Optimiza tu gestión de gastos y gana precisión con inteligencia artificial. Descubre cómo Okticket México impulsa la automatización financiera con IA para empresas más eficientes.
Llevar a cabo una correcta gestión de los gastos de viaje requiere gran atención para evitar errores. Conoce aquí los detalles sobre la gestión de estos gastos.
La administración de viáticos es clave para controlar los gastos empresariales, cumplir requisitos fiscales y optimizar el presupuesto de viaje.
Llevar a cabo una correcta y eficiente administración de viáticos a nivel de contabilidad empresarial es una labor que requiere gran atención por parte del CFO y de la persona que está pasando los gastos para evitar errores de gestión de los mismos.
En México, la ley del impuesto sobre la renta, en el artículo 28, detalla todas las especificaciones requeridas para que estos gastos sean deducibles para la empresa. Es importante que se sigan al pie de la letra para evitar multas o sanciones por presentar facturas no deducibles.
Para que los gastos sean considerados como viáticos y gastos de viaje tienen que realizarse a una distancia de más de 50 kilómetros del sitio de trabajo del colaborador.
Siguiendo la normativa, se consideran viáticos deducibles: alimentación, renta de automóviles, gastos de hospedaje y gastos relacionados con transporte (gasolina, taxis).
En cambio, los siguientes gastos no son considerados viáticos y por ende, no pueden ser deducibles:
Además, la administración de estos gastos se tiene que llevar a cabo de una forma muy meticulosa para evitar sanciones por parte del SAT. Hay que tomar en cuenta lo siguiente:
Hacer el cálculo de la cantidad a desembolsar para que el empleado pueda gestionar sus gastos mientras se encuentra fuera, puede ser una labor complicada, por lo que proponemos el siguiente ejemplo de cómo puedo administrar viáticos:
Este ejemplo es una forma fácil y sencilla de cómo calcular viáticos por empleado, ayudando a que el área administrativa de la empresa tenga más claridad sobre los gastos.
Por otro lado, el CFO también puede apoyarse de un software de control de viáticos para gestionar estos gastos de una manera más eficiente y controlada. Actualmente en el mercado existen diferentes opciones. Una de ellas es Okticket, solución que además de automatizar los gastos, permite establecer alertas y monto límite de gasto por empleado, ayudando a mantener el control financiero de los gastos de viaje.
Una vez realizado el desembolso, la persona que lo realizó tiene la obligación de presentar al Director Financiero o el responsable de administración, tanto las facturas cómo la relación de gastos para su comprobación y validación.
Un ejemplo de políticas de viáticos de una empresa sería el siguiente:
Una buena administración de viáticos empieza con una política de viajes y una política de gastos claras. Define los tipos de gastos autorizados, los montos límite y el proceso de solicitud de viáticos. Establecer normas para la entrega de recursos, el uso de tarjeta de crédito empresarial o anticipos, y la presentación de reportes de gastos permite evitar gastos excesivos y mejorar el control de los gastos empresariales. Así garantizas transparencia, cumplimiento fiscal y optimización del presupuesto de viaje.
¿Te resulta un proceso tedioso? No tiene por qué. Actualmente, la administración de viáticos puede ser mucho más sencilla gracias a la transformación digital empresarial.
Al día de hoy existen diferentes soluciones que permiten tanto al usuario que pasa gastos como al Director Financiero apoyarse de la tecnología para automatizar esta gestión, ahorrando tiempo y evitando errores humanos en el proceso.
Un ejemplo de esto es Okticket, app que recupera las facturas y permite con un solo click sincronizar los gastos bancarios con los reportados por el empleado y conocer en segundos si hay alguna irregularidad.
Una vez verificados los gastos y aprobados, el área administrativa pagará el desembolso de los viáticos de acuerdo a la ley federal del trabajo en su artículo 84. En ella se establece que el salario corresponde a la cantidad que se entrega al trabajador por su trabajo, por lo que como se timbran los viáticos en la nómina del empleado es como un ingreso acumulable o exento (no forma parte del sueldo o salario).
Descubre cómo Okticket facilita la administración de viáticos, mejora reportes de gastos y evita errores en tu empresa. Escríbenos hoy mismo.
Los avances en todos los campos traerán nuevos e innovadores movimientos tecnológicos durante este año, conócelos en el siguiente artículo.
