Optimiza tu gestión de gastos y gana precisión con inteligencia artificial. Descubre cómo Okticket México impulsa la automatización financiera con IA para empresas más eficientes.
Los viajes de negocios van en aumento, por lo que las empresas recurren a herramientas que les permitan tener un mayor control de los gastos profesionales.
El sector del business travel ha crecido mucho en los últimos años. Por lo que las empresas han implementado, con ayuda de la tecnología, diversas app escanear tickets y herramientas que les permiten automatizar procesos.
De acuerdo al INEGI (Instituto Nacional de Estadística y Geografía), en el tercer trimestre de 2023, el ITPIBT (Producto Interno Bruto Turístico) aumentó un 2.8% con respecto al trimestre previo y se espera que para 2024 siga habiendo un crecimiento.
México es uno de los principales países para viajes de negocios en Latinoamérica, la expectativa para el 2024 es que la tendencia continúe y el sector crezca.
Los viajeros de negocio están a la alza. Cada vez son más las empresas que motivan a sus empleados a realizar este tipo de prácticas ya que los resultados son muy favorables:
Los viajes de negocios son una actividad esencial para el desarrollo de las empresas, pero también implican una serie de riesgos y desafíos, ya que aumentan las irregularidades en el control de los viáticos.
Por lo tanto, es recomendable para las empresas que tienen un alto número de viajeros de negocios implementar, por medio del área de Recursos Humanos, una política interna de gestión de gastos profesionales, la cual puede incluir:
Al llevar a cabo una política de gestión de gastos, la empresa podrá tener toda la seguridad que sus empleados estarán actuando de acuerdo a ella. Con esto se evitan malos manejos del presupuesto y se ayuda al Director Financiero a mantener el control sobre el mismo.
Para aquellas compañías que tienen un alto volumen de viajeros de negocio, resulta prácticamente indispensable contar con una herramienta de control de viáticos que les permita tener los gastos controlados en todo momento.
Al contar con un software de gestión de viáticos tanto la persona que pasa gastos como el Director Financiero, pueden ahorrar hasta 80 horas anuales, tiempo que pueden dedicar a tareas de mayor relevancia para la empresa.
En este caso, la principal área de oportunidad para las empresas es aprovechar la llegada de la transformación digital y automatizar todos los procesos relacionados con la contabilización de viáticos, tanto para ahorrar tiempo como para tener un mayor control de los mismos.
Al implementar una herramienta de automatización de gastos profesionales, el Director Financiero, podrá no solo ahorrar tiempo y eficientar procesos sino también mantener en estricto control el presupuesto de viáticos y aumentar la deducibilidad de la empresa.
En la actualidad existen diversas aplicaciones de gastos de viaje, una de ellas es Okticket, entre sus funciones se encuentran:
Finalmente, a través de Okticket y su avanzado sistema de reconocimiento, los empleados pueden realizar un gasto, escanearlo y registrarlo en el sistema para su aprobación en pocos minutos.
De esta forma, aquellos colaboradores que están constantemente pasando gastos, solo tienen que preocuparse por escanear los tickets de compra dentro de la app y enviar a aprobación con un click, un proceso de contabilización de viáticos fácil y sencillo.
Utilizar una app escanear tickets trae muchas ventajas para tu empresa, si quieres conocerlas a detalle, da click aquí.
.png)
Con la transformación digital los procesos se han automatizado y simplificado, como la digitalización de gastos de empresa.
Con la llegada de la transformación digital empresarial algunos procesos se han digitalizado y automatizado, haciendo que su gestión sea más fácil, como el caso de la deducción de gastos de empresa.
Para el CFO, tener automatizados los viáticos supone tener un mayor control del presupuesto en todo momento. Incluso tener la posibilidad de rastrear los gastos de negocio en tiempo real.
De acuerdo con la firma consultora EY, la madurez digital de México se ubica por encima del promedio de Latinoamérica, situándose como un país altamente receptivo a los cambios tecnológicos, tanto para adoptarlos como para desarrollarlos.
Con la transformación digital en constante ascenso y la inteligencia artificial como tema de conversación de este 2024, a veces es difícil que los directivos puedan mantener el paso con el creciente número de soluciones que salen al mercado cada día.
En el siglo XXI el rol del Director Financiero dentro de las compañías dio un giro de 180º, pues ha dejado de ser un mero administrador para convertirse en un estratega cuya opinión y análisis son sumamente relevantes en el día a día.
El CFO actual está al pendiente de las últimas tendencias tecnológicas. Se vuelve un prescriptor de las mismas hacia adentro de la organización con la finalidad de implementarlas y eficientar procesos en todas las áreas que sea posible.
