Aprende a implementar unas reglas de gasto que mantengan un equilibrio entre el control de los costos de desplazamiento y las necesidades de los viajeros de negocios.
Utilizar soluciones tecnológicas como Okticket en la gestión de viáticos y gastos corporativos permite a las empresas ser más eficientes.
La gestión de viáticos y gastos corporativos es una labor que usualmente requiere mucho tiempo, tanto del empleado que está en viajes de negocio y constantemente pasando gastos, como del CFO o la persona encargada de recabar la veracidad de esos gastos, pagarlos y llevar las cuentas al día.
El nuevo CFO o Director Financiero tiene labores de mayor importancia en la compañía, que van un paso más allá de las tareas contables que se encomendaban anteriormente, entre las que se encuentran: planeación estratégica, gestión de riesgo, previsión, desarrollo de plan financiero a largo plazo, entre otras.
Tomando en cuenta lo anterior, es de entender que el Director Financiero no pueda estar revisando a detalle y comprobando los gastos de viáticos de los empleados, ya que tiene tareas de mayor relevancia que atender.
¿Qué sucede entonces con aquellas empresas que tienen empleados constantemente pasando viáticos?
Con la llegada de la transformación digital es fácil encontrar nuevas soluciones tecnológicas que permiten automatizar el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos, permitiendo a las empresas mejorar su productividad al ahorrar tiempo (hasta un 5% de la jornada laboral del empleado) y dinero (mayor control de los viáticos, mayor deducibilidad).
Al implementar una solución de gestión de viáticos y gastos corporativos, todos los empleados de la empresa pueden dedicar más tiempo a tareas estratégicas de la compañía, permitiendo que la tecnología haga el trabajo de digitalización.
Actualmente existen muchas soluciones de automatización de gastos corporativos, una de ellas es Okticket, plataforma que cuenta con un potente motor de reconocimiento, que permite digitalizar los gastos en segundos.
Otra de las ventajas de Okticket es que se puede realizar el pago con cualquier método (efectivo, tarjeta de débito o crédito) y el gasto quedará debidamente registrado. Adicionalmente, otra de sus características es la conciliación bancaria, lo que implica que cualquier gasto registrado en la app puede ser sincronizado con el gasto de la tarjeta en segundos. De esta forma, el CFO o Director Financiero no tiene que revisar nunca más gasto por gasto. Además, en caso de cualquier irregularidad, el sistema notifica la incidencia.
Otro de los grandes problemas del CFO es cuadrar las cuentas y asegurarse que no se perdió ningún peso. Esto era complicado si se realizaban pagos en efectivo y se perdían las notas o facturas.
Sin embargo, con Okticket, llevar a cabo un mejor control del dinero es tan fácil como dar un click. A través de la plataforma, el Director Financiero puede establecer límites de gasto para cada uno de sus empleados, incluso componer una lógica personalizada de gastos según la política de la empresa. De esta forma, cualquier gasto que se salga de esta norma se alertará al instante.
Otro de los mayores retos, tanto para el empleado que está fuera en viajes de negocio como para el CFO. ¿Cuántas facturas no se recuperan al mes? ¿Cuántos tickets se pierden, haciendo imposible pedir la factura? ¿Cuánto tiempo se invierte al mes en realizar cada factura de forma manual?, ¿Cuánto en corroborarla?
La respuesta es…¡mucho tiempo!
Sin embargo, Okticket, ¡tiene una buena noticia! Puede reclamar la factura por ti, rastrear todas las facturas a nombre de tu empresa y reclamar las no recibidas, además de comprobar la veracidad de cada una con el SAT.
Con todas estas ventajas, estarás pensando… ¿Cómo no implementé Okticket antes? Ha llegado el momento de que aproveches la transformación digital actual e implementes soluciones que te permitan eficientar tiempo y recursos, como lo es Okticket.
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Los gastos de viáticos en México son altamente deducibles de impuestos. Actualmente hay soluciones como Okticket, que ayudan a automatizar la gestión de gastos.