Los avances en todos los campos traerán nuevas e innovadoras tendencias tecnológicas para el departamento financiero en 2024. Estas ayudarán a hacer más eficiente el trabajo del día a día, a ahorrar tiempo y permitirán que las empresas continúen adoptando prácticas en pro de su transformación digital.
Con el paso tan rápido en el que se mueve la tecnología, para las empresas puede suponer un reto estar al tanto de todas las novedades y poder aplicarlas dentro de su cultura corporativa para generar mayor eficiencia en procesos.
Es recomendable mantener en constante capacitación a los directivos con la finalidad que estén actualizados en las novedades tecnológicas. A partir de ahí, podrán planear estrategias para implementar estas nuevas tendencias. Posteriormente, las darán a conocer a los empleados e implementarlas en su día a día.
El 2023 estuvo marcado por el desarrollo y crecimiento de la inteligencia artificial. Durante 2024 este movimiento seguirá en tendencia, dando a conocer novedosas soluciones que los CFO´s podrán utilizar en su actividad diaria.
Otros movimientos tecnológicos que marcarán el 2024 son aquellos relacionados con la automatización de procesos, digitalización, sustentabilidad, recopilación y análisis de datos.
Conoce las novedades tecnológicas que serán un referente durante este año.
Llamamos así al conjunto de tecnologías que han sido creadas para recopilar, analizar y gestionar los datos que generan los usuarios de Internet.
¿Cuál es su aplicación? Se prevé que en 2024 cada vez más empresas recurran al uso de big data para toma de decisiones estratégicas. Su principal objetivo es el de recopilar los datos masivos para posteriormente procesarlos y analizarlos.
Una vez se tienen estos datos y han sido clasificados, son de alta relevancia para las empresas ya que contienen información como patrones o tipos de comportamiento del consumidor o los usuarios que son de alta utilidad para el desarrollo de productos o servicios.
El 2024 promete ser el año de la Inteligencia Artificial. Si bien en 2023 vimos un despunte tremendo, aún podemos ver que esta tendencia sigue en pleno desarrollo con diversas empresas dando a conocer o mejorando soluciones a partir de este movimiento tecnológico.
Dado que es un mercado en pleno auge, se espera que esta tendencia tecnológica se siga desarrollando y explotando durante este 2024. Nuevas ideas estarán desarrollándose, ofreciendo un sinfín de soluciones que podrán implementarse a gran escala y ser de utilidad tanto para las empresas como para el público general.
La Inteligencia Artificial puede tener distintas funciones de utilidad para el CFO de una compañía, ayudándole en sus labores diarias. Por ejemplo en temas de gestión de riesgo, la IA le puede ayudar a evaluar el grado de riesgo de ciertas operaciones con más precisión, reduciendo costos operativos y maximizando la rentabilidad.
Otra aplicación que es gran utilidad para el Director Financiero es el machine learning. Este rubro analiza la información rápidamente, sin errores humanos ni brechas de seguridad, por lo que permite ahorrar tiempo en análisis de datos para aprovecharlo en la creación de estrategias a partir de la información recopilada.
La sustentabilidad es un tema que cada vez más empresas toman en cuenta a la hora de tomar decisiones o implementar nuevas prácticas. Además, cada vez son más los consumidores que buscan empresas que aporten al planeta.
En 2024 se espera ver un incremento de la inversión en este tipo de tecnologías por parte de las empresas, especialmente en: energías renovables, fabricación de bajo consumo, eficiencia energética, implantación de plantas de reciclaje, digitalización y aumento de uso de vehículos eléctricos.
Para aquellas empresas que buscan implementar prácticas en pro del medio ambiente sin tener hacer un gran desembolso monetario, pueden empezar por un plan de digitalización. Esto les ayudará a reducir su gasto energético y huella de carbono de forma sencilla y sin mucha inversión.
¿Cómo empezar la digitalización empresarial? Implementar un software de gestión de gastos como Okticket es una de las mejores maneras de comenzar, ya que evita el uso de papel para la comprobación de gastos y viáticos, así como el almacenamiento físico e impresión de facturas y notas.
Con el creciente uso de la tecnología, las soluciones que permiten llevar a cabo una automatización de procesos y ahorrar tiempo en la gestión diaria seguirán siendo cada vez más utilizadas.
Las herramientas de automatización permiten a las empresas aumentar la eficiencia y la productividad. Existen distintos grados de complejidad en su integración, ya que por un lado se pueden automatizar desde las tareas más sencillas, hasta las más complejas.
