Conferencia GBTA LATAM 2026: por qué es indispensable para travel managers y responsables de viáticos
Un mismo viaje de trabajo a Monterrey genera dos conversaciones que casi nunca se cruzan. En una se habla del vuelo, el hotel, la tarifa negociada y la seguridad de quien viaja. En la otra, del ticket de la comida, el CFDI del hotel, el anticipo pendiente de comprobar y el gasto que llegó sin factura. La primera suele tocarle al travel manager; la segunda, a quien administra los viáticos. En muchas empresas mexicanas, ambas le tocan a la misma persona.
El próximo 1 de octubre, la conferencia de GBTA LATAM reúne en la capital del país a quienes gestionan esa cadena completa. En este artículo te contamos qué es la GBTA, qué trae la agenda de este año y por qué el evento importa tanto a quien reserva el viaje como a quien lo comprueba ante el SAT.
¿Qué es la GBTA y por qué importa en México?
La Global Business Travel Association (GBTA) es la principal organización global dedicada a los viajes de negocios y conecta a tomadores de decisión en seis continentes. Según la propia asociación, sus más de 9,000 miembros representan una industria de viajes corporativos y reuniones empresariales que aporta 1.48 billones de dólares a la economía mundial.
Tiene presencia en más de 70 países y sus miembros se dividen en dos grandes grupos: los compradores de viajes dentro de las empresas y los proveedores del sector, desde aerolíneas y hospedaje hasta transporte terrestre y agencias de viajes corporativos (TMCs).
Para México, el dato relevante es el peso que tiene el viaje en la forma de hacer negocios. GBTA señala que en Latinoamérica el viaje corporativo funciona como motor para cerrar contratos, a diferencia de otras regiones donde se usa más para capacitación o conferencias. Aun así, la región representa solo el 4% de sus miembros. Es decir, un mercado donde el viaje genera ingresos directos, pero donde la gestión profesional del viaje todavía está en construcción.
La asociación trabaja sobre tres pilares:
- Fortalecer a la comunidad compartiendo mejores prácticas para que los travel managers pasen de operadores a estrategas.
- Desarrollar talento mediante certificaciones con valor curricular.
- Representar al sector ante gobiernos y autoridades.
Para un responsable de viáticos, esto se traduce en acceso a benchmarks, criterios y colegas que ya resolvieron los mismos problemas.
Conferencia GBTA LATAM 2026: fecha, sede y formato
La conferencia de GBTA México se celebra el jueves 1 de octubre de 2026, de 8:00 am a 7:30 pm. Este año estrena sede en Camino Real Polanco, con capacidad para más de 500 participantes, y pasa a un formato de un solo día, en respuesta a los comentarios de los asistentes.
El programa combina cuatro espacios: sesiones de Main Stage con líderes que comparten la dirección estratégica de los viajes de negocios, sesiones educativas sobre tendencias y mejores prácticas, una expo de proveedores y una recepción de networking dentro del área de Expo para cerrar el día.
El contexto económico explica por qué este año la conversación es tan financiera como logística. El Business Travel Index 2026 de GBTA proyecta que el gasto global en viajes de negocios alcanzará un récord de 1.71 billones de dólares, con un crecimiento de 7.2%, mientras el número de viajes solo aumentará 1.3%. El informe atribuye la diferencia al alza en los costos de transporte y viaje.
Dicho de otra forma, cada viaje cuesta más. Y cuando cada viaje cuesta más, un viático mal comprobado o un gasto fuera de política también.
IA con propósito: nutriendo los procesos de los travel managers
El tema central de esta 18ª edición es "Inteligencia Artificial con Propósito" aplicada a los viajes de negocios. La elección responde a una brecha que la propia GBTA midió: el 41% de los compradores de viajes considera indispensable implementar IA de forma proactiva, pero solo el 28% usa capacidades de IA. Únicamente el 8% la aplica a previsión de gasto y análisis predictivo.
Ese 8% es la cifra clave para finanzas. La IA que ayuda a reservar ya existe en muchas empresas; la que anticipa cuánto se va a gastar, detecta desviaciones y conecta el viaje con la contabilidad sigue siendo escasa.
