Cómo el OCR inteligente y la integración contable están eliminando la gestión manual de gastos, garantizando cumplimiento fiscal con el SAT y ofreciendo control financiero en tiempo real para empresas mexicanas.
Si estás en Monterrey del 18 al 20 de marzo, pasa a visitarnos por el Stand 5A.
Okticket, la solución SaaS líder en la gestión de gastos viáticos, patrocina la edición de este año del IncMTY 2025, el festival de innovación y emprendimiento más influyente de América Latina.
Del 18 al 20 de marzo, el equipo de Okticket México estará presente en la Expo Future Now - Tech & Talent Fair, concretamente en el Stand 5A. Desde este espacio se llevarán a cabo demostraciones de producto que te mostrarán cómo puedes olvidarte del papeleo y los reembolsos engorrosos.
IncMTY, impulsado por el Tecnológico de Monterrey y la Universidad Autónoma de Nuevo León, reunirá a más de 10.000 emprendedores, startups, inversionistas y corporaciones en Monterrey, México.
El evento es una plataforma ideal para la colaboración y el crecimiento empresarial, con conferencias magistrales, workshops y espacios de networking diseñados para impulsar la innovación y la digitalización.
En la edición de este año, el Festival IncMTY 2025 se llevará a cabo en múltiples sedes, incluyendo el Campus Mederos de la Universidad Autónoma de Nuevo León (UANL), el Tecnológico de Monterrey y Cintermex.
Con una fuerte presencia en México, España, Portugal y Francia, Okticket ofrece una plataforma ágil y eficiente para la gestión de gastos corporativos, ayudando a las empresas a optimizar su tiempo y recursos.
Actualmente, 350.000 usuarios y 3.500 empresas de todos los tamaños y sectores confían en Okticket.
La participación en IncMTY 2025 refuerza el compromiso con el mercado mexicano y su objetivo de expandir el ecosistema digital.
¿Te gustaría ver demostraciones en vivo o recibir asesoramiento especializado para optimizar tus procesos financieros? ¡Te esperamos en IncMTY 2025, en el Stand 5A!
Aprende cómo deducir correctamente los viáticos empresariales y cumplir con las normativas del SAT para evitar sanciones.
Manejar gastos de viaje y nos administrarlos correctamente puede traer como consecuencia la pérdida de miles de pesos en deducciones fiscales y sanciones del SAT. En México, los comprobantes fiscales en viáticos son esenciales para una gestión eficiente de los costos por desplazamientos laborales.
¿Requisito burocrático o herramienta clave para mantener la transparencia financiera de las empresas? Garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales evita sanciones del SAT. Pero también optimiza el flujo de caja y la rentabilidad de la organización.
A lo largo de este artículo veremos cuáles son los requisitos fiscales para deducir viáticos, los riesgos de un mal manejo y las mejores prácticas para la correcta administración de estos gastos.
¡Evita errores costosos y optimiza tus finanzas empresariales!
Cuando un trabajador tiene que desplazarse fuera de su lugar de trabajo y residencia por motivos laborales incurre en unos gastos. Pues bien, los comprobantes fiscales en viáticos son los documentos que respaldan dichos desembolsos.
Su correcta gestión puede evitar sobrecostos, mejorar el control financiero y garantizar la deducción fiscal ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
El SAT permite la deducción de los siguientes gastos de viáticos:
La mayoría de estos gastos de viaje son deducibles. No obstante, para ello el comprobante fiscal en viáticos debe cumplir con una serie de requisitos.
Cada gasto debe contar con un CFDI válido emitido por el proveedor del servicio en el que es obligatorio incluir:
Si alguno de estos datos no se encuentran reflejados de manera adecuada en el comprobante, el SAT puede rechazar su validez.
Los gastos de viajes tienen que estar debidamente justificados y estar estrictamente relacionados con la actividad de la empresa.
El SAT establece unos límites que deben respetarse para que los gastos de viáticos sean deducibles.