Incluso las compañías pueden llegar a la hiperautomatización, tendencia que se refiere a automatizar de forma estratégica procesos de bajo valor y repetitivos, así como tomar decisiones basadas en datos extraídos en tiempo real.
Como hemos visto a lo largo de este artículo, la transformación digital es un proceso que implica la integración de tecnología en todos los aspectos de una empresa para mejorar la eficiencia, la productividad y la rentabilidad.
Hay muchas herramientas disponibles que pueden ayudar a las empresas a impulsar cambios de la mano de la tecnología. Para implantarlas,, la empresa tendrá que destinar un presupuesto.
De acuerdo con un estudio elaborado por Rimini Street en 2021, se espera que el 80% de los directores financieros de todo el mundo continúen incluyendo la transformación digital en su top 5 de prioridades. Mientras, un 90% coincide que la inversión en tecnología es prioridad para ir hacia una recuperación económica post covid.
Entre las herramientas que permiten impulsar la transformación digital empresarial de una forma sencilla y con bajo costo, podemos encontrar aquellas soluciones que automatizan procesos. Por ejemplo: un bot de auto respuesta, automatización de gastos corporativos, digitalización de documentos, automatización de flujo de trabajo y tareas, entre otras.
Una excelente opción para implementar la transformación digital en este 2024 es un software de gestión de gastos como Okticket. La aplicación permite digitalizar y automatizar el proceso de comprobación de viáticos de principio a fin, ayudando a la empresa a dar un paso más hacia la eficiencia de procesos y ahorro de tiempo.
Okticket cuenta con diferentes funcionalidades. Algunas de las más destacadas son:
Por otro lado, al hablar de estas herramientas de reporte de gastos otra de sus ventajas es que se adecúan de forma sencilla al sistema contable de la empresa actual, siendo complementarias y llevando a cabo una implementación relativamente fácil con bajo costo.
Las empresas que implementan Okticket ahorran más de 80 horas al año por empleado, tiempo que gracias al apoyo de la tecnología, puede utilizarse en tareas de mayor valor para la compañía.
Conoce más sobre Okticket.
Ha llegado 2024, ocasión de plantear nuevas metas y objetivos. Te presentamos nuestros consejos para optimizar la eficiencia empresarial.
Ha llegado 2024 y con cada cambio de año vienen los propósitos, metas y las ideas para mejorar en todos los sentidos. Aprovechando esta ocasión, presentamos una lista de consejos que podrás implementar para mejorar tu productividad empresarial gracias a la transformación digital y nuevas tecnologías.
Con el uso de la tecnología se pueden automatizar tareas que antes llevaban mucho tiempo operativo. De esta forma, al implementar herramientas que ayuden a eficientar procesos, los empleados pueden invertir su tiempo en actividades de mayor valor para la compañía.
Actualmente existen diversas plataformas que permiten generar esta eficiencia de acuerdo a las necesidades de cada empresa, entre las cuales podemos encontrar: las siguientes.
Enviar correos electrónicos uno a uno toma mucho tiempo y se vuelve más cansado aún cuando se tiene que enviar la misma información constantemente.
La gran ventaja es que hoy en día plataformas como Hubspot o Mailchimp permiten la programación de e-mails de una manera fácil y accesible para todos, además de poder implementar a través de la misma herramienta funciones de CRM.
Existen plataformas que ayudan a automatizar tareas repetitivas y facilitar la toma de decisiones de las compañías.
Entre sus funciones se pueden encontrar el control de nóminas, inventario y dirección de proyectos. Todo gestionado desde un mismo lugar de una forma fácil e intuitiva, permitiendo a todo tipo de empresas (desde pequeñas a grandes), poder ser más eficientes al tener en control desde una misma herramienta aspectos claves de su negocio.
Si tu compañía tiene altas necesidades de atención al cliente, automatizar procesos como la activación de un sistema de mensajería inteligente a través de un chatbot, puede ayudarte a dar solución a los problemas de los clientes de una manera más efectiva, sencilla y con menos esperas.
Los chatbots ayudan a que los usuarios encuentren la información que necesiten sin necesidad de intervención humana. De esta forma el cliente recibe respuesta a su solicitud de forma prácticamente inmediata y en caso de que el tema no pueda ser solucionado por este medio se procede a la atención personalizada a través de un operador.
