Aprende a implementar unas reglas de gasto que mantengan un equilibrio entre el control de los costos de desplazamiento y las necesidades de los viajeros de negocios.
El evento líder de tecnología financiera en Latinoamérica se celebrará los días 14 y 15 de agosto en el Centro Asturiano de Ciudad de México.
APIs, finanzas embebidas, métodos de pago alternativos, productos basados en Blockchain, Inteligencia Artificial… Las oportunidades de monetización Fintech en América Latina son numerosas.
Si quieres estar al día de las tecnologías que están impulsando el crecimiento del sector financiero, no puedes perderte la edición de este año del Fintech Summit Latam.
Los próximos días 14 y 15 de agosto se celebrará el evento Fintech más importante de la región, un congreso del que somos sponsor y al que acudimos con la idea de compartir nuestra experiencia como una de las principales soluciones digitales del mercado para gestionar gastos viáticos.
¿Te gustaría conocer de primera mano cómo funciona la tecnología más rápida y potente para impulsar el crecimiento de tu empresa? No dudes y pasa a visitarnos por el stand de Okticket en el Centro Asturiano de México (número 24).
¡Tenemos muchas novedades que contarte!
Tampoco puedes perderte la ponencia “𝐂𝐥𝐚𝐯𝐞𝐬 𝐩𝐚𝐫𝐚 𝐫𝐞𝐧𝐭𝐚𝐛𝐢𝐥𝐢𝐳𝐚𝐫 𝐥𝐚 𝐝𝐢𝐠𝐢𝐭𝐚𝐥𝐢𝐳𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐝𝐞 𝐩𝐫𝐨𝐜𝐞𝐬𝐨𝐬 𝐟𝐢𝐧𝐚𝐧𝐜𝐢𝐞𝐫𝐨𝐬”, a cargo de nuestro compañero Manuel Dominguez, Líder en Alianzas Estratégicas Okticket México. La charla está prevista para el próximo miércoles, día 14 de agosto de 2024, a partir de la 12:20 horas.
Descubre la capacidad de nuestra tecnología para revolucionar los procesos financieros.
Serán dos días de contenidos en vivo, con sesiones interactivas filmadas en vivo y transmitidas para todos los asistentes en tiempo real extendido. En este enlace puedes ver todos los oradores.
Además de asistir a ponencias relevantes, los asistentes tendrán la oportunidad de intercambiar opiniones con líderes del sector y de concertar reuniones one to one.
Al largo de sus 15 años de historia, Fintech Summit Latam ha sabido posicionarse como referente de la nueva economía financiera digital en América Latina. En la edición de este año, la temática se centrará en el modo en que las tecnologías financieras se fusionan con la Inteligencia Artificial para ofrecer servicios digitales innovadores.
Fintech Summit desplegará todo el potencial de los debates relevantes de la industria, abordando temas como Open Finance, Mobile Payments, Blockchain, Inteligencia Artificial, App growth y Fintelcos.
Recuerda que tienes una cita con el futuro de la tecnología financiera los días 14 y 15 de agosto de 2024.
¿No puedes esperar para conocer todo lo que Okticket tiene para ofrecerte? Ponte en contacto con nosotros y te lo contamos.
¿Tines claro qué es el salario no dinerario, sus límites y las ventjas que tiene para empresa y trabajadores? Te lo contamos a continuación.
Uno de los grandes desafíos con los que se encuentran actualmente las empresas mexicanas es la dificultad para atraer profesionales en determinadas posiciones.
En este sentido, la encuesta de Escasez de Talento 2024 de Manpower Group concluye que el 68% de los empleadores tiene dificultades para encontrar colaboradores adecuados. Sobre todo, de perfiles digitales.
Por ese motivo, cada vez son más las compañías que optan por ofrecer paquetes de compensación atractivos que complementen al sueldo. El salario en especie es una de las principales medidas implementadas para atraer y retener talento.
¿Qué compensaciones están incluidas en esta modalidad salarial? El artículo 129 del Código Sustantivo del Trabajo –CST- dice, textualmente: “Constituye salario en especie toda aquella parte de la remuneración ordinaria y permanente que reciba el trabajador como contraprestación directa del servicio, tales como alimentación, habitación o vestuario que el empleador suministra al trabajador o a su familia”.
Por su parte, el artículo 102 de la Ley Federal del Trabajo establece que las prestaciones en especie “deberán ser apropiadas al uso personal del trabajador y de su familia y razonablemente proporcionadas al monto del salario que se pague en efectivo”. Explicaremos esta afirmación un poco más abajo.