El crecimiento tecnológico está transformando la contabilidad y las finanzas a pasos agigantados.
En este nuevo paradigma, los recientes desarrollos de software desempeñan un papel crucial para hacer frente a la optimización y eficiencia de recursos dentro de la empresa.
En los últimos años hemos visto diferentes herramientas que permiten a las organizaciones mejorar su gestión en distintos ámbitos como: recursos humanos, finanzas y facturación, marketing, ciberseguridad, operaciones, atención al cliente, entre otras, siendo el financiero uno de los temas relevantes.
En el caso del CFO, con los constantes cambios y actualizaciones en la facturación por parte del SAT, es prácticamente un requisito contar con una herramienta de automatización de gastos profesionales que le permita tener un mayor control del presupuesto en cada momento.
Entre las ventajas que los Directores Financieros pueden aprovechar una vez se implementa una aplicación de gastos de viaje dentro de su empresa, se pueden encontrar:
Al poner en marcha una herramienta de automatización de viáticos como Okticket, tanto el CFO como la persona que está constantemente pasando gastos ahorran más de 80 horas anuales, tiempo que pueden estar utilizando en tareas de mayor para la compañía.
Por otro lado, otros de los grandes beneficios que se pueden obtener al utilizar Okticket es la de un avanzado sistema de gestión del presupuesto de viáticos, ya que por medio de la herramienta el CFO puede:
Al haber aprovechado las ventajas competitivas de Okticket, el CFO puede aumentar la deducibilidad de la empresa de manera significativa, ya que no sólo tiene en mayor orden y control el presupuesto de viáticos, sino que puede recuperar y validar la mayoría de sus facturas y cfdis, asegurando que los gastos generados sean deducibles.
¿Quieres conocer más sobre cómo Okticket puede ayudar a tu empresa? Da click aquí.
La transformación digital ha venido a eficientar procesos empresariales a distintos niveles, como la gestión de viáticos y facturación, conoce sus ventajas en este artículo.
La transformación digital ha venido a cambiar la forma en la que se trabaja. Con ella se han logrado eficientar procesos a distintos niveles, como la automatización de gastos, procesos de pago y facturación. Con ello se ha logrando que las compañías puedan trabajar de una manera más estratégica en su día a día.
De acuerdo a AI Adoption Index 2023 (Índice Global de Adopción de inteligencia artificial de iBM 2023) el 42% de las empresas en Latinoamérica están implementado procesos de IA en su compañía. Otro 59% se encuentra estudiando la viabilidad de su implementación.
Con todos estos cambios, el Director Financiero ha dejado de ser un mero administrativo y gestor para convertirse en una figura de alta relevancia y estratégica dentro de la empresa.
Considerando lo anterior, el CFO se vuelve un detector de tendencias, alguien que busca la forma de integrar la tecnología en la empresa para hacerla más rentable, competitiva y eficiente.
Con esto en mente, nuestro protagonista tiene la misión de detectar en qué áreas la organización invierte mucho tiempo y analizar si es posible implementar una solución o herramienta tecnológica que permita emplear ese tiempo en tareas de mayor valor.
Una de las actividades del día a día que suele consumir mucho tiempo tanto a los empleados como al CFO es la comprobación de gastos.
Cuando esta actividad no está automatizada, el empleado que pasa gastos y se encuentra fuera, tiene que invertir tiempo en el envío de reporte de viáticos y la recuperación de facturas. Mientras, el área administrativa tiene que revisar los gastos uno a uno, con el error humano que esto conlleva y finalmente verificar las facturas.
En ambos casos, se estima que cada empleado, tanto el que pasa viáticos como el encargado de la comprobación de los mismos, invierte alrededor del 5% de su jornada laboral en esta actividad. Al año, esto supone más de 80 horas.
Una solución para la problemática anterior es la implementación de un software de gestión de gastos. A través de la digitalización de los documentos, el uso de inteligencia artificial y la última tecnología, dicha herramienta automatiza todo el proceso de contabilización de viáticos.
Al poner en marcha una herramienta de que automatiza el procedimiento de comprobación de viáticos, tanto la persona que pasa gastos como el CFO, se apoyan en la tecnología para hacer más eficiente cada proceso, ahorrar tiempo y tener mayor control del presupuesto evitando desviaciones.
En la actualidad existen diversas herramientas y soluciones que hacen frente a la contabilización de viáticos, cada una con diferentes funciones y nivel de adaptación para cada empresa.
Un ejemplo de herramienta de reporte de gastos que es de utilidad para todo tipo de empresas (desde micropymes y pymes hasta los grandes corporativos), es Okticket.