Un sistema de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) ayuda a automatizar procesos para gestionar en una misma plataforma los datos de clientes y prospectos. Al implementar una herramienta de este tipo la información de la empresa está disponible para todos los usuarios de la compañía, facilitando así el manejo de la información, evitando errores en comunicación y ayudando a dar un mejor seguimiento a propuestas de negocios.
Otra de las ventajas de utilizar un CRM es poder poner tareas a los ejecutivos de ventas para dar seguimiento a las propuestas, así como poder configurar recordatorios y correos electrónicos de negocio para enviar a los contactos de interés.
Los viajes de negocio suelen ser de gran relevancia para las empresas, ya que permiten cerrar acuerdos, fidelizar clientes y entablar relaciones. Pero para aquellos empleados que están constantemente viajando, la pesadilla llega a fin de mes cuando tienen que presentar su reporte de viáticos.
Si la compañía no tiene una herramienta de reporte de gastos, lo más seguro es que la verificación de los mismos se haga de forma manual, haciendo que sea una tarea laboriosa tanto para la persona que pasa gastos como para el Director Financiero o la persona encargada de su comprobación.
Actualmente optimizar la gestión de gastos de empresa es muy sencillo gracias a la tecnología, ya que existen herramientas como Okticket, que permiten automatizar todo el proceso desde una misma plataforma.
Con Okticket, el CFO puede sincronizar movimientos bancarios con un click, programar alertas antifraudes, recuperar y reclamar las facturas a nombre la empresa, mientras que el empleado que pasa gastos solo necesita invertir unos pocos segundos para enviar el gasto a aprobación a través de la app.
Además, con este tipo de herramientas es mucho más fácil analizar los gastos, detectar patrones de gastos, tomar decisiones informadas o negociar con proveedores, entre otros.
Finalmente, esperamos que empieces el 2024 con el pie derecho y que nuestros consejos para aumentar la productividad empresarial te sean de ayuda para que con el apoyo de la tecnología puedas ahorrar tiempo e invertirlo en tareas de mayor valor para la compañía.
Si quieres conocer más de como Okticket te puede ayudar a optimizar la gestión de los gastos profesionales, da click aquí:
2023 llega a su fin. Este año, Okticket, app de gastos de viáticos desembarcó en México para automatizar la gestión de los gastos de viaje.
El tiempo pasa muy rápido y hace tan solo unos meses nuestra app de gastos de viáticos desembarcó en México con toda la ilusión de poder ayudar a las empresas a aumentar su productividad y mejorar la gestión de los gastos de viaje.
Desde entonces, hemos pasado muchas cosas juntos: actualizaciones de producto para estar siempre a la vanguardia, participaciones en eventos, vinculación con asociaciones y muchas cosas más.
Acompáñanos a conmemorar este 2023, el año que desembarcamos en México.
Este evento, que se llevó a cabo en junio, marcó nuestro inicio de operaciones en México. Finnosummit es la mayor plataforma de colaboración en Fintech de Latinoamérica donde emprendedores, ejecutivos de entidades financieras y los inversores más influyentes se reúnen para poner en marcha nuevas oportunidades que convergen en la transformación de la industria.
Nuestra participación en este evento estuvo respaldada por ICEX (Instituto de Comercio Exterior), organismo público español que se encarga de promocionar a las empresas españolas a nivel internacional y mejorar su competitividad.
Durante las jornadas en las que tuvo lugar Finnosummit, pudimos dar a conocer a los asistentes cómo la herramienta de Okticket ayuda a mejorar la deducibilidad y a aumentar la productividad. También pudimos demostrar en vivo cómo con una app de gastos de viáticos se pueden mantener en mejor control los gastos corporativos y evitar malos manejos.
En resumen, Finnosummit nos dio mucha visibilidad en el mercado Mexicano, nos ayudó a contactar con empresas que se han vuelto socios y partners, mientras que participar de la mano de ICEX nos permitió hacer networking con empresas españolas con quienes estaremos sumando esfuerzos para ofrecer soluciones tecnológicas cada vez más completas en México.
Compromiso Asturias XXI es una iniciativa de la sociedad civil asturiana, que busca el interés y el progreso de Asturias. Su objetivo es buscar vías para que los asturianos que están fuera de la región, puedan aportar a la sociedad asturiana un retorno de los conocimientos y experiencias adquiridos fuera.
Asistir a este relevante evento, siendo una empresa nacida en Asturias, nos enorgullece completamente. Poder ser parte de esta delegación al poner nuestro granito de arena y contribuir a que la región consiga niveles más elevados de desarrollo y de bienestar, es algo en lo que estaremos trabajando de manera continúa.