Hay dos tipos de salario en especie:
Como estamos viendo, el abanico de contraprestaciones que pueden formar parte del salario en especie es muy amplio. Un ejemplo muy común son los vales de despensa. También son habituales el pago de la vivienda, de la guardería o de servicios wellness, el auxilio de transporte o la ayuda para vestuario (prendas que pueda utilizar para su vida cotidiana).
Ahora bien, nunca se puede incluir como parte del salario en especie los artículos necesarios para que el empleado pueda realizar su trabajo. Hablamos de equipos de protección, herramientas, cursos de capacitación, seguro social o seguro de accidente laboral, entre otros.
Del mismo modo, el aguinaldo, las vacaciones pagadas y la prima vacacional son derechos establecidos por los trabajadores por la Ley Federal del Trabajo. Y, por tanto, quedan excluidos de esta prestación adicional.
En este punto es importante recordar que estamos ante una modalidad de salario que conlleva una serie de reglas que hay que cumplir. Estas son las principales:
¿Estás pensando en ofrecer salario en especie a tus colaboradores? Es necesario que antes de hacerlo, hables con los empleados para ver qué tipo de compensación se ajusta más a sus necesidades.
Además, como la ley exige que los pagos deben ser "cuantificables y verificables"., los expertos también aconsejan utilizar soluciones para gestionar gastos profesionales. Gracias a soluciones como Okticket, los departamentos de Finanzas y de Recursos Humanos pueden justificar esos gastos. Al mismo tiempo, mantienen el control de los costes.
Pongamos el caso de que ofrezcas una cantidad para alimentación. Con Okticket puedes llevar un registro organizado de los tickets y facturas. Lo mismo con las facturas de alojamiento o con los justificantes de los abonos de transporte.
Asimismo, Okticket contribuye al bienestar laboral de los trabajadores. Ponte en contacto con nosotros y descubre todo lo que nuestra tecnología puede hacer por ti.
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Viáticos y gastos de viaje se utilizan como sinónimos. Descubre en este artículo las particularidades de ambos conceptos.
Seguro que sabes que una adecuada gestión de los viáticos y gastos de viaje puede significar grandes ahorros para tu empresa y una mejor administración fiscal. El problema está en que para optimizar su manejo es importante tener claro que “viáticos” y “gastos de viaje” no son lo mismo.
En México, ambos conceptos se utilizan indistintamente. Pero en realidad tienen ciertas diferencias, especialmente en el contexto fiscal y contable.
¿En qué se diferencian? ¿Cómo se gestionan? Comparamos ambos términos.
Para entender mejor las diferencias entre viáticos y gastos de viaje vamos a explicar sus peculiaridades conforme a cuatro variables: definición, componentes, fiscalidad y justificación
Los viáticos son los recursos económicos que una empresa entrega a sus empleados para cubrir los gastos que se generan al realizar un viaje de negocios fuera del lugar habitual de trabajo.
El dinero se abona antes del viaje según el presupuesto establecido por cada empresa.
Los gastos de viaje son todos los costos incurridos durante un viaje realizado por motivos laborales, incluyendo no solo los viáticos, sino también otros costos asociados.
Como los gastos varían en función de cada desplazamiento y hay costos que no se pueden predecir, no necesariamente entran en un presupuesto determinado. Es importante registrar cada uno de esos gastos para poder deducir y despreocuparse de los impuestos.
El colaborador tiene que reportar todos estos gastos cuando regrese del viaje.
A la hora de calcular los viáticos se tienen en cuenta tres conceptos:
Por su parte, en los gastos de viaje se incluyen todos los componentes de los viáticos (alimentación, alojamiento, transportación). A estos hay que sumar otros costos adicionales durante de los viajes de empresa. Por ejemplo:
Para que viáticos y gastos de viaje sean deducibles de impuestos, es necesario que ambos estén debidamente comprobados mediante documentos fiscales válidos (facturas).
Del mismo modo, todos esos gastos están sujetos a límites y requisitos fiscales específicos.
También en este aspecto el tratamiento es el mismo. Tanto viáticos como gastos de viaje profesionales deben estar justificados como necesarios para la realización de las actividades laborales del empleado.
Para ello es importante conservar los tickets y facturas. El uso de aplicaciones móviles para escanear y almacenar comprobantes en tiempo real es lo ideal para cumplir con esta obligación.
Con la ley en la mano, vemos que viáticos y gastos de viaje deben ser comprobados con documentos fiscales válidos para ser deducibles. No obstante, pueden tener diferentes límites y requisitos específicos.