Los viáticos son sumas de dinero que el empleador otorga a los trabajadores para cubrir los gastos en los que estos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de su lugar habitual de trabajo.
En México, la mayoría de estos gastos viáticos, son usualmente deducibles de impuestos, siempre y cuando el empleado o la persona encargada del área de administración de la empresa realice la factura correspondiente para poder presentar el CFDI o factura electrónica ante el SAT.
Los gastos de viáticos pueden incluir gastos de hospedaje, alimentación, transporte, renta de automóviles, pago de kilometraje, entre otros.
La ley del impuesto sobre la renta en México, en el artículo 28, detalla todas las especificaciones requeridas para que los gastos sean deducibles para la empresa, las mismas que tiene que seguir al pie de la letra para evitar multas o sanciones por presentar facturas de viáticos que no son deducibles .
Entre los requisitos más importantes a considerar para la deducción de los viáticos se encuentran dos tipos: los generales y los límites de gasto.
Por otro lado, no son considerados viáticos:
Es responsabilidad del empleado o de la persona a quien se le haya encomendado esa tarea, realizar las facturas en tiempo y forma de cada uno de los gastos de viáticos realizados para posteriormente enviarlas al área financiera donde ejerce sus labores quienes se encargarán de su comprobación y reembolso.
Para contabilizar estos gastos de empresa deducibles, usualmente el Director Financiero recibe de cada empleado las facturas de los viáticos y realiza los cálculos y verificaciones correspondientes para poder presentar la contabilidad ante el SAT México.
Sin embargo, con la llegada de la transformación digital, llevar a cabo este proceso es cada vez más fácil. Con la ayuda de la tecnología, las empresas pueden automatizar el proceso de los gastos de empresa para de esta manera eficientar tiempo, recursos y evitar errores en su contabilidad.
Entre las soluciones tecnológicas que permiten optimizar los gastos de empresa, se encuentra Okticket. A través de esta plataforma, tanto los empleados que pasan viáticos, como los Directores Financieros quienes tienen que comprobar todos los gastos, pueden llevar a cabo una gestión de gastos automatizada a través de sus diferentes funciones, entre las que se encuentran: recuperación de facturas, conciliación bancaria, lógica personalizada y alertas antifraude, todo desde un mismo lugar.
Para conocer como Okticket puede ayudar a tu empresa a optimizar y automatizar el proceso de gestión de viáticos, da click aquí.
Conoce todos los detalles sobre la nueva facturación CFDI 4.0 y como impactan a tu empresa.
Recientemente el SAT (Servicio de Administración Tributaria) dio a conocer que la facturación electrónica estaría teniendo un cambio con la implementación del nuevo CFDI 4.0.
Es el Comprobante Fiscal Digital por Internet y consta de un formato electrónico que se utiliza para emitir y validar las facturas o recibos de pago.
El CFDI sirve para comprobar las operaciones comerciales que se realizan en el país, así como para facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes.
Este contiene información detallada sobre el emisor, el receptor, el concepto, el monto, los impuestos y el sello digital que garantiza su autenticidad y validez ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Si, este método de emisión de facturas y recibos de honorarios es obligatorio para México desde 2014.
La facturación 4.0 es un nuevo formato del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que deben emplear los contribuyentes en México para expedir sus facturas electrónicas por medio del SAT.
Este formato es obligatorio desde el 1 de abril de 2023 para quienes tributan.
Entre los cambios que ha generado esta nueva forma de facturación CFDI 4.0 se encuentran la solicitud del régimen fiscal de la persona a quien va dirigida la factura y el código postal de su domicilio fiscal. Más cuestiones a tener en cuenta:
Con respecto a este último punto es importante recordar que, al día de hoy, gracias a la tecnología, se cuentan con muchas soluciones para la automatización de viáticos y gastos corporativos como lo es Okticket.