Durante la jornada, Okticket tuvo la oportunidad de compartir opiniones con profesionales asturianos residentes en México. Formar parte de ésta iniciativa nos ayuda a reforzar el nexo Asturias-México y la generación de futuras colaboraciones que beneficien a ambas partes.
Esta asociación civil tiene más de 130 años de presencia en el país y ayuda a fomentar el desarrollo de la inversión española en México.
La Camescon también es reconocida oficialmente por el Estado Español y ha sido creada con el fin de fortalecer el desarrollo de las relaciones económicas y empresariales entre España y México.
Desde finales de 2023, Okticket es oficialmente miembro de esta asociación. Al ser parte hemos conocido directivos de empresas con las que podemos generar colaboraciones, compartido opiniones con los miembros, así como hecho networking con compañías del sector.
Desde que somos miembros, también hemos podido participar en sus eventos, como el Cóctel de Fin de Año que se llevó a cabo en Ciudad de México. Esta reunión nos permitió convivir de una manera más informal y relajada con todos los miembros y reafirmar nuestra presencia en México.
El Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas (IMEF) es el círculo que reúne a los altos directivos financieros de las empresas más importantes en México. En esta organización se promueve el conocimiento, la investigación, la difusión y el intercambio de las mejores prácticas de gestión financiera y económica con enfoque social.
Desde el último trimestre del año, Okticket es oficialmente miembro de IMEF, el cual se ha convertido en un aliado estratégico que brinda grandes oportunidades de networking entre directivos y la oportunidad de mantener un aprendizaje constante a través de sus cursos, reuniones y webinars.
El evento con el que Okticket México cerró el año. En él se reunieron destacados Directores Financieros de empresas mexicanas y miembros de IMEF, para conocer de la mano de Luis López, Country Manager de Okticket México, y Salvador Garrido, Socio Fundador de Garrido & Licona cómo llevar a cabo un “Control Operativo y Fiscal a través de medios digitales”.
Durante la jornada, los Directores Financieros pudieron compartir opiniones y experiencias en torno al tema, así como las nuevas actualizaciones tecnológicas que permiten a los CFOs del siglo XXI mantener revisados en tiempo real los gastos de empresa y las deducciones fiscales.
Somos conscientes de que el mercado español donde estamos habituados y hemos operado por más de 6 años puede tener semejanzas con el mexicano, pero de ninguna manera son iguales. Desde la forma en presentar los reportes de viáticos y gastos corporativos, la emisión de las facturas y CFDI, las regulaciones de ley sobre gastos de viaje y muchas cosas más.
Es por eso que desde que iniciamos operaciones en México, hemos trabajado de la mano de nuestro equipo técnico para ofrecer a nuestros clientes una app de gastos de viáticos actualizada a las necesidades del país, brindándoles soluciones que automatizan sus gastos de empresa y les permitan tener un mayor control, aumentar su deducibilidad e invertir el tiempo que antes dedicaban a la contabilización de facturas y comprobaciones en tareas más estratégicas para la empresa.
¡Esperamos continuar mejorando en 2024 para todos nuestros usuarios, ofreciendo una herramienta de gestión de gastos siempre actualizada con los últimos avances tecnológicos.
¡Feliz Fin de 2023!
Los viajes de negocio se han convertido en una necesidad para las empresas, por lo que una buena gestión de viáticos es crucial para los CFOs.
En la actualidad, los viajes de negocio han dejado de ser un lujo y se han convertido en una necesidad para aquellas empresas que quieren afianzar relaciones con sus públicos de interés. Por lo que una buena gestión de viáticos se vuelve un tema crucial para los Directores Financieros.
¿Has calculado cuánto tiempo dedica tu equipo a la gestión de viáticos? A continuación, te hacemos un breve avance.
Tanto un empleado que está de fuera de la oficina, ya sea visitando clientes dentro de su misma ciudad y tiene que pasar gastos por gasolina, transporte y comidas, como otro que se encuentra fuera por viaje de negocios y tiene que pasar esos viáticos e incluso otros más como alojamiento, invierten alrededor de 20 minutos por día en la recuperación de facturas y administración de los mismos.