Para que estos gastos sean considerados como deducibles para el SAT, la actividad laboral deberá realizarse a más de 50 kilómetros del lugar oficial de trabajo.
Además, el colaborador que hace los gastos debe tener una relación laboral con la empresa y es imprescindible que presente un comprobante que cubra con todos los requisitos fiscales que el SAT solicita.
Importante recordar que solo se considerarán como deducibles los viáticos pagados con tarjeta de crédito o débito. Lo abonados en efectivo solo son deducibles hasta un límite de $2000MXN (artículo 27 fracción III de la ley de IRS).
Una vez leído todo esto, no resulta extraño entender que controlar los viáticos puede llegar a ser complicado si no se cuenta con las herramientas adecuadas. De ahí la importancia de contar con herramientas de digitalización y automatización de gastos profesionales como Okticket.
Una foto es suficiente para que el gasto quede digitalizado y categorizado.
Además, Okticket se conecta con el SAT para recuperar las facturas a nombre de la empresa y reclamar las no recibidas.
Entender y gestionar correctamente los viáticos y gastos de viaje no solo facilita la administración interna de tu empresa, sino que también optimiza la deducción de impuestos y mejora la eficiencia operativa.
¿Tienes alguna pregunta sobre cómo implementar estas prácticas en tu empresa? ¡Déjanos tus comentarios o contáctanos para obtener más información!"
¿Por qué las empresas necesitan una solución de gestión de viáticos como Okticket? Ahorro, productividad y rentabilidad son las claves.
¿Sabías que el coste de gestionar a mano el control de viáticos es de 21.000 pesos por empleado y año? ¿O que los colaboradores invierten el 5% de su jornada laboral en la administración y comprobación de viáticos?
Las organizaciones que se digitalizan experimentan grandes beneficios. Luis López, Country Manager de Okticket México, repasó los más significativos durante su ponencia en el 9° Congreso América Digital México, celebrado el pasado 20 de junio de 2024.
A lo largo de la conferencia “Claves para rentabilizar la digitalización de procesos financieros”, López exploró cómo la transformación digital puede revolucionar los procesos financieros. Al mejor la eficiencia y reducir costos, las empresas digitalizadas logran una mayor rentabilidad.
Para demostrar el poder que tiene el adoptar soluciones digitales, puso el ejemplo de Okticket. Veamos por qué las empresas necesitan una solución de gestión de viáticos como la nuestra.
Las empresas mexicanas tienen una serie de problemáticas a la hora de administrar sus gastos viáticos. Entre otras:
¿En qué se traduce todo esto?
Por tanto, parece lógico pensar que la tecnología aplicada a la gestión de los viajes corporativos es una necesidad.
“Nuestra tecnología permite automatizar y poner a las personas en el centro”
Pero no se trata de implantar una herramienta sin más. “Esta tiene que ser usable, que facilite tanto la vida del colaborador como los equipos de control de administración”, recuerda López.
Lo ideal es que la solución elegida ofrezca una serie de ventajas añadidas. Algunas claves:
Y aquí es donde entran en juego soluciones como Okticket. Las ventajas de esta aplicación son muchas. Repasamos algunas de las más destacadas:
Si ya tienes la factura, solo con enviarla al robot, Okticket puede extraer el XML y PDF, fusionarlo con el gasto y validar la estructura. También comprobar el estado de la factura, que no esté cancelada o que el proveedor no esté dentro de la lista negra del SAT.
¿No tienes la factura? Okticket se conecta con el SAT. Si la factura está emitida, la herramienta puede descargarla y fusionarla también con el gasto.
Y en el caso de que sea necesario solicitar la factura, Okticket apoya a las empresas para que la tengan en tiempo y forma y el gasto sea deducible.
Como recuerda López, Okticket es una aplicación cien por cien API, con capacidad para integrarse directamente con el ERP o software de gestión empresarial de otras compañías de distintos tamaños y requerimientos.
La tecnología de Okticket es la más rápida y potente del mercado. Con las últimas actualizaciones, “el OCR es capaz de detectar el idioma y traducir los tickets y recibos al idioma del país del usuario”.
Con el software de gestión de gastos de Okticket, tu empresa puede establecer alertas personalizadas según sus políticas. Si un gasto no cumple con estos parámetros, es rechazado automáticamente, asegurando un control eficiente y preciso.