Como aplicación de gastos de viaje, Okticket permite tener todos los documentos, información y control de los viáticos en un mismo lugar para su fácil consulta en todo momento.
Tener un control de los gastos de viáticos puede ser muy sencillo con ayuda de aplicaciones de automatización de gastos como Okticket. Entre sus ventajas se pueden encontrar:
Con todo esto en cuenta, al utilizar un rastreador de gastos de negocio, se vuelve mucho más fácil y sencillo para el Director Financiero tener controladas y recuperar la totalidad de las facturas emitidas a nombre de la empresa y de esta manera poder llevar a cabo las deducciones correspondientes.
En México, la ley del impuesto sobre la renta en el artículo 28, detalla los gastos que pueden ser considerados viáticos y los requisitos para que estos sean deducibles.
Siguiendo la normativa, se consideran viáticos deducibles: alimentación, renta de automóviles, gastos de hospedaje y gastos relacionados con transporte (gasolina, taxis), por lo que es importante que el CFO o la persona encargada de estos trámites incluya el asiento contable de gastos de viaje o asiento contable de viáticos para que la deducción se haga de forma correcta.
Tanto el sector privado como el sector público tienen que seguir las mismas regulaciones para la deducción de estos gastos, aunque pueden diferir un poco en enfoques.
La contabilidad gubernamental se rige por la Ley General de Contabilidad Gubernamental y los acuerdos emitidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), por lo que el asiento contable de viáticos sector público, tendrá que registrarse de acuerdo a estas leyes.
Cuando llega el fin de mes, el CFO tiene que hacer una revisión de facturas y tomar en cuenta los siguientes límites de gasto para comprobar que sí puedan ser considerados viáticos:
Pagos en efectivo, solo hasta un máximo de $2,000 pesos, exceptuando combustibles y transporte, cuyo importe debe ser abonado mediante tarjeta.
Una vez hecha esta revisión, es importante hacer la validación de cfdi mediante un verificador cfdi avalado por el SAT para comprobar la autenticidad de todas las facturas y evitar contratiempos.
Finalmente, aunque el sistema de gestión de viáticos es algo que tiene muchas regulaciones y comprobaciones de por medio, una vez conociendo la ley y sus limitaciones, el Director Financiero puede hacer uso de una aplicación de automatización de gastos profesionales.
Al utilizar una herramienta de este tipo el CFO puede simplificar los procesos internos, aumentar la eficiencia, deducibilidad, evitar el error humano y que tanto él como las personas que pasan gastos puedan dedicar más tiempo a tareas estratégicas dentro de la empresa.
Conoce más sobre Okticket aquí.
Cada vez más empresas incentivan los viajes de negocio, por lo que tener los viáticos bajo control con un software se vuelve prioridad para mantener en las finanzas en orden.
Los viajes de negocio son una tendencia al alza en el mundo corporativo, cada vez más compañías apuestan por enviar a sus empleados a diferentes destinos para ampliar sus horizontes, establecer contactos y cerrar acuerdos.
Desde 2023, los viajes de negocios siguen en aumento y para este 2024 se espera una recuperación del 80% (en comparación con los niveles precovid-19), de acuerdo a Collinson Group.
Cuando las empresas realizan constantemente viajes de negocio, tienen que considerar diferentes factores como:
Anteriormente, la comprobación de viáticos era una tarea que consumía mucho tiempo, tanto para la persona que pasa gastos, ya que le tomaba mucho tiempo la recuperación de facturas o cfdi y hacer la comprobación, como para el director financiero quien tenía que corroborar los gastos uno a uno y aprobar las facturas.
Con los avances tecnológicos han surgido distintas herramientas que permiten a las empresas con un alto volumen de personas viajando por negocios, automatizar el proceso de contabilización de viáticos.
Al utilizar una herramienta de reporte de gastos, tanto los empleados que pasan viáticos, como el CFO logran ahorrar hasta 10 horas semanales, tiempo que pueden utilizar en tareas de mayor valor para la compañía.
Actualmente, con el uso de la tecnología, es muy sencillo automatizar los procesos de contabilización de viáticos, con lo que se evita el error humano y se aumenta la productividad empresarial.
En el mercado existen distintas soluciones que permiten llevar a cabo una gestión de gastos automatizada a través de tecnología. Una de ellas es Okticket. Entre las funciones que las empresas pueden encontrar al implementar una solución como Okticket se encuentran:
Los viáticos cuentan con varios lineamientos impuestos por el SAT, tanto para ser considerados gasto de viaje como límites de gasto por día.