Por tanto, cada empleado que pasa gastos de manera constante acaba invirtiendo aproximadamente 86 horas al año en la comprobación de gastos. De igual forma sucede con el área administrativa de la empresa, quienes incluso pueden llegar a invertir mucho más tiempo en las aprobaciones, ya que tienen que revisar detalladamente cada viático enviado a revisión, su factura y corroborar que no haya irregularidades en el estado de cuenta de la tarjeta.
Una vez el Director Financiero ha revisado los gastos manualmente y los ha aprobado, ¿puede existir error humano? Sí. De hecho es probable que después de revisar tantas facturas y estados de cuenta, algo se le haya escapado o haya aprobado un ticket que incumplía con las políticas de empresa.
Para solucionar este problema y en general, todos los relacionados con la gestión de viáticos y gastos corporativos existen diversas plataformas tecnológicas que permiten a los empleados no sólo ahorrar tiempo en sus comprobaciones y utilizarlo en tareas de mayor valor para la compañía, sino también automatizar procesos como la recuperación de facturas y mantener un mejor control de los viáticos, evitando los malos manejos.
Dentro de las herramientas que permiten llevar a cabo una automatización de los procedimientos de comprobación de gastos, se encuentra Okticket, aplicación y plataforma web que brinda una herramienta ágil y sencilla para optimizar estos procesos.
Como has podido comprobar, la administración de gastos corporativos es una tarea que conlleva mucho tiempo y que supone una gran carga administrativa. Al utilizar aplicaciones como Okticket, este proceso se simplifica muchísimo. ¿Qué puede hacer Okticket por ti?
Por medio de esta función, el CFO puede establecer alertas personalizadas de acuerdo a las políticas de la empresa para evitar que se produzca un gasto que las incumpla o que se pase a aprobación un ticket o factura que se salga de estas reglas.
Esta función evita el error humano en las comprobaciones de gastos y permite tener un mayor control sobre los viáticos, evitando malos usos del presupuesto.
A través de esta característica, el Director Financiero puede dejar de revisar uno a uno los gastos para compararlos con los estados de cuenta de las tarjetas, ya que la Conciliación Bancaria de Okticket permite sincronizar con un solo click toda la información de las tarjetas bancarias y los gastos enviados a aprobación.
En caso de cualquier irregularidad el CFO será notificado de inmediato y podrá buscar medidas para actuar.
Una función que permite ahorrar mucho tiempo a los empleados que están fuera de la oficina y tienen que pasar gastos. Con esta característica, el empleado no tiene que preocuparse más por problemas a la hora de facturar y por la posibilidad de perder el ticket y no poder comprobar el viático.
Okticket hace todo el trabajo, recupera las facturas y reclama las no recibidas, ¡así de fácil!
¡Tecnología que suma! Okticket se integra de forma simple, bidireccional y evolutiva con el sistema de gestión empresarial que utilice tu compañía. Esta característica permite acceder a la información de gasto desde donde se necesite.
A todas las funcionalidades anteriores faltaría añadir que Okticket tiene uno de los motores de reconocimiento más potentes del mercado, por lo que empezar a comprobar cualquier gasto solo es cuestión de segundos, ¡escanea con el celular y listo!
Finalmente, podemos concluir que si bien los viajes de negocio son una necesidad para las empresas, la gestión de viáticos suele tomar bastante tiempo de los empleados, quienes dejan de invertir en tareas estratégicas de la compañía para realizar sus respectivas comprobaciones y aprobaciones.
Con esto en mente y la transformación digital empresarial en tendencia, cada vez más empresas hacen uso de la tecnología para eficientar y automatizar procesos de gestión de viáticos y gastos corporativos.
Si quieres conocer más de como Okticket te puede ayudar, da click aquí:
Se llevó a cabo el masterltalk Okticket “Control Operativo y Fiscal a través de medios digitales” con presencia de destacados Directores Financieros.
El pasado 6 de diciembre se llevó a cabo nuestro desayuno y masterltalk “Control Operativo y Fiscal a través de medios digitales” donde tuvimos la presencia de destacados Directores Financieros de empresas mexicanas y miembros de IMEF, (Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas).
Durante el evento, Luis López, Country Manager de Okticket México, estuvo acompañado por Salvador Garrido, Socio Fundador de Garrido & Licona para compartir opiniones y experiencias en torno al tema, así como las nuevas actualizaciones tecnológicas que permiten a los CFOs del siglo XXI mantener en control los gastos de empresa y las deducciones fiscales.
Uno de los temas centrales del mastertalk fue la deducibilidad de los gastos de empresa y cómo ésta se puede ver afectada por ciertos factores externos como:
El plazo para solicitar la factura a los comercios suele finalizar el último día de mes o incluso antes (hay empresas para las que solo se cuenta con 7 días hábiles), por lo que si el empleado o la persona encargada de elaborar la factura se olvida de hacerlo en tiempo y forma, puede perder la oportunidad de tramitar la factura y por ende la empresa ya no puede deducir esos gastos.
Puede darse el caso que el empleado al hacer la factura y seleccionar el rubro de “uso de CFDI” ponga una variable que no corresponda. En este caso, se estarían aplicando otras retenciones que no son las correspondientes y posteriormente habría que corregirlo.
El empleado que pasa viáticos de forma manual, tiene que invertir mucho tiempo en hacer su reporte de gastos y lo que suele suceder es que lo envía al área financiera muy cerca del plazo de vencimiento.
Cuando el área financiera recibe los gastos y los tiene que revisar manualmente, tiene poco margen de tiempo para hacer las revisiones correspondientes ya que debe presentar la declaración mes a mes. Esto puede desencadenar en errores o gastos que podrían haber sido deducibles.
De la mano del punto anterior, cuando el análisis de gastos se hace manual y no de forma automatizada, es probable que haya errores humanos.
Además, un punto a resaltar es que hay ciertos gastos en los que el CFO debe fijarse muy bien para confirmar si son deducibles y si son viables para contabilizar como viáticos, como podrían ser comidas a menos de 50 km de la dirección fiscal de la empresa.
En principio cualquier cancelación de CFDI por parte de un comercio tendría que enviar una notificación al receptor, pero no siempre es así. Por lo que el Director Financiero, tiene que estar pendiente en el sistema del SAT de que todas las facturas emitidas a nombre de la empresa están correctas y vigentes.
“En muchas ocasiones pensamos que la inteligencia artificial nos va a llevar a la extinción de la mano de obra y yo diría que sí. Pero esto nos lleva al nacimiento de la mano intelectual y es ahí donde dejamos de invertir tiempo en tareas menos relevantes como el llenado de gastos a mano para invertirlo en toma de decisiones que generen más rentabilidad para la empresa” (Salvador Garrido)
Tomando en cuenta lo anterior, durante el evento se pudo concluir que si bien el sistema del SAT está bastante informatizado y automatizado, internamente dentro de las empresas vemos que no siempre es así. Los gastos se siguen pasando manualmente y tanto empleados como Directores de Finanzas temen la llegada del fin de mes.
“Es vital para el CFO del siglo XXI hacer uso de la transformación digital empresarial para implementar un sistema de automatización de gastos” (Luis López)
Como comentó Luis López, Country Manager de Okticket, es indispensable hacer uso de la tecnología dentro de las empresas para lograr eficientar procesos y evitar el error humano en la comprobación de gastos y viáticos corporativos.
Actualmente existen diversas soluciones tecnológicas que se vuelven la mano derecha del CFO. Una de ellas es Okticket, SaaS que automatiza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos y que cuenta con diversas funciones entre las que podemos encontrar:
Por este medio se pueden establecer alertas para asegurar que todos los gastos que se efectúen o pasen a aprobación sean deducibles y cumplan con las políticas de la empresa.
Esta función es completamente adaptable a los requerimientos de cada compañía.
Okticket se ocupa de las facturas. Reclama las no recibidas, verifica que todas sean válidas y las contabiliza en el sistema de administración.
Tener control de los gastos nunca había sido tan sencillo. A través de la tecnología, Okticket sincroniza los movimientos de las tarjetas bancarias con los gastos enviados a aprobación por el empleado, en caso de haber alguna irregularidad el CFO es notificado al momento.
¡No más revisión de gastos uno a uno!
La plataforma de Okticket se integra de forma simple, bidireccional y evolutiva con el sistema de gestión empresarial que utilice el área financiera.
Finalmente, durante el mastertalk se pudo concluir que el Jefe de Finanzas del Siglo XXI ha dejado de ser un mero administrador para ocupar un puesto de relevancia dentro de la empresa, volviéndose un tomador de decisiones y el líder que vela por la rentabilidad de la compañía. Por lo tanto necesita hacer uso de la tecnología con plataformas como Okticket para ahorrar tiempo en tareas más administrativas como la gestión de viáticos y poder utilizarlo en funciones de más valor.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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