“Como tenemos toda la información de tickets y facturas podemos establecer mecanismos de control. A través de programación podemos alinearnos con las reglas de gasto de la compañía y establecer gastos no deducibles, como pueden ser el alcohol o los gastos realizados a menos 50 kilómetros de distancia”
Por todo ello, unido a la flexibilidad en medios de pago, la conciliación bancaria automática y alguna funcionalidad más que no hemos mencionado, Okticket es la solución ideal para digitalizar tus procesos financieros.
¿Quieres conocer un poco más cómo funciona nuestra tecnología? Escríbenos sin compromiso y una persona de nuestro equipo se pondrá en contacto contigo.
¿Qué es una auditoría contable? ¿Qué ventajas aporta a las compañías? ¿Qué cuestiones hay que tener en cuenta a la hora de planificarla?
Cuanto más rápido te mueves, más tardas en reaccionar si te encuentras con un obstáculo. Pues bien, lo mismo ocurre con las empresas. Están tan centradas en crecer rápidamente que solo se percatan de que tienen un problema cuando se lo encuentran de frente, sin tiempo para esquivarlo.
De ahí la importancia de tomar las medidas necesarias para certificar que las cuentas están en orden. Para ello, nada mejor que una auditoría contable.
Y como los gastos de viaje son una de las partidas más cuantiosas, en este artículo explicaremos la importancia de realizar una auditoría de gastos viáticos de forma periódica.
¿Qué es una auditoría de gastos de empresa? ¿Qué ventajas aporta a las compañías? ¿Qué cuestiones hay que tener en cuenta a la hora de planificarla? Vamos a verlo.
Una auditoría de informes de gastos viene a ser una especie de examen en el que las respuestas a las preguntas hay que buscarlas en los documentos contables. El aprobado llega si el auditor considera que las cuentas están en orden y la compañía cumple con las normas establecidas.
Este proceso analiza detalladamente cómo se manejan y registran los gastos dentro de una organización. Para ello, el auditor revisa la situación económica y operativa de una empresa. Identifica las posibles incidencias que puedan darse y hace un seguimiento de las medidas adoptadas.
En cuanto a los objetivos, estos varían en función de si la auditoría contable es interna o externa.
Se trata de un proceso interno que se realiza con la finalidad de organizar los informes financieros. Con ello se pretende, principalmente, tomar decisiones estratégicas.
Se lleva acabo de forma periódica y los reportes son de carácter interno.
Aporta información objetiva sobre los estados financieros. Además, sirve para asegurarse de que la empresa cumple con la normativa de control de calidad.
Se realiza de forma puntual y el informe va a terceros.
A la hora de realizar una auditoría, tan importante es la preparación como el resultado. Este proceso consta de tres partes principales.
Se selecciona al equipo que va a llevar a cabo la auditoría, se realiza una evaluación de riesgos y se eligen los métodos de trabajo, así como las herramientas que se van a utilizar, entre otros.
Antes de enfrentarse a una auditoría, conviene que el departamento financiero se asegure de que la contabilidad está al día. También es importante reunirse con el auditor para saber qué documentación será necesario presentar.
A lo largo del proceso, se realizan diferentes pruebas para determinar si existen fallos. En caso afirmativo, se buscan las causas.
Se notifican las faltas encontradas, si las hubiera, junto con el plan diseñado para corregirlas. Si los estados financieros coinciden con los datos aportados por la empresa, el juicio emitido es “favorable”.
Las consecuencias de no realizar auditorías de gastos pueden traer consecuencias muy negativas: descontrol de los gastos, fraude interno, pérdida de competitividad…
Pues bien, el corregir a tiempo todos estos problemas es uno de los beneficios derivados de auditar las cuentas.
Más ventajas:
Todo ello contribuye a fortalecer la confianza de clientes e inversores.
¿Todavía sigues pensando que se trata de un proceso largo que implica lidiar con montañas de papeles? Empleando la tecnología adecuada, es posible mejorar la calidad de las auditorías sin necesidad de aumentar la carga de trabajo de los equipos.
Gracias a las auditorías de gastos digitales, es posible comprobar automáticamente si los recibos están alineados con la política de gastos de la empresa. Y en caso de los viajes de negocios, identificar los gastos no reembolsables y sacar estadísticas sobre los patrones de gasto de los trabajadores desplazados.
Del mismo modo, estas herramientas ayudan a cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias.
El resultado es la obtención de informes muchos más completos, precisos y objetivos.