En territorio nacional no existe un límite específico, pero deben contar con un CFDI válido. Para aquellos se produzcan en el extranjero, el límite es de $3,850 pesos diarios .
Hay que presentar el comprobante fiscal de los billetes de transporte. Del mismo modo, es necesario documentar los gastos de kilometraje y disponer del CFDI para los peajes y estacionamientos.
Muy importante recordar que los pagos en efectivo pueden no ser válidos fiscalmente hablando. Por tanto, es mejor que los trabajadores que viajan paguen con medios electrónicos. Por ejemplo, tarjeta de crédito o débito empresarial, transferencia bancaria o cheques nominativos
Un mal control de los comprobantes fiscales en viáticos puede derivar en el incumplimiento de los requisitos fiscales. Ahí es cuando llegan las sanciones y los problemas fiscales. Algunas consecuencias:
Por tanto, es crucial que las empresas mantengan un control riguroso sobre los gastos de viaje y los viáticos.
Tampoco está de más implementar procesos eficientes. ¿Qué se recomienda?
Para no dejar nada al azar, lo más operativo es utilizar una solución digital que permita automatizar la gestión de los gastos de empresa. Aplicaciones como Okticket ofrecen grandes beneficios:
Los comprobantes fiscales en viáticos son necesarios para garantizar la deducibilidad de los gastos y cumplir con las regulaciones del SAT. Sin ellos, la empresa puede enfrentar multas y los gastos pueden no ser deducibles.
Sí, el SAT exige un CFDI válido para cualquier gasto de viáticos que se quiera deducir.
Entre los errores más frecuentes encontramos los siguientes:
Sí, el SAT establece ciertos límites para la deducción de viáticos, por ejemplo:
La empresa puede optar por no reembolsar el gasto o registrarlo como un gasto no deducible, afectando su carga fiscal.
Sí, pero estos gastos no serán deducibles para la empresa y podrían considerarse ingresos adicionales para el trabajador.
De lo comentado en este post se desprende que hay una serie de gastos viáticos que no son deducibles. Entre otros:
El SAT exige que los viáticos se paguen con medios electrónicos, como tarjeta de crédito, débito o transferencia bancaria. Los pagos en efectivo pueden perder su validez fiscal.
Las mejores prácticas incluyen:
Cumplir con los requisitos fiscales de viáticos en México es clave para evitar problemas con el SAT y optimizar la deducción de gastos empresariales. Implementar herramientas digitales como Okticket ayuda a mejorar el control financiero, reducir errores y fortalecer la eficiencia operativa de la empresa.
¡Optimiza hoy mismo la gestión de viáticos de tu empresa!
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Implementar un sistema de OCR inteligente automatiza la captura y validación de datos, garantizando el cumplimiento fiscal.
¿La administración de facturas se te atraganta? Imagina una gestión sin complicaciones, en la que solo tardes el tiempo que te lleve abrir una app y hacer un par de clicks. Esa opción es real y tiene un nombre: OCR de facturas.
Esta herramienta permite escanear, interpretar y extraer información clave de las facturas de manera automática. El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), por tanto, elimina la necesidad de ingresar datos manualmente y reduce los errores humanos.
El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) es una tecnología que convierte documentos escaneados o digitales en datos estructurados y editables. En la gestión de facturas, este proceso facilita la automatización de la captura de información y su integración con sistemas contables y de gestión de gastos.
El primer paso consiste en cargar los datos de la factura en el sistema. Esto puede hacerse de dos formas:
Una vez que el sistema recibe la factura, el OCR entra en acción:
El siguiente paso es validar la información extraída para detectar errores o inconsistencias. Si está todo correcto, se conecta con los sistemas contables para generar los asientos correspondientes.
Los documentos digitalizados se almacenan en la nube de forma segura, asegurando el acceso a la información en cualquier momento, incluso después del cierre fiscal.
Hasta ahí un resumen de lo que ofrece un OCR de facturas tradicional. Ahora, toma esa tecnología y añádele inteligencia artificial. Las posibilidades se multiplican.