Las empresas que emprenden una transformación digital de la mano de Okticket, pueden invertir mejor sus recursos y aumentar su deducibilidad, ya que cuentan con una solución que les permite automatizar todo el proceso de administración de viáticos y gastos corporativos, haciendo que la gestión de los mismos sea mucho más eficiente, evitando el error humano e invirtiendo el tiempo en tareas de mayor valor para la compañía.
Implementar una solución como Okticket está al alcance de todas las empresas mexicanas quienes se pueden beneficiar de utilizar la tecnología a su favor gracias a sus diversas funciones entre las que se encuentran: lógica personalizada, reclamación de CFDI, conciliación bancaria y todo esto integrado con el software contable que ya utilizan.
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En este artículo conocerás los pros y contras de los reembolsos y las tarjetas de empresa para la comprobación de viáticos y gastos corporativos.
Cuando se tienen viajes de negocios y se necesitan comprobar viáticos, la opción de toda la vida ha sido la del reembolso, ¿pero realmente es la más eficaz?
En este artículo conocerás los pros y contras de los reembolsos y las tarjetas de empresa, podrás analizar la mejor opción para tu compañía en la comprobación de viáticos y gastos corporativos y obtener nuevas estrategias para tener un mayor control sobre ellos.
Primero, vamos a definir ¿Qué son los viáticos? De acuerdo a la definición de Cofide (Capacitación Empresarial), entendemos que estos son los pagos correspondientes a los gastos que se generan durante el viaje de negocios de un empleado, estos se brindan con el objetivo de que todas las actividades que conlleva dicho viaje sean cubiertas completamente por la compañía.
Tomando esto en cuenta y considerando que hay empresas que pueden tener empleados en viajes de negocio constantemente comprobando viáticos, veamos las opciones con las que cuentan para hacer frente a esto:
Es una opción práctica en el momento, ya que el empleado adelanta el dinero por su cuenta y la empresa no tiene que preocuparse por sacar dinero de la caja chica para dárselo al empleado. Las desventajas vienen después:
En primer lugar, puede ser una opción que parece complicada, ya que se necesita sacar una tarjeta de crédito o débito con una entidad bancaria, pasar por solicitudes, aprobaciones y demás trámites.
Pero no necesariamente tiene que ser as. Actualmente los procesos de solicitud de tarjetas bancarias para comprobación de gastos corporativos se han simplificado mucho y se pueden obtener tarjetas en tan solo unos días.
Teniendo esto en cuenta, las ventajas de contar con una tarjeta de empresa para la comprobación de gastos y viáticos corporativos son las siguientes:
Finalmente, tomando en cuenta lo anterior, poco a poco, la transformación digital, está alcanzando a todas las empresas, desde las pequeñas hasta las transnacionales.
Por lo que considerar contar con un aliado, como Okticket, plataforma que ayuda a realizar una rápida y eficiente comprobación de gastos y viáticos corporativos puede ser una gran opción, ya que permitirá a los empleados ahorrar tiempo e invertirlo en tareas de mayor valor para la compañía, aumentar la deducibilidad, sincronizar las tarjetas de empresa con la app y evitar el fraude gracias a sus alertas personalizadas.
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Los viajes de negocios son un pilar de cualquier economía nacional, y México es el motor de Latinoamérica.
Los viajes de negocios son un pilar de cualquier economía nacional, ya que generan ganancias en diferentes sectores y evitan el estancamiento económico en cualquier país.
En el caso de México, según la publicación digital Revista Buen Viaje, se generaron 17 MDD en cuestiones relacionadas al turismo de negocios en 2017. También, de acuerdo a la Revista Forbes, en 2019 México era considerado el mejor destino de negocios de Latinoamérica.
Si bien, azotó la pandemia, poco a poco se empiezan a reactivar los viajes de negocios, otorgándole a México una alta ventaja competitiva frente a otros países de América Latina, por lo que se espera que este tipo de turismo continúe creciendo en los años venideros.
