fuera en viajes de negocio como para el CFO. ¿Cuántas facturas no se recuperan al mes? ¿Cuántos tickets se pierden, haciendo imposible pedir la factura? ¿Cuánto tiempo se invierte al mes en realizar cada factura de forma manual?, ¿Cuánto en corroborarla?
La respuesta es…¡mucho tiempo!
Sin embargo, Okticket, ¡tiene una buena noticia! Puede reclamar la factura por ti, rastrear todas las facturas a nombre de tu empresa y reclamar las no recibidas, además de comprobar la veracidad de cada una con el SAT.
Con todas estas ventajas, estarás pensando… ¿Cómo no implementé Okticket antes? Ha llegado el momento de que aproveches la transformación digital actual e implementes soluciones que te permitan eficientar tiempo y recursos, como lo es Okticket.
Para conocer más de Okticket, da click aquí.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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