Gracias a la combinación de IA y machine learning, los OCR inteligentes ya no se limitan simplemente a leer los documentos. Ahora también han aprendido a identificar patrones y mejorar su precisión.
Hablamos de un nivel superior de automatización.
El OCR inteligente es una versión avanzada del reconocimiento óptico de caracteres que utiliza inteligencia artificial y machine learning para mejorar la precisión en la extracción y procesamiento de datos. A diferencia del OCR tradicional, que solo reconoce texto y números, el OCR inteligente:
En la siguiente tabla puedes ver una comparativa resumida de un OCR tradicional y un OCR inteligente.
Implementar un sistema OCR para facturas ofrece múltiples ventajas para las empresas que manejan un alto volumen de comprobantes y requieren agilidad en la gestión financiera. A continuación, te explicamos cómo esta tecnología puede optimizar tu operación.
Como ya no es necesario capturar manualmente los datos de cada factura, el tiempo dedicado a tareas repetitivas se reduce significativamente.
La automatización minimiza los errores humanos en la captura de datos, evitando discrepancias que pueden generar problemas contables.
En México, donde la facturación electrónica es obligatoria, contar con un sistema OCR garantiza que los datos sean capturados correctamente y en cumplimiento con las regulaciones del SAT.
Esto permite a las empresas asegurarse de que sus gastos sean 100% deducibles, evitando problemas fiscales derivados de facturas mal registradas o inválidas.
Uno de los grandes beneficios del OCR es su capacidad para conectarse automáticamente con el ERP, software de contabilidad o plataforma de gestión de gastos. Así se facilita la trazabilidad y la toma de decisiones basada en datos.
Al digitalizar las facturas y extraer la información en tiempo real, las empresas pueden monitorear sus gastos de manera instantánea. Esto permite:
Como acabamos de ver, el OCR inteligente se adapta al Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), un documento clave para la facturación electrónica en nuestro país.
Sin embargo, las empresas a menudo enfrentan problemas con la recuperación y validación de estos comprobantes, lo que puede generar inconsistencias en la contabilidad y problemas con el SAT.
Aplicado a la recuperación de CFDI, un OCR de facturas permite:
Esta recuperación de facturas es fundamental para evitar pérdidas de información y mejorar el cumplimiento fiscal.
Al elegir un programa que integre tecnología OCR para facturas, es fundamental que cumpla con ciertas características clave para optimizar la gestión de gastos y garantizar su eficiencia.
Aunque la tecnología ha experimentado una gran evolución, no todos los sistemas de reconocimiento óptico de caracteres ofrecen el mismo nivel de precisión, adaptabilidad y cumplimiento normativo.
En este contexto, Okticket ha desarrollado un OCR avanzado, diseñado específicamente para optimizar el procesamiento de facturas y comprobantes de gasto de manera rápida, segura y alineada con las normativas fiscales.
La tecnología de PelAIo se adapta a las necesidades del mercado mexicano, asegurando el cumplimiento con las normativas fiscales del SAT y mejorando la eficiencia operativa de las empresas.
A continuación, te explicamos cómo nuestra solución puede ayudarte a optimizar la gestión de gastos y maximizar la deducibilidad fiscal:
La automatización con OCR inteligente es clave para mejorar la gestión de gastos empresariales y garantizar el cumplimiento fiscal en México.
Di adiós a la administración manual de facturas y optimiza el control financiero con Okticket. ¿Hablamos?
El control de viáticos empresariales es clave para optimizar costos, evitar fraudes y cumplir con el SAT en México. Descubre las mejores prácticas.
Las informaciones de los últimos días apuntan a que los viajes de negocios en México crecerán un 9% en 2025. Dado que los desplazamientos de trabajo son parte fundamental de la estrategia empresarial, es necesario revisar periódicamente los mecanismos de control de viáticos empresariales.
No hace falta volver a explicar que un mal manejo de los gastos de viaje profesionales puede derivar en costos innecesarios, fraudes o incumplimientos fiscales que afecten la rentabilidad y el cumplimiento con el SAT.