Para las empresas, siempre es interesante ampliar los horizontes y estar presentes en otros estados de México o países para hacer negocios y establecer su posicionamiento frente a competidores.
A veces, una de las mayores problemáticas a las que se enfrentan las empresas durante cualquier viaje de negocios, es a la comprobación de estos gastos y viáticos, ya que se vuelve una labor tediosa tanto para la persona que está fuera de la oficina, como para el contador quien tiene que corroborar todos los viáticos, asegurándose que no hay errores y complicándose aún más si es que hay diferentes divisas involucradas.
Con la transformación digital, esta problemática es cada vez menos frecuente, ya que existen en el mercado distintas apps y soluciones para hacer frente a la contabilización de viáticos y gastos corporativos que simplifican la gestión de los mismos.
Dentro de las diversas opciones de contabilización de gastos de empresa, se encuentra Okticket, un SaaS que digitaliza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos, permitiendo automatizar todo el proceso de gastos de empresa desde un mismo lugar.
Al utilizar un app como Okticket, diversas áreas de la empresa se ven beneficiadas. Por un lado, el área financiera que puede llevar a cabo una contabilidad más rápida y fluida, y por otro lado, los empleados que pasan viáticos, quienes pueden dedicar hasta 120 horas anuales en registrar, reclamar las facturas de sus viáticos y en trámites administrativos relacionados, por lo que utilizar Okticket les resulta en un significativo ahorro de tiempo que pueden invertir en tareas de mayor eficiencia para la organización.
Otra característica que los clientes de Okticket encuentran de gran valor para su empresa son las alertas personalizadas, ya que a través de ellas pueden evitar el riesgo de fraude.
Resulta tan fácil como establecer sus políticas de gastos dentro de la plataforma y si hubiera algún gasto que se sale de ellas, reciben una alerta y lo mismo si se envía a aprobación un gasto duplicado.
Otra ventaja para empleados que viajan mucho por negocio, es la función multidivisa. De esta forma, pasar los viáticos extranjeros se vuelve muy fácil, ya que se realiza la conversión de moneda en tiempo real.
Los viajes de negocio ayudan a los empleados a ampliar su red de clientes, crear relaciones sólidas en favor de la empresa, aprender sobre nuevos temas, compartir conocimientos con colegas, ampliar el mercado y mejorar la competitividad empresarial.
Por estas razones, las organizaciones deben considerar un presupuesto anual para viajes de negocios y animar a sus colaboradores para llevarlos a cabo como una forma de enriquecimiento personal y crecimiento empresarial.
Los viajes de negocios son muy relevantes para las organizaciones, por lo que si estas pueden hacer uso de la tecnología en favor de la eficiencia de procesos y ahorro de tiempo para que sus empleados puedan viajar más y construir mejores relaciones, es momento de hacerlo y aprovechar la transformación digital en su favor.
Si quieres conocer más a detalle las funcionalidades de Okticket y como nuestra app puede ayudar a tu empresa en la gestión de viáticos y gastos corporativos agenda una demo.
Okticket, app de gestión de gastos profesionales participó en Finnosummit, evento que se llevó a cabo el pasado 26 y 27 de Septiembre de la mano de Finnovista.
El pasado 26 y 27 de Septiembre se llevó a cabo en Ciudad de México, la última edición de Finnosummit, evento organizado por Finnovista, firma líder de innovación y capital de riesgo comprometida con el desarrollo del ecosistema Fintech y la transformación de las finanzas en América Latina.
Dentro de Finnosummit se reunieron miembros de entidades Fintech, Bancarias, Tech y de Inversión para actualizarse con las últimas tendencias, conocer las soluciones más punteras del momento a través de sesiones con destacados ponentes y hacer networking con los más de 1,700 asistentes de 26 países.
Okticket comenzó su desembarco en México asistiendo a esta última edición de Finnosummit, donde tuvo la oportunidad de presentar su SaaS junto a otras empresas españolas que fueron parte de este encuentro de la mano de ICEX (Instituto Español de Comercio Exterior).