Según lo adelantado por GBTA, la agenda incluye:
- Perspectiva macroeconómica: Daniel Zaga Szenke, directivo economista de Deloitte para Latinoamérica, hablará sobre incertidumbre económica y riesgos.
- Futuro del travel and expense: una plática sobre cómo la IA está transformando el T&E, la sesión más cercana al mundo de los viáticos.
- Duty of care: International SOS abordará el análisis inteligente de riesgos para el deber de cuidado.
- Breakouts: dos sesiones simultáneas, una sobre inteligencia práctica para travel managers y otra sobre cómo venderles a los travel managers desde su propia perspectiva.
- Wellness: una sesión inmersiva sobre bienestar en los viajes de negocios.
Lo que tienen en común es que el viaje ya no se evalúa solo por lo que cuesta el boleto, sino por el riesgo, el bienestar del viajero y la calidad del dato que queda después.
Qué es un travel manager en México (y por qué a veces también lleva los viáticos)
El travel manager es la persona que diseña y administra el programa de viajes de la empresa: define la política de viajes, negocia con aerolíneas, hoteles y agencias, aprueba itinerarios y vela por la seguridad de quien viaja. En empresas grandes es un puesto dedicado y en la mayoría de las medianas mexicanas es una responsabilidad compartida.
GBTA reconoce abiertamente que los travel managers no necesariamente son agentes de viajes, sino que muchas veces forman parte de recursos humanos, compras, finanzas o procurement. Es decir, quien negocia la tarifa del hotel suele ser también quien revisa si el CFDI de ese hotel llegó a nombre de la empresa, con el RFC correcto y dentro del plazo.
Antes del viaje
- Travel manager: política de viajes, reservas, tarifas negociadas.
- Responsable de viáticos: anticipos, límites por categoría y puesto.
- Riesgo si nadie cubre el cruce: reservas fuera de política que nadie detecta a tiempo.
Durante el viaje
- Travel manager: duty of care, cambios de itinerario.
- Responsable de viáticos: pagos con tarjeta o efectivo, captura del gasto.
- Riesgo si nadie cubre el cruce: tickets que se pierden o se capturan sin datos fiscales.
Después del viaje
- Travel manager: datos de proveedores para renegociar.
- Responsable de viáticos: comprobación, CFDI, deducibilidad, conciliación.
- Riesgo si nadie cubre el cruce: gastos no deducibles y cierres que se atrasan.
La conferencia de GBTA México es uno de los pocos espacios donde esos dos roles se sientan en el mismo salón.
Del boleto al CFDI: dónde se cruzan la política de viajes y la de viáticos
En México, el viaje corporativo tiene una capa que otros mercados no tienen y es la comprobación fiscal. Un programa de viajes impecable puede terminar en un problema ante el SAT si el viático no cumple los requisitos de deducción.
El artículo 28, fracción V de la Ley del ISR condiciona la deducción de viáticos a que se eroguen fuera de una faja de 50 kilómetros del establecimiento del contribuyente, se destinen a hospedaje, alimentación, transporte, uso temporal de automóviles o kilometraje, y correspondan a personas con relación laboral o que presten servicios profesionales. A eso se suma el artículo 27, que exige que toda deducción sea estrictamente indispensable y esté amparada con comprobante fiscal.
Por eso la política de viajes y la política de viáticos deberían escribirse juntas, no en documentos que nunca se hablan. Si quieres profundizar, revisa nuestra guía sobre cómo diseñar una política de viáticos en México y el artículo sobre cómo reducir el riesgo fiscal en viáticos sin aumentar la carga operativa.
6 preguntas para llevar a la conferencia
- ¿Nuestra política de viajes y nuestra política de viáticos usan los mismos límites y categorías?
- ¿Qué parte del gasto de viaje ya se paga con medios bancarizados y cuál sigue en efectivo?
- ¿Cuánto tiempo pasa entre el gasto y su comprobación? Cada semana de retraso complica recuperar el CFDI.