A lo largo de este artículo, exploramos las mejores prácticas para gestionar viáticos de manera eficiente. ¿Preparado para posicionar tu organización a la cabeza en eficiencia financiera?
Sin una política de gastos de viaje clara y bien planificada difícilmente podrás llevar un control de viáticos eficaz. Recordamos los puntos clave que no pueden faltar en este documento:
Lo recomendable es definir límites por categoría en función del destino. Ten en cuenta que un hotel en Ciudad de México no cuesta lo mismo que uno en Monterrey, por poner un ejemplo.
Algunas empresas incluso ajustan los montos según la jerarquía del empleado (ejecutivos, gerentes, operativos).
También es importante que los empleados informen de cuándo tienen que avisar de que van a salir de viaje y de cómo deben hacerlo. Esto resulta especialmente útil en el caso de que soliciten un anticipo.
Este aspecto agrupa varias cuestiones delicadas porque no es raro que los colaboradores las pasen por alto.
Para garantizar la deducción fiscal ante el SAT es necesario tener:
Una puntualización con respecto al cumplimiento de la normativa. La sanción por la emisión de comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) con datos incorrectos o sin cumplir con los requisitos van desde 450 hasta 670 pesos. Pero pueden llegar a superar los 112 mil pesos si se omiten complementos fiscales esenciales en las facturas.
Del mismo modo, conviene dejar claros qué gastos son reembolsables y qué gastos no lo son para evitar confusiones.
Antes de pasar al siguiente punto, hay que señalar que las políticas de viáticos internas tienen que dejar margen para adaptarse a determinadas situaciones.
Imagínate, por ejemplo, que sale una reunión con un cliente de última hora y los billetes de avión son más caros de lo normal. O que hay una feria a la que el equipo de ventas tiene que asistir, pero esa semana hay un gran acontecimiento en esa ciudad que hace que los precios de los hoteles se hayan disparado.
La tecnología juega un papel fundamental para cumplir con las reglas de gasto internas. En este sentido, las herramientas de gestión de gastos y reservas pueden aplicar automáticamente las políticas de la empresa, evitando procesos manuales tediosos y errores administrativos.
Luego está el hecho de que los colaboradores demandan herramientas intuitivas que les facilite el reporte. Aquí entran en juego aplicaciones móviles como Okticket, que permiten a los usuarios capturar y subir comprobantes al momento, categorizando los gastos automáticamente.
A su vez, los equipos de back office pueden gestionar esos gastos en tiempo real: revisarlos, aprobarlos, conciliarlos… Incluso contabilizarlos de forma automática gracias a los conectores bidireccionales con los principales sistemas de gestión empresarial. También con agencias de viajes.
Precisamente esta integración es interesante para sacar todo el partido al nuevo módulo de solicitud de viajes. Gracias a esta funcionalidad, los empleados pueden generar solicitudes indicando la información básica de cada viaje: fecha, destino, presupuesto…
Una vez aprobada la solicitud, la empresa tendrá visibilidad total de todos los conceptos que se van añadiendo a la hoja de gastos. De esta forma, pueden detectar en tiempo real las posibles discrepancias o cargos no autorizados.
Importante también señalar que el éxito o fracaso del control de viáticos empresariales no depende solamente del área financiera. El compromiso de los viajeros de negocios también juega un papel importante.
Por este motivo deben contar con la formación necesaria tanto para comprender las reglas de gasto como para poder utilizar las tecnologías que se implanten.
Una buena idea puede ser hacer un simulacro de un viaje de negocios en el que los colaboradores tengan que realizar una solicitud, registrar los gastos y enviarlos a validación.
Además de todo lo dicho, realizar auditorías periódicas es clave para detectar irregularidades, optimizar recursos y asegurar el cumplimiento fiscal ante el SAT.
En definitiva, un adecuado control de viáticos no solamente es importante para proteger los recursos de tu empresa. También ayuda a mejorar la experiencia de los trabajadores y contribuye a evitar problemas legales.