Tomando esto en consideración, contar con una aplicación de gestión de gastos de viaje como Okticket, permite:
Poner en funcionamiento un sistema de automatización de gastos, es usualmente sencillo y económico, incluso permite que el CFO continúe trabajando con su sistema de contabilidad actual, pero con las ventajas de contar con una aplicación de gastos de viaje.
En este caso, el Director Financiero podrá dedicar su tiempo en tareas más estratégicas como: prevenir el fraude y tener un mejor control de viáticos de la mano de la tecnología.
Con las ventajas antes mencionadas sobre la implementación de una herramienta de contabilización de viáticos, uno de los beneficios más tangibles para la rentabilidad de la empresa será el aumento de impuestos a deducir, ya que podrán recuperar la mayoría de sus facturas y tener los gastos al día para poder hacer las máximas deducciones posibles.
Con todo esto en cuenta, al implementar una solución como Okticket, el Director Financiero podrá seguir estrategias para gestionar mejor el presupuesto de gastos de viaje y llegar a sus objetivos financieros.
Conoce más sobre Okticket aqui.
La facturación electrónica se instauró desde hace años en México, por lo que llevar un control electrónico de las facturas es necesario. Conoce lo que tienes que tomar en cuenta en esta guía.
¿Conoces todo lo que hay que tomar en cuenta al realizar la facturación en México?
Desde hace muchos años la facturación electrónica se instauró en nuestro país y desde entonces cada vez más países la comienzan a implementar. Llevar a cabo un control electrónico de las facturas conlleva tener mucho más orden en todo lo que respecta a la gestión de gastos y la recuperación de facturas y CFDI.
En esta guía podrás conocer a detalle todos los pormenores de la facturación en México, encontrar nuevas estrategias y consejos para mejorar, a través de la transformación digital, procesos internos dentro de tu organización.
¿Qué vas a encontrar en este documento?
La Factura 4.0 es el nuevo formato del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que deben emplear los contribuyentes en México para expedir sus facturas electrónicas por medio del SAT. Entró en vigor el 1 de abril de 2023.
Este formato es obligatorio para cualquier tipo de factura que se expida en México y para recibos de nómina de trabajadores.
Con la implementación de esta nueva versión, todos los contribuyentes deben proporcionar mayor información tanto a la hora de expedir como de solicitar una factura.
Gracias a la transformación digital comenzó la facturación en México como la conocemos hoy en día.
Desde entonces, los avances tecnológicos han despegado y es necesaria una constante actualización para no quedarse atrás.
Al mantener todos los conocimientos lo más al día para implementar dentro de la empresa distintas soluciones y herramientas tecnológicas que ayuden a eficientar toda clase de procesos y mejora de prácticas en el día a día se vuelve una cuestión sencilla.
Una solución que puede ayudar a los directivos a tener más control, orden e incluso poder aumentar su deducibilidad es la digitalización de gastos de empresa.
Una empresa cuyos empleados están constantemente pasando gastos tiene que tener principal cuidado en un aspecto: recuperación de facturas para deducir el mayor número de gastos posibles .
El mayor reto para las empresas consiste en automatizar al máximo este proceso para ahorrar tiempo y garantizar la mayor deducibilidad posible.
Es vital para la compañía llevar a cabo unas finanzas ordenadas que le permitan por un lado deducir el mayor número de gastos posible y por otro, tener todo al día en caso de cualquier inspección o auditoría.
En el caso de la comprobación de viáticos existen diferentes lineamientos impuestos por el SAT que las empresas deben tener en cuenta para evitar sanciones.
Es importante conocer que viáticos son deducibles tanto a nivel nacional como internacional y hasta que monto, el tipo de pago y que gastos son considerados viáticos y cuáles no.
Las nuevas tecnologías se convierten en los mejores aliados de las empresas, ayudándoles a mejorar la gestión de procesos, ahorrar tiempo y ser más eficientes.
Considerando que la comprobación de gastos de empresa es un proceso que todas las compañías tienen que hacer, lo relevante es buscar nuevas formas para hacerlo invirtiendo menos tiempo.
Con la automatización de procesos e inteligencia artificial, han surgido diversas soluciones que ayudan al Director Financiero a simplificar la contabilización de viáticos.
Gracias a la transformación digital e inteligencia artificial, es posible tener cada vez más soluciones y herramientas que ayudan a eficientar procesos corporativos, como un software de gestión de gastos, herramienta que automatiza distintas fases de este proceso.
Al día de hoy, existen en el mercado distintas herramientas de reportes de gastos. Una de ellas es Okticket.
Descarga la guía “Facturación en México" y conoce todas lo que hay que tomar en cuenta al realizar facturas y deducir gastos de empresa.