¿De qué manera puede la inteligencia artificial mejorar la eficiencia y la toma de decisiones a los responsables financieros? Vamos a verlo
Que los avances tecnológicos son necesarios para lograr la escalabilidad y rentabilidad de una empresa es indiscutible. Y hoy no se puede hablar de innovación del área financiera sin mencionar a las herramientas de IA en finanzas.
México no es una excepción. De acuerdo con el Índice Latinoamericano de Inteligencia Artificial, este es uno de los países de la región líderes en la adopción de esta tecnología.
Del mismo modo, la Agencia Nacional de la Inteligencia Artificial para México calcula que, en los próximos seis años, las soluciones basadas en la IA contribuirán con hasta 15.7 billones de dólares a la economía global.
¿Hasta qué punto la IA revolucionará los procesos financieros de las organizaciones? ¿Qué aplicaciones tiene la IA en finanzas? ¿Qué les ocurrirá a las empresas que decidan ignorarla? Veamos cómo esta tecnología puede impulsar el papel innovador del CFO. Y de paso, ayudar a optimizar el control de viáticos y gastos de empresa.
De la Inteligencia Artificial sabemos que es una tecnología capaz de realizar tareas propias de la inteligencia humana.
Para lograr que las máquinas aprendan de los datos y mejoren su rendimiento, se utilizan algoritmos y modelos de aprendizaje automático.
Por tanto, al hablar de IA en finanzas nos referimos al uso de estas tecnologías avanzadas para optimizar los procesos financieros.
La automatización abarca desde el análisis de grandes volúmenes de datos hasta los procesos administrativos rutinarios.
Como resultado, en mucho menos tiempo se obtienen datos más reales, fiables y precisos con los que trabajar.
¿De qué manera puede la inteligencia artificial mejorar la eficiencia y la toma de decisiones a los responsables financieros? Vamos a verlo tomando como ejemplo las ventajas aplicadas a la gestión de gastos profesionales.
Resumiendo, la IA en finanzas pueden transformar significativamente la forma en que se gestionan los gastos de empresa. Los procesos se vuelven más eficientes, precisos y controlados. Todo ello aporta una ventaja competitiva.
Los directores financieros son conscientes de las ventajas que aporta la inteligencia artificial en finanzas. Esta afirmación queda patente en estudios como "Money and Machines", donde el 85% de los líderes empresariales asegura utilizar la IA.
Y es que las posibilidades que ofrece esta tecnología son muchas. Algunas ya las hemos mencionado de pasada en el apartado anterior, por lo que en este punto vamos a detenernos en los principales casos de uso de la IA en la gestión de gastos de empresa.
Este proceso consta a su vez de varios pasos para los que se pueden utilizar diferentes herramientas inteligentes:
Gracias a los algoritmos avanzados, la IA puede identificar patrones de gastos sospechosos (importes que sobrepasan las cantidades establecidas en la política de gastos, tickets duplicados o compras realizadas en días no laborables, por ejemplo).
Una vez la información ha sido registrada, es muy sencillo valerse de la IA para obtener análisis avanzados de datos en muy poco tiempo. Basándose en datos históricos, los algoritmos pueden crear diferentes escenarios futuros, incluso predecir tendencias de gastos.
Gracias a la Inteligencia Artificial, el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) ha experimentado un avance significativo. Ya no se trata solo de convertir textos escritos o impresos en datos digitales. Ahora, los sistemas OCR impulsados por IA pueden procesar documentos con mayor rapidez y precisión.
Utilizando algoritmos, estos motores de reconocimiento pueden interpretar y sacar automáticamente información de documentos físicos. En el caso de tickets, recibos y facturas, pueden extraer datos como el número de folio, el RFC del proveedor, la divisa, el tipo de tasa, entre otros.
De esta manera, los campos en las notas de gastos se rellenan automáticamente. Además, las tecnologías más avanzadas, como Okticket, poseen la capacidad de aprender de cada ticket registrado. Si la primera vez no se identifica correctamente un campo, en las siguientes ocasiones el sistema sabrá cómo completarlo adecuadamente.
En México no existe ninguna normativa relativa a la inteligencia artificial. No obstante, ya se están dando los primeros pasos para legislar la adopción de esta tecnología.
El pasado mes de febrero, el senador mexicano Ricardo Monreal, presentaba una iniciativa para establecer la "Ley Federal que Regula la Inteligencia Artificial". La norma busca regular el uso de estas tecnologías mediante reglas y organismos vigilantes.
Dicha Ley sería obligatoria incluso para proveedores de Sistemas de IA que se encuentren ubicados en el extranjero y proporcionen servicios en México o cuya información generada se utilice en territorio nacional.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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