Con Okticket, tu empresa podrá gestionar viáticos de forma rápida, segura y alineada con la normativa fiscal en México. ¿Lo vemos juntos?
¿Por qué es fundamental rastrear cada etapa del viaje? En este post abordamos el papel que juega la transparencia en la rentabilidad del negocio.
Históricamente, la administración de gastos de viajes de negocios es uno de los procesos más propensos a sufrir errores, inconsistencias y fraudes. Hoy, este problema sigue enquistado, a pesar de que existen herramientas que permiten a las empresas obtener la trazabilidad en la gestión de viáticos que necesitan.
¿Por qué es tan importante rastrear cada etapa del viaje? A lo largo de las siguientes líneas lo analizaremos en detalle. Pero ahí va un resumen: optimización de procesos, reducción de costos, mejora de la transparencia, cumplimiento normativo e impacto directo en la toma de decisiones financieras informadas.
El diccionario de la lengua española define la trazabilidad como la “posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción y distribución de bienes de consumo”.
Aplicado al contexto de la gestión de viáticos, consiste en llevar un control detallado de cada gasto que se produce durante un viaje de empresa, desde el momento de la reserva hasta la llega a casa.
Transporte, hospedaje, alimentación, incluso el café para llevar. Cada compra que haga un trabajador desplazado debe quedar debidamente registrada y justificada.
Solo así será posible hacer un seguimiento real de los gastos y una adecuada contabilización.
De lo contrario, van a repetirse una y otra vez situaciones que pueden lastrar el crecimiento empresarial, como pueden ser el incumplimiento de los límites de gasto, la pérdida de oportunidades de ahorro, la falta del control debido o los errores que cuestan dinero a la compañía.
La trazabilidad permite identificar patrones de gasto, detectar duplicidades o excesos y optimizar los presupuestos asignados a viajes. Con datos precisos y en tiempo real, los responsables de finanzas pueden negociar mejores tarifas con proveedores, implementar políticas de gasto más eficientes y reducir el derroche de recursos.
En México, el SAT (Servicio de Administración Tributaria) exige comprobantes fiscales válidos para deducir gastos de viáticos. La trazabilidad asegura que cada gasto esté respaldado por la documentación adecuada, lo que minimiza el riesgo de sanciones o rechazos en las deducciones. Además, facilita el proceso de auditorías internas y externas, al contar con un historial completo y organizado de los gastos.
Uno de los mayores desafíos en la gestión de viáticos es el riesgo de fraudes o malversaciones. La trazabilidad permite monitorear en tiempo real los gastos de los empleados, identificar comportamientos sospechosos y actuar de manera preventiva. Por una parte, la empresa protege sus recursos. Por otra, fomenta una cultura de responsabilidad y transparencia entre los trabajadores.
Con datos precisos y accesibles, el CFO puede analizar el impacto financiero de los viajes de negocios y tomar decisiones estratégicas. Por ejemplo, identificar si ciertos destinos o proveedores están generando costos excesivos.
La automatización de la trazabilidad a través de soluciones especializadas en gestión de viáticos como Okticket reduce la carga administrativa para el equipo de finanzas. Gracias a que permiten integrar comprobantes, aprobaciones y reportes en un solo lugar, los procesos se agilizan y s libera tiempo para actividades de mayor valor agregado.
Por tanto, el primer paso para obtener la trazabilidad que necesitas está en implementar una aplicación para digitalizar y automatizar la gestión de viáticos.
Con Okticket, por ejemplo, puedes digitalizar comprobantes, automatizar flujos de aprobación y generar reportes detallados. Además, se adapta a las normativas fiscales y ofrece integración con tu sistema contable.
Más ventajas de Okticket en materia de trazabilidad:
Además, Okticket ha incorporado Inteligencia Artificial Generativa a su tecnología. Gracias al OCR avanzado, podrás, entre otros, extraer de los recibos la información que quieras (por ejemplo, el número de comensales de una comida, o los litros de combustible)
También permite generar alertas informativas o bloqueantes, en función del tipo de gasto que se esté reportando (como pueden ser bebidas alcohólicas en una comida o gastos efectuados a menos de 50 kilómetros de distancia).