Uno de los acontecimientos más esperados de Finnosummit fue el Startup Pitch España, donde participó Okticket junto a otras 5 empresas españolas seleccionadas por ICEX, quienes mostraron sus soluciones altamente innovadoras que ya han conseguido resultados en España y el mundo, a través de las cuales esperan ayudar a mejorar muchos procesos que actualmente no están implementados en México.
Dentro del Startup Pitch España, Luis López, Country Manager de Okticket México, tuvo la oportunidad de dar a conocer al público la relevancia del modelo de negocio de Okticket, el cual permite dar solución a uno de los grandes problemas de la administración de viáticos como lo es la gestión de las facturas.
También tuvo oportunidad de comentar a los asistentes las principales características de la app, entre las que se incluyen el motor de revisión automática que ayuda a digitalizar todo el proceso de gestión de gastos de viaje y las alertas personalizadas para evitar el fraude y tener más control de los gastos.
Finalmente, Luis terminó el pitch destacando las ventajas que obtienen las empresas al utilizar una solución de gestión de gastos profesionales como es el aumento de deducibilidad ante el SAT y el ahorro de tiempo que los colaboradores pueden utilizar en tareas de mayor valor.
“Es un orgullo ser una de las empresas representantes de España en Finnosummit, un evento de gran relevancia para el ecosistema financiero y tecnológico de México y el mundo. Estamos muy contentos de comenzar operaciones en este país donde Okticket ha despertado el interés de muchas empresas al conocer cómo pueden solucionar el gran problema de la gestión de las facturas de los viáticos que actualmente existe. Ayudándolas a digitalizar todo el proceso y adaptándonos a las necesidades de cada una de ellas, ofreciendo en México una solución de gestión de gastos rentable y con una implantación sencilla”, comentó Luis López, Country Manager de Okticket México.
Para Okticket, ser parte de este encuentro que les permite ser un escaparate de sus innovaciones tecnológicas en favor de la automatización de gastos profesionales ha sido muy relevante, ya que, como empresa, han podido conocer más en detalle el mercado mexicano, sus necesidades y buscar formas de colaboración con distintas organizaciones.
Por otro lado, en el marco de Finnosummit se contó con destacadas ponencias donde participaron voceros de las principales empresas del sector Fintech, Tecnológico y Bancario a nivel internacional. Entre los temas relevantes que se expusieron, se encuentran: tendencias globales y la oportunidad de desarrollo en América Latina, negocios disruptivos, casos de éxito Fintech, Inteligencia Artificial y la aplicación en el ecosistema Fintech, América Latina y su potencial para inversión, innovación y alianzas entre banca y empresas tecnológicas, retos actuales de la banca y oportunidades de crecimiento en la implementación de operaciones contactless.
Entre las empresas asistentes se encontraron entidades Bancarias, Tecnológicas y Fintech como: Citibanamex, Visa, Mercado Pago, Mastercard, Santander, Finsus, J.P. Morgan, Endeavor, Village Capital, Docusign, Twilio, SAP, TeleSign, LexisNexis, Google Colud, entre otras.
Uno de los temas centrales de Finnosummit fue la transformación digital. Con el auge de las nuevas tecnologías y la inteligencia artificial son cuestiones que las empresas Fintech empiezan a tomar mucho en cuenta para la toma de decisiones, aumentar la efectividad, eficiencia, mejora de procesos y la actualización constante, elementos muy necesarios en la rapidez con la que se mueve el mundo actual.
Este espacio fue un gran foro para intercambiar opiniones y mejores prácticas sobre estos temas de actualidad que tanto interesan al empresario del siglo XXI. Los asistentes pudieron salir de Finnosummit con ideas frescas para trabajar junto al sector financiero en la creación de nuevas rutas de crecimiento conjunto, colaboración y adaptación de ellas en las tecnologías nacientes.
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Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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