- ¿Detectamos las reservas y gastos fuera de política antes o después de pagarlos?
- ¿Qué datos del viaje llegan limpios al ERP y cuáles se recapturan a mano?
- ¿La IA que evaluamos solo reserva, o también ayuda a prever y controlar el gasto?
Cómo encaja Okticket en la cadena del viaje corporativo
Okticket trabaja en la parte del viaje que empieza cuando el empleado ya está en ruta: el gasto, su comprobación y su registro contable. Quien viaja toma una foto del ticket y la plataforma extrae la información clave al instante, incluso si el recibo está escrito a mano.
La política se aplica dentro del flujo: la empresa define límites de gasto, campos personalizados y flujos de aprobación con roles y estados, y recibe alertas en tiempo real ante tickets duplicados o umbrales excedidos. Si el proveedor no envía la factura, Okticket la reclama mediante la reclamación automática de CFDI. Además, permite trabajar con tarjeta bancaria, gestión de anticipos o transferencia, y sincroniza los datos con el ERP mediante integraciones bidireccionales.
El resultado es que el travel manager y el responsable de viáticos trabajan sobre el mismo dato, sin perseguir tickets por correo al cierre del mes. Conoce más sobre control de viáticos.
Preguntas frecuentes sobre GBTA México y la gestión de viajes corporativos
¿Qué es la GBTA?
Es la Global Business Travel Association, la principal asociación global de viajes de negocios. Reúne a compradores de viajes corporativos y a proveedores del sector (aerolíneas, hoteles, agencias y tecnología) y ofrece investigación, certificaciones, eventos y representación ante gobiernos.
¿Cuándo y dónde es la Conferencia GBTA LATAM 2026?
El 1 de octubre de 2026, en el hotel Camino Real Polanco de la Ciudad de México, en formato de un solo día con Main Stage, sesiones educativas, expo y recepción de networking. El registro se hace en el sitio oficial de la conferencia.
¿Qué hace un travel manager en una empresa mexicana?
Diseña la política de viajes, negocia tarifas con proveedores, aprueba itinerarios y vela por la seguridad de quien viaja. En muchas empresas medianas el rol lo cubre alguien de recursos humanos, compras o finanzas, que además participa en el control de viáticos.
¿Quién se encarga de los viáticos en una empresa?
Depende de la estructura. Lo habitual es que finanzas o contabilidad valide la comprobación y la deducibilidad, recursos humanos u operaciones gestione anticipos y reembolsos, y el travel manager defina parte de las reglas desde la política de viajes. Lo importante es que las tres áreas trabajen con los mismos límites y el mismo dato.
¿Los gastos de viaje para asistir a un evento son deducibles?
Los viáticos lo son si cumplen el artículo 28, fracción V de la LISR: realizados fuera de la faja de 50 km del establecimiento y amparados con CFDI. Si tu empresa está en la Ciudad de México, los gastos dentro de esa faja no califican como viáticos.
Conclusión
La conferencia de GBTA México llega en un momento en que el gasto en viajes corporativos crece mucho más rápido que el número de viajes. Eso cambia la pregunta, porque ya no basta con conseguir mejores tarifas: hay que controlar lo que pasa después de reservar.
Para el travel manager, el evento es la oportunidad de ver hacia dónde va la IA en la gestión de viajes. Para el responsable de viáticos, es la oportunidad de conectar esa conversación con la realidad fiscal mexicana. Las empresas que mejor aprovechan el viaje de negocios son las que tratan la reserva y la comprobación como un solo proceso.
Si asistes a la Conferencia GBTA LATAM 2026, visítanos en el networking pod 4: nos verás enseguida, estaremos entre las dos entradas al evento. O bien acércate por tu cafecito patrocinado por nosotros y así platicamos sobre cómo cerrar la brecha entre el viaje y el viático en tu empresa.
Y si no puedes ir, solicita una demo personalizada de Okticket para ver cómo se ve tu proceso de comprobación con validación automática desde el origen.
Este contenido es informativo y no sustituye la asesoría de un contador o asesor fiscal. Verifica siempre la normativa vigente en el portal del SAT.