La Responsabilidad Social Corporativa es una necesidad para los empresarios. Conoce cómo la digitalización promueve prácticas en pro del medio ambiente.
Se entiende por sustentabilidad empresarial la aplicación de prácticas que sean eficientes no solo para la empresa, sino también para el medio ambiente y la sociedad.
En los últimos tiempos, la implementación de prácticas en pro del medio ambiente se ha vuelto una necesidad para los empresarios, ya que se han dado cuenta que el cliente tiene cada vez más consciencia sobre su entorno y está en la constante búsqueda de compañías que pongan su granito de arena y vayan un paso más allá hacia el bienestar del planeta que sólo generar la venta de un producto.
De acuerdo a un estudio de Roland Berger México (septiembre 2023), el 70% de los mexicanos están dispuestos a pagar entre un 5% y un 10% adicional por un producto sustentable. Lo que evidencia la creciente demanda por productos y servicios de proximidad, éticos y que beneficien al medio ambiente.
Cualquier tipo de compañía, sin importar el tamaño, puede adoptar un plan de Responsabilidad Social Corporativa e implementar acciones en beneficio de la comunidad y el planeta.
Dentro del corporativo se puede promover el reciclaje de basura: orgánico, inorgánico, plásticos, cartón.
Por otro lado, si la empresa fabrica productos, puede ver la posibilidad de tener plantas de tratamiento o utilizar materiales reciclados para la fabricación de empaques.
Por último, la compañía puede promover entre sus clientes el reciclaje de los empaques vacíos, solicitando que los lleven a la tienda a cambio de un descuento.
Entre las prácticas que se podrían implementar se encuentran: utilización de energía renovable, implementación de productos ecológicos y sin pesticidas, utilización de luz solar y vehículos eléctricos, entre otros.
Entre las acciones que se pueden realizar se encuentran: campaña de reforestación, limpieza de parques, huerto urbano, alianzas con empresas locales para que los empleados puedan comprar con descuento, incentivar el uso de vehículo compartido para ir a la oficina, entre otras.
Una de las características que tienen que tener los directivos de una empresa, incluyendo al CFO es la visión de Responsabilidad Social.
¿Por qué? Porque la conciencia medioambiental de los clientes ha despertado y cada vez prestan más atención al tipo de compañía en el que hacen sus compras, si es amigable con el medio ambiente y si se adecúa a sus valores.
En este caso, el Director Financiero tiene un rol fundamental, ya que puede aportar un cambio de 180º sin mucha inversión.
De acuerdo con el informe Europeo “Digitalización, sostenibilidad y centros de datos”, por cada punto que aumenta el índice de digitalización DESI se consigue evitar la emisión de 142.000 toneladas de CO2.
Esto nos lleva a reflexionar sobre cómo implementar algo que en principio puede ser tan sencillo como la digitalización de documentos implica grandes beneficios en pro del medio ambiente.
Utilizar la tecnología y transformación digital en pro de la sustentabilidad es una de las opciones más sencillas de implementar, ya que su costo es bajo y su nivel de adaptabilidad a cualquier tipo de empresa es alto.
Un ejemplo de esto sería el evitar el uso y desperdicio de papel, apostando por los documentos digitales. Esto tiene varias ventajas, ya que se centralizan los archivos en un mismo lugar con acceso para todos, se evita pérdida de información y se tiene un mayor control de los activos de la empresa.
Implementar un software de gestión de gastos es una excelente manera de comenzar con esta práctica, ya que evita el uso de papel para la comprobación de gastos y viáticos, así como el almacenamiento físico e impresión de facturas y notas.
Al implantar una solución de digitalización de gastos de empresa, se ahorran cientos de toneladas de papel. Se calcula que un kilo de papel, el equivalente a 200 hojas DIN A-4 de 80gr/m2, produce la emisión de 3 Kg de CO2, (fuente: OVACEN).
Actualmente en el mercado existen diversas alternativas de software de gestión de gastos, una de ellas es Okticket, aplicación que permite digitalizar el proceso de comprobación de viáticos de principio a fin, ayudando a la empresa a dar un paso más hacia la sustentabilidad.
Entre sus funciones se encuentran: reclamación y recuperación de facturas, alertas que se configuran de acuerdo a las políticas de la empresa para prevenir fraudes, sincronización con entidades bancarias para efectuar la conciliación de gastos con un solo click, integración con el sistema contable de la empresa y poder tener un control de viáticos en todo momento a través de la tecnología.
¿Estás listo para dar un primer paso hacia la sustentabilidad de forma sencilla y económica? Conoce más sobre Okticket aquí.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
Ver funcionalidades