Resumiendo. En un mercado cada vez más exigente, garantizar la trazabilidad de los viáticos es una decisión estratégica que impacta directamente en la rentabilidad y sostenibilidad del negocio.
Si crees que la trazabilidad es una herramienta valiosa para tu empresa, te invitamos a que conozcas nuestra solución sin compromiso de ningún tipo.
¿Tu empresa enfrenta problemas con la gestión de gastos? Descubre cómo los flujos de aprobación personalizados de Okticket simplifican el proceso.
La validación de gastos empresariales puede ser un proceso rápido y sin complicaciones. O, al contrario, convertirse en un trámite tedioso que consume una gran cantidad de recursos. Esa es la diferencia entre la automatización del flujo de aprobación de gastos y continuar anclado en las tareas manuales.
No pierdas de vista que, en la gran mayoría de las organizaciones, cada gasto realizado debe pasar por un proceso de aprobación. Y en muchos casos, ese workflow implica la revisión de varios responsables.
La consecuencia: autorizaciones que se demoran varios días, reembolsos que tardan en llegar y fricciones entre colaboradores y responsables.
Este problema es especialmente notorio cuando hablamos de viáticos y gastos de viaje. La gestión no termina cuando el colaborador regresa a casa. Todavía tiene que hacer su reporte, enviarlo a revisión, esperar la validación y, finalmente, recibir su reembolso.
Cada uno de estos pasos involucra a distintas áreas dentro de la empresa, lo que puede generar retrasos, errores y costos operativos innecesarios.
Para simplificar este proceso, las empresas necesitan soluciones tecnológicas que permitan automatizar el flujo de aprobación de gastos.
¿Cómo implementar este tipo de soluciones? ¿Cuáles son las mejores? ¿Qué ventajas aportan? Te lo contamos a continuación.
Un flujo de aprobación es el proceso por el cual una solicitud de gasto pasa por distintas fases antes de ser aprobada y reembolsada.
Gracias a los workflow multietapa flexibles y adaptados a las necesidades de cada organización, los responsables de finanzas pueden configurar reglas de validación personalizadas, reducir la carga administrativa y minimizar errores.
En este punto es importante recordar que cada empresa tiene sus propios requerimientos. Por tanto, siempre es mejor optar por soluciones flexibles, que se adapten a sus necesidades.
En Okticket somos conscientes de ello, y por eso ofrecemos flujos de aprobación personalizados. A la hora de definir el proceso de validación, se tienen en cuenta varios criterios: montos, categorías de gastos, jerarquía, ubicación, tipo de gasto, normativas ficales y contables, etc.
Está claro que las necesidades de una persona física con actividad empresarial no son las mismas que las de una multinacional. Lo bueno de soluciones como Okticket es que se adaptan a todo tipo de empresas.
Así, por ejemplo, puede ocurrir que un pequeño negocio establezca que los gastos menores a MXN $5,000 sean aprobados automáticamente, mientras que los montos mayores requieran validación de un gerente.
En cambio, las corporaciones con uno control más estricto sobre los presupuestos probablemente necesite configurar múltiples niveles de validación antes de ser aprobado: supervisor, gerente de área, departamento de finanzas…
También se puede dar el caso de que una organización con equipos en distintas regiones decida asignar aprobadores según la sede o naturaleza del gasto (ejemplo: viáticos, representación, transporte).
¿Qué ocurre con las empresas que solicitan la validación en tiempo real de los viáticos? Okticket permite gestionar los gastos desde la propia aplicación.
En definitiva, contar con un flujo de aprobación personalizado como el que ofrece Okticket aporta una serie de ventajas:
Y además… Como te aseguras de que los comprobantes son correctos antes de validar el gasto, tienes la seguridad de que cumplen con los criterios del SAT.
¿Quieres más detalles sobre cómo nuestros flujos de aprobación personalizados pueden mejorar la gestión financiera de tu negocio? ¡Escríbenos y te lo contamos